王寧 田呈彬

摘 要：殷鐘麒所著《中國檔案管理新論》，其視角主要聚焦機關(guān)檔案工作，尤其重視行政組織與檔案管理之間的關(guān)系，“組織”思想貫穿于著作始終。著作闡明了組織與檔案工作之間的相互作用關(guān)系，體現(xiàn)了包括建立獨立的檔案組織體系、根據(jù)組織有機整體性開展檔案工作和基于不同層次組織構(gòu)建不同檔案制度在內(nèi)的檔案管理理念。該著作以組織為核心視角的檔案管理思想在當(dāng)前的文件、檔案工作實踐中仍有重要的啟發(fā)意義。

關(guān)鍵詞：組織；檔案管理；獨立組織體系；有機整體；分工協(xié)作

Abstract： The New Theory of China's Archives Management， written by Yin Zhongqi， focuses on the archive work of the administrative agency， with particular emphasis on the relationship between administrative organizations and archives management. The idea of "organization" runs through the book. The book clarifies the interaction between organization and archives work， and embodies the concept of file management including the establishment of an independent file organization system， doing the archival work based on the organization's organic integrity， and the construction of different file systems based on different levels of organization. The archive management thought with the organization as the core perspective still has important enlightening significance in the current practice of managing records and archives.

Keywords： Organization； Archive Management； Independent Organization System； Organic whole； Division of Labor and Collaboration

1 引言

20世紀二三十年代到建國前是我國近代檔案學(xué)萌芽和發(fā)展的重要時期，其間檔案學(xué)家們的思想受行政改革運動和自身工作經(jīng)歷的影響，著述多以機關(guān)檔案工作改革為基點展開，重視“行政”與檔案之間的關(guān)系，關(guān)注檔案工作在機關(guān)組織中的改革。譬如，何魯成先生在其專著《檔案管理與整理》中對各機關(guān)檔案股在組織中的行政隸屬關(guān)系展開較為細致的論述，并提出了“獨立組織”的倡議和成立國家檔案庫的偉大構(gòu)想[1]；毛坤先生也在其文華圖專檔案學(xué)課程講義集合《檔案經(jīng)營法》中簡要論述了“管理檔案處之組織可以分為獨立的檔案管理處和附屬于某機關(guān)的檔案管理處”[2]的思想，此二者均已經(jīng)有以組織體系開展檔案工作事業(yè)建設(shè)的理念，然就成立檔案獨立組織體系進行大膽具體的設(shè)想和基于組織的有機整體性論述檔案工作的開展路徑，實以殷鐘麒先生為集大成者，從其著述《中國檔案管理新論》中專門用較大篇幅 對“組織”展開論述也可見一斑。

殷鐘麒的“組織管理”理念體現(xiàn)在組織與檔案工作的相互關(guān)系與影響、基于組織的檔案工作開展路徑等多個維度，對于當(dāng)前我國檔案管理機制和電子文件管理機制建設(shè)等文檔實踐仍具有重要的現(xiàn)實意義。

2 殷鐘麒“組織”視角的檔案管理思想理解維度

管理學(xué)上，對組織的定義有多種表達，但大都體現(xiàn)了“共同目標”“協(xié)同規(guī)則”“有機體系”等限定。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》中也做了相關(guān)解釋，“夫組織者，原系指動物體中各細胞，在維持一定秩序關(guān)系之下，集合為一體而言。適用于各種社會組織時，含有由相關(guān)部門或機關(guān)所組成系統(tǒng)機構(gòu)之意”[3]，可見其尤為強調(diào)組織的“有機整體性”和“機關(guān)構(gòu)成的系統(tǒng)”內(nèi)涵，并由此認定行政組織必然是各個行政機關(guān)相互間具有一定秩序關(guān)系的有機組成。筆者認為殷鐘麒先生所指“組織”內(nèi)涵，可以從單個“組織機構(gòu)”和“組織體系”兩個角度來理解：“在論述檔案工作辦法，如點收、登記、分類、編目等各個具體工作環(huán)節(jié)時，著眼于各種組織機構(gòu)”的具體情況；而在說明宏觀檔案管理體制和檔案管理制度時，則是從“組織體系”角度加以論證，如其提出的“檔案組織之體系”的概念。具體而言，其“組織”思想主要體現(xiàn)在以下幾個維度。

