黨劍波 田娜

摘要：在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時(shí)代，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)層出不窮，辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)和應(yīng)用為高職院校的建設(shè)做出了突出的貢獻(xiàn)，提高了辦公的效率和質(zhì)量。本人是高職學(xué)院辦公系統(tǒng)建設(shè)的主要建設(shè)者和參與者，該文主要通過(guò)對(duì)當(dāng)前高職院校辦公系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀的分析，提出一些合理化建議和改進(jìn)措施，以便給后來(lái)的辦公系統(tǒng)建設(shè)者提供一些參考。

關(guān)鍵詞：辦公系統(tǒng)；信息；高職院校

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）24-0083-02

信息化建設(shè)是高職院校建設(shè)的重要部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性和經(jīng)常性的工作，其建設(shè)水平是高職院校整體辦學(xué)水平、學(xué)院形象和地位的重要標(biāo)志。隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，國(guó)內(nèi)許多高職院校紛紛將校園信息化建設(shè)列入了學(xué)院的重點(diǎn)工作來(lái)抓緊實(shí)施，建成了比較完善的校園信息化基礎(chǔ)設(shè)施，積累了相當(dāng)豐富的校園信息網(wǎng)絡(luò)資源。而辦公自動(dòng)化的建設(shè)是信息化建設(shè)的一部分，為學(xué)院提供一個(gè)協(xié)同的、集成的辦公環(huán)境，能使所有的工作人員在統(tǒng)一的虛擬辦公環(huán)境中進(jìn)行工作，擺脫時(shí)間和地域的限制，真正實(shí)現(xiàn)所有人員的協(xié)同辦公，進(jìn)一步提升學(xué)院內(nèi)部高效的無(wú)紙化辦公。本文主要通過(guò)分析高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)中的現(xiàn)狀和問(wèn)題，提出一些合理化的改進(jìn)措施，以期給后來(lái)高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)者提供一些參考。

1 高職院校辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀

高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)已經(jīng)很多年，但是與企業(yè)相比還是比較落后和遲緩的，在應(yīng)用中存在很多問(wèn)題。例如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能很多，但是真正讓教師參與的功能少而且很復(fù)雜，辦公系統(tǒng)的資源共享性不高等，都是目前高職院校辦公自動(dòng)化的現(xiàn)狀，具體情況如下：

1.1辦公自動(dòng)化效益不明顯

目前高職院校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都還停留在信息管理層面，不能夠?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助幫助功能，因此工作效率沒(méi)有明顯提高。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)很難使教師參與到學(xué)校的管理當(dāng)中，而且部門(mén)與部門(mén)之間的共享資源缺乏協(xié)作性管理，這樣只能使學(xué)院的信息管理效率低下，整體配合工作效率降低。大多數(shù)高職院校辦公模式還停留在紙質(zhì)文件的傳遞基礎(chǔ)上，從而也降低了工作效率。

1.2 辦公自動(dòng)化的使用率不高

辦公自動(dòng)化只有行政和教輔坐班教師使用，上課的教師很少使用，因?yàn)閷Ｈ谓處煹綄W(xué)校上完課后，就離開(kāi)學(xué)?；丶?，而辦公系統(tǒng)到家里不能使用，導(dǎo)致使用率大大下降。另外學(xué)院的多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)年齡偏大還是習(xí)慣以前的辦公模式，比較喜歡紙質(zhì)文件，特別是遇到一些重要的申請(qǐng)、項(xiàng)目、批文，領(lǐng)導(dǎo)還是認(rèn)為紙質(zhì)簽名更有效力和實(shí)質(zhì)性；這樣領(lǐng)導(dǎo)越重視紙質(zhì)文件就導(dǎo)致多數(shù)教職工認(rèn)為辦公系統(tǒng)是可有可無(wú)的，那么使用這個(gè)系統(tǒng)用戶就更少。

1.3 辦公自動(dòng)化的使用不方便

一個(gè)系統(tǒng)的好或者不好在很大程度上與該系統(tǒng)的操作是否方便有很大關(guān)系，如果一個(gè)系統(tǒng)操作很不方便，肯定會(huì)遭到大家的唾棄。目前為止，很多高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)只能在校內(nèi)進(jìn)行訪問(wèn)，在校外不能進(jìn)行訪問(wèn)，在這方面就大大降低他的方便性。系統(tǒng)首頁(yè)多數(shù)功能菜單其實(shí)與教職工經(jīng)常使用的功能無(wú)關(guān)，教師經(jīng)常使用的菜單需要不斷地尋找才能發(fā)現(xiàn)，這樣會(huì)給教師一種使用辦公系統(tǒng)很不方便，大大降低教師的體驗(yàn)。如果辦公系統(tǒng)能和其他系統(tǒng)聯(lián)合開(kāi)發(fā)手機(jī)客戶端或者開(kāi)發(fā)校外登錄接口，我相信教職工更愿意去應(yīng)用系統(tǒng)，系統(tǒng)的使用會(huì)更加便捷，即便領(lǐng)導(dǎo)不在學(xué)校，通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，就可以查看需要處理的文件，辦事效率大大提高。

