劉麗鳳

（福建水利電力職業(yè)技術學院 福建 永安 366000）

一、研究背景

政府會計重大改革，明確提出建立預算績效評價體系，有利于提高預算管理水平，也是提高政府決策水平、轉(zhuǎn)變政府治理模式和建立高效廉潔政府的客觀需要。學院遵循統(tǒng)一的改革安排，對部門預算績效管理理念有了必要的認識，并取得了廣泛的改革共識，堅持責、權、利相統(tǒng)一的原則，合理配置財力資源，擴大各系經(jīng)費使用權，調(diào)動各系部辦學積極性和職能部門效能管理，鼓勵各系部及職能部門增收節(jié)支、獎勤罰懶和增強活力，增強管理責任感，實行二級預算管理，省財政廳下發(fā)的預算為一級預算，學院下發(fā)到各系部的預算為二級預算，學院實行院長負責制，全面管理預算資金收支，學院計劃財務處在院長的授權范圍內(nèi)，對全院的預算進行具體的管理和核算。效能考核部門制定了相關績效管理實施辦法。

文印服務輔助教學行政工作，黨政辦文印室的文印管理應積極響應實行二級經(jīng)費預算管理，將文印費用細化到二級經(jīng)費的開支范圍，提高投入產(chǎn)出比及工作效率。

時代快進，科技日新月異，生態(tài)環(huán)境建設和綠色發(fā)展已成為主旋律，現(xiàn)代生活服務綠色化、數(shù)字化、智能化是必然趨勢，學院應在文印管理方面進行創(chuàng)新改革，合理分配資源，精準預算。探索文印發(fā)展改革的途徑，實現(xiàn)文印信息化、自助服務，助推智慧校園建設，最終達到教育信息化及財政資金的最大效用。

根據(jù)《教育信息化“十三五”規(guī)劃》和十九大精神，從廣大師生的切身利益出發(fā)，提供信息化教學需要的基礎條件和育人環(huán)境，建設有豐富的數(shù)字教育資源、開放的智能化學習的條件，培養(yǎng)全院師生良好的學習生活習慣，營造學院濃厚的人文氣息。

綜上所述，面對行業(yè)當前的發(fā)展形勢以及教育信息化的要求，審時度勢、找準定位、創(chuàng)新思變，探索文印信息化發(fā)展模式意義重大。

二、存在問題分析

（一）高校預算有限，公共資源緊缺

1.學院校園占地面積廣，部門眾多且辦公場所分散，目前有五系一部和二十幾個職能部門，但只有一個文印室，難以滿足需求。由于部門經(jīng)費預算有限，院系和職能部門實行二級管理、各自結算，出現(xiàn)為滿足基礎需要及辦公方便而沒有系統(tǒng)化考慮的隨意購買簡易文印設備，采購缺乏專業(yè)的籌劃和預算管理，造成效用不大的設備堆積和耗材浪費，資產(chǎn)管理和處置上勞心勞力。

2.人工智能、大數(shù)據(jù)時代，信息技術日新月異，機器設備升級換代迅猛，打印設備購買年限長，難以滿足高效辦公要求；過舊設備的耗材成本偏高，環(huán)保指標偏低。

（二）缺少健康的文印環(huán)境，成本難以控制

1.例如設備頻繁停機、維修，造成員工四處尋找可用設備，不穩(wěn)定的文印輸出質(zhì)量以及復雜的設備操作，使得文印輸出效果無法與質(zhì)量相匹配，降低工作效率和廣大師生的滿意度。

2.文印設備運行成本有“耗材”、“維護”、“維修”組成，成本統(tǒng)計不清晰。IT及行政等部門不得不投入大量的人力物力以維持硬件的正常工作及檢修升級等相關服務工作；為了應對隨時可能發(fā)生的狀況，大量費用發(fā)生在耗材及備件的儲存管理上。

