□顧珂

人事代理，是一種新的人事管理方式，是我國人事制度改革領域的創(chuàng)新實踐，20世紀90年代國家人事部門正式在全國推行并制度化。經過20多年的實踐探索，人事代理制度在理論研究、制度建設、服務內容和方式等方面都有不同程度的發(fā)展，為深化企事業(yè)單位人事制度改革、實現人才社會化管理和服務積累了成功的經驗。隨著社會主義市場經濟的深入發(fā)展，人事代理在具體操作過程中也存在一些問題，有必要就此作研究性思考和探討，并提出相應的解決對策。

一、人事代理檔案工作存在的問題

(一)人事代理檔案服務項目有待拓展

人事代理內容單一，不能滿足當今社會的需要。目前，我國人事代理服務項目較少，主要服務內容為檔案代管、轉正定級、工資調整、戶口掛靠、計算工齡、年度考核、統(tǒng)籌繳納、黨員管理、職稱申報、退休辦理等，這些服務項目是20多年前圍繞人事代理檔案陸續(xù)開發(fā)完善的常規(guī)性業(yè)務，而現代人事代理服務領域的項目如職業(yè)指導、職業(yè)生涯規(guī)劃、人才測評、人才租賃等創(chuàng)新型業(yè)務還沒有開展。

“雙重管理”的隱憂和困擾。人事代理人員從正式聘用之日起，就由用人單位和人事檔案所在的人事代理機構共同管理。按照人事代理制度最初的設計思想，人事代理機構如同代理人員工作單位的人事科和主管部門，被代理人員的所有人事手續(xù)均由人事代理機構來分擔，用人單位可以集中精力做好本單位內部人才使用工作，這樣既解決了無主管部門單位的用人問題，又降低了用人的人力資源管理成本，從而提高了用人問題管理效率。但這一設計思想實際上并未有效踐行，由于人事代理機構的流動人員檔案不斷增長，人事代理機構缺乏規(guī)范的檔案管理程序和嚴謹的檔案管理意識，并且許多人事代理業(yè)務工作還分散在多個部門，人事代理機構服務內容單一，大多只是停留在人事代理的檔案管理上，其他具體的人事工作還是由用人單位完成。不僅如此，用人單位還要付出更多的精力和時間與人事代理機構溝通協調，投入更多人力資源管理成本來做好對人事代理人員的管理，以應對因雙重管理帶來的各種問題。

(二)人事代理缺少統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程和有效的監(jiān)督機制

人事代理涉及用人單位、人事代理機構、人事代理人員三方關系，在辦理人事代理業(yè)務的過程中，由于標準、制度、流程不統(tǒng)一、不完善的原因，檔案管理人員不能按照規(guī)章制度辦事，人才流動、聘用、辭退等缺乏規(guī)范的程序和統(tǒng)一的標準，加之缺乏有效的監(jiān)督機制，用人單位和人事代理人員的合法權益往往得不到切實的維護，由此產生的各種爭議的程度和性質無法判定，從而導致處理爭議較為困難。有的人事代理機構與人事代理人員之間只簽訂人事代理委托合同，有意回避勞動關系，一旦出現問題后相互推卸責任，使人事代理人員與用人單位心存顧慮。另外，由于現有社會保障體系還不健全和完善，一些人事代理人員的養(yǎng)老、醫(yī)療、保險等難以得到保障，有些單位為了節(jié)約人力資源使用和管理成本，不為人事代理人員提供相應的社會保障，造成人事代理制度陷入無力保障的困境。

（三）人事代理機構工作人員素質有待提高

1.國家允許辦理人事代理業(yè)務的機構一般都是事業(yè)單位，很多人事代理機構管理檔案的工作人員不是人事代理機構在編的正式人員，而是外聘的人事代理人員。檔案管理工作人員經常變化，容易造成新接手的檔案管理人員需要較長時間才能適應獨立工作，這樣就會導致人事代理檔案管理工作開展不順暢，并且在人員調換時，容易在檔案管理工作交接上出現紕漏，也會在一定程度上影響檔案管理工作的連續(xù)性、完整性和準確性。多數檔案管理人員的日常工作只局限于檔案室，針對檔案管理工作方面的深入研究、調查、創(chuàng)新基本沒有。

2.在思想上對檔案及檔案管理人員的專業(yè)素質重視程度不夠。就工作要求而言，人事代理檔案的專業(yè)人員能夠對相應的資料進行科學的整理。而就目前來看，在思想上對檔案管理人員專業(yè)素質不夠重視，造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙。檔案管理人員在專業(yè)素質上重視也不夠，沒有較高的專業(yè)素質，不能夠對檔案資料的管理提供專業(yè)的檔案管理，從而難以保證檔案管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業(yè)能力未能夠達到時代的要求，這兩種情況的出現，都會影響檔案資料作用的正常發(fā)揮。

