張艷

摘 要：本文首先分析了辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，包括效率高、便利性以及存儲(chǔ)安全性，接著提出了提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，增強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，建立完善的醫(yī)院檔案管理制度等措施。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；應(yīng)用

醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程中涉及到的內(nèi)容比較多，也相對(duì)比較復(fù)雜，會(huì)產(chǎn)生很多的檔案資料，包括病人病例、治療方案以及醫(yī)療器械等等，這些檔案資料有文字、視頻、圖片等，是醫(yī)院管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為檔案管理的有力工具，運(yùn)用先進(jìn)的信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、高效化，提升了醫(yī)院檔案管理成效。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)

1.1 辦公自動(dòng)化概述

所謂辦公自動(dòng)化，主要就是建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)優(yōu)化辦公模式，以此來(lái)收集、整理、分析醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)，運(yùn)用先進(jìn)的電子平臺(tái)來(lái)進(jìn)行檔案資料存儲(chǔ)，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)這些檔案進(jìn)行處理，從而為醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展提供基礎(chǔ)性保障。辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，能夠讓信息進(jìn)行自動(dòng)化傳輸與發(fā)送，提升了信息流通的速度。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)如下：

1）效率高。隨著辦公自動(dòng)化被企事業(yè)單位的大幅度應(yīng)用，相應(yīng)的提升了醫(yī)院檔案管理的成效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理基本都是手工操作，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理、分類與歸檔，工作量很大，影響了檔案管理成效。醫(yī)院的科室比較多，每個(gè)部門的功能都是不一樣的，檔案資料內(nèi)容比較繁雜，呈現(xiàn)出明顯的多元化特點(diǎn)。而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行檔案資料整理，用預(yù)先設(shè)定好的路徑，管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)入信息系統(tǒng)入口就可以完成數(shù)據(jù)的記錄與傳遞，大大提升了檔案的整理與歸檔成效。

2）便利性。病人在醫(yī)院就醫(yī)期間的一些信息資料，醫(yī)院要作為檔案長(zhǎng)期保存下來(lái)。此外還有醫(yī)務(wù)工作者的人事檔案、醫(yī)療機(jī)械采購(gòu)檔案等等，基于長(zhǎng)期保存需求需要把檔案信息轉(zhuǎn)為數(shù)字化的形式，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫(kù)，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)檔案信息查詢的便利性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)。

3）存儲(chǔ)安全性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的存放，會(huì)對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生很大的影響，那些紙質(zhì)會(huì)因?yàn)槭艹倍兊米舟E模糊，部分影像資料也會(huì)不再清晰，降低了檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量。畢竟紙質(zhì)檔案受溫度、濕度等外界因素的影響比較大。但是，隨著辦公自動(dòng)化的深入，檔案存儲(chǔ)工作變得簡(jiǎn)潔、高效。原始的紙質(zhì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)化為電子版本，促使信息化管理成為現(xiàn)實(shí)，節(jié)省了檔案管理的時(shí)間和存儲(chǔ)空間，一個(gè)芯片就能存儲(chǔ)全部的檔案資料，管理起來(lái)也相對(duì)比較容易，提升了存儲(chǔ)的安全性。

2 提升辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理措施

在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案信息資源管理中，檔案部門也比較重視相關(guān)資料的收集與整理、存儲(chǔ)等，但是，在思想意識(shí)上會(huì)覺(jué)得只要檔案資料能夠不丟失、安全存放到位、能夠提供借閱、查看等服務(wù)就是完成任務(wù)。而且因?yàn)槭艿絺鹘y(tǒng)管理理念的制約，工作方式也相對(duì)比較固定。要進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案管理工作成效，運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件把當(dāng)前的檔案信息資源進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用，成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2.1 提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

