文/山東省菏澤市人力資源和社會(huì)保障局 劉冬華

檔案是人類(lèi)歷史發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、系統(tǒng)的歷史文件，它具有歷史的和現(xiàn)實(shí)的重要意義。辦公室檔案管理工作包含著多方面的內(nèi)容，其中既有檔案的形成、整理和收集，又包含使用便捷、價(jià)值得到更好發(fā)揮的內(nèi)容。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，辦公室檔案管理工作也迎來(lái)一個(gè)全新的時(shí)代。過(guò)去傳統(tǒng)的管理方法，已不能適應(yīng)時(shí)代的需要。采用先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，使辦公室檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代的需要，滿(mǎn)足人們對(duì)檔案資源的需求，使之更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、為人們?nèi)粘９ぷ魈峁﹨⒖己徒梃b，是做好檔案管理工作的最終目的。 為此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？筆者作為辦公室的一名文秘工作人員，在實(shí)踐中，通過(guò)不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見(jiàn)解，愿與大家共同分享。

一、辦公室檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）公文形成不規(guī)范，檔案管理人員不專(zhuān)業(yè)。單位公文在形成過(guò)程中，由于擬定來(lái)源不一（有職能科室擬定，有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)擬定，有相關(guān)秘書(shū)擬定）。會(huì)產(chǎn)生這樣那樣的問(wèn)題，如文種使用不當(dāng)，請(qǐng)示、報(bào)告不分；附件標(biāo)識(shí)混亂，行文程序混亂；公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便；公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。檔案管理組織和管理機(jī)制不健全，無(wú)專(zhuān)人負(fù)責(zé)。辦公室檔案管理工作由其他部門(mén)和人員兼管，檔案管理工作沒(méi)有實(shí)施崗位責(zé)任制，管理制度不健全。一旦出現(xiàn)問(wèn)題，易出現(xiàn)推脫責(zé)任、相互扯皮等現(xiàn)象。

（二）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，防范措施不力。當(dāng)今時(shí)代，是科技飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)無(wú)處不在，大數(shù)據(jù)、新知識(shí)大爆炸的時(shí)代。辦公室檔案管理工作在利用這些新科技給工作帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也迎來(lái)了安全風(fēng)險(xiǎn)成倍增加的現(xiàn)實(shí)。但目前很多辦公室檔案管理工作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不足，安全意識(shí)不強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)防范措施不力。如數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不規(guī)范，登錄密碼設(shè)置過(guò)于簡(jiǎn)單，新錄入資料備份不及時(shí)，電腦硬件質(zhì)量不過(guò)關(guān)，造成信息泄露，資料遺失的事件時(shí)有發(fā)生。

（三）檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施不到位。檔案管理工作是一種系統(tǒng)性的、規(guī)模較大且耗時(shí)較長(zhǎng)的工作，需要一定的人、財(cái)、物的投入和建設(shè)，其投入后的獲益不是馬上能夠顯現(xiàn)的。良好的檔案管理所呈現(xiàn)的單位工作效益提升的局面，是需要時(shí)間來(lái)驗(yàn)證的。但某些領(lǐng)導(dǎo)往往認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)（這需要檔案管理人員進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)層的開(kāi)發(fā)），在相關(guān)的投入和建設(shè)上不到位。如紙質(zhì)資料庫(kù)房空間、溫度、濕度不符合相關(guān)要求；電子檔案硬件質(zhì)量不過(guò)關(guān)，防塵措施不到位，具體操作人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)不熟練，頻繁更換崗位等。這些都是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、不完善的具體體現(xiàn)。

二、整改措施

（一）加大檔案管理工作方面的投入。根據(jù)目前辦公室檔案管理建設(shè)的要求，首先，要加大對(duì)該項(xiàng)工作相關(guān)方面的人才、物資的投入。不斷完善和優(yōu)化各種設(shè)備，為辦公室檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的人才和物質(zhì)保障。其次，加強(qiáng)辦公室檔案管理軟件方面的建設(shè)。將數(shù)字化、專(zhuān)業(yè)化檔案管理作為辦公現(xiàn)代化的重要內(nèi)容來(lái)抓。加大對(duì)人才引進(jìn)工作的力度，配備一批具有相關(guān)知識(shí)，熱愛(ài)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人才。在單位形成良好的管好用好檔案的工作氛圍。

（二）規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)。公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱(chēng)其為檔案。檔案一般是指完成了上述程序，留存、歸檔、備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的初始階段，要格外重視。規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的重要環(huán)節(jié)。不同單位的公文擬制部門(mén)不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件質(zhì)量也就大不一樣。因此，一名專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制的人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行協(xié)商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，以保證公文的質(zhì)量及后續(xù)形成檔案的質(zhì)量。