1.4辦公自動(dòng)化兼容性不高

如果從一個(gè)教師角度來(lái)評(píng)價(jià)辦公系統(tǒng)好壞，我認(rèn)為可以從系統(tǒng)的兼容性來(lái)進(jìn)行評(píng)價(jià)。目前大多數(shù)高職院校的辦公系統(tǒng)只能使用IE瀏覽器進(jìn)行訪問(wèn)，還必須下載一些插件，兼容性就比較差，這給用戶帶來(lái)很大的麻煩。如果用戶沒(méi)有安裝IE瀏覽器，那么要想登錄辦公系統(tǒng)還必須要安裝IE瀏覽器，完全改變用戶的使用習(xí)慣；但是如果是一個(gè)兼容性比較好的系統(tǒng)，是不需要改變用戶的使用習(xí)慣的，使用什么樣的瀏覽器都能進(jìn)行訪問(wèn)，這樣就會(huì)大大提高教師的使用體驗(yàn)。

2 高職院校辦公自動(dòng)化應(yīng)用現(xiàn)狀分析

造成目前高職院校辦公自動(dòng)化應(yīng)用效果不佳的原因分析如下：

2.1制度建設(shè)方面

目前大多數(shù)高職院校沒(méi)有進(jìn)行制定整體的信息化發(fā)展規(guī)劃，沒(méi)有指明信息化發(fā)展的目標(biāo)，更沒(méi)有制定相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)保障辦公自動(dòng)化的建設(shè)和應(yīng)用，如果學(xué)院沒(méi)有科學(xué)合理的規(guī)章制度，就不能保證辦公自動(dòng)化得到高效率的應(yīng)用，這就導(dǎo)致辦公自動(dòng)化可有可無(wú)的局面。另一方面，受到以前辦公習(xí)慣和舊的管理體制的影響，很多教師對(duì)辦公系統(tǒng)的使用還只是停留在簡(jiǎn)單的收文發(fā)文、表格處理、信息交流等基本的上傳下達(dá)層面，雖然學(xué)院已經(jīng)有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是很多具體的辦公流程，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能完成還是必須采取半手工半自動(dòng)的模式。另外，多數(shù)學(xué)院沒(méi)有成立信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，在建設(shè)過(guò)程中各個(gè)部門(mén)沒(méi)有很好地進(jìn)行協(xié)同合作，各個(gè)部門(mén)分工職責(zé)不明確，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間相互推諉現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙學(xué)院的信息化建設(shè)和發(fā)展。要改變這種局面，我們就必須從制度建設(shè)上進(jìn)行改革創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變工作人員工作作風(fēng)，建立完善的規(guī)章制度，促進(jìn)部門(mén)之間全力合作，只有這樣高職院校的辦公自動(dòng)化建設(shè)才會(huì)是先進(jìn)的和高效的。

2.2經(jīng)費(fèi)投入方面

高職院校的信息化建設(shè)的最大問(wèn)題之一，就是資金的投入。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為信息化建設(shè)投入與產(chǎn)出嚴(yán)重失衡，信息化建設(shè)的投入與目前的使用情況嚴(yán)重不協(xié)調(diào)。因此，學(xué)院給信息化建設(shè)的資金就比較少，因而使信息化建設(shè)因資金緊張而停滯不前。辦公自動(dòng)化的建設(shè)，是需要軟件和硬件兩方面的投入。在硬件方面，辦公自動(dòng)化的建設(shè)需要所有的網(wǎng)絡(luò)能夠快速訪問(wèn)、能夠快速傳輸大量文件，但是以前的硬件設(shè)備不能滿足大量電子文件的傳輸速度和信息量大的要求，因此必須要更換硬件設(shè)備。在軟件方面，辦公自動(dòng)化的軟件需要升級(jí)，以前辦公系統(tǒng)功能單一、操作復(fù)雜、兼容性差給用戶的使用帶來(lái)很多不便，另外手機(jī)端移動(dòng)辦公的應(yīng)用也需要進(jìn)行投入資金。如果學(xué)院不能給信息化建設(shè)投入更多的資金，那學(xué)院的信息化只能處在停滯不前的局面。

