周曉艷

【摘要】公路作為國家主要交通樞紐，對國家經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮著重要作用。公路建設過程中由于項目投資大、周期長會形成大量的檔案，這些檔案種類繁多，是公路建設的真實記錄，也是鑒定工程質(zhì)量的主要依據(jù)，所以有著很高的價值。本文對公路建設檔案管理工作的優(yōu)化進行了深入地探討。

【關鍵詞】公路建設；檔案；管理

公路建設檔案是公路規(guī)劃、建設、管理活動中形成用于保存文字、材料、圖紙、聲像制品的檔案資料，指導公路建設和監(jiān)督工程質(zhì)量，真實記錄和客觀反映著一個項目從立項、研究、設計、招投標到施工、竣工的全過程，所以，加強公路建設檔案的管理對推動公路事業(yè)發(fā)展和我國經(jīng)濟建設具有重要意義。

一、公路建設檔案管理存在的問題及原因分析

為確保公路建設的檔案質(zhì)量，必須把檔案管理工作放在突出位置。但由于建設周期長、參建單位多等導致一些建設檔案沒有得到妥善保管；也由于檔案管理水平差，管理不標準、不規(guī)范，導致檔案出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。許多單位對檔案管理并不重視，規(guī)章制度不健全，形容虛設，也沒有監(jiān)督機制，并未充分認識到檔案管理的重要性。在公路建設初始，通過招標方式引入的行業(yè)種類繁多，各自都習慣按照本行業(yè)的行為習慣和準則做事，導致各單位移交的檔案標準不一、排序混亂、分類不清。公路建設的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，缺乏相關的業(yè)務能力，加大檔案管理工作的疏漏。

二、優(yōu)化公路建設檔案管理工作的必要性

在公路建設、使用和管理工作的組成中，公路建設檔案管理占據(jù)著重要的位置，它為后續(xù)公路行業(yè)科學管理提供重要依據(jù)，參建人員的筆記、聲音和圖像能夠很好地維護各方的合法權益；當施工方和業(yè)主方產(chǎn)生問題矛盾時，可以查看檔案尋找當時的合同、施工原始記錄、檢測結果等文件，及時提供依據(jù)，有效調(diào)和矛盾，促進問題盡早解決；同時檔案作為公路建設參與人員的智慧結晶，對竣工總結具有很大的借鑒作用；同時，公路建設檔案資料能促進公路建設持續(xù)發(fā)展。由此可以看出，公路建設過程需要優(yōu)化檔案管理工作的必要性。

三、做好公路建設檔案管理工作的對策

科學有序地做好公路建設檔案管理工作既是工程本身的需要，也是檔案部門的職責和要求。檔案的行政管理部門可以加強與公路建設相關單位的溝通，與項目主管部門達成共識，統(tǒng)一出檔案管理規(guī)范，建立健全的規(guī)章制度，明確各個單位部門的職責，優(yōu)化重點建設項目的檔案工作。

（一）建立健全規(guī)章制度，建立檔案管理網(wǎng)絡。建立制度化、規(guī)范化和標準化的管理規(guī)范；建立公路工程建設檔案管理崗位責任制；加強項目負責人監(jiān)督指導力度，這些都是規(guī)范公路工程建設檔案管理工作的前提和保證。針對公路建設現(xiàn)場點多線長、施工隊伍流動性強的問題，必須建立檔案管理網(wǎng)絡，保證公路建設項目檔案的完整和準確；使用過程中采用副本，防止檔案資料的破損和遺失。

（二）實行全過程同步管理，定期監(jiān)督，嚴格把關。公路建設檔案管理需要每一位參建人員的重視和支持，讓各參建主體明確自己在檔案管理工作中的職責，相應的專職人員將工程建設各環(huán)節(jié)、全過程的文件資料組織落實，確保檔案管理工作的質(zhì)量。對于繁忙的施工過程，更需要嚴格監(jiān)督檢查整理工程建設的資料，確保資料的齊全和準確，防止出現(xiàn)業(yè)內(nèi)一塌糊涂的景象。完整準確的檔案客觀反映著公路建設環(huán)環(huán)相扣的過程，所以，必須堅持檔案工作同公路建設一致進行。項目初始，將項目建議書、設計委托書、任務下達書等資料歸檔；工程設計評審過程，將設計文件、評審會議材料等資料歸檔；施工建設管理中，將各類施工原始資料、設計變更等資料歸檔；竣工驗收環(huán)節(jié)，將工程技術、管理人員系統(tǒng)整理，通過各環(huán)節(jié)、各單位的協(xié)調(diào)配合，能很好地保證檔案的完整性。

（三）提高檔案人員素質(zhì)，與工程技術人員密切配合。在經(jīng)濟和科技高速發(fā)展的現(xiàn)在，必須提高檔案人員的自身素質(zhì)，通過進修培訓不斷更新檔案專業(yè)知識，同時也要學習公路建設相關專業(yè)的知識，掌握運用計算機管理檔案的技能，拓寬知識面，才能更好地為公路建設檔案管理工作而服務。工程的管理設計、技術施工人員是貫穿著公路建設的全過程的人員，檔案既是出于他們的工作，也要為他們今后的工作而服務，所以這些人員在遵守工程技術管理規(guī)范的同時，也要熟悉檔案管理的規(guī)范。與此同時，檔案人員也要隨時介入工程建設的各個環(huán)節(jié)，幫助工程技術人員規(guī)范地整理檔案資料，做好檔案資料的檢查、篩選、收集和歸檔。檔案人員與工程技術人員的通力合作，能夠很好地提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

四、總結

公路建設檔案管理工作必須不斷規(guī)范和完善，逐漸達到標準化、規(guī)范化、科學化、信息化，加強建設全過程檔案管理，加強管理和操作層面的制度建設，加強檔案人員同技術人員的配合度，明確各單位檔案管理職責，加強監(jiān)督，優(yōu)化公路建設檔案管理工作，使檔案收集疏而不漏，更好地為大眾服務。

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