人事代理作為一種新的人事管理方式，政策性強、業(yè)務量大、涉及面廣，隨著委托代理人員的增加和服務項目的拓展，管理的流動人員人事檔案和代理的人事業(yè)務任務更加繁雜，而具體從事人事代理工作的人員數量有限，導致服務態(tài)度差、效率低、服務質量不高的現象。

檔案管理方式簡單化。隨著經濟的不斷發(fā)展，代理人員在城市之間、組織之間的各項活動逐漸增多，到代理機構辦理各項手續(xù)的頻率加快，由此所形成的檔案資料也逐漸增多，而這對于檔案管理的壓力越來越大。所以，采用科學化的管理方式，對于檔案資料的管理是相當重要的。其實，就目前來說，很多地方的管理方式未能具備實現計算機管理的條件，很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，在一定程度上影響了檔案管理的有效性，影響了基礎檔案的工作效率。同時，依靠人工進行的檔案管理，對于檔案的編排以及最后的查找也會形成一定的阻礙。此外人事代理檔案管理僅僅停留在保證檔案資料的完整性上，而檔案其他的參考價值無法呈現。

二、推進人事代理工作的對策與思考

（一）做好與人事代理機構的銜接，改善管理和服務質量

1.擴展業(yè)務，促進人事代理社會化。人事代理業(yè)務要從單一的人事關系、檔案代理向全方位的人事代理轉變，人事代理對象要從現有的大中專畢業(yè)生、專業(yè)技術人員、軍轉干部、機關工勤人員、事業(yè)單位新進人員、機關事業(yè)單位改革分流人員向社會全體人員拓展。傳統(tǒng)人事代理的服務項目已經不能滿足社會的需要，一些過去以單位管理為主的社會管理職能將逐步從單位中分離出來，交由人事代理經辦機構承擔，使單位只負責最必要的、與用人直接相關的管理。為此，隨著人事代理服務的進一步發(fā)展必然要實行人事干部委派制，即根據用人單位的需要全權負責處理用人單位日常人事業(yè)務或階段性人事業(yè)務。

2.用人單位和人事代理機構應明確責任和權利，建立高效協調的管理模式和運行機制，有序推進人事代理制度的健康發(fā)展。作為委托人事代理服務對象，用人單位應遵循人事代理的相關要求，確保與人事代理機構的信息暢通與及時交流，積極配合人事代理機構完成人事代理人員的年度考核材料歸檔、檔案工資核定、職稱申報等各項工作，努力做好相關的溝通與協調。人事代理機構也應完善人事代理服務體系，拓展人事代理服務內容和范圍，增強機構職能，滿足用人單位和人事代理人員的需求，使人事代理從以檔案管理為主的服務型代理轉變?yōu)橐匀肆Y源開發(fā)管理為主的管理顧問型代理。

3.人事代理機構要通過改進服務方式、完善服務平臺、加速信息化步伐等措施進一步提高服務效率，加強與用人單位以及人事代理人員的溝通，可以定期深入用人單位進行政策解答等服務以及不斷提供后續(xù)服務。由于人事代理工作是一項政策性、專業(yè)性、技術性都很強的工作，為確保該項工作有效實施，必須建立一支高水平、職業(yè)化、專業(yè)化的人事代理工作者隊伍，提高人事代理從業(yè)人員的政治素質、職業(yè)道德水平和業(yè)務能力，建立系統(tǒng)的培訓、監(jiān)管和考核制度，提升人事代理服務水平并樹立良好的社會形象。另外，還要完善人才市場體系，允許不同的人才中介機構來參與人事代理行業(yè)的競爭，建立科學合理的人事代理機構考核評價機制，加強人事代理從業(yè)機構的評估與管理，使人才市場走向規(guī)范化和科學化，提高服務質量。

（二）完善配套的法律法規(guī)和政策，嚴格規(guī)范制度的執(zhí)行

人事代理制度作為一種新的管理模式，需要在實踐中積極探索和總結。在實行人事代理工作中，首先，政府部門應加快與人事代理和人事制度改革相配套的政策法規(guī)建設，逐步建立起規(guī)范的管理流程和運作程序，使人事代理工作有章可循、依法辦事。各地方和部門也必須制定詳細的實施細則，從日常管理上做到有據可依，盡量減少矛盾沖突，降低社會管理總成本，減少因爭議而引發(fā)的社會資源浪費。其次，要建立相應的監(jiān)督調節(jié)機制，形成規(guī)范的工作體系，落實好相關政策和制度的執(zhí)行，維護用人單位和人事代理人員的合法權益，在程序上保證人事代理制度有效落實，在法律上保障雙方利益的實現。再次，人事代理涉及的用人單位、人事代理機構和代理人員均以合同或協議的形式規(guī)范各自的行為，對合同或協議的訂立、履行、變更、解除、終止等都要依法進行，嚴格執(zhí)行人事代理的政策和法規(guī)，盡可能減少人事爭議問題的發(fā)生。同時，社會保障體系的健全也是人事代理制度改革能否順利進行的一個關鍵前提。

