祝光慧

摘 要：作為信息社會發(fā)展的產(chǎn)物，電子檔案的管理是單位管理中必不可少的工作內(nèi)容。現(xiàn)代檔案要加強(qiáng)管理，就要正視問題，對于管理中存在的技術(shù)類問題等加以分析，適應(yīng)信息化時(shí)代的要求，進(jìn)行電子檔案的管理工作。本文分析新形勢下電子檔案的管理問題，對于新形勢下的電子檔案管理的對策加以建議。

關(guān)鍵詞：電子檔案；存在問題；解決對策

利用計(jì)算機(jī)形成的管理技術(shù)之一，電子檔案是較具顯著信息技術(shù)特征的管理內(nèi)容。其存儲在特定的介質(zhì)內(nèi)，以代碼形式，形成了檔案管理工作中能夠應(yīng)用的產(chǎn)物。這種檔案現(xiàn)代化的顯著標(biāo)注是電子檔案的標(biāo)簽，其形成現(xiàn)代化手段，在存儲、輸出、處理等方面，比紙質(zhì)檔案有著無法超越的優(yōu)勢。電子檔案中的文件載體，不同于傳統(tǒng)的檔案，記錄形式也有所不同，新型的電子檔案給檔案工作帶來的活力和生機(jī)。在管理方法和管理形式上給工作人員提出了新的要求。

1 新形勢下電子檔案管理存在的問題

黔西南州航務(wù)管理局是隸屬于州人民政府交通主管部門的副縣級水路交通運(yùn)輸管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的管理宗旨和業(yè)務(wù)范圍包括：貫徹執(zhí)行航務(wù)管理法律法規(guī)，促進(jìn)水路交通事業(yè)發(fā)展。

業(yè)務(wù)范圍為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國港口法》、《中華人民共和國航道法》、《國內(nèi)水路運(yùn)輸管理?xiàng)l例》和《貴州省水路交通管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，負(fù)責(zé)港口建設(shè)和管理；港口行政、水路運(yùn)政管

理[1]。

機(jī)構(gòu)的規(guī)格為黔西南州航務(wù)管理局為承擔(dān)行政職能類副縣級事業(yè)單位，隸屬黔西南州交通運(yùn)輸局管理。下設(shè)辦公室：負(fù)責(zé)文電、會務(wù)、機(jī)要、檔案等日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作；負(fù)責(zé)勞動人事、工資管理工作，協(xié)調(diào)全局各部門、各基層單位之間的工作；負(fù)責(zé)內(nèi)部保安和后勤保障工作；負(fù)責(zé)局本部財(cái)務(wù)會計(jì)和全州水路交通計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作。

港航管理科：負(fù)責(zé)組織編制和執(zhí)行年度水路運(yùn)政管理、港口管理工作計(jì)劃、規(guī)費(fèi)征收計(jì)劃；按管理權(quán)限對基層辦理水路運(yùn)輸、港口經(jīng)營許可事項(xiàng)，對須經(jīng)局許可的水路運(yùn)輸、港口經(jīng)營事項(xiàng)提出審核意見；對基層運(yùn)政、港口管理業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查、督促、指導(dǎo)，組織業(yè)務(wù)

培訓(xùn)。

法規(guī)安全科：負(fù)責(zé)全州水路交通法律法規(guī)的貫徹執(zhí)行和監(jiān)督檢查，維護(hù)全州水路交通運(yùn)輸安全生產(chǎn)，制訂行業(yè)安全生產(chǎn)、勞動保護(hù)規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行；負(fù)責(zé)做好安全事故的調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析和上報(bào)工作，參與重特大惡性事故的調(diào)查處理；負(fù)責(zé)水路交通法律法規(guī)政策咨詢、行政法律事務(wù)、行政復(fù)議以及訴訟工作。

機(jī)構(gòu)對電子檔案架構(gòu)的設(shè)置，改變了傳統(tǒng)的檔案管理的思路。由于電子檔案的出現(xiàn)較晚，因此，在實(shí)際操作中，由于儲存的空間占用和信息的處理效率上存在很大的優(yōu)勢，因此，在認(rèn)識和利用上存在一些突出的問題。

第一，一些領(lǐng)導(dǎo)對于電子檔案存在意識上的誤區(qū)，認(rèn)為電子檔案就是保管的事務(wù)性工作，對于單位和部門的運(yùn)營起不到實(shí)質(zhì)性的作用，因此，在電子檔案的管理上重視度不夠。一些基層的檔案管理人員在觀念上很陳舊，沒有對變化的工作環(huán)境和對象及時(shí)加以關(guān)注。電子檔案的差異性實(shí)際上是需要在思維上適應(yīng)和調(diào)整的。但是守舊和封閉，只能使得檔案管理電子化的進(jìn)程變慢。

第二，由于電子檔案的管理范圍較大，因此，依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)方能完成。如果管理的范圍不狗明確，就會帶來系統(tǒng)和數(shù)據(jù)文檔等的丟失。定期備份也好，硬盤保管也好，容易在系統(tǒng)文件等方面出現(xiàn)管理的問題。在電子檔案的管理中，存在電子檔案保存不完整不連續(xù)的問題，在電子檔案的管理中，主要漏洞包含光盤、U盤等介質(zhì)，在紙質(zhì)檔案上列入備份數(shù)據(jù)檔案的時(shí)候，進(jìn)行登記簿的的放置，在進(jìn)行待女子檔案的放置的時(shí)候，容易發(fā)生拷貝丟失的技術(shù)情況，列入檢查內(nèi)容之后，會在一定程度上影響電子檔案的運(yùn)營[2]。

