穆昌進 蔣珍妮

摘 要：隨著高校的快速發(fā)展，檔案資源的類型和數(shù)量日益增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式已跟不上信息化步伐，文章針對高校檔案管理存在的問題進行剖析，提出高校檔案資源的整合與共享，促進檔案資源的高效利用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校檔案；整合；共享

隨著國家對高等教育的日益重視，各類高等院校得到了深化發(fā)展，高校檔案的類型和數(shù)量也隨之不斷增加，如今，大數(shù)據(jù)時代的變革給高校檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)，以往傳統(tǒng)、分散、孤立、單一的檔案管理模式已無法跟上信息化的步伐，為順應(yīng)新時代高等教育的發(fā)展，提升信息服務(wù)水平，檔案資源的整合與共享已成為高校檔案工作亟待解決的重要課題。

一、高校檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）各類檔案分散管理，管理標準不統(tǒng)一

高校檔案資源建設(shè)歷程久遠，檔案類型繁多，數(shù)量龐大，長期以來缺乏統(tǒng)一規(guī)劃。高校各類檔案由多個職能部門分散管理，部門之間沒有形成統(tǒng)一的檔案管理標準，管理軟件也不統(tǒng)一，檔案信息資源孤立分散，各類檔案之間的信息資源沒有更好地銜接在一起，以致于形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的鴻溝，無法實現(xiàn)資源的共享，阻礙了用戶對檔案信息資源的索取與利用。

（二）檔案資源分散，“三力”重復浪費

高校檔案資源分散管理，各部門各自管理本部門涉及的檔案，管理理念不一致，檔案室不集中，致使高校對各類檔案管理進行分類投入，開發(fā)了多個檔案管理軟件，一方面造成了檔案資源在人力、物力、財力上的耗損與重復浪費，大大增加了管理成本，降低了管理效率；另一方面，用戶對檔案的獲取相對困難，通常需要輾轉(zhuǎn)多個部門才能獲取到較為全面的信息，降低了檔案的使用率。

（三）檔案管理投入不足、管理人員素質(zhì)參差不齊

高校領(lǐng)導大多重視學校教育、科研、就業(yè)等方面的發(fā)展上，往往忽略一些間接促進高校發(fā)展的因素。領(lǐng)導對檔案管理不重視，檔案建設(shè)投入不足，如檔案室空間和環(huán)境不達標，檔案管理軟件跟不上信息化步伐，管理人員素質(zhì)偏低等，這些因素很大程度上影響著檔案的深層次開發(fā)利用，檔案本身潛藏的利用價值無法為學校提供信息和幫助，阻礙了學校的發(fā)展。

（四）檔案管理信息化程度低，檔案利用率有待提高

檔案信息化程度不高，大多數(shù)檔案材料沒有形成數(shù)字化、電子化形式，還停留在紙質(zhì)管理上，管理模式相對滯后，使得檔案保管和使用上較為困難。部分高校采用電子化形式管理檔案，但仍停留在基本層面，對檔案信息資源本身沒有進行深加工，沒有充分挖掘開發(fā)檔案信息的價值，未能實現(xiàn)檔案資源的高效利用。

二、高校檔案管理模式的改革——檔案資源整合與共享探析

（一）高校檔案資源整合與共享的基本內(nèi)涵

檔案資源整合是指利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將高校各領(lǐng)域各部門的檔案資料集中起來，包括人事檔案、教學檔案、科研檔案、招生檔案、就業(yè)檔案、學生的學歷學籍檔案等，控制檔案多頭流向、多頭管理的情況，解決高校檔案資源存在的分散、孤立、封閉等缺點，實現(xiàn)檔案資源統(tǒng)一、多樣、集中、完備、合理科學的管理，達到檔案的整合與共享，使得檔案資源能靈活運用。