2.1 良好的組織是檔案有效管理的基礎(chǔ)。殷鐘麒認為，組織具有明確的權(quán)責(zé)體系和細致的組織分工，有經(jīng)緯之脈絡(luò)與協(xié)調(diào)之機制，無不影響著檔案工作的各項活動。管理活動離不開組織，應(yīng)以組織為基礎(chǔ)開展各項管理活動，并且在法令許可范圍內(nèi)，充分發(fā)揮組織優(yōu)勢，努力彌補和改善不足，以實現(xiàn)管理目標。一方面，組織的權(quán)責(zé)體系和組織分工影響檔案工作的業(yè)務(wù)辦理效率?！罢剩速囆姓M織中，責(zé)任與權(quán)力之適當(dāng)分配為基礎(chǔ)，即每一行政官吏，必須特別賦予固定任務(wù)”[4]。分工是專業(yè)化的體現(xiàn)，只有將明確的檔案責(zé)任分工落實到具體的工作環(huán)節(jié)和人員上，且選擇有才能有專長的人來從事對應(yīng)工作，才可能避免出現(xiàn)相互推諉、事故不可追溯的情況，得以改變“胥吏舞文弄法，弊竇重生”的陋習(xí)，真正提高檔案工作效率和質(zhì)量。另一方面，組織的經(jīng)緯脈絡(luò)和協(xié)調(diào)機制影響檔案工作的整體運轉(zhuǎn)?？v向上，檔案工作從屬于上級科室，服從上級領(lǐng)導(dǎo)，如在中央各部的司處之下均設(shè)有若干室科，室科之下分有若干股或組，而檔案股一般就設(shè)在室科之下；各省的廳處局一般分為兩級：室科與股，分有檔案股；各縣級及較小機關(guān)，一般僅設(shè)一級，而檔案工作一般從屬于某一科室。橫向上，檔案工作所屬的職能單位（如檔案股）需要與其他同級職能單位（如文書股、人事股）相互協(xié)調(diào)，共同完成同級之各項工作。協(xié)調(diào)機制實質(zhì)上體現(xiàn)的是合作的問題，殷鐘麒先生在著作中不止一次提及協(xié)調(diào)問題，認為為減少分工造成的隔閡，必須注意協(xié)調(diào)機能，組織目標的實現(xiàn)和正常運轉(zhuǎn)不是單個組織工作可以實現(xiàn)的，而是需要各組織間的合作聯(lián)系與協(xié)調(diào)并進。

2.2 檔案改革促進行政組織的健全發(fā)展。殷鐘麒先生強調(diào)改革檔案工作對行政效率改進的重要意義。他將檔案的作用主要概括為三點，即“一則供行政之參考，二則備學(xué)術(shù)之研討，三則于國史尤為切要”[5]，而行政參考作用主要體現(xiàn)在組織層面，亦即通常所說的檔案的“憑證價值”。在具體組織活動中，檔案對組織的行政參考作用，主要通過“調(diào)閱前案”“引據(jù)法令”“詳查成案”“詳究事實”“案情佐證”來體現(xiàn)，印證了檔案作為社會活動原始記錄的憑證價值的重要性，尤其在辦理案件時，檔案可以作為重要的證據(jù)性資料直接揭露事實真相，由此凸顯檔案的獨特功用。在對檔案進行分類時，殷鐘麒先生也提出了以機關(guān)職掌之系統(tǒng)來分類的主張，認為檔案分類的目的在于方便為行政活動參考，也體現(xiàn)了以組織需求為目的發(fā)揮檔案功用的檔案分類思想。

除憑證價值外，殷鐘麒先生的論述還體現(xiàn)出檔案工作對記載組織歷史沿革的重要意義?！皺n案乃一種工作或事業(yè)之歷史。就一事業(yè)言，此部門之檔案，即為此事件之歷史。就一組織言，全部門之檔案，即為此組織之歷史”[6]。尤其是在組織歷史久遠或發(fā)生過合并、撤銷等變革的情況下，如果能保存有連貫完整的檔案記錄，那么對呈現(xiàn)整個組織的發(fā)展歷史和全貌，無疑是最寶貴的財富。在論述文書檔案分裂之原因時，殷鐘麒先生就提到了組織時間久遠而檔案工作不善造成文件大量流失的弊端，認為組織機構(gòu)若有時間久遠之性質(zhì)，更需要有長久的檔案工作考量，自成立初就建立有規(guī)模的檔案組織，以保護文件檔案的完整性與連續(xù)性。