2.3用戶使用方面

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化的重視程度在很大程度上決定了學(xué)院的信息化建設(shè)水平，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)如果能起到帶頭主動(dòng)使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，組織下屬教職工使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，那么教職工也會(huì)更愿意去使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；但是，目前多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都還是默認(rèn)審批走傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，也就導(dǎo)致即便目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)早已實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)功能，但大多數(shù)教職工還是“樂(lè)意”拿著紙質(zhì)文件去審批。學(xué)院多數(shù)教授和領(lǐng)導(dǎo)，他們的年齡都是比較大，大部分文化層次也比較高；但是就因?yàn)槟挲g大已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)的辦公模式，不習(xí)慣使用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行辦公，更不習(xí)慣接受新生事物。比如，平時(shí)的一般審批程序，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)設(shè)置好了，但是領(lǐng)導(dǎo)和年齡大教授礙于習(xí)慣，他們還是很少使用。

3 高職院校辦公自動(dòng)化改進(jìn)措施

3.1建立完善的規(guī)章制度

信息化的建設(shè)需要一個(gè)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，需要一個(gè)規(guī)范來(lái)指導(dǎo)，而不是隨意的雜亂無(wú)章的開(kāi)展信息化建設(shè)，因此建立一個(gè)完善的規(guī)章制度是必須的也是必要的。只有建立完善的規(guī)章制度和完善的管理機(jī)制才能達(dá)到信息化建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)，比如，嚴(yán)格規(guī)定公文的審批必須使用辦公系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行處理不允許使用紙質(zhì)文件，嚴(yán)格規(guī)定教職工的用戶權(quán)限、責(zé)任和義務(wù)，對(duì)于不能及時(shí)處理的公文等使工作延誤要給予一定的處罰，要建立一個(gè)學(xué)院信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)溝通、學(xué)院信息化發(fā)展的統(tǒng)一規(guī)劃和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的制定等。

3.2加強(qiáng)辦公系統(tǒng)知識(shí)培訓(xùn)

首先要給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教職工講解清楚辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性和先進(jìn)性，提高教師和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的辦公自動(dòng)化意識(shí)，從而使領(lǐng)導(dǎo)和教職工認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化對(duì)學(xué)院信息化發(fā)展的重要性。然后，針對(duì)不同使用人員進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)，使院領(lǐng)導(dǎo)能達(dá)到會(huì)使用辦公系統(tǒng)審批、查閱文件的技術(shù)水平，使一般教職工達(dá)到熟練使用辦公系統(tǒng)的程度，使技術(shù)人員達(dá)到能及時(shí)處理和解決辦公系統(tǒng)出現(xiàn)的各種問(wèn)題；并且應(yīng)將教職工的信息化水平作為教師職稱評(píng)審考核內(nèi)容之一。

3.3加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性和兼容性建設(shè)

高職院校辦公自動(dòng)化建設(shè)給學(xué)院帶來(lái)方便的同時(shí)，由于其升級(jí)換代和開(kāi)放性帶來(lái)系統(tǒng)的兼容性和安全性等問(wèn)題。一旦安全問(wèn)題出現(xiàn)問(wèn)題，就可能給學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃、教師和學(xué)生信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等信息泄露造成嚴(yán)重后果，影響學(xué)院的正常教學(xué)和科研活動(dòng)。因此，強(qiáng)化辦公系統(tǒng)安全性和兼容性建設(shè)，防止信息被泄露、修改和非法竊取，已經(jīng)成為今后辦公自動(dòng)化建設(shè)急需解決的問(wèn)題。在選擇辦公自動(dòng)化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)選用市場(chǎng)上成熟的社會(huì)化程度高的軟件平臺(tái)，要遵循兼容性原則，系統(tǒng)建設(shè)有足夠的兼容性，可實(shí)現(xiàn)后期同構(gòu)產(chǎn)品并平滑過(guò)渡，保護(hù)既有的投資的同時(shí)，注重系統(tǒng)的擴(kuò)展性，保證系統(tǒng)平滑升級(jí)；同時(shí)要遵循安全可靠原則，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，充分考慮系統(tǒng)的安全性和可靠性，采用多種安全防范技術(shù)和措施，保障系統(tǒng)的信息安全，保障系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定可靠運(yùn)行。

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【通聯(lián)編輯：王力】