（二）高校檔案資源整合的內(nèi)容

1.檔案材料的整合

首先，將高校各類紙質(zhì)的、實物的檔案信息進行必要的數(shù)字化處理，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對各類檔案資源進行歸類、整合，檢索編輯，本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標準、分級建設(shè)、安全保密的原則構(gòu)建一個統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺和資源豐富、功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，最終實現(xiàn)高校各類檔案信息資源的共享。其次，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中的數(shù)據(jù)復制、數(shù)據(jù)接口及數(shù)據(jù)聚集等技術(shù)，將各個異構(gòu)的檔案資源系統(tǒng)地連接起來，解決各個系統(tǒng)之間接口不統(tǒng)一、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不一致、數(shù)據(jù)冗余嚴重等問題，提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫之間的兼容性。再次，完成數(shù)據(jù)資源、系統(tǒng)資源、管理資源、服務(wù)資源四個方面的整合與管理工作，為學校各部門提供不受時間和空間限制的檔案利用服務(wù)，最終實現(xiàn)檔案的信息化、共享化，提高檔案的利用率。

2.檔案空間的整合

將孤立、分散、封閉的檔案管理室進行合并，選擇條件達標的檔案室分門別類地存放各類檔案，實現(xiàn)檔案的集中管理、分類管理、分層管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，便于各部門對檔案的綜合查詢，提高檔案的管理效率，優(yōu)化檔案管理功能，降低檔案管理成本。

3.檔案人員的整合

高校應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，將原有的分散于各部門的檔案管理人員進行收歸合并，集中培訓，建立一支素質(zhì)高、專業(yè)強的檔案管理隊伍，并定期對各院系、部門的檔案資源進行收集與整理。此外，為保留檔案隊伍可持續(xù)性發(fā)展的空間，根據(jù)學校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，高校應(yīng)有計劃地引進符合檔案工作數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化發(fā)展要求的高層次復合型檔案管理人才，提高檔案管理隊伍的戰(zhàn)斗力。

三、高校檔案資源整合的關(guān)鍵

（一）構(gòu)建統(tǒng)一的標準

在檔案的整合與管理過程中，要建立統(tǒng)一的整合標準和完善的管理制度，制定科學的整合規(guī)劃，構(gòu)建具有完整性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、安全性的高校檔案資源整合體系，以保障高校檔案資源整合的順利進行和可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案資源面向用戶化

檔案資源的整合，首先，應(yīng)以高校用戶的需求為導向，為不同部門不同用戶開發(fā)相應(yīng)的數(shù)據(jù)接口，提高高校各部門信息數(shù)據(jù)平臺與高校檔案管理部門信息數(shù)據(jù)庫之間的兼容性和匹配性，為用戶提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù)；其次，盡可能實現(xiàn)檔案資源向高校用戶進行開放，打破原有的被動，主動為用戶提供信息服務(wù)，提高檔案資源的利用率；再次，檔案利用應(yīng)多樣化，用戶可從不同途徑不同角度利用檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的共享。

（三）檔案資源共享與安全并存

檔案資源的整合其目的是實現(xiàn)檔案的信息化和共享化，檔案的集中統(tǒng)一管理，減少了人力財力的浪費，節(jié)約了成本，提高了檔案利用率，給用戶提供了更便捷的服務(wù)，但有資源共享就必定會增加安全風險，所以在檔案資源整合過程中，注重檔案資源的安全性，根據(jù)不同的用戶開發(fā)不同的接口，提供不同的訪問權(quán)限，確保檔案資源的安全。

參考文獻

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基金項目：貴陽學院2017年度校級科研課題：“大數(shù)據(jù)背景下貴陽學院人事檔案管理信息化研究”（項目編號：2017ZD07）。

作者簡介：穆昌進（1988- ），男，漢族，貴州遵義人，研究方向：人力資源管理、大數(shù)據(jù)應(yīng)用；蔣珍妮（1989- ），女，侗族，貴州黎平人，研究方向：土地資源管理。