何菁霞

摘 要：人事檔案是人力資源個人形象記錄，也是人員個人信息的匯總，包括履歷、學(xué)歷以及政治等方面，所以人事檔案相當(dāng)于個人信息數(shù)據(jù)庫，有了該數(shù)據(jù)庫，人力資源管理便有了參考依據(jù)。所以在人力資源管理中，人事檔案管理比較受重視。相關(guān)人員要深度挖掘人事檔案管理的優(yōu)勢，使其在人力資源管理中發(fā)揮更大價值。

關(guān)鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理；作用；強(qiáng)化措施

相關(guān)人員在強(qiáng)化人事檔案管理作用時，需要從人事檔案管理和人力資源管理本身入手，對兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，對人事檔案管理的新要求進(jìn)行掌握，如此才能找到強(qiáng)化措施，加強(qiáng)兩者聯(lián)系。本文主要針對人力資源管理中人事檔案管理的作用進(jìn)行分析。

1 人力資源管理中人事檔案管理的作用

1.1 保管人力資源的相關(guān)信息

在人力資源管理中，管理主體需要對人員的個人情況進(jìn)行了解，才能知人善任，對人員進(jìn)行合理配置。人員信息詳細(xì)程度會直接關(guān)系到人力資源管理水平，這些信息資源會被收錄到人事檔案中，由管理主體保管[1]。雖然人事檔案在多數(shù)情況下是作為憑證存在，但另一方面人事檔案的存在也使每個人員的信息得到最大程度保管儲存。管理主體可以隨時調(diào)出人員的個人檔案，對其進(jìn)行評價和判斷，進(jìn)而采取合理的管理措施。

1.2 使人力資源得到優(yōu)化配置

在企業(yè)或?qū)W校等單位中，人力資源管理的最終目的是使其成為單位的核心資源，發(fā)揮人員的價值，使人員能為單位發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。相關(guān)人員對人事檔案進(jìn)行分析研究，可以發(fā)現(xiàn)每個人員獨(dú)一無二的作用優(yōu)勢，然后對該優(yōu)勢進(jìn)行深度挖掘和培訓(xùn)，使人員都能成為人才。每個人員優(yōu)勢不同，管理部門如果能利用這些優(yōu)勢，使人才揚(yáng)長避短，在各自的崗位和職位上兢兢業(yè)業(yè)，然后將這些崗位和職位聯(lián)系起來，組織成一個整體，則單位內(nèi)部的部門、系統(tǒng)以及組織之間也會加強(qiáng)聯(lián)系，以促進(jìn)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。而組織、部門或系統(tǒng)中的人才都能發(fā)揮自己的最大價值。所以做好人事檔案管理，可以使人力資源得到最優(yōu)配置，人員利用率會得到提高。

1.3 為人事變更提供參考依據(jù)

在單位內(nèi)部，必定會發(fā)生人事變動，無論是職位變動還是崗位變化都會造成人員主動流動和被動流動，人事變化后，人員的去留以及薪酬待遇等都要作出調(diào)整[2]。人力資源管理部門對這些內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，需要參照的依據(jù)就是人事檔案。人事檔案關(guān)系著人員的切身利益，相關(guān)部門應(yīng)對該檔案進(jìn)行妥善保管，并積極完善檔案信息，但前提是要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。人事檔案可以對人員素質(zhì)進(jìn)行證明，人員素質(zhì)包括個人職業(yè)道德修養(yǎng)表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力等，而這些素質(zhì)在檔案中可具體表現(xiàn)為：績效考核成果以及個人不良記錄等。

1.4 推動人力資源開發(fā)

人事檔案是基于人力資源管理的過程所形成的，在人事檔案中記錄了關(guān)于人員的工作表現(xiàn)、績效情況、綜合素質(zhì)情況、個人經(jīng)歷等一系列信息，這些信息或通過文字，或通過圖表形式表現(xiàn)出來，具有客觀真實(shí)性，能夠反映出員工的工作能力及綜合素質(zhì)。在人力資源管理中，人事變動是常有的事情，人力資源開發(fā)更是人力資源管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，這可以為單位帶來更優(yōu)質(zhì)的人才，進(jìn)而更好的提升工作效率。在人力資源管理中，需要對工作人員進(jìn)行選拔，而對于工作人員最基礎(chǔ)的了解便是來自于其儲存在人事檔案中的歷史信息，只有據(jù)此充分分析工作人員的專業(yè)能力、個人素質(zhì)，才能夠進(jìn)行科學(xué)的人員配置，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化與開發(fā)。此外，在人力資源管理過程中所產(chǎn)生的人員變動情況，也會詳細(xì)的記錄在人事檔案中，為工作人員的后續(xù)選拔任用提供依據(jù)。由此可見，對于人力資源的開發(fā)，必須要充分的依靠人事檔案，人事檔案的存在及完整性，能夠在很大程度上推動人力資源的科學(xué)良性開發(fā)。