2.3 組織的差異性決定檔案工作的復(fù)雜性。殷鐘麒先生的整個著述還貫穿著另一重要思想，即組織的差異性對檔案管理工作復(fù)雜性具有深刻的影響，這些差異包括不同職能組織檔案管理內(nèi)容的不同、不同層次組織檔案工作基礎(chǔ)的差異和不同級別檔案崗位對檔案人員素質(zhì)要求的不同等。

在論述機關(guān)組織之原理時，將“把握特殊之要求”[7]作為首項原則，認為各行政機關(guān)均有其特殊任務(wù)，因而沒有任何一典型組織可以適用于任何組織，也沒有一種檔案管理辦法適用于所有類型的組織，“全國政府、機關(guān)、公司團體，業(yè)務(wù)性能，千差萬別，絕非一法同行”[8]。各機關(guān)組織的檔案內(nèi)容和數(shù)量、檔案工作基礎(chǔ)和能力都大不相同：中小學(xué)校、鄉(xiāng)鎮(zhèn)公所等全年不過數(shù)百件最多一兩千件檔案，由辦理收發(fā)人員兼管檔案的居多，無需專門的檔案組織開展管理，且這一級別的檔案工作者薪酬少、地位低下，管理水平也較為落后；而業(yè)務(wù)范圍較大的機關(guān)，全年收發(fā)數(shù)以萬計的文件，文檔處理手續(xù)也較為繁雜，往往由專門的檔案科室負責(zé)統(tǒng)一整理和調(diào)閱，對檔案工作人員的素質(zhì)要求也更高。對此，在檔案分類方案設(shè)計、檔案人才培養(yǎng)、檔案制度構(gòu)建方面，殷鐘麒先生提出了差異化的應(yīng)對策略。

基于不同等級、規(guī)模、業(yè)務(wù)復(fù)雜程度的組織情況，殷鐘麒先生提出建立高、中、低三級的檔案管理體系，并且就高級檔案管理辦法進行了詳細論述，包括檔案管理的程序、點收、登記、分類、編目、編卷、裝訂、典藏等各項具體的管理內(nèi)容，在分類標準設(shè)計上也提出了多種不同的可選方案。對于中級檔案管理辦法和低級檔案管理辦法，論述了其與高級檔案管理辦法的差異之處，如中級檔案管理辦法的分類方案可根據(jù)主持者旨趣選擇，編目、編卷、裝訂方式等可視縣政府財力、人力選擇經(jīng)濟適用的方式；低級檔案管理辦法中登記手續(xù)、分類類目、排架方式更為簡單、便捷，亦略不同于其他兩級檔案管理辦法。這種建立不同級別檔案管理方法的思想既為廣大的檔案組織開展具體的檔案工作提供了可參考方案，又考慮到了不同層級組織的差異性需求，注重檔案管理方法的實用性，這也正是其基于組織差異性開展檔案管理設(shè)計的思想體現(xiàn)。