（三）做好公文的評(píng)估分類(lèi)。公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的執(zhí)行處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。根據(jù)公文的類(lèi)別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理，去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷(xiāo)毀，而是放到別處）；將涉及對(duì)全局指導(dǎo)性的規(guī)章、規(guī)則、指示、指令及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，納入存檔范圍，以備以后隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，使所保存的檔案既具保存價(jià)值又不把瑣碎無(wú)用的材料混入保存內(nèi)容，徒增保存成本。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：1.對(duì)檔案工作要有正確的認(rèn)識(shí)和敏銳的鑒別能力。要熟練掌握從公文到檔案的轉(zhuǎn)化技巧，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作的交融，要加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量。減少檔案部門(mén)和公文形成部門(mén)繁瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使工作流程更加科學(xué)化、合理化。2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；Ｒ虼耍瑒?wù)必要按照《檔案管理辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地、負(fù)責(zé)任地處理好每一份文件，對(duì)每一份文件作出科學(xué)的評(píng)估，恰如其分地將其納入歸檔和保存的范圍。3.要不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合修養(yǎng)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，常備一些專(zhuān)業(yè)書(shū)籍，以便需要時(shí)查閱。真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平和實(shí)際操作能力。在平時(shí)工作中，很多檔案工作人員兼任秘書(shū)工作，這對(duì)檔案的形成、保管是個(gè)有利條件，要充分利用。由于我局成立較早，在整理檔案過(guò)程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有一定的規(guī)律性，文秘人員不應(yīng)該隨意更改。但也要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際，依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)的創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷、安全。

（四）做好電子檔案的管理工作。目前，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)的影響下，辦公室檔案管理已經(jīng)逐漸脫離了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，電子管理成了辦公室檔案管理的重要方式，是辦公室檔案管理方面的一項(xiàng)革命性變革。但與此同時(shí)，又面臨著信息安全等方面的問(wèn)題。如何驅(qū)弊就利，揚(yáng)長(zhǎng)避短，既發(fā)揮電子檔案管理的高效、便捷、易于查找，又防范風(fēng)險(xiǎn)使之穩(wěn)妥可靠呢？筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手：1.電子檔案收集方面。檔案收集、錄入是項(xiàng)細(xì)致、專(zhuān)業(yè)的工作，要從檔案的內(nèi)容、屬性多方面進(jìn)行分析。內(nèi)容方面：根據(jù)內(nèi)容的重要性來(lái)對(duì)它們進(jìn)行保存時(shí)間的界定。做好種類(lèi)、屬性、總目錄和子目錄的劃分。電子檔案信息存在易丟失的弊端，操作者要熟練掌握相關(guān)軟件的使用方法、計(jì)算機(jī)硬件的特性。對(duì)保存內(nèi)容及時(shí)備份，對(duì)特別重要的保存內(nèi)容要多機(jī)或多硬盤(pán)保存（并同時(shí)保存原始紙質(zhì)文本），避免在保存操作過(guò)程中因機(jī)器硬件故障，或誤操作遺失保存內(nèi)容，造成不可挽回的損失。2.電子檔案整理和歸納方面。目前檔案的整理與歸納大部分都使用計(jì)算機(jī)操作，檔案的整理與歸納主要以電子文檔的方式保存。檔案管理的工作人員要有熟練的相關(guān)軟件操作技巧，基本的電腦硬件知識(shí)，豐富的互聯(lián)網(wǎng)安全知識(shí)，確保電子檔案的安全，在聯(lián)網(wǎng)操作時(shí)尤其要嚴(yán)防黑客、病毒入侵和信息泄露。3.加強(qiáng)電子檔案的保密工作。除了確保系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化之外，還要加強(qiáng)電子檔案管理的保密工作。檔案保密是檔案管理的重中之重，要格外重視。信息技術(shù)的發(fā)展給人們帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也給信息的泄密增大了可能。檔案保管操作人員要增強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)防信息泄露，進(jìn)入有關(guān)資料數(shù)據(jù)庫(kù)的密碼設(shè)置要足夠復(fù)雜，要指定專(zhuān)人小范圍內(nèi)掌握，并安裝正版殺毒軟件。不在非工作用機(jī)上登錄，在滿(mǎn)足工作便利的前提下，盡可能不與外網(wǎng)鏈接，確保檔案的安全萬(wàn)無(wú)一失。