劉曉春

(舜天造船(揚(yáng)州)有限公司，江蘇 儀征 211401)

0 引言

造船企業(yè)具有勞動(dòng)力密集、技術(shù)密集、資金密集等特點(diǎn)，其船舶產(chǎn)品本身體積龐大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、零部件多、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)高、造價(jià)高昂，一般都是單件小批量生產(chǎn)。由于船舶生產(chǎn)組織復(fù)雜，建造周期長(zhǎng)，引入更加先進(jìn)的管理工具輔助船廠管理，成為船舶建造企業(yè)提高自身管理能力的必由之路。本文應(yīng)用REP系統(tǒng)對(duì)某中型船廠進(jìn)行管理，從而提高企業(yè)的管理能力，增加企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

1 ERP系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)

ERP系統(tǒng)實(shí)施目標(biāo)是：通過引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的管理系統(tǒng)，提高企業(yè)整體管理水平；整合企業(yè)各種資源，提高資源運(yùn)作效率；明確企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)流程、活動(dòng)，規(guī)范崗位職責(zé)；創(chuàng)建先進(jìn)的信息系統(tǒng)平臺(tái)，加強(qiáng)信息共享。

2 組建臨時(shí)的項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

因?yàn)镋RP系統(tǒng)涉及企業(yè)的技術(shù)設(shè)計(jì)、供應(yīng)鏈、生產(chǎn)、銷售、人力資源、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)等多個(gè)部門，系統(tǒng)的最終用戶是各個(gè)部門的實(shí)際使用人，人的因素是一個(gè)非常重要的方面，因此公司成立了以董事長(zhǎng)為組長(zhǎng)的ERP項(xiàng)目實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組，各分管領(lǐng)導(dǎo)為各功能業(yè)務(wù)專業(yè)小組組長(zhǎng)。下設(shè)的專業(yè)小組有：船舶項(xiàng)目管理組、財(cái)務(wù)管理組、倉(cāng)儲(chǔ)物流管理組、內(nèi)部管理項(xiàng)目組、技術(shù)保障組，各小組負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)實(shí)施中各功能業(yè)務(wù)的實(shí)現(xiàn)。各小組成員除組長(zhǎng)外由各方面的業(yè)務(wù)骨干和關(guān)鍵用戶組成。

3 業(yè)務(wù)需求調(diào)研與業(yè)務(wù)流程重塑

各功能業(yè)務(wù)專業(yè)小組與公司聘請(qǐng)的咨詢服務(wù)顧問一起對(duì)公司目前的管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，組織對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的問卷調(diào)查，問卷包含總賬管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)、造船項(xiàng)目管理、產(chǎn)品設(shè)計(jì)管理、生產(chǎn)管理、采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、人力資源管理等。在問卷的基礎(chǔ)上對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范的要求，尋求優(yōu)化和提高的可能，進(jìn)而擬定未來ERP上線的業(yè)務(wù)流程。所有涉及ERP的業(yè)務(wù)流程，均繪制了流程圖。

4 建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)編碼體系

編碼是指對(duì)于某一類信息賦予代碼的過程，如：會(huì)計(jì)科目、造船項(xiàng)目、原輔材料、人員、部門、客戶、供應(yīng)商、貨位、設(shè)備、工藝文件、工作任務(wù)等。以物料的編碼為例，簡(jiǎn)單介紹編碼情況。

ERP系統(tǒng)中的物料編碼，采用標(biāo)準(zhǔn)碼和舾裝件碼共存的方式，其中的標(biāo)準(zhǔn)碼是指常規(guī)的、標(biāo)準(zhǔn)的、在多個(gè)建造項(xiàng)目中都會(huì)使用的材料。舾裝件的編碼主要用于：(1)某個(gè)項(xiàng)目特別制作的非標(biāo)件。(2)雖然是標(biāo)準(zhǔn)料件，但是為了某一項(xiàng)目專門定制的設(shè)備等，有專門的財(cái)務(wù)費(fèi)用歸集。(3)某些一次性使用的料件。