2 強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理作用的措施

2.1 加強(qiáng)對人事檔案管理的重視

人事檔案和身份證一樣，象征一個人的身份，人事檔案會跟隨人一生，其與人力資源管理有著千絲萬縷的重要關(guān)系，這一點(diǎn)一定要為部門管理人員所知?；谌耸聶n案的重要性，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的層面，從而更好的輔助管理者就人力資源管理進(jìn)行科學(xué)決策。管理人員要加強(qiáng)對人事檔案管理的重視，樹立正確的管理觀念和意識，并對人事檔案的收集、整理以及應(yīng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，使人事檔案得到妥善保管，不會出現(xiàn)丟失或被惡意篡改問題。

2.2 健全人事檔案管理制度

人事檔案管理和其他檔案管理一樣，都會出現(xiàn)弄虛作假問題，有的人事檔案在應(yīng)用中還會出現(xiàn)丟失問題，這不僅會損失人員的個人利益，使很多利益方面沒有了真實(shí)憑證，還使人員的管理水平下降。沒有真實(shí)完整的信息憑證，單位在判斷人才優(yōu)勢時，容易出現(xiàn)誤差，所以相關(guān)部門還要杜絕這種問題的發(fā)生。在實(shí)際中，管理問題和管理制度有直接關(guān)聯(lián)，如果制度不合理，或執(zhí)行落實(shí)不到位，很多管理環(huán)節(jié)便會出現(xiàn)紕漏，使管理問題有了可乘之機(jī)。針對人事檔案管理，相關(guān)單位還要建立完善的管理制度，該制度要囊括檔案管理的所有環(huán)節(jié)和所有內(nèi)容，并對其起到約束管理作用，使人事檔案管理更加規(guī)范合

理[3]。對于人事檔案材料的管理，應(yīng)當(dāng)確保檔案傳遞、登記的完整性，同時開展檔案管理的動態(tài)考核工作，如果發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)遺漏缺失的情況，應(yīng)當(dāng)立即進(jìn)行相應(yīng)的查漏補(bǔ)缺，確保檔案材料的真實(shí)性、完整性和統(tǒng)一性。

2.3 對人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)

信息化管理是管理工作的新手段、有效路徑，所以相關(guān)單位還應(yīng)對人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，使管理效率得到提升。利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)的信息軟件技術(shù)，管理人員可以對人事檔案信息進(jìn)行動態(tài)監(jiān)管，可以隨時更新人員的最新信息，使檔案永遠(yuǎn)處于最新狀態(tài)。另外在信息監(jiān)管中，還可以發(fā)現(xiàn)信息紕漏，減少信息管理失誤。

2.4 提高人力資源需求預(yù)測水平

人事主管部門主管人力資源調(diào)配調(diào)整工作，該部門人員需要隨時了解人力資源需求變動情況，如此才能高效應(yīng)對人事變更，從而作出最有利的安排，使人事檔案和人員都得到利用。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

要想做好人力資源管理中的人事檔案管理工作，就必須充分認(rèn)識到人事檔案管理人員的重要性，并積極采取措施提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好的開展人事檔案管理工作。首先，人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備較高的政治素養(yǎng)，具有嚴(yán)格的紀(jì)律組織性，并且要加強(qiáng)對其的職業(yè)道德建設(shè)，確保人事檔案管理人員在工作的過程中能夠嚴(yán)格按照規(guī)范進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息作假的情況，提高人事檔案的真實(shí)性，以為后續(xù)的人力資源管理工作開展奠定基礎(chǔ)。其次，針對不斷變動的人力資源管理工作，也需要不斷的提高人事檔案管理水平，以更加符合人力資源管理的需求。對此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人事檔案管理人員的專業(yè)技能建設(shè)，不斷提升其專業(yè)知識，并定期對其開展培訓(xùn)，以促使其更好的適應(yīng)新形勢、新要求，符合人事檔案管理要求。

3 結(jié)語

人事檔案管理在人力資源管理中的應(yīng)用價值毋庸置疑，人事主管部門要利用人事檔案來管理人員，編制人員利用調(diào)配計(jì)劃，還需要從實(shí)際出發(fā)，強(qiáng)化人事檔案管理重要性，提高人事檔案管理水平，并將其與單位運(yùn)營結(jié)合起來。

參考文獻(xiàn)

[1]曹麗麗.人事檔案管理在事業(yè)人力資源管理中的作用[J].人力資源管理，2018（03）：186-187.

[2]于洪鑫.人力資源管理中人事檔案管理的作用[J].黑龍江科學(xué)，2017，8（11）：10-11.

[3]胡彩霞.人力資源管理中人事檔案管理的有效運(yùn)用研究[J].人力資源管理，2017（06）：336-337.