文/哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳嶸

學(xué)籍是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是對學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的全面記錄。學(xué)籍檔案不僅對學(xué)生上學(xué)期間具有重要作用，對于畢業(yè)面試時，工作單位好中選優(yōu)更起到了至關(guān)重要的作用。由于高職院校對學(xué)籍檔案管理方法比較落后，無法適應(yīng)當(dāng)前形勢及發(fā)展的需要。因此，本文對高職院校學(xué)籍異動現(xiàn)狀進行反思，以促進學(xué)籍管理工作的順利開展。

一、高職院校學(xué)籍檔案當(dāng)前管理現(xiàn)狀

（一）管理意識薄弱，認識不到學(xué)籍管理的重要性。少數(shù)高職院校對學(xué)籍管理工作缺乏重視，未將學(xué)籍管理工作當(dāng)成管理工作加以對待，導(dǎo)致學(xué)生與其他管理部門對學(xué)籍管理缺乏了解，學(xué)生在校期間學(xué)籍發(fā)生異動情況上報不及時，使得學(xué)生管理與學(xué)籍管理相互脫軌，嚴重影響學(xué)生在校期間記錄，不利于學(xué)生畢業(yè)以后的工作發(fā)展。

（二）高職院校學(xué)籍管理人員素質(zhì)偏低。部分高職院校管理人員隊伍不夠完善，學(xué)籍管理人員素質(zhì)與工作能力有待提高。管理人員對學(xué)籍管理制度、政策理解不足，工作完成不到位，未能理解與掌握高職院校的學(xué)籍管理與普通高校學(xué)籍管理的區(qū)別。部分高職院校人員未經(jīng)過正規(guī)管理方面的培訓(xùn)，專業(yè)人員偏少，人員分配時隨意性較大，人員變動較為頻繁，嚴重影響學(xué)籍管理工作的順利開展，使學(xué)籍管理人員對學(xué)籍管理的工作能力大幅度降低。

（三）學(xué)生檔案意識淡薄。學(xué)生在填寫自我概況時，在校表現(xiàn)、社會實踐、個人總結(jié)未能認真對待，字跡潦草，對自我描述用簡單的話語闡述完成，在其思想活動、個人生活表現(xiàn)表達不夠全面，檔案內(nèi)甚至存在語句不通，存在諸多錯別字等情況。學(xué)生畢業(yè)后，對于學(xué)籍檔案的去留問題未加重視，使得學(xué)籍檔案缺失或者不知去向。

（四）學(xué)籍管理方式過于落后，檔案方式過于單一。隨著計算機技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和保管方式，無法滿足現(xiàn)代社會和辦公需求。雖然，部分高職院校實現(xiàn)了信息化學(xué)籍管理，但是未能充分發(fā)揮信息化作用，使得部分學(xué)籍檔案未能及時保存與備份，造成學(xué)籍資料丟失、學(xué)籍檔案信息不全等現(xiàn)象。

二、提高高職院校學(xué)籍管理工作的建議

（一）加強管理制度，增加學(xué)籍管理重視程度。在管理方面需建立科學(xué)化、合理化的學(xué)籍管理制度，建立完善學(xué)籍管理體制，對學(xué)籍異動情況及時掌握了解。在校人員在管理學(xué)籍檔案時，要準確地認識到自身的職責(zé)所在，了解建檔與歸檔的重要性。在進行學(xué)籍檔案保存和移交過程中，必須嚴格地按照相關(guān)規(guī)章制度進行，不得出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

（二）加強人才培養(yǎng)，提高管理人員素質(zhì)。作為學(xué)籍管理工作的主體，加強團隊建設(shè)是做好學(xué)籍管理的保障。要重視學(xué)籍人員的工作能力，有計劃地安排工作人員參加專業(yè)技術(shù)和有關(guān)政策、制度的培訓(xùn)，使工作人員更好地完成學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理人員要具備超強的組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力與良好的專業(yè)素質(zhì)，全身心地投入管理工作中，并結(jié)合實際需求不斷自我提升。

（三）加強學(xué)籍檔案基本規(guī)范。不管是教師還是學(xué)生，在填寫相關(guān)表格和信息時均需具備規(guī)范性、真實性和準確性。在文字填寫時，應(yīng)選擇碳素墨水筆或者黑色簽字筆進行書寫，字跡要工整，出現(xiàn)錯誤不要隨意進行涂抹改正。學(xué)生應(yīng)對自己的檔案內(nèi)容引起重視，畢業(yè)以后對自己檔案的去留問題清楚了解。

（四）推進信息化管理，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)。信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理可有效提高管理學(xué)籍效率，高職院校需更新管理觀念，加速學(xué)籍管理工作信息化建設(shè)。引進一些先進的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息資源共享，管理平臺共享，便于學(xué)生對學(xué)籍信息進行有效掌握，促進高職院校的創(chuàng)新與發(fā)展。建立單獨的管理系統(tǒng)，管理轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等一系列特殊檔案信息。從而保證了學(xué)生學(xué)籍的有效管理和良好的數(shù)據(jù)對接，提升高職院校學(xué)籍管理能力。

（五）建立交流平臺，促進部門之間的協(xié)調(diào)。由于學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容多，形成時間長，涉及部門較多，僅靠單一部門是無法完成的，基于此，加強部門之間協(xié)調(diào)和溝通具有重要意義。教務(wù)部門作為學(xué)籍主要管理部門，要建立各個部門之間良好的溝通，需定期召開協(xié)調(diào)會議，將學(xué)籍管理中遇到的問題進行討論分析，最終討論和研究出解決方法，使學(xué)籍檔案管理科學(xué)、合理地進行。

三、結(jié)束語

總之，學(xué)籍管理工作是高職院校教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)，直接影響高職院校的教學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)口碑。學(xué)籍管理工作瑣碎而復(fù)雜，從事這項工作的工作人員，應(yīng)具有高度的責(zé)任感和服務(wù)意識。堅持科學(xué)、合理的信息化方式，對學(xué)籍檔案進行管理，促進高職院校的教學(xué)質(zhì)量，為社會培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。