標(biāo)準(zhǔn)物料碼按照“類別+屬性+物料碼”的形式來編制，其中：“類別”分成三級(jí)，采用“2+2+2”的編碼方式，共6位數(shù)；“屬性”分成二級(jí)，采用“2+2”的模式，隸屬性同“類別”；“物料碼”采用11位制，包含物料具體特性的信息碼，如長(zhǎng)、寬、高、壓力、通徑等信息。物料編碼要求一個(gè)編碼對(duì)應(yīng)一個(gè)物料。為了避免ERP系統(tǒng)中出現(xiàn)編碼長(zhǎng)短不一的現(xiàn)象，所有不足部分，全部用0來補(bǔ)齊。

5 ERP系統(tǒng)實(shí)施的方案與步驟

5.1 詳細(xì)解決方案設(shè)計(jì)

結(jié)合公司組織構(gòu)架及造船行業(yè)特點(diǎn)，采用同一系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)下，多組織管理和核算體系構(gòu)架，首先實(shí)施四大關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程及其子流程：

(1)造船項(xiàng)目到分析流程。對(duì)應(yīng)模塊：項(xiàng)目管理、項(xiàng)目收入管理、項(xiàng)目成本管理。

(2)采購(gòu)到付款流程。對(duì)應(yīng)模塊：采購(gòu)管理、庫(kù)存管理。

(3)訂單到收款流程。對(duì)應(yīng)模塊：銷售訂單管理、發(fā)運(yùn)管理。

(4)財(cái)務(wù)到會(huì)計(jì)報(bào)表流程。對(duì)應(yīng)模塊：總賬管理、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、資產(chǎn)管理、現(xiàn)金管理。

5.1.1造船項(xiàng)目管理方案

按照項(xiàng)目管理模式，驅(qū)動(dòng)整條船從設(shè)計(jì)到采購(gòu)、生產(chǎn)、交付的全過程，造船項(xiàng)目管理部門關(guān)注單船的生產(chǎn)進(jìn)度，根據(jù)大節(jié)點(diǎn)及搭載計(jì)劃，跟蹤圖紙、材料的到位情況，實(shí)現(xiàn)從造船項(xiàng)目計(jì)劃、設(shè)計(jì)出圖、采購(gòu)配套、檢驗(yàn)、庫(kù)存管理、出庫(kù)到最后的造船項(xiàng)目成本跟蹤。

技術(shù)部門根據(jù)船舶開工區(qū)域提供船用物資預(yù)估采購(gòu)清單(BOM)，經(jīng)審核后上報(bào)至造船項(xiàng)目管理部門進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)，同時(shí)按照船舶區(qū)域或船舶分段向生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)圖紙及相應(yīng)的物料用量信息。

船廠設(shè)有建造部和舾裝部?jī)纱笊a(chǎn)組織部門，分別執(zhí)行下水前和下水后的生產(chǎn)組織活動(dòng)，以中間產(chǎn)品(船舶分段)為導(dǎo)向，依托單船，按區(qū)域組織生產(chǎn)。生產(chǎn)計(jì)劃按多層計(jì)劃管理，依次按3 a滾動(dòng)計(jì)劃、年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、周計(jì)劃逐層細(xì)化。綜合考慮勞動(dòng)力、關(guān)鍵設(shè)備、場(chǎng)地等資源負(fù)荷的情況下，修訂更為科學(xué)的船舶建造計(jì)劃，進(jìn)行高效的生產(chǎn)協(xié)同。

包含的主要業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為：(1)造船項(xiàng)目立項(xiàng)；(2)造船項(xiàng)目計(jì)劃管理；(3)造船項(xiàng)目進(jìn)程管理；(4)造船項(xiàng)目問題管理；(5)造船項(xiàng)目預(yù)算管理；(6)造船項(xiàng)目成本管理。

