金潔

摘 要：人事檔案工作只有與時俱進(jìn)，采取措施，立足實際，切實抓好人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是人事檔案工作中的重中之重。本文根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗，闡述了在實際工作中基礎(chǔ)材料收集方面的工作方法及注意事項，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；基礎(chǔ)材料；收集；存在問題；注意事項；重要性

人事檔案材料是人事檔案的基本構(gòu)成要素，是人事檔案的核心內(nèi)容。每個階段的每一份材料都濃縮了這一時期的人生經(jīng)歷，反映著個人在社會活動中的成長過程，是一個人成長的原始記錄，具有重要的憑證和參考作用。然而，隨著人事檔案目標(biāo)管理工作的深入開展，通過對人事檔案審核，暴露出這樣或那樣的問題，而究其產(chǎn)生的原因，無外乎兩個方面：收集不齊全與材料內(nèi)容填寫不規(guī)范。這當(dāng)中，收集工作是基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)，沒有收集齊全的基礎(chǔ)材料，也就無從談起制作的規(guī)范與否了。

在市場格局不斷變化的新形勢下，集團(tuán)公司機(jī)構(gòu)改革調(diào)整的頻率也相應(yīng)增多，有許多單位所管理的人事檔案都經(jīng)歷了多次分離、歸并、接收，有部分檔案甚至是經(jīng)過二次、三次移交；同時，人事檔案管理組織機(jī)構(gòu)和人員也隨著改革而發(fā)生變化，致使現(xiàn)職檔案管理人員在隨后的日常檔案提供利用的工作中，出現(xiàn)查而無據(jù)，又無法說明情況事情發(fā)生，而那些缺少的檔案材料也無從查找，無處補(bǔ)齊，使得人事檔案材料不能全面反映一個受控個體的真實情況，影響到組織勞資部門以及個人各方面工作需求，也直接影響到人事檔案的利用價值。

產(chǎn)生這種問題的原因，其根源有以下幾個方面：一是整個社會和普通職工的檔案意識淡薄，給收集工作帶來困難；二是材料的“舊、空、缺”現(xiàn)象，給收集工作帶來困難；三是形成材料不及時、不規(guī)范，歸檔制度不嚴(yán)格執(zhí)行給收集工作帶來困難；四是材料形成部門的分散性、人事檔案主體的流動性，給收集工作帶來困難；五是檔案材料最初生產(chǎn)者的整體業(yè)務(wù)水平不高，給收集工作帶來困難等等。實際上，徹底解決這種問題，并非是一件無法做到的事情，每個與人事檔案材料產(chǎn)生息息相關(guān)部門和人員，盡到本職責(zé)任，杜絕源頭問題發(fā)生，就能保證檔案材料的完整和準(zhǔn)確，著手方向應(yīng)有幾下幾點：

1 加強(qiáng)人事檔案材料收集工作的宣傳，明確收集工作的重要性

人事檔案工作長期處于封閉和半封閉狀態(tài)，外界很少了解。只有通過廣泛宣傳收集工作的重要意義和作用，提高基層領(lǐng)導(dǎo)、勞動人事工作人員和職工本人對人事檔案管理工作的認(rèn)識，取得他們的重視、獲取他們的支持是做好人事檔案管理工作的基本保障。

由于人事檔案材料的產(chǎn)生和形成涉及許多部門和單位。又因為種種原因往往形成積壓，未能及時向人事檔案的管理部門轉(zhuǎn)遞，造成了檔案內(nèi)容的失真。因此，必須把人事檔案管理的宣傳工作深入到基層單位、深入到每個人的頭腦中去?？梢圆扇∫韵聨追N方法：一是聯(lián)合組織和勞資部門加強(qiáng)培訓(xùn)。重點講授一些普遍存在的、大家經(jīng)常遇到的有關(guān)技術(shù)性和業(yè)務(wù)性的知識，對業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，增強(qiáng)各層次人事工作主管領(lǐng)導(dǎo)和具體操作人員的認(rèn)識。二是通過與檔案材料產(chǎn)生部門人事工作人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)往來，建立聯(lián)系點，多與他們進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，從而為人事檔案管理工作起到積極的促進(jìn)作用。三是開展業(yè)務(wù)自學(xué)活動。近年來，由于檔案管理員流動比較快，且有些并非專職檔案員，都身兼多職，有些檔案員甚至不知道哪些材料需要存檔，哪些材料不需要存檔，給材料收集工作帶來不便。因此需要邊工作、邊學(xué)習(xí)，根據(jù)工作人員的實際情況出發(fā)，采取需要什么學(xué)什么，缺什么補(bǔ)什么的原則，以盡快縮小實際能力與工作要求的差距。

2 積極收集、多方積累

人事檔案材料產(chǎn)生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣。研究和探討人事檔案材料的形成規(guī)律和特點是提高收集工作質(zhì)量的關(guān)鍵。只要我們檔案管理工作人員勤于思考和善于觀察，認(rèn)真調(diào)查研究，摸清檔案材料的來源，知道從什么地方去獲取，才能保證人事檔案材料收集工作的預(yù)見性和計劃性，爭取收集工作的主動權(quán)，減少被動性。