2.4 建立檔案獨立組織體系至關(guān)重要。殷鐘麒先生在論著中重點論述了建立檔案獨立組織的重要性，認為只有獨立組織才能夠提高檔案工作和檔案人員的地位，推動檔案事業(yè)的改革與發(fā)展。一方面，缺乏系統(tǒng)獨立的組織體系導(dǎo)致檔案工作受各方牽絆，陷入困境。檔案工作雖責(zé)任重大，但“過去各方面之不重視檔案，缺乏系統(tǒng)組織”，檔案工作所在的組織簡單，地位低下，權(quán)力較小，且受到若干單位和人員的直接間接牽制，影響工作開展。尤其是在面臨政府職掌范圍不斷擴大、檔案業(yè)務(wù)日趨復(fù)雜的情況下，檔案工作人員沒有自身獨立的指揮體系，如同一盤散沙，在各機關(guān)組織內(nèi)部缺乏話語權(quán)，職位非常尷尬，極不利于檔案工作的開展。另一方面，建立檔案獨立組織體系有著巨大優(yōu)勢。殷鐘麒先生認為以之前地位低下而結(jié)構(gòu)簡單的檔案組織，難以擔(dān)負改革重任，而“檔案所以應(yīng)有獨立組織之理由，厥有八端”[9]?？偨Y(jié)起來即建立檔案獨立組織有助于切實提升檔案工作地位，增強重視檔案工作意識，細化專業(yè)性分工，促進各環(huán)節(jié)科學(xué)管理，羅致專門人才，實現(xiàn)工作的統(tǒng)一標準化和規(guī)范化。且引薦歐美檔案事業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗，認識到獨立的檔案組織體系是成就先進檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，如法國之檔案處、英國之官檔局、美國之國立檔案館，都在集中管理全國檔案、服務(wù)歷史法律研究等工作中做出了重要貢獻，我國檔案工作只有建立和完善獨立組織，才可能與其并駕齊驅(qū)。

由此，殷先生提倡由中央牽頭制定檔案獨立組織體系的法案，推動其逐級建立，提倡中央設(shè)置檔案管理處，自中央至縣分別設(shè)置檔案處、科、股、室，規(guī)定隸屬關(guān)系，發(fā)揮整體的管理力量。在建立檔案獨立組織體系的基礎(chǔ)上，采取集中管理的方式，在工作分配上采取橫的分配方式，注重縱向的督導(dǎo)審核和橫向的合作聯(lián)系。仔細研讀和思考不難發(fā)現(xiàn)，殷鐘麒先生所構(gòu)想的全國檔案組織體系與建國之后我國的檔案組織體系有頗多相似之處，雖在組織名稱和職責(zé)上有所差異，但建國以來我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的體制與這一模型具有一致性，且其等級設(shè)定、橫縱關(guān)系、集中式管理方式都與其思想基本吻合，其設(shè)計具有奠基性意義。

3 以“組織”視角改進檔案工作的現(xiàn)實啟發(fā)

3.1 基于組織實際開展調(diào)查和因地制宜設(shè)計方案。殷鐘麒先生在《中國檔案管理新論》第三編“辦法”設(shè)計時采用田野調(diào)查方法，對不同組織的檔案工作情況進行考察。其提出的“檔案三聯(lián)制”便提倡在“設(shè)計”階段“調(diào)查各單位實際情形，明白每一細微部分工作，交換管理意見”“顧及本機關(guān)之習(xí)慣與環(huán)境，保持其優(yōu)良，取締其惡劣”[10]。由此所設(shè)計的檔案管理辦法往往能夠體現(xiàn)組織差異性而提出對應(yīng)的檔案管理方案，具有更強的科學(xué)性。

這一思想實際上在當(dāng)前的實踐工作中仍十分必要。以我國的電子文件管理單軌制發(fā)展改革為例，從宏觀來看，近年來我國在國家層面已經(jīng)順應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型的時代要求，全面部署電子文件管理國家戰(zhàn)略，且已有系統(tǒng)性的規(guī)劃與實施，以國家力量強有力地推動法律法規(guī)的完善和戰(zhàn)略的統(tǒng)籌部署，在法律層面逐步認可電子文件的證據(jù)價值，逐漸實施系統(tǒng)的電子文件管理政策及標準體系建設(shè)，電子文件管理的頂層設(shè)計和支撐已然具備。但在實踐中，不同行業(yè)領(lǐng)域、不同層級組織機構(gòu)的單軌制改革尚未形成規(guī)模，不同地域的電子文件管理機制更是具有明顯差異，參差不齊，呈現(xiàn)各自為營、小馬過河的探索式狀態(tài)，電子文件單軌制管理改革自下而上的推動力較為薄弱，具體的實踐行動在組織層面的落實較為緩慢。劉越男教授指出，“并不能僅僅從文件形成單位或者檔案館這個層面探討方法，而是要從組織體系的角度來探討各個相關(guān)的不同的單位是如何相互作用的，這樣的相互作用能夠多大程度上促使科學(xué)方法的應(yīng)用”[11]。這就需要基于組織層面進行更為深入的考察，基于不同組織環(huán)境和工作基礎(chǔ)進行針對性的組織體系的電子文件管理方案設(shè)計，以加快該項工作的進展，這與殷鐘麒先生的思想有異曲同工之義。