5.1.2采購(gòu)和庫(kù)存方案

通過ERP系統(tǒng)建立健全采購(gòu)職能，完善采購(gòu)流程，從采購(gòu)申請(qǐng)審批到采購(gòu)執(zhí)行，供應(yīng)商績(jī)效考核到應(yīng)付管理，建立完整的庫(kù)存結(jié)構(gòu)和庫(kù)存管理體系。理順從設(shè)計(jì)到采購(gòu)，到檢驗(yàn)入庫(kù)，到日常庫(kù)存管理與發(fā)放的流程，實(shí)現(xiàn)流程貫通。采購(gòu)業(yè)務(wù)過程的管理包括：采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)訂單管理、收貨和發(fā)貨管理、應(yīng)付和付款管理?；陧?xiàng)目的庫(kù)存事務(wù)管理包括：物料編碼管理、出入庫(kù)管理、庫(kù)存盤點(diǎn)、存貨成本核算。

包含的主要業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為：(1)供應(yīng)商檔案管理體系；(2)采購(gòu)審批流程管理；(3)采購(gòu)訂單管理；(4)應(yīng)付賬款管理；(5)庫(kù)存信息共享；(6)庫(kù)存組織結(jié)構(gòu)；(7)多種計(jì)量單位；(8)庫(kù)存事務(wù)處理；(9)庫(kù)存物資ABC管理。

5.1.3銷售和貿(mào)易方案

根據(jù)銷售和貿(mào)易不同的業(yè)務(wù)需求和業(yè)務(wù)類型，通過統(tǒng)一的客戶管理系統(tǒng)，對(duì)客戶進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)控制；根據(jù)客戶交往歷史業(yè)績(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，綜合確定客戶的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，對(duì)存在問題的客戶和具體業(yè)務(wù)進(jìn)行暫掛，根據(jù)客戶的資金狀況，安排產(chǎn)品發(fā)運(yùn)。建立靈活的審批控制和預(yù)警制度，按業(yè)務(wù)規(guī)則合理地控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

包含的主要業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為：(1)客戶資料信息管理；(2)銷售訂單管理；(3)業(yè)務(wù)審核流程管理。

5.1.4財(cái)務(wù)方案

通過Oracle ERP系統(tǒng)的建立，整個(gè)核算圍繞財(cái)務(wù)的信息中心—總賬進(jìn)行。核算信息從各個(gè)業(yè)務(wù)中心流入總賬，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)一級(jí)核算，便于財(cái)務(wù)統(tǒng)一監(jiān)控和管理，同時(shí)實(shí)現(xiàn)總體財(cái)務(wù)信息的匯總合并，為進(jìn)一步分析財(cái)務(wù)狀況提供更為及時(shí)的信息依據(jù)，同時(shí)促進(jìn)每個(gè)業(yè)務(wù)部門真正關(guān)心企業(yè)的核算。根據(jù)造船行業(yè)的特點(diǎn)，建立以造船項(xiàng)目為導(dǎo)向的核算，按造船項(xiàng)目來歸集成本、費(fèi)用、收入，實(shí)現(xiàn)單船料、工、費(fèi)的核算、管理、控制與分析。 通過實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)傳輸，財(cái)務(wù)部門實(shí)時(shí)了解公司的采購(gòu)、銷售、庫(kù)存、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)情況，實(shí)現(xiàn)成本管理和業(yè)務(wù)流程的相互集成，實(shí)現(xiàn)成本信息的實(shí)時(shí)反映，及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本構(gòu)成的問題。通過系統(tǒng)整合各方面業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，直接傳輸?shù)綀?bào)表工具系統(tǒng)中，避免大量離線調(diào)整以及手工輸入。

多公司、多組織體系—Oracle系統(tǒng)一次性定義多個(gè)組織框架結(jié)構(gòu)，用于不同的法人實(shí)體的核算，建立遵循統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的財(cái)務(wù)報(bào)告實(shí)體。

