摘 要：在招投標(biāo)制度執(zhí)行過(guò)程中，招投標(biāo)檔案可以真實(shí)的對(duì)建設(shè)工程、重大設(shè)備采購(gòu)等企業(yè)的招投標(biāo)活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行記載，是招投標(biāo)工程的相關(guān)法律依據(jù)，通過(guò)分析廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理存在的一些突出問(wèn)題，提出優(yōu)化招投標(biāo)檔案管理的對(duì)策建議，保證企業(yè)招投標(biāo)檔案的規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo)檔案；現(xiàn)狀分析；存在問(wèn)題；對(duì)策建議

企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在公開(kāi)招（投）標(biāo)、邀請(qǐng)招（投）標(biāo)、比選、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源等訂立合同（協(xié)議）預(yù)備階段，形成的具有憑證作用和保存價(jià)值的各類文字、聲像等原始材料。

廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案是指企業(yè)在勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程建設(shè)、施工監(jiān)理、調(diào)試服務(wù)生產(chǎn)以及設(shè)備、材料采購(gòu)等過(guò)程中具有查考利用價(jià)值的歷史記錄，是企業(yè)檔案不可分割的一部分，是企業(yè)的重要資產(chǎn)，具有法律依據(jù)和保存價(jià)值的原始憑證。

筆者所在的上海老港廢棄物處置有限公司（以下簡(jiǎn)稱公司），承擔(dān)著上海市市區(qū)約70%的生活垃圾的起吊、短距離運(yùn)輸和約2000噸/天的城市市政污泥填埋處置任務(wù)。生活廢棄物通過(guò)水上運(yùn)輸方式抵達(dá)老港公司港池，經(jīng)過(guò)起吊、運(yùn)輸、傾卸、攤鋪、壓實(shí)、覆土、終場(chǎng)生態(tài)修復(fù)等環(huán)節(jié)處置，并且實(shí)施污水處理、填埋氣處理、惡臭處理、蟲(chóng)害控制、廢棄物資源化利用等業(yè)務(wù)，是目前國(guó)內(nèi)規(guī)模最大的無(wú)害化、資源化、生態(tài)型廢棄物處置基地。工程建設(shè)和設(shè)備管理、垃圾處置是公司生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)管理工作的基本任務(wù)，招投標(biāo)檔案為這一基本業(yè)務(wù)順利、高效、經(jīng)濟(jì)地完成生產(chǎn)任務(wù)奠定了基礎(chǔ)，提供技術(shù)支撐與保障服務(wù)。

近年來(lái)，隨著上海城市規(guī)模不斷擴(kuò)大和人口日益增長(zhǎng)，生活垃圾的產(chǎn)量迅速上升，公司生活垃圾和污泥處置任務(wù)猛增，為了適應(yīng)建設(shè)國(guó)際化大都市的新形勢(shì)，公司加大了基本建設(shè)和廢棄物處置設(shè)備的投入，以滿足填埋處置和環(huán)保工作日益增長(zhǎng)的需要，招投標(biāo)檔案數(shù)量亦隨之急劇增加。面對(duì)企業(yè)發(fā)展的新需求和招投標(biāo)管理工作的新情況，進(jìn)一步加強(qiáng)與優(yōu)化廢棄物處置招投標(biāo)檔案的管理很有必要。

1 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案的特點(diǎn)

1.1 成套性

招投標(biāo)檔案產(chǎn)生于建設(shè)工程、重大設(shè)備采購(gòu)等招投標(biāo)活動(dòng)領(lǐng)域，其最明顯的特點(diǎn)是建設(shè)、采購(gòu)項(xiàng)目成套性，即一個(gè)項(xiàng)目的檔案是有機(jī)聯(lián)系的整體。往往圍繞一個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)形成一組檔案，與其他檔案相對(duì)獨(dú)立。