進一步完善檔案工作的制度建設。對于檔案工作的管理，首先應該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入，能夠有一個流程制度，保證工作的順利進行。而在這中間，需要從業(yè)人員具備專業(yè)的素質，能夠對當前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應的工作標準流程規(guī)范。與此同時，還應該加大檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現錯誤的資料，也能夠及時發(fā)現和挽救，從而保證資料的有效性。當然在這個過程中，仍需要建立相應的監(jiān)督機制，因為這是檔案管理工作出現問題追責機制的基礎，并且能夠更好地規(guī)避在檔案管理中可能出現的問題。

規(guī)范服務，加大人事代理制度的執(zhí)行力度。隨著市場經濟的不斷深入，人事代理的范圍應由點、線向面擴展，涉及的范圍將越來越廣。這些業(yè)務的法規(guī)性和政策性強，因此，規(guī)范人事代理管理與服務顯得十分重要。一是要結合國家的文件精神及出臺的相關政策，加大人事代理工作的宣傳力度。要通過宣傳使用人單位和人才充分認識實行人事代理制度的意義，保證各項人事代理政策的順利實施。二是加強內部協調，規(guī)范服務程序。積極研究對策，加強與各職能部門、二級機構之間協調配合，制定嚴密的服務程序，既要維護廣大人事代理人員的切身利益，又要保證執(zhí)行人事代理政策的嚴肅性。三是對人事代理業(yè)務所涉的對象、范圍、方式、方法及具體操作規(guī)程等要深入研究，邊探索、邊實踐、邊總結并形成規(guī)范，以保證人事代理健康、有序發(fā)展。

三、提高檔案管理人員的素質和服務水平

人事代理檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養(yǎng)。概括地說，就是從事檔案管理工作必須具備的基礎知識、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、業(yè)務水平及分析處理問題的基本能力。

根據工作的需要，人事代理檔案管理人員必須具備社會上各類專業(yè)工作人員所應共同具備的基本政治素質、良好的職業(yè)道德素養(yǎng)、踏實嚴謹的工作作風。由于人事代理檔案管理工作具有一定的機密性，因此，檔案專業(yè)工作人員應具備守口如瓶、嚴守秘密的政治素質。同時，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案專業(yè)工作人員應具有良好的為人民服務的精神，這是評價一個人事代理檔案管理人員是否合格的基本標準，也是衡量其是否為合格檔案管理人員的尺度。

提高人事代理檔案管理人員的業(yè)務素質和服務水平。由于人事代理涉及的業(yè)務內容廣泛、復雜，因此要求人事代理檔案管理人員應該安心本職工作，不僅要精通人事政策、人事代理檔案專業(yè)法規(guī)和檔案專業(yè)基本知識以及其他專業(yè)知識，并能靈活運用于自己的工作實際，還要熟悉上級人事代理檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定，熟悉自己所從事的業(yè)務工作，熟練完成自己的業(yè)務工作。還要熱愛檔案事業(yè)，有較強的事業(yè)心，懂得檔案管理學、檔案保護技術學等專業(yè)基本知識，要有豐富的人事管理經驗和較強的分析、解決人事管理中具體問題的能力。

要適應社會化、科學化的管理要求，制訂人員發(fā)展規(guī)劃和培訓計劃，創(chuàng)造條件讓人事代理工作人員學習相關知識，創(chuàng)新思維方式和經營理念，提高工作效率。同時，應引進市場競爭機制和激勵機制，將工作人員工資待遇與個人能力、工作績效掛鉤，充分調動全體員工的工作積極性和創(chuàng)造性。建立一支專業(yè)化、服務功能不斷完善、技術含量高、從業(yè)人員相對穩(wěn)定的人事檔案管理隊伍。

總之，在人事代理檔案管理工作中，需要提高自身對人事代理檔案管理的綜合能力，加強和用人單位、人事代理機構以及代理人員的溝通交流，加快人事代理檔案信息網絡化建設，不斷提高人事代理檔案信息資源的利用率，為新時期人力資源開發(fā)服務，提供優(yōu)秀人才，使優(yōu)質資源得到合理配置，提供真實、準確的檔案信息數據，更好地服務于社會。