財(cái)務(wù)核算體系：各公司在系統(tǒng)中設(shè)置為同一賬套下不同的經(jīng)營(yíng)單位，共用一套科目結(jié)構(gòu)和會(huì)計(jì)科目表、本位幣、會(huì)計(jì)日歷等信息，通過職責(zé)授權(quán)和安全性的設(shè)置，使得各獨(dú)立核算單位可以在同一個(gè)賬簿中進(jìn)行其職責(zé)權(quán)限內(nèi)的會(huì)計(jì)核算。銷售、采購(gòu)、庫(kù)存等業(yè)務(wù)，在各模塊核算中產(chǎn)生的財(cái)務(wù)信息，可以選擇人工定時(shí)或自動(dòng)隨時(shí)轉(zhuǎn)入總賬系統(tǒng)，在總賬系統(tǒng)自動(dòng)過賬，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控。

5.2 ERP系統(tǒng)實(shí)施的一般步驟

5.2.1OracleERP系統(tǒng)構(gòu)建階段

Oracle ERP系統(tǒng)構(gòu)建，主要是咨詢服務(wù)顧問團(tuán)隊(duì)根據(jù)已經(jīng)確定的詳細(xì)方案設(shè)計(jì)，在已安裝的系統(tǒng)軟件上做個(gè)性化的設(shè)置與二次開發(fā)，以達(dá)到詳細(xì)方案所設(shè)定的功能。系統(tǒng)設(shè)置了測(cè)試環(huán)境與產(chǎn)品環(huán)境。系統(tǒng)功能的測(cè)試和最終用戶的培訓(xùn)，在測(cè)試環(huán)境進(jìn)行。測(cè)試環(huán)境財(cái)務(wù)管理方面的數(shù)據(jù)將與原財(cái)務(wù)軟件并行三個(gè)月，用于檢驗(yàn)新系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性。

5.2.2上線測(cè)試環(huán)境試運(yùn)行階段

上線測(cè)試環(huán)境試運(yùn)行階段主要是找出詳細(xì)方案設(shè)計(jì)中沒有考慮到的問題，經(jīng)實(shí)際使用，發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)或運(yùn)用方面的缺陷，進(jìn)行修正。另一方面，測(cè)試環(huán)境試運(yùn)行將對(duì)最終用戶即最終的實(shí)際操作人進(jìn)行使用培訓(xùn)。為此，編制了每一個(gè)業(yè)務(wù)流程的測(cè)試腳本，測(cè)試腳本供最終用戶練習(xí)時(shí)對(duì)照使用。

5.2.3ERP崗位操作手冊(cè)

ERP崗位操作手冊(cè)由關(guān)鍵用戶編制，主要內(nèi)容是根據(jù)基本確定的ERP流程，按照崗位實(shí)際上線操作步驟，忠實(shí)記錄整個(gè)業(yè)務(wù)過程，填寫注意事項(xiàng)。

5.2.4上線切換準(zhǔn)備階段

上線切換準(zhǔn)備階段主要是上線前原財(cái)務(wù)系統(tǒng)與Oracle ERP系統(tǒng)間數(shù)據(jù)接口的轉(zhuǎn)換，包括科目對(duì)照表、總賬余額表、供應(yīng)商信息、客戶信息、原材料庫(kù)存信息、人員信息、部門信息等。

5.2.5正式上線運(yùn)行

12月份財(cái)務(wù)賬務(wù)處理結(jié)束后，現(xiàn)有期末數(shù)據(jù)作為Oracle ERP系統(tǒng)期初數(shù)據(jù)切換上線，同時(shí)在新的Oracle ERP系統(tǒng)設(shè)置13月單獨(dú)的一個(gè)會(huì)計(jì)期間，用于審計(jì)調(diào)整事項(xiàng)或其他需要調(diào)整事項(xiàng)的處理期間，需要調(diào)整的會(huì)計(jì)分錄在這個(gè)期間反映，13月的期末數(shù)為實(shí)際的下一年度的年初數(shù)。通過這樣的構(gòu)架可以解決下一年度期初數(shù)與上一年度期末數(shù)之間需要調(diào)整事項(xiàng)的問題。

