文/國網(wǎng)黑龍江省電力有限公司電力科學(xué)研究院 孫立業(yè)；黑龍江大學(xué)信息管理學(xué)院 張國民；北京市朝陽區(qū)檔案局 周娟

在信息化背景下，電力企業(yè)作為國家的重要支柱性企業(yè)，在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的電力檔案，不僅對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展發(fā)揮著重要的作用，對(duì)于社會(huì)的整體進(jìn)步也有著重要的參考價(jià)值?？茖W(xué)有效的檔案信息管理，對(duì)于發(fā)揮電力檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中的價(jià)值，起著決定性的作用，因此，加強(qiáng)檔案信息的管理是電力企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的必經(jīng)之路。將信息化建設(shè)漸漸納入企業(yè)現(xiàn)代化管理體系中，這給電力企業(yè)的檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，許多企業(yè)為了提高自身競(jìng)爭(zhēng)力，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深度開發(fā)和廣泛利用，而且建立了具有綜合功能的檔案信息化管理系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的電力檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的整合，促進(jìn)了企業(yè)部門間的信息交流，為企業(yè)的高效有序發(fā)展提供了重要支撐。

一、建立檔案信息化管理系統(tǒng)的必要性

（一）電力企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然要求。為了提高企業(yè)工作效能，以及更好更快地建設(shè)節(jié)約型企業(yè)，電力企業(yè)改變了以往單一部門的辦公系統(tǒng)模式，從2008年開始，各電力企業(yè)紛紛建立了適合企業(yè)內(nèi)部的現(xiàn)代化辦公模式，即協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了部門間的無紙化信息交流。這勢(shì)必會(huì)造成電子文件的數(shù)量急劇增加，同時(shí)也增加了管理難度，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)電力企業(yè)的發(fā)展，必須建立具有綜合功能的檔案信息化管理系統(tǒng)，包括電子文件的歸檔以及檔案的整理、保管、檢索、開發(fā)利用等檔案管理的一系列流程，從而加快檔案信息的傳遞與交流，提高企業(yè)整體辦公的效率和水平。

（二）電力檔案信息資源共享的必要手段。電力檔案是電力企業(yè)在其實(shí)踐活動(dòng)中形成的信息記錄，是電力企業(yè)經(jīng)營管理的重要信息資源，無論是對(duì)形成者還是利用者都有很高的參考價(jià)值與利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)信息共享是企業(yè)檔案管理的宗旨，使檔案信息為更多的人服務(wù)則是檔案管理的最終目的。紙質(zhì)文件的傳遞使得利用者的范圍受限，通過檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，可以將檔案信息統(tǒng)一進(jìn)行整合，為檔案信息的檢索和利用提供了信息化的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了各部門間檔案信息資源的共享，提高了檔案信息對(duì)電力企業(yè)整體運(yùn)轉(zhuǎn)的支撐能力。

（三）電力企業(yè)文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)平臺(tái)。企業(yè)文檔管理一體化是將文件管理與檔案管理這兩個(gè)環(huán)節(jié)整合到一個(gè)管理系統(tǒng)中并對(duì)電子文件進(jìn)行“前端控制”，比如在形成階段確定文件的歸檔范圍、訪問權(quán)限等，從而保證其歸檔質(zhì)量。電力企業(yè)建立的綜合性檔案信息化管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的合理對(duì)接，是實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)文檔管理一體化的良好平臺(tái)，保證文件到檔案的合理轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件生命周期的全程管理，保證了電力企業(yè)文檔信息內(nèi)容的完整性。