1.2 多源性

在公司經(jīng)營(yíng)管理的過(guò)程中，大多數(shù)設(shè)備購(gòu)買(mǎi)和工程建設(shè)都要進(jìn)行招投標(biāo)，公司招投標(biāo)管理工作的內(nèi)容較廣泛。比如，有辦公室后勤管理中的會(huì)議室中央空調(diào)的更新、上下班接送車(chē)輛的采購(gòu)維修和食堂承包等，還有集運(yùn)碼頭設(shè)施改造工程、1-3期封場(chǎng)、林帶綠化養(yǎng)護(hù)、生活垃圾庫(kù)區(qū)維護(hù)工程等內(nèi)容。同時(shí)公司中有大量的工程機(jī)械設(shè)備，20T正面吊機(jī)、25T散裝吊機(jī)、生活垃圾裝卸車(chē)的采購(gòu)及大修，設(shè)備信息化系統(tǒng)，無(wú)人遙控推土機(jī)等設(shè)備采購(gòu)都要進(jìn)行招標(biāo)工作，這就給公司招投標(biāo)管理工作增加了工作量和工作難度。

1.3 分散性

公司在進(jìn)行招投標(biāo)工作中，設(shè)立招投標(biāo)管理工作小組，全面集中管理本單位招投標(biāo)管理工作。然而關(guān)于招投標(biāo)管理工作的各個(gè)基建和設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目等工作則是由公司各個(gè)職能部門(mén)進(jìn)行管理的，這就使得招投標(biāo)檔案要分散到相應(yīng)的職能部門(mén)，進(jìn)而呈現(xiàn)出分散式管理的局面。招投標(biāo)檔案形成主體多且分散，招投標(biāo)檔案形成分散、程序復(fù)雜，造成了檔案完整性不夠。

1.4 系統(tǒng)性

在進(jìn)行公司招投標(biāo)管理的過(guò)程中，要不斷強(qiáng)化招投標(biāo)管理體系的系統(tǒng)性。招投標(biāo)檔案是每個(gè)招投標(biāo)項(xiàng)目活動(dòng)完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，包括建設(shè)工程企業(yè)對(duì)于所要招投標(biāo)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)以及中標(biāo)的所有活動(dòng)。針對(duì)公司建設(shè)施工（設(shè)施維護(hù)）、工程機(jī)械及物資采購(gòu)類及重大設(shè)備購(gòu)置項(xiàng)目要設(shè)立單獨(dú)的招投標(biāo)項(xiàng)目，以體現(xiàn)公司招投標(biāo)管理工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性。一般情況下，在開(kāi)展招投標(biāo)管理工作中，對(duì)屬于邀請(qǐng)招標(biāo)和比選招標(biāo)的單位實(shí)行短名單管理，對(duì)形成的短名單實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，每?jī)赡暾{(diào)整一次，嚴(yán)格遵循短名單抽取流程，申請(qǐng)獲得審批后，招投標(biāo)管理部門(mén)結(jié)合公司實(shí)際情況和實(shí)際需求制定招標(biāo)工作方案，發(fā)布招標(biāo)公布，做好招標(biāo)準(zhǔn)備工作，進(jìn)而為公司招投標(biāo)工作的開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 做好招投標(biāo)檔案工作的重要意義

2.1 招投標(biāo)檔案具有憑證價(jià)值

招投標(biāo)檔案是企業(yè)圍繞著招投標(biāo)項(xiàng)目準(zhǔn)備、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)和中標(biāo)等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的原始記錄。檔案原始記錄決定了檔案的憑證價(jià)值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性。俗話說(shuō)“空口無(wú)憑，立字為證”，由于其真實(shí)可靠，是令人信服的證據(jù)，因此能夠保護(hù)公司及相關(guān)人員等合法權(quán)益不受侵害，明確各方面的責(zé)任，減少不必要的糾紛。招投標(biāo)檔案在竣工結(jié)算、監(jiān)察審計(jì)、投訴處理、仲裁訴訟等方面發(fā)揮著重要的憑證作用。

2.2 招投標(biāo)檔案具有參考價(jià)值

招投標(biāo)檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中不可或缺的重要文件材料，對(duì)于其業(yè)務(wù)運(yùn)行具有重要的參考價(jià)值，在上級(jí)主管部門(mén)檢查、招標(biāo)業(yè)務(wù)開(kāi)拓、特別是同類招標(biāo)項(xiàng)目運(yùn)作方面就會(huì)更大程度地發(fā)揮著更重要的作用。另外，通過(guò)開(kāi)展檔案的編研工作來(lái)實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)檔案的第二價(jià)值即參考價(jià)值，為需求者提供更廣泛的服務(wù)，最大限度的發(fā)揮其作用。