3.2 改革組織行政基礎(chǔ)以提升檔案工作水平。良好的行政組織是檔案管理工作的基礎(chǔ)，殷鐘麒先生強調(diào)從改革組織機構(gòu)的行政基礎(chǔ)入手改進檔案工作，認為檔案管理改革離不開行政，而行政改革要通過改革檔案的人事、工具、經(jīng)費等實現(xiàn)?！澳艘话愀母餀n案管理者，大都舍行政而言技術(shù)，蓋以技術(shù)為本，行政為末，殊不知徒法不能以自行，有良好之行政，良好之技術(shù)，始有表現(xiàn)之機會”[12]。殷鐘麒先生尤其注重檔案人事的革新，并提出應(yīng)改善組織中檔案工作的工具和經(jīng)費情況。

而在現(xiàn)代檔案工作中，組織中的檔案行政基礎(chǔ)改革仍然具有重要的意義。譬如，當(dāng)前很多政府機構(gòu)、企業(yè)內(nèi)部的檔案工作人員的編制仍然隸屬于辦公室或者綜合管理部門等，而缺乏獨立的檔案組織。所導(dǎo)致的影響，一是檔案工作人員工作繁重、身兼數(shù)職，無法全心專注于檔案工作而影響整個組織的檔案工作效率；二是檔案工作不受重視，處于“食物鏈”的底端，受制于各個部門和人員，不利于組織檔案工作的長期開展。由此，改革檔案工作的行政基礎(chǔ)，如在組織內(nèi)部建立獨立的檔案組織、培養(yǎng)專業(yè)的檔案人員、改善檔案管理經(jīng)費、使用現(xiàn)代化管理工具、提升檔案工作的行政地位等對于提升組織的檔案科學(xué)管理水平尤為重要。

3.3 在機構(gòu)精簡過程中貫徹檔案“組織”思想。一個組織的檔案資源是組織沿革的重要歷史記錄，也是組織發(fā)展的真實寫照。在組織發(fā)展變革，包括合并、撤銷、精簡等過程中，保護組織檔案的完整性和檔案工作的連續(xù)性十分重要。殷鐘麒先生在論著中論述了因時間久遠、機構(gòu)臨時調(diào)整等原因?qū)е碌奈募?、檔案分裂的后果，強調(diào)檔案工作在組織成立之初要有長久考量，建立專門的檔案專責(zé)負責(zé)管理。

2017年以來，國家機關(guān)進一步開展機構(gòu)的撤銷與合并，實施機構(gòu)精簡。隨之，單個機構(gòu)規(guī)模越大，承擔(dān)的職責(zé)范圍更廣，職能愈發(fā)繁雜，而且在機構(gòu)的撤銷、合并等變動中，面臨組織全宗的重新認定和變更等問題，這些變化勢必會為檔案工作帶來困難與挑戰(zhàn)。更重要的在于，檔案工作在這些活動中扮演著重要角色，檔案管理工作質(zhì)量也會影響精簡工作與機構(gòu)運行效率。為此，在機構(gòu)精簡中，要保持檔案組織之獨立，或設(shè)立新的檔案獨立組織，重視檔案組織在機構(gòu)精簡過程中和精簡后開展的檔案工作，助力精簡工作，提升機構(gòu)效率[13]。

參考文獻：

[1]何魯成.檔案管理與整理[M].北京：檔案出版社，1987：30-35.

[2]毛坤.檔案經(jīng)營法[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2013：56.

[3][4][5][6][7][8][9][10][12]殷鐘麒.中國檔案管理新論[M].北京：中國人民大學(xué)歷史檔案系翻印，1958.

[11]電子文件管理國際前沿成果論文集[C].北京：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院，2010：33.

[13]遼寧省事業(yè)單位改革持續(xù)推進：三家新組建單位同日成立[EB/OL].[2018-08-25].https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1606923200024395839𝔴=spider&for;=pc.

（作者單位：王寧，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院；田呈彬，中國第一歷史檔案館 來稿日期：2018-08-28）