二、檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）優(yōu)勢(shì)分析。為了提高檔案管理的效率，大多數(shù)電力企業(yè)都建立了與本企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)無縫對(duì)接的檔案信息化管理系統(tǒng)，比如黑龍江省電力有限公司的檔案信息化管理系統(tǒng)有檔案檢索、檔案業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)處理等版塊，其中的檔案業(yè)務(wù)包括文件管理、年度項(xiàng)目管理、收集整編、移交管理、檔案管理、借閱管理、開發(fā)利用等多個(gè)項(xiàng)目。1.實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔。傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理模式下，常常會(huì)出現(xiàn)文件收集不完整，歸檔不及時(shí)等情況。尤其是合同檔案的收集，由于電力企業(yè)會(huì)有許多電力工程建設(shè)方面的項(xiàng)目，使得合同檔案數(shù)量會(huì)很多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)電力企業(yè)現(xiàn)代化的發(fā)展?，F(xiàn)在很多電力企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行一體化集成和數(shù)據(jù)資源共享，比如黑龍江省電力有限公司的檔案信息化管理系統(tǒng)就與辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了無縫對(duì)接，處理完畢的文件會(huì)自動(dòng)進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)接收，為實(shí)現(xiàn)二者統(tǒng)一管理，同步歸檔創(chuàng)造了良好條件，可以有效地解決紙質(zhì)文件收集不完整和歸檔不及時(shí)等問題，同時(shí)可以使文件信息內(nèi)容得到雙重保護(hù)，保護(hù)檔案原件。2.提供了快速的檢索工具。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檢索工具一般是一些手工錄入的全引目錄或者案卷目錄，速度慢、效率低。比如有些電力企業(yè)由于其業(yè)務(wù)需求將合同檔案從科技檔案的類別中脫離出來，單獨(dú)設(shè)為一類，如果使用傳統(tǒng)方式查閱，既費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力，經(jīng)常會(huì)錯(cuò)過利用的最佳時(shí)機(jī)。檔案信息化管理系統(tǒng)上線后，不僅檢索速度快，而且可以提供多種檢索方式，比如題名檢索、文種檢索、歸檔日期檢索和全文檢索等，信息內(nèi)容也可以快速進(jìn)行全文下載，如果需要查看紙質(zhì)件，也可以通過與電子文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，快速找到其實(shí)體存放位置，大大加快了檢索速度，提高了檔案利用效率。3.簡(jiǎn)化了紙質(zhì)文件歸檔的程序。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，案卷目錄或歸檔文件目錄都是手工錄入，不僅耗費(fèi)人力、物力，而且容易出錯(cuò)。檔案信息化管理系統(tǒng)上線后，在以“件”為整理單位的文件級(jí)整理下，歸檔文件目錄，可以直接從文檔管理系統(tǒng)中打印出來，不需再手工錄入，而且使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔的范圍發(fā)生了變化，以前只要對(duì)本機(jī)關(guān)有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件都要進(jìn)行歸檔，而現(xiàn)在一些電力企業(yè)，不再對(duì)保管期限為短期的紙質(zhì)文件（發(fā)文）進(jìn)行歸檔，比如一些會(huì)議通知，如果需要紙質(zhì)文件，則可以從檔案信息化管理系統(tǒng)中下載打印，這樣一方面可以減輕文件歸檔的壓力，另一方面還可以減小庫房壓力，從而減少人員及設(shè)備數(shù)量，降低企業(yè)成本和投入，提高經(jīng)濟(jì)效益。

