楊靜

摘 要：在進行辦公室文書檔案管理工作的時候，對各類文書檔案進行收集、整理和利用，能夠為辦公室人事管理提供有利依據(jù)，對辦公室人事管理的順利進行起著較好的促進作用。在信息社會背景下，想要發(fā)揮辦公室文書檔案管理工作的整體作用，使辦公室文書檔案管理工作更具有規(guī)范性，就必須要加強對辦公室文書檔案管理工作的改革及創(chuàng)新，采取有效措施對其進行改進，為辦公室文書檔案管理工作的進步和發(fā)展提供有效參考依據(jù)。

關鍵詞：信息社會；辦公室文書；檔案管理；措施

隨著我國科學技術的迅速發(fā)展，各種新技術被應用到人類生活和生產(chǎn)中，給我們的日常生活和工作帶來較大改變，這也促進了信息技術在各行各業(yè)的普及化應用，使我們的信息交流效率得到有效提高。面對信息化社會背景，辦公室文書檔案管理工作亟待改進，需要對辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進行深入分析，根據(jù)實際情況對其進行合理改進，使其能夠更加適應時代發(fā)展的要求，為辦公室人事管理工作提供更好的信息支持，有效促進辦公室文書檔案管理工作的科學

發(fā)展。

1 信息社會背景下辦公室文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對信息化技術的認識程度較低

雖然信息化技術逐漸被應用到各個行業(yè)領域中，但人們對新事物的出現(xiàn)需要一定的適應時間，對于一些年齡較大的檔案管理人員存在較大的應用障礙，無法充分發(fā)揮信息化技術在辦公室文書檔案管理工作中的功能效用[1]。由于部分檔案管理人員對信息化技術的認識程度較低，沒有充分認識到信息化技術在辦公室文書檔案管理中的作用，不愿耗費過多的時間對信息化技術進行研究，這不僅影響到辦公室文書檔案管理工作的信息化建設，也阻礙了辦公室文書檔案管理中信息化技術的進步和創(chuàng)新。

1.2 數(shù)字化文書檔案的安全性較低

就目前來看，我國辦公室文書檔案管理的信息化水平較低，在安全保障系統(tǒng)方面存在嚴重的缺失現(xiàn)象，導致信息化檔案管理系統(tǒng)處于高風險的網(wǎng)絡環(huán)境中，很難保證數(shù)字化文書檔案的安全性[2]。面對這種情況，很容易受到多方面因素的不利影響造成檔案丟失和泄漏等狀況，比如遭到外界網(wǎng)絡攻擊或是網(wǎng)絡病毒等等，既影響了檔案管理系統(tǒng)的安全運行，也威脅著數(shù)字化文書檔案的安全性，難以實現(xiàn)對數(shù)字化文書檔案的安全傳輸和共享，不利于文書檔案管理工作的順利

進行。

1.3 檔案管理人員的培訓力度不足

檔案管理人員作為文書檔案管理工作的主要參與者，其素質(zhì)水平直接影響著文書檔案管理工作的整體效率，若是檔案人員缺乏良好的信息技術應用能力，將直接影響到文書檔案管理工作的順利進行[3]。面對這種情況，就必須要做好對檔案管理人員的培訓工作，使其能夠正確處理各種問題，有效保證文書檔案管理工作的整體效果。然而就實際情況來看，我國對檔案管理人員的培訓力度較低，很難發(fā)揮培訓工作的整體作用，導致檔案管理人員在進行實際工作中，常常出現(xiàn)失誤、違規(guī)等不良現(xiàn)象，嚴重影響了辦公室文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2 信息社會背景下辦公室文書檔案管理的改進措施

2.1 提高對文書檔案管理的認識

在信息化社會的持續(xù)發(fā)展背景下，信息化技術逐漸被各個行業(yè)所重視，不僅是提高我國社會生產(chǎn)力的重要途徑，也是提高辦公室文書檔案管理水平的關鍵手段。想要促進辦公室文書檔案管理工作的進步和發(fā)展，使辦公室文書檔案管理工作更具有實效性，就必須要提高檔案工作人員對信息化技術的認識程度，增強檔案管理人員的文書檔案管理意識，并根據(jù)辦公室文書檔案管理的內(nèi)容和要求對信息化技術進行靈活運用[4]。同時，為發(fā)揮信息化技術在辦公室文書檔案管理中的作用，也要合理增加對文書檔案管理工作的投入成本，以此確保辦公室文書檔案管理工作的信息化建設得以順利進行，有效實現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，有效提高辦公室文書檔案管理工作的整體水平。