在辦公自動(dòng)化背景下，要明確辦公自動(dòng)化的具體要求，不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案管理人員要能夠意識(shí)到檔案管理工作開(kāi)展所面臨的問(wèn)題，具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件進(jìn)行檔案管理。醫(yī)院管理者也要重視檔案管理工作的開(kāi)展，不能讓其他人員兼任檔案管理人員，也不能有輪流值班的現(xiàn)象發(fā)生，要結(jié)合自身實(shí)際打造專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這樣才能更好的應(yīng)對(duì)辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的要求。要確保自動(dòng)化環(huán)境下各種檔案資料的完整與準(zhǔn)確，工作人員可以采取“四同步”的管理工作模式，包括下達(dá)任務(wù)計(jì)劃書(shū)跟檔案資料整理同步；醫(yī)療工作與文件資料形成同步；綜合整理與材料歸檔要求同步，質(zhì)量控制與報(bào)告驗(yàn)收同步。完善人才隊(duì)伍配備模式，及時(shí)提升專業(yè)素質(zhì)，嚴(yán)格篩選專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)都過(guò)關(guān)的檔案管理員，定期進(jìn)行專業(yè)化的知識(shí)培訓(xùn)，也可以聘請(qǐng)專家來(lái)開(kāi)展講座，組織培訓(xùn)工作考核，把檔案管理人員的考核跟福利待遇掛鉤，這樣才能提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

2.2 增強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下提升檔案工作開(kāi)展的成效，一個(gè)首要前提和基礎(chǔ)就是爭(zhēng)取醫(yī)院管理部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，假如沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視那么檔案辦公自動(dòng)化工作開(kāi)展就不會(huì)很順利。隨著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展，檔案資料也在增多。包括檔案管理人員安排、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等都需要征得領(lǐng)導(dǎo)的同意。因?yàn)槲镔|(zhì)的投入是重要的前提和基礎(chǔ)。要有計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)、掃描儀等，這些現(xiàn)代化的管理設(shè)備是必備的設(shè)施，當(dāng)然還有滅火器、濕度測(cè)試儀器等，這是提高醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)。做好檔案管理的宣傳與匯報(bào)工作，增加知識(shí)檢索、知識(shí)服務(wù)、知識(shí)創(chuàng)造和知識(shí)組織等，以便得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能激發(fā)檔案工作人員的熱情，提升醫(yī)院檔案管理成效，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其在服務(wù)醫(yī)院發(fā)展方面的重要作用。

2.3 建立完善的醫(yī)院檔案管理制度

制度是管理的根本與關(guān)鍵，這點(diǎn)在醫(yī)院檔案管理中的表現(xiàn)也非常明顯，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理也離不開(kāi)管理制度的約束。伴隨著時(shí)代的發(fā)展變化，辦公自動(dòng)化軟件的應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理制度也在發(fā)生著變化，不斷規(guī)劃管理方式，對(duì)思路盡心改革與調(diào)整，圍繞著檔案管理的自動(dòng)化、規(guī)范化與制度化建設(shè)做文章。在檔案信息采集的時(shí)候，為了確保信息資料的真實(shí)有效性、確保數(shù)據(jù)的嚴(yán)謹(jǐn)性，要嚴(yán)格按照地質(zhì)檔案信息采集制度進(jìn)行完整信息的采集和整理。在日常管理過(guò)程中，要按照制度要求實(shí)施規(guī)范化管理，避免出現(xiàn)檔案資料的有效性，要注重業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性，對(duì)檔案進(jìn)行編目與歸檔，運(yùn)用自動(dòng)化軟件建立統(tǒng)一的格式與標(biāo)準(zhǔn)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息資料混亂及時(shí)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

2.4 強(qiáng)化檔案信息化設(shè)備體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代的發(fā)展的必然要求，在檔案管理中運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化技術(shù)也是必然選擇。要發(fā)揮辦公自動(dòng)化軟件的優(yōu)勢(shì)，就要打造一體化管理系統(tǒng)，現(xiàn)代化管理要跟辦公自動(dòng)化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。辦公文件通過(guò)輸入可以直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，這樣就避免了檔案文件的遺漏問(wèn)題，通過(guò)自動(dòng)化軟件還能夠識(shí)別重要的文件檔案，并把這些信息資料及時(shí)共享到檔案管理部分，讓專人接收、整理。此外，運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備，還需要注重其安全性。要聘請(qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化設(shè)備的日常維護(hù)與管理，從而強(qiáng)化信息系統(tǒng)的安全性能。

3 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院檔案管理主要是歷年來(lái)醫(yī)院各項(xiàng)具有保存價(jià)值資料的收集和管理，從而提供相應(yīng)的查閱參考依據(jù)。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案管理工作的效率得到了很大的提升。在新時(shí)期，要明確辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理特點(diǎn)，提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，增強(qiáng)醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)，建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，強(qiáng)化檔案信息化設(shè)備體系建設(shè)。

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