文/三明學(xué)院人事處人事檔案室 黃宇宏

隨著高等教育的發(fā)展，許多地方院校發(fā)展為新建本科院校。新建本科院校多由多所學(xué)校重組合并而來，原先各學(xué)校管理體制、管理水平不一，合并之后檔案工作存在多方面的問題。如筆者所在的新建本科院校由四所學(xué)校合并而來，原先各學(xué)校根據(jù)干部管理權(quán)限分別將教職工人事檔案存放于不同的上級單位。由于歷史原因，合并之后也未及時進行統(tǒng)一管理，檔案管理權(quán)限在很長一段時間內(nèi)未理順，造成檔案多頭管理，給材料的收集、整理、歸檔、利用帶來了不便。因此，根據(jù)干部管理權(quán)限統(tǒng)一歸口管理，規(guī)范新建本科院校教職工人事檔案管理工作成為亟待解決的問題。這其中首要的任務(wù)是進行人事檔案管理專門機構(gòu)及制度的建設(shè)。

一、高校人事檔案室建設(shè)實踐

新建本科院校合并建校之后，隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，學(xué)校管檔數(shù)量激增，原來小規(guī)模的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)新的發(fā)展形勢，亟須成立人事檔案室?！陡刹繖n案工作條例》《干部人事檔案工作目標(biāo)管理暫行辦法》中對人事檔案管理軟、硬件作出了相關(guān)規(guī)定：軟件方面，明確每管理1000的檔案需配備1名專職干部。硬件方面，要求設(shè)置專用檔案庫房、專門的閱檔室和管理人員辦公室且三室分開，其中庫房需20至25平方米/每千卷，配置鐵質(zhì)檔案柜并設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，根據(jù)“六防”措施要求配備防盜門窗、滅火器、溫濕度表、電風(fēng)扇或排氣扇、防腐防蟲物品；管理人員辦公室配置切紙打孔機、復(fù)印機以及滅菌殺蟲等設(shè)備。

在工作中，高校可成立人事檔案室，配備專（兼）職檔案管理員，接受組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)，負責(zé)檔案室的維護和檔案管理工作。高校人事檔案室用房多由辦公用房改造而來，在改造過程中，須注意如下事項：

（一）檔案室的選址。為防水淹、隔熱，檔案室應(yīng)避免設(shè)于底樓及頂樓，且遠離水源；本著便于利用的原則，人事檔案室應(yīng)靠近組織、人事部門。

（二）檔案庫房的改建。檔案庫房除根據(jù)要求進行設(shè)備配置外，還須對建筑本身進行一定改動。出于防火考慮，須將辦公用電改為暗線；出于防光照考慮，須將辦公照明改為白熾燈光源；出于防高溫考慮，須將窗簾改為雙層防火遮光窗簾。

（三）辦公室、閱檔室的完善。辦公室除配備規(guī)定設(shè)備外，還須按照檔案信息化要求配備電腦，閱檔室還須安裝監(jiān)控設(shè)備以保證被查閱檔案的安全。

二、高校人事檔案管理制度建設(shè)實踐

人事檔案管理需要建章立制。這里的“章”和“制”指的是在國家、省、市人事檔案工作相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校實際制定的人事檔案管理辦法。在檔案室的醒目位置，應(yīng)該將一些重要規(guī)定“制度上墻”，以供檔案管理人員和經(jīng)辦人員照章執(zhí)行。此外，還應(yīng)設(shè)計一系列表格，供檔案管理各環(huán)節(jié)使用。

（一）常規(guī)管理使用的表格。此類表格是在人事檔案的接收、保管、提供利用、轉(zhuǎn)遞等各環(huán)節(jié)中涉及使用的表格。1.檔案接收應(yīng)填寫《接收人事檔案登記表》，注明接收時間、檔案姓名、材料名稱、經(jīng)辦人員等。2.檔案保管應(yīng)有《人事檔案花名冊》，記載所管檔案的姓名、編號、存放位置等，并根據(jù)變動及時調(diào)整。3.檔案提供利用應(yīng)填寫《人事檔案查、借閱審批表》和《人事檔案查、借閱登記表》，前者記載檔案查借閱人員及被查借閱人員、查借閱的事由和主要問題、各級領(lǐng)導(dǎo)審批意見，供經(jīng)辦人員根據(jù)程序申請審批之用，后者簡要記載上述信息，供管理人員登記備案之用。4.檔案轉(zhuǎn)遞除了使用規(guī)定格式的《干部人事檔案材料轉(zhuǎn)遞單》，還須填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞審批表》和《人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表》，前者記載轉(zhuǎn)遞檔案對象、轉(zhuǎn)遞人員的基本情況（姓名、單位、職務(wù)、政治面貌等）、轉(zhuǎn)遞原因、經(jīng)辦科室意見、各級領(lǐng)導(dǎo)審批意見，供經(jīng)辦人員根據(jù)程序申請審批之用，后者簡要記載上述信息，供檔案管理人員登記備案之用。

（二）檔案審核使用的表格。按照“逢提必審”“逢進必審”的要求，人事檔案審核日趨常態(tài)化?！胺晏岜貙彙笔侵父刹咳吻皩徍?，可借用干部人事檔案“三齡兩歷”專項審核用《干部任免審批表》格式，對照其中的項目逐項審核?！胺赀M必審”是指在人員錄用、調(diào)入之前進行的人事檔案審核，可設(shè)計相應(yīng)表格作為新進人員檔案審核的記錄材料?！缎逻M人員檔案審核表》和《新進人員檔案審核記錄單》可設(shè)置在一張紙的正、反面，便于查看。1.《新進人員檔案審核表》主要用來記錄檔案中的材料種類、名稱，表格可設(shè)置類別、審核項目和結(jié)果欄，即在表格中列出人事檔案十個大類及每個大類下的審核項目，在結(jié)果欄中填寫審核結(jié)果，如材料名稱、份數(shù)等。表格底部列出審核意見欄，由審核人員填寫最終審核意見。2.《新進人員檔案審核記錄單》主要用來記錄經(jīng)審查缺少的材料及其他需要說明的事項。缺少材料時須記錄缺少的材料名稱、是否補齊、補齊時間、驗收人等。3.《檔案審核通知單》由通知單及存根兩聯(lián)組成，用來通知新進人員其檔案審核的結(jié)果，如需要補充的材料、檔案中需要作出說明的問題等，并要求其根據(jù)通知盡快補齊。