北京市東城區(qū)疾病預(yù)防控制中心(100009)

勉麗娜 陳 輝 楊 微

分析轄區(qū)中小學(xué)生生長(zhǎng)發(fā)育、常見(jiàn)病檢出現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢(shì)是學(xué)校衛(wèi)生工作者每年必須要做的一項(xiàng)常規(guī)性工作[1-3]。而自啟用《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》以來(lái),雖然在數(shù)據(jù)保存及查詢方面提供了極大地方便,然而,由于系統(tǒng)下載的數(shù)據(jù)非常詳細(xì),并且很多數(shù)據(jù)都在不同的工作表中,而我們?cè)诜治龅倪^(guò)程中,往往只需要對(duì)不同學(xué)段、不同性別的檢出率情況進(jìn)行分析。因此,就需要將這些零散的數(shù)據(jù)重新編輯在一個(gè)工作表中使用,此過(guò)程雖然沒(méi)有技術(shù)難度,但在操作過(guò)程中既浪費(fèi)時(shí)間又很容易出錯(cuò)。因此,建立一個(gè)只需將原始數(shù)據(jù)粘貼后就可以直接輸出結(jié)果的數(shù)據(jù)調(diào)用模板具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文就以2015-2016學(xué)年度的不同學(xué)段不同性別的學(xué)生肥胖檢出率的比較為例,建立一個(gè)以VLOOKUP函數(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)調(diào)用模板。

VLOOKUP函數(shù)介紹

VLOOKUP函數(shù)是excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù),功能是按列查找,最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值。

該函數(shù)的語(yǔ)法規(guī)則如下:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

參數(shù)說(shuō)明見(jiàn)表1。

表1 VLOOKUP參數(shù)說(shuō)明

建立數(shù)據(jù)調(diào)用模板

1.首先需要在《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》中下載2015-2016學(xué)年度的“營(yíng)養(yǎng)”報(bào)表,并將報(bào)表內(nèi)的三個(gè)工作表BMI(年級(jí)男)、BMI(年級(jí)女)、BMI(年級(jí)男女合)分別復(fù)制粘貼到新工作簿中,分別重命名為“BMI男1516”、“BMI女1516”、“BMI合1516”,同時(shí)在該工作簿中建立一個(gè)新工作表“模板”,具體見(jiàn)圖1。

圖1 數(shù)據(jù)調(diào)用模板的總體結(jié)構(gòu)

需要注意的是,在各個(gè)工作表的年級(jí)一列中,從小學(xué)到中職的各個(gè)年級(jí)的名稱均需不同才能運(yùn)用VLOOKUP函數(shù)準(zhǔn)確識(shí)別,因此,需要將各學(xué)段的“小計(jì)”分別改為“小學(xué)小計(jì)”、 “初中小計(jì)”、 “高中小計(jì)”、 “中職小計(jì)”,同時(shí)需要取消“總計(jì)”的合并單元格,并將“總計(jì)”粘貼至統(tǒng)計(jì)表B列。

2.點(diǎn)擊excel工具欄中的公式，定義名稱,分別將BMI男1516、BMI女1516、BMI合1516這3個(gè)工作表的B6:R26區(qū)域定義名稱為“BMI男15”、“BMI女15”、“BMI合15”。

3.以2015-2016學(xué)年度不同學(xué)段不同性別的肥胖檢出率以柱狀圖的形式比較為例,在“模板”工作表中的A3、A4、A5、A6單元格分別輸入“小學(xué)小計(jì)”、 “初中小計(jì)”、 “高中小計(jì)”、 “中職小計(jì)”,并在B3單元格內(nèi)輸入公式:=VLOOKUP($A3,BMI男15,17,FALSE),該公式的涵義是:在“BMI男1516”工作表定義的“BMI男15”區(qū)域內(nèi),查找“小學(xué)合計(jì)”,查找到后,返回“小學(xué)合計(jì)”這一行的第17列,即“肥胖檢出率”一列的值。返回到B3的數(shù)值不是百分比形式,所以要在C3輸入公式:=B3*100,同理得到其他學(xué)段的不同性別的肥胖檢出率,插入柱狀圖,即可得到2015-2016學(xué)年度不同學(xué)段不同性別的肥胖檢出率比較的柱狀圖。

4.不同學(xué)段不同性別學(xué)生肥胖檢出率比較的模板制作完成,在下一年度撰寫分析報(bào)告時(shí),只需將新下載的“營(yíng)養(yǎng)”報(bào)表中的BMI(年級(jí)男)、BMI(年級(jí)女)、BMI(年級(jí)男女合)的“B6～R26”區(qū)域分別粘貼到模板中的“B6-R26”區(qū)域,此時(shí)“模板”工作表中就直接生成了新的數(shù)據(jù)源的柱狀圖,可以說(shuō)是一步到位。

模板的使用范圍

以本模板為基礎(chǔ),可以制作《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》下載的各年級(jí)、各學(xué)段、不同性別間的視力不良、營(yíng)養(yǎng)不良、超重、肥胖、貧血、恒牙患齲、沙眼、腸道蠕蟲檢出情況及身高、體重、肺活量等級(jí)評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)調(diào)用。

模板使用過(guò)程中的注意事項(xiàng)

1.《北京市中小學(xué)健康信息管理系統(tǒng)》下載的數(shù)據(jù)一般情況下兩年度的行和列結(jié)構(gòu)不會(huì)發(fā)生太大變化,但是在使用之前還是需要先觀察兩年度的行數(shù)和列數(shù)是否一致。對(duì)于行的增減,只需要修改定義名稱的查找區(qū)域,但如果列有增減,則除了要修改定義名稱的查找區(qū)域外,還要調(diào)整VLOOKUP函數(shù)的第三個(gè)參數(shù)。

2.在定義VLOOKUP函數(shù)的第二個(gè)參數(shù)的查找區(qū)域時(shí),第一個(gè)參數(shù)要查找的值必須在此區(qū)域的第1列,并且為了方便下拉填充其他調(diào)用結(jié)果,第一個(gè)參數(shù)需要絕對(duì)引用列。

3.在使用VLOOKUP函數(shù)時(shí),因?yàn)樾枰_查找,因此第四個(gè)參數(shù)必須是FALSE或0。

結(jié) 論

excel軟件作為一種功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理工具,公式與函數(shù)是它的核心,尤其是VLOOKUP函數(shù)在查找和引用數(shù)據(jù)時(shí)是一個(gè)非常實(shí)用的函數(shù),被廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、人事、學(xué)生體質(zhì)健康管理等領(lǐng)域[4-7],然而它卻并不為很多醫(yī)務(wù)工作者所知,因此,本文以建立VLOOKUP函數(shù)為基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)調(diào)用模板為例,目的是向廣大醫(yī)務(wù)工作者推廣本函數(shù),因?yàn)榇撕瘮?shù)的使用,可以在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的同時(shí),極大的節(jié)省時(shí)間,提高工作效率。