3 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

老港廢棄物處置有限公司多年來(lái)圓滿完成城市生活垃圾和市政污泥填埋處置任務(wù)，在產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)也產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益，得到市委、市政府和社會(huì)各界的充分肯定。其間，公司檔案工作發(fā)揮了重要的基礎(chǔ)保障作用，為公司各項(xiàng)生產(chǎn)任務(wù)提供有效服務(wù)。在肯定檔案服務(wù)保障作用的同時(shí)，也必須看到新的形勢(shì)下，廢棄物處置招投標(biāo)檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。

3.1 招投標(biāo)檔案數(shù)量劇增給科學(xué)管理帶來(lái)的負(fù)擔(dān)

近年來(lái)，隨著公司廢棄物填埋場(chǎng)擴(kuò)大和處置能力增強(qiáng)，每個(gè)項(xiàng)目所形成的招投標(biāo)歸檔文件資料較多，尤其是未中標(biāo)單位的標(biāo)書(shū)數(shù)量巨大，加之現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定與條例缺乏明確的保管期限劃分，當(dāng)今建設(shè)工程企業(yè)對(duì)于招投標(biāo)檔案管理的依據(jù)為《中華人民共和國(guó)招投標(biāo)法實(shí)施條例》中相關(guān)的規(guī)定：招標(biāo)人或其委托的招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該妥善保管招標(biāo)中形成的文件資料，存檔備查，并且最少將其保存十五年。招標(biāo)單位都是根據(jù)此規(guī)定對(duì)中標(biāo)的企業(yè)招投標(biāo)檔案進(jìn)行的保管。給公司的檔案庫(kù)房帶來(lái)巨大的壓力，文件材料歸檔和檔案保管、提供利用的工作量增加好幾倍，裝具、庫(kù)房也相應(yīng)要提高標(biāo)準(zhǔn)。

3.2 招投標(biāo)檔案管理相關(guān)制度不完善

制度是企業(yè)建設(shè)的根本依據(jù)，招投標(biāo)檔案管理也不例外。在傳統(tǒng)的檔案管理中，如果沒(méi)有一套完善的檔案管理制度，那么檔案管理缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，從而制約了檔案管理的發(fā)展，勢(shì)必對(duì)檔案管理工作加大了工作難度。對(duì)于目前的大部分行業(yè)的招投標(biāo)檔案管理并沒(méi)有相關(guān)的制度來(lái)進(jìn)行約束，或所具有的制度也是很簡(jiǎn)單的內(nèi)容，制度還有不少漏洞，造成招投標(biāo)檔案管理沒(méi)有相關(guān)的制度可以遵照，往往都是憑借著相關(guān)管理人員的經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行管理，這就在制度層面上留下了很大的管理漏洞，影響到公司管理工作的穩(wěn)步進(jìn)行，對(duì)公司造成較大的影響，亟待解決。

3.3 工作人員綜合素質(zhì)與科學(xué)管理要求存在的距離

廢棄物處置招投標(biāo)檔案的管理是一門(mén)科學(xué)，要求招標(biāo)管理人員及檔案管理人員了解和掌握招標(biāo)工作流程。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，公司的管理方式也應(yīng)隨著時(shí)代技術(shù)的進(jìn)步而升級(jí)，進(jìn)行更新?lián)Q代，符合時(shí)代發(fā)展的要求。但是對(duì)于廢棄物處置公司來(lái)講，很多的單位可能處于建設(shè)成本的考慮，在招投標(biāo)檔案管理中沒(méi)有跟上時(shí)代發(fā)展的要求，其管理模式還是相對(duì)比較滯后，缺少現(xiàn)代化的管理工具，例如電子檔案查詢系統(tǒng)等，招投標(biāo)檔案還是只有紙質(zhì)版本，且對(duì)其處理較隨意，沒(méi)有采用特定環(huán)境管理。在需要進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候只是憑借著管理者的記憶從檔案室里查找，沒(méi)有及時(shí)做好檔案材料的補(bǔ)充、積累和整理、完善工作。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展和管理理念不斷更新的今天，相關(guān)工作人員應(yīng)具備招投標(biāo)管理和檔案管理及計(jì)算機(jī)信息化的有關(guān)知識(shí)，掌握一定的動(dòng)手能力，其綜合素質(zhì)要適應(yīng)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的步伐。