6 與造船行業(yè)特點(diǎn)有關(guān)的關(guān)注點(diǎn)

6.1 關(guān)于建造合同準(zhǔn)則

造船企業(yè)一般需要按照《建造合同準(zhǔn)則》確認(rèn)收入成本。在合同總金額確定的條件下，造船完工程度的測(cè)算和在建船舶預(yù)計(jì)總成本的確定，成為在《建造合同準(zhǔn)則》下確定收入成本的關(guān)鍵。在ERP系統(tǒng)中，規(guī)定某一時(shí)點(diǎn)的造船完工程度，以距離相鄰的兩個(gè)大節(jié)點(diǎn)的完工時(shí)間的百分比確定，而各造船大節(jié)點(diǎn)的完工程度，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)值以文件頒布形式確定。在建船舶預(yù)計(jì)總成本，根據(jù)不斷更新的預(yù)算成本確定。

6.2 造船項(xiàng)目專用材料管理

為解決造船專用物資問題，在ERP系統(tǒng)的構(gòu)建當(dāng)中，從采購(gòu)、入庫(kù)驗(yàn)收、倉(cāng)庫(kù)管理、材料領(lǐng)用整個(gè)階段均設(shè)置了項(xiàng)目管理，各單船材料不能混用，如確實(shí)出現(xiàn)需要代用的情況，必須辦理出入庫(kù)手續(xù)，更換材料船名，方可使用。

6.3 構(gòu)建與造船行業(yè)相匹配的成本結(jié)構(gòu)

船舶建造包括殼、舾、涂、管、機(jī)、電等專業(yè)，又包括分段建造、船體合攏、下水、試航等多個(gè)階段，因此在構(gòu)建成本結(jié)構(gòu)上，設(shè)置了船體成本、舾裝成本、涂裝成本、電裝成本、機(jī)裝成本、管裝成本等二級(jí)核算科目，與造船任務(wù)編碼、材料大類編碼一樣，多維度對(duì)造船成本進(jìn)行反映與分析。

6.4 資金使用與項(xiàng)目掛鉤

結(jié)合造船項(xiàng)目預(yù)算，在材料采購(gòu)、勞務(wù)費(fèi)用、直接費(fèi)用、人工成本等方面，資金的使用直接對(duì)應(yīng)到造船項(xiàng)目，在資金使用的源頭上對(duì)造船項(xiàng)目成本進(jìn)行控制。

7 ERP上線以后的關(guān)注事項(xiàng)

7.1 領(lǐng)導(dǎo)重視與最終用戶責(zé)任心

隨著ERP系統(tǒng)的實(shí)施，企業(yè)很多崗位的工作流程會(huì)被改變，終端用戶會(huì)覺得增加了工作量而產(chǎn)生抵觸情緒，導(dǎo)致工作效率下降，因此，領(lǐng)導(dǎo)(尤其是一把手)的重視程度尤為重要。

7.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性

ERP數(shù)據(jù)包括上線前的靜態(tài)數(shù)據(jù)和上線后的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)一般能在顧問團(tuán)隊(duì)的幫助下順利解決。ERP上線后，為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，建立了數(shù)據(jù)復(fù)核制度，提出數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)前需要復(fù)核，錄入系統(tǒng)后再進(jìn)行一次復(fù)核的制度，以保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。通過后一道工序?qū)η耙坏拦ば虻臅r(shí)間倒逼，保障數(shù)據(jù)的及時(shí)性。

8 結(jié)語(yǔ)

通過實(shí)施ERP系統(tǒng)，重塑了企業(yè)管理流程，優(yōu)化了企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，創(chuàng)建了先進(jìn)的信息系統(tǒng)平臺(tái)與溝通平臺(tái)，有效提升了企業(yè)管理能力，增強(qiáng)了企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，有助于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。