第三，由于當(dāng)前很多電子檔案管理工作人員過高估計(jì)安全性，但是隨著全球化和信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的到來，待女子檔案在接收、發(fā)送、保管時(shí)容易受到病毒的侵害，甚至出現(xiàn)竊聽、泄密、篡改和偽造的情況。電子文件檔案存儲的信息并不是完全安全的。在利用過程中可能存在前在的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案的利用比起來，顯著的特點(diǎn)就是快捷和迅速，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行信息的讀取，放置被修改。在電子檔案利用的過程中，由于相關(guān)的信息容易被覆蓋和改動，會對原告進(jìn)行破壞，因此應(yīng)該將檔案保管部門在電子檔案進(jìn)行利用之后進(jìn)行檢驗(yàn)，保證電子檔案的完整性和原始性。

2 強(qiáng)化新形勢下電子檔案管理的有效對策

第一，進(jìn)行電子檔案的管理，需要將機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的意識加以提高。從以人為本的戰(zhàn)略高度，強(qiáng)化對電子檔案的規(guī)律的探索，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，防止電子檔案出現(xiàn)原件和文件形式的失誤。依靠制度和信息技術(shù)的支持，通過計(jì)算機(jī)加密、簽署和身份驗(yàn)證等方式，加強(qiáng)電子文件的安全性和真實(shí)性，通過加強(qiáng)電子文件管理制度，轉(zhuǎn)換登記制度和載體制度，杜絕信息失真的發(fā)生。檔案人員通過技術(shù)處理，將歸檔的電子文件改為制度，從保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保障電子文件的可靠性[3]。

第二，采用以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論山給可以進(jìn)行長期的保存，因此此種方式的信息的讀出是無接觸式的，在電子文件進(jìn)行實(shí)際貯存的時(shí)候，由于電子文件中原始信息的長期保存有待檔案工作者進(jìn)行探討和研究，采取嚴(yán)格的安全措施和安全的數(shù)據(jù)備份手段，將有檔案價(jià)值的電子文件制作成為紙質(zhì)和縮微膠片拷貝件，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)的丟失和損壞，進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修復(fù)，保證電子檔案的完整，對電子文件依附的載體壽命，進(jìn)行保存標(biāo)準(zhǔn)和載體質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)的制定，使得這類載體具有更長的保存期限，使用搞笑的網(wǎng)絡(luò)安全防范軟件，防止出現(xiàn)非法的攻擊和破壞以及病毒入侵，確保電子檔案信息的存儲和傳輸?shù)陌踩霈F(xiàn)問題。

第三，完善歸檔制度，探索電子檔案管理規(guī)范化的道路。通過制定電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范以及電子文件歸檔和管理范圍，從電子文件的定義以及收集方面，進(jìn)行檔案的管理、移交和保管利用，通過詳細(xì)的固定，為文檔管理規(guī)范化奠定基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實(shí)際情況，從電子檔案文件的產(chǎn)生途徑、類型出發(fā)，明確歸檔電子文件的管理計(jì)中，劃定歸檔電子檔案文件的范圍，加強(qiáng)歸檔電子檔案文件的保護(hù)，購入電子檔案歸檔的管理系統(tǒng)軟件，形成電子文件的管理

方法。

第四，對檔案進(jìn)行電子化管理，必須前期就開始對檔案管理的人員加以培養(yǎng)，讓管理人員學(xué)會電子數(shù)據(jù)的使用、存儲、傳輸和檢索操作，掌握電子檔案管理的基礎(chǔ)知識和管理環(huán)節(jié)，理解電子檔案的保存嚴(yán)重性和必要性，實(shí)施電子文件的整理和鑒定，適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，重視電子文檔的管理和培養(yǎng)。檔案管理人員也要采取積極的措施，抓好知識的更新，提高自身的素質(zhì)，適應(yīng)文檔工作的發(fā)展需求[4]。

3 結(jié)語

電子檔案對文件的管理，已經(jīng)成為當(dāng)前信息時(shí)代勢不可擋的潮流，在電子檔案的資源管理方面，采用檔案信息高速公路的研究方法，建立和發(fā)展檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程，從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)文件管理，采用高度的責(zé)任心，運(yùn)用專業(yè)的科學(xué)的檔案管理平臺，進(jìn)行電子信息文件的平臺接收和管理，突出信息管理安全，促進(jìn)單子檔案管理事業(yè)的科學(xué)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]肖秋會，詹欣然.《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）解讀[J].北京檔案，2018，（5）：26-29.

[2]王爽.電子檔案信息安全評價(jià)指標(biāo)體系結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)[J].微型電腦應(yīng)用，2018，（3）：50-52.

[3]陳曉暉.我國電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)[J].蘭臺世界，2018，（3）：25-32.

[4]張文杰.高中電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理的思考[J].學(xué)周刊，2018，（21）：183-184.