4 廢棄物處置企業(yè)招投標(biāo)檔案管理的優(yōu)化

建立廢棄物處置招標(biāo)檔案的目的就是為了更好地為公司廢棄物處置生產(chǎn)服務(wù)，面對(duì)上述挑戰(zhàn)，進(jìn)一步優(yōu)化廢棄物處置招標(biāo)檔案工作已經(jīng)迫在眉睫。

4.1 進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)工作人員的檔案意識(shí)

廢棄物處置招投標(biāo)檔案管理工作是招投標(biāo)管理和企業(yè)生產(chǎn)正常營(yíng)運(yùn)的重要組成部分，應(yīng)放上正確的位置，給予必要的重視。公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)管理人員的檔案意識(shí)是做好招投標(biāo)檔案管理工作的根本保證，增強(qiáng)意識(shí)，主動(dòng)參與招投標(biāo)項(xiàng)目檔案管理工作。業(yè)務(wù)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，把檔案管理工作列入部門(mén)工作日程，定期開(kāi)展資料整理檢查與監(jiān)督，并加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，形成業(yè)務(wù)人員重視檔案、支持檔案并自覺(jué)參與檔案的管理工作，并通過(guò)各種渠道和方式，宣傳檔案的價(jià)值和檔案工作的作用，強(qiáng)調(diào)招投標(biāo)檔案管理的重要性，營(yíng)造人人都關(guān)心、支持、配合檔案工作的良好氛圍。

4.2 健全廢棄物處置招標(biāo)檔案管理工作制度

建章立制，用制度約束管理行為，提高規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化水平。健全制度，規(guī)范管理。建立完善招投標(biāo)檔案管理工作制度，做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定。設(shè)立專門(mén)檔案室，存放招投標(biāo)檔案，并由相關(guān)管理人員負(fù)責(zé)登記、接收等基礎(chǔ)管理工作。將企業(yè)的招投標(biāo)檔案做到規(guī)范、精準(zhǔn)、高效管理對(duì)進(jìn)一步規(guī)范招投標(biāo)檔案的管理工作，維護(hù)利益相關(guān)者的合法權(quán)益等，提升檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，都具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，保證管理高效

在公司招投標(biāo)管理中，管理人員的綜合素質(zhì)對(duì)招投標(biāo)檔案管理水平有著決定性的作用。因此，公司要格外重視招投標(biāo)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)公司招投標(biāo)檔案管理水平的提升。公司要對(duì)管理人員進(jìn)行操作技能培訓(xùn)，在強(qiáng)化檔案管理基本技能的基礎(chǔ)上，還要培養(yǎng)管理人員計(jì)算機(jī)使用能力，推行招投標(biāo)項(xiàng)目檔案以計(jì)算機(jī)保存為主，紙質(zhì)、電子文檔并存，完善相關(guān)關(guān)鍵信息。如投資編碼（預(yù)算編碼）、中標(biāo)單位、中標(biāo)金額等，以便在查找招投標(biāo)檔案時(shí)，能檢索到較全面的信息，減少到檔案庫(kù)房翻閱招投標(biāo)項(xiàng)目檔案實(shí)體的次數(shù)。做好招投標(biāo)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)工作，逐步實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)項(xiàng)目檔案電子化，為數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案工作人員可根據(jù)需求，深度挖掘招投標(biāo)檔案信息，開(kāi)發(fā)出價(jià)值較高的編研材料，進(jìn)一步提升招投標(biāo)檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，我國(guó)法律法規(guī)對(duì)檔案人員專門(mén)有“忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)”的要求，一定要豐富檔案管理人員的法律知識(shí)，以法律為基本底線，恪守相關(guān)的法律法規(guī)，嚴(yán)于律己，要引導(dǎo)從事檔案工作的各類工作人員愛(ài)崗敬業(yè)，鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高工作能力和水平。

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作者簡(jiǎn)介

儲(chǔ)軍（1968-），男，副研究館員，現(xiàn)供職于上海老港廢棄物處置有限公司檔案室。研究方向：企業(yè)檔案工作等。