2.2 建立完整的信息化檔案管理平臺

為提高辦公室文書檔案管理工作的整體效果，使辦公室文化檔案管理更加嚴密花和科學化，使文書檔案管理工作得以順利進行，必須要及時建立完整的信息化檔案管理平臺，以此提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，使數(shù)字化文書檔案的安全性得到有效提高。同時，也要重視檔案信息處理系統(tǒng)的建設，以便能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案資料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，對其進行快速分類和整理，有效確保數(shù)字化文書檔案的準確性和完整性。其次，為確保數(shù)字化文書檔案的整體質(zhì)量，杜絕數(shù)字化文書檔案出現(xiàn)丟失和破壞等情況，檔案管理人員也要及時建立多個存儲系統(tǒng)，比如在利用檔案信息系統(tǒng)進行檔案存儲的基礎上，選擇移動硬盤、傳統(tǒng)紙質(zhì)載體對重要的文書檔案進行備份，使文書檔案的安全性得到有效保障，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行提供有利

基礎。

2.3 改變傳統(tǒng)檔案管理方式

在以往的辦公室文書檔案管理工作中，常常會出現(xiàn)檔案登記不明等情況，對辦公室文書檔案和人事信息的安全性造成較大威脅，導致辦公室的職能作用無法得到充分發(fā)揮。面對這種情況，就必須要及時對辦公室文書檔案管理方式進行改變，使辦公室文書檔案管理工作更具有合理性，使其能夠滿足辦公室工作的各項要求。首先，在進行辦公室文書檔案管理的時候，要明確相關責任人，準確了解文書檔案的流動情況，以此減少檔案管理工作中的責任推諉現(xiàn)象。其次，要及時建立科學的分工體系，及時明確各個工作人員的崗位職責，使辦公室文書檔案管理工作中的職權(quán)交叉問題得到有效解決，有效減少檔案管理工作中的交叉和重復性工作，使辦公室文書檔案管理工作的目標得以順利完成。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為辦公室文書檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響著辦公室文書檔案管理工作的整體效果，做好對檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅能夠有效實現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的改進目的，也能夠為辦公室文書檔案管理工作的進步和發(fā)展提供有利基礎，有效減少不利于辦公室文書檔案管理工作的人為因素。首先，在進行檔案管理人員的培訓工作時，要根據(jù)辦公室文書檔案管理工作的重點和難點確定培訓內(nèi)容，確保檔案管理人員能夠準確把握工作范圍和重點，繼而對辦公室文書檔案進行針對性、有效性的收集和整理，避免在辦公室文書檔案管理工作中出現(xiàn)檔案缺失等不良現(xiàn)象。其次，應積極組織開展技術交流、技術講座及會議討論等活動，通過多種渠道為檔案管理人員提供更多的學習機會，使檔案管理人員能夠形成良好的自我強化意識，不斷提高自身的業(yè)務能力，為辦公室文書檔案管理工作的順利進行提供有利支撐。

3 結(jié)語

綜上所述，為促進辦公室文書檔案管理工作的進步和發(fā)展，使其能夠更加適應信息化時代的發(fā)展要求，應積極提高對文書檔案管理的認識、建立完整的信息化檔案管理平臺、改變傳統(tǒng)檔案管理方式、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從多方面提高辦公事文書檔案管理工作的水平，使辦公室文書檔案管理工作更具有實效性，為辦公室人事管理提供更可靠的信息支持。

參考文獻

[1]高青青.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].人力資源管理，2018（02）：207-208.

[2]蒲明桂.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2017（10）：81.

[3]張玉梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2017（02）：108.

[4]聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].城建檔案，2016（03）：57-58.