（二）存在的不足。雖然電力企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)為企業(yè)的檔案管理帶來了很大便利，提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，促進(jìn)了企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，但在實(shí)際應(yīng)用中還是存在著一些不足，比如有些電力企業(yè)未充分發(fā)掘檔案管理系統(tǒng)的性能優(yōu)勢(shì)，許多工作還依靠手工操作來完成。1.電力企業(yè)檔案管理制度不健全。檔案信息化管理系統(tǒng)建立后，一方面主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不同，更多的是對(duì)電子文檔的管理。因此，我國以前制定的一些與電力檔案管理相關(guān)的制度，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在電力企業(yè)的業(yè)務(wù)需求，這使得信息化環(huán)境下的電力檔案管理無法可依，歸檔時(shí)無章可循。另一方面由于網(wǎng)絡(luò)的開放性，使得電力檔案信息的保密變得尤為重要。2.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。檔案管理人員是接觸檔案最直接的人，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要參與者，但在許多電力企業(yè)中，檔案管理人員在實(shí)際管理中并未發(fā)揮其重要性。一方面，大多數(shù)檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)，不熟悉檔案信息化管理的相關(guān)知識(shí)，業(yè)務(wù)水平不高。另一方面，缺乏參與檔案信息化管理的主動(dòng)性，往往是遇到問題才去解決問題，這阻礙了檔案管理的質(zhì)量與效率，以及信息內(nèi)容的開發(fā)。3.系統(tǒng)對(duì)接技術(shù)不完善。大多數(shù)電力企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)上線時(shí)間不長(zhǎng)，許多對(duì)接技術(shù)還不成熟，有些檔案管理系統(tǒng)通過與辦公系統(tǒng)對(duì)接實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，一個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)可能直接影響另一個(gè)系統(tǒng)的管理，這就要求兩個(gè)系統(tǒng)建立無縫連接保證良性運(yùn)轉(zhuǎn)。但在實(shí)際操作中，由于信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，二者的連接有時(shí)會(huì)出現(xiàn)脫節(jié)等情況，這可能造成歸檔文件不完整，歸檔部門與文件處理部門不對(duì)應(yīng)等問題。4.紙質(zhì)文件歸檔不規(guī)范。由于電子文件的管理制度、技術(shù)的不成熟以及信息安全等問題，電子文件還無法完全代替紙質(zhì)文件，無法完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，因此，許多電力企業(yè)仍然實(shí)行電子文檔與紙質(zhì)文檔的“雙套制管理”。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用到電力企業(yè)檔案管理后，電子文件可與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，在普遍使用電子技術(shù)環(huán)境下，電子文件歸檔的程序遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件歸檔的程序簡(jiǎn)單，目前大多數(shù)電力企業(yè)的檔案管理人員，過于注重電子文件歸檔程序，而忽略了紙質(zhì)文件的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，這就造成檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)文件歸檔的程序不太熟練，歸檔手續(xù)不太規(guī)范。

三、提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平的措施

（一）建立現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度。電力企業(yè)檔案信息化管理，必須建立與電力企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)的檔案制度作保證，必須規(guī)范化、程序化，還要適應(yīng)電子文件管理的特點(diǎn)。一方面，各電力企業(yè)根據(jù)《檔案法》建立企業(yè)自身的檔案管理辦法，并且要與電子文件管理、計(jì)算機(jī)管理規(guī)范相結(jié)合，建立適應(yīng)性的現(xiàn)代化電力企業(yè)檔案管理制度。另一方面，各電力企業(yè)要遵循涉密電子文件保密管理制度，并建立企業(yè)內(nèi)部適合檔案信息化管理系統(tǒng)的保密制度，使《保密法》與信息環(huán)境下的電子文檔管理相融合，在實(shí)際操作中要完善權(quán)限設(shè)置，將利用者與管理者的權(quán)限設(shè)置清晰，數(shù)據(jù)保管和傳輸采用最新的加密技術(shù)，從而保護(hù)企業(yè)檔案信息的安全。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。提高檔案管理人員對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的實(shí)際操作能力，加強(qiáng)其整體業(yè)務(wù)水平，對(duì)于深化檔案信息化管理系統(tǒng)在電力企業(yè)中的應(yīng)用具有重要意義。一方面，舉行定期培訓(xùn)，除了進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)以及電力系統(tǒng)的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)外，更要加強(qiáng)檔案管理信息化的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的信息與管理素質(zhì)，增強(qiáng)其運(yùn)用現(xiàn)代信息工具的能力。另一方面，可以將電力企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入檔案管理中，加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，提高其工作的積極性，最終達(dá)到可以將豐富的檔案信息資源傳遞給廣大的利用者的目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)接口工作的完善。電力企業(yè)需要加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的接口工作，完善對(duì)接技術(shù)。一方面，對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的接口進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，比如寧夏電力公司通過對(duì)檔案資源的定義，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息平臺(tái)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的統(tǒng)一規(guī)范。另一方面，完善電力企業(yè)各系統(tǒng)間的對(duì)接技術(shù)，關(guān)注各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的更新升級(jí)，保證其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的用戶信息與檔案管理系統(tǒng)中的用戶信息一致和同步。

（四）完善電力企業(yè)紙質(zhì)文件歸檔制度。電力企業(yè)要建立并完善信息化建設(shè)下與電子文件歸檔相融合的紙質(zhì)文件歸檔制度，須參考《歸檔文件整理規(guī)則》并結(jié)合本單位的檔案種類等實(shí)際情況，建立適合本單位的歸檔制度，使紙質(zhì)文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，促進(jìn)紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一規(guī)范化管理。