一是做好經(jīng)常性的收集工作。收集工作經(jīng)?；?，既是檔案工作自身發(fā)展的要求，也是保持人事檔案內(nèi)容真實的有效手段，應(yīng)采取一切措施盡快地將所形成的、新發(fā)現(xiàn)的人事檔案材料收集起來，及時歸入本人檔案。為做好經(jīng)常性的收集工作，首先要使檔案管理工作人員充分認(rèn)識檔案材料收集工作的長期性和艱巨性。人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性決定了收集工作不可能一勞永逸，不是一次、兩次突擊便可以了事的，而是一項經(jīng)常性的收集工作任務(wù)。其次是結(jié)合本部門的實際情況，必須與材料形成部門密切配合，疏通渠道，提出切實可行的具體要求，使收集工作長期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。二是主動上門、重點收集。人事檔案材料收集的重點應(yīng)根據(jù)各個時期的現(xiàn)狀來確定。所以，檔案工作人員要主動加強(qiáng)與各有關(guān)單位的聯(lián)系，積極主動、踏實細(xì)致，做到手勤、嘴勤、腿勤，及時發(fā)現(xiàn)收集線索，及時登門去收集。主要是通過黨、團(tuán)組織，重點收集在職工職工黨團(tuán)方面入黨、入團(tuán)、退黨、退團(tuán)等有關(guān)材料；通過與學(xué)歷、資歷管理部門聯(lián)系，掌握每個職工繼續(xù)學(xué)習(xí)深造等方面的信息，通過多方渠道，督促其將學(xué)校學(xué)習(xí)期間形成的材料和表現(xiàn)，以及知識和學(xué)歷的變化，收集起來歸入本人檔案；通過紀(jì)檢監(jiān)察部門構(gòu)建信息交流網(wǎng)絡(luò)，重點收集干部違法亂紀(jì)等有關(guān)方面的材料，為人事管理工作提供正確可靠的依據(jù)。三是建立健全收集工作制度。1）遞交制度，人事檔案管理部門應(yīng)建立健全移交和轉(zhuǎn)遞制度，保證檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得職工檔案的歸檔材料，人事檔案管理部門在總結(jié)實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，制定具體的人事檔案材料歸檔范圍、時間、質(zhì)量要求和應(yīng)履行的有關(guān)手續(xù)，并發(fā)至相關(guān)各部門執(zhí)行，任何組織與個人都不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔材料。2）索要制度，建立檔案材料索要函，對于未能按時遞交到人事檔案管理部門的人事檔案材料，要及時向檔案產(chǎn)生部門發(fā)索要歸檔材料函，限定時間，或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生。3）登記制度。為了便于了解收集工作的情況，還必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份進(jìn)行登記，對已經(jīng)整理完畢，放入個人檔案中的，要在《職工檔案材料轉(zhuǎn)入登記簿》相應(yīng)記錄后，注明已歸檔表識，避免檔案材料遺失或散落。4）檢查核對制度。檢查核對制度應(yīng)與缺少材料補(bǔ)充制度相結(jié)合。以單位為序，檢查收集情況，發(fā)現(xiàn)漏交單位，及時填寫《職工檔案缺少材料登記表》，同時向相關(guān)部門催要歸檔材料。四是方便利用，促進(jìn)收集。人事檔案和人事檔案管理工作能否繼續(xù)存在和發(fā)展，取決于人事檔案的利用能否滿足本單位人事管理工作的需求。人事檔案材料收集工作的最終目的是為本公司發(fā)展服務(wù)、為職工個人服務(wù)、為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有效的開發(fā)和利用檔案資源是人事檔案管理工作的生命所在。

3 人事檔案材料收集工作應(yīng)注意的問題

一是人事檔案在現(xiàn)實生活中具有現(xiàn)實效力和作用，要力求反映每一名職工的現(xiàn)實面貌，這就要求人事檔案管理部門更應(yīng)該注意新材料的收集工作，所以，人事檔案管理部門不能等待各部門把材料堆積如山時才去收集，也不能坐在辦公室等材料報上來，要克服消極等待的思想，講究工作效率，增加工作的主動性，及時迅速地收集應(yīng)歸檔的人事檔案材料。二是把深入細(xì)致的工作態(tài)度和工作作風(fēng)貫徹始終。要做到不能只滿足于發(fā)文件、打電話、一般詢問和等別人把材料送上門，應(yīng)當(dāng)深入到有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查研究，廣泛進(jìn)行宣傳動員，疏通材料來源渠道，摸清檔案材料形成的規(guī)律，在具體工作中不允許馬馬虎虎，粗枝大葉，否則一方面影響收集工作效率，增加鑒別的工作量；另一方面也直接影響人事檔案作用的發(fā)揮， 只有把握住收集工作的主動性，做到有的放矢，才能收到事半功倍之效。三是要處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，力求數(shù)量與質(zhì)量統(tǒng)一。不能因為急于收集檔案材料，而忽視在歸檔與接收前的審核與鑒別，重蹈歷史覆轍。因此，收集應(yīng)是有選擇的，既要防止“有文必歸”的片面做法，又要防止“應(yīng)歸不歸”的錯誤傾向。對于有價值的歸檔材料絕不遺漏，沒有保存價值的也不亂收歸檔。

收集工作是檔案管理工作的起點。及時、準(zhǔn)確、完整地收集歸檔材料，是人事檔案管理部門取得和積累檔案的一種手段，在人事檔案管理工作中處于特殊的地位。收集是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。只有將檔案材料完整齊全的收集起來，科學(xué)的整理和鑒別，人事檔案的信息資源才能得到充分的開發(fā)和利用。因此，收集工作的質(zhì)量，直接制約著各項業(yè)務(wù)工作的開展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，占有豐富而齊全的檔案材料，才能為檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。

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