3.耗材等采購方面，要同時面對假冒和低價的挑戰(zhàn)，對文印環(huán)境的預期不足造成不必要的費用支出使預算不精準，市場供應方眾多，評估和選擇難度大。

（三）制度老舊，信息安全擔憂，信息化應用素質(zhì)差異

1.制度建設不健全、不規(guī)范。學院建設新校區(qū)，生源增長趨勢較快，老舊的制度不適應新的發(fā)展要求。目前師生無限制、無門檻的要求完成文印作業(yè)，沒有制度制約，文印管理員無正當理由不敢拒絕，或者礙于同事情面等緣由，不好拒絕，只能按實際工作量做好臺賬，年底統(tǒng)一結算，造成資源浪費現(xiàn)象凸出。

2.學院專業(yè)文印設備、計算機等公用資源集中，師生眾多且有的缺乏自有資源保密意識，導致信息安全問題嚴峻，令人擔憂。

3.學院師生因不經(jīng)常使用打印設備，實際操控設備生疏，甚至不會使用，無法自行完成需要的打印、復印、掃描服務；其次掌握計算機應用知識水平良莠不齊，各類相關辦公軟件應用能力參差不齊，在教育信息化各方面的適應性差，基礎的文件排版都是頭疼的問題。

三、改進建設性意見

通過前期的調(diào)查和分析工作，了解學院的具體文印環(huán)境，在充分調(diào)動學院IT資源的基礎上，對成本上做了更具體更深入的研究，得出學院在成本和預算管理、文印流程控制、文印安全性以及設備前瞻性等諸多方面得到提升的一些方法。

（一）強化預算管理意識，考核預算執(zhí)行結果。

學院資金有限，師生應強化預算管理意識，做好預算編制，實現(xiàn)廣大師生切身利益最大化。學院統(tǒng)一口徑，文印室合理收取文印費用，為學院創(chuàng)收；財務部門采用云財務系統(tǒng)，實行文印結算月提醒功能，以OA下發(fā)各部門，細化考核，最終嚴格二級預算，提高教職工節(jié)約的意識和行為，確保預算支出效率。

運用統(tǒng)籌思維，從頂層設計，改變傳統(tǒng)的文印管理模式。由資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一采購，文印室配備專業(yè)的設備和人員，大型、特殊用途、生產(chǎn)批量作業(yè)的設備集中統(tǒng)一管理，其他重要部門根據(jù)需要購置，節(jié)約預算。文印耗材根據(jù)各部門需求實際申報，編制預算，對此集中采購，統(tǒng)一管理，后期根據(jù)需求進行分配，嚴格把關，登記出入庫，實行嚴格監(jiān)督制度，保證用紙用途，不得隨意領取用于其他用途，嚴格控制成本。

專業(yè)設備打印速度快、質(zhì)量好、負荷高，耗材使用情況有提醒功能；學院部門文件可以在OA智能辦公軟件上傳掛網(wǎng)，紙質(zhì)文件印制份數(shù)減少等，都能大大降低庫存成本。

另外，最早計劃淘汰舊設備、產(chǎn)品，考慮到管理上的要求以及設備優(yōu)化使用，先保留了一部分設備，合理選址布局，供師生零散復印使用，分散機器的使用頻率，解決集中超負荷運轉(zhuǎn)等問題。

（二）文印自助服務、信息化，校園智能化、綠色化

學院文印發(fā)展的創(chuàng)新途徑主要有以下幾個方面：首先是制度創(chuàng)新，根據(jù)發(fā)展形勢制定新制度，做事規(guī)范化。

其次是自助服務。學院根據(jù)師生學習生活習慣及需求，科學選址，配置一體化速印機，配備專人管理，將文印設備與一卡通系統(tǒng)對接，師生可以在任何有網(wǎng)絡的地方隨時遞交打印任務，刷卡或微信支付等快捷方式結算后才打印輸出，易于管理、實用性強，提供更安全的自助服務，合理布局，就近獲取打印材料。

廣大師生通過自助文印，簡單快捷，節(jié)約時間成本，自行排版打印復印保證信息安全。通過設備與后臺的信息交互，可獲取對設備使用、部門費用和學生打印消費情況等數(shù)據(jù)，滿足分析和統(tǒng)計的需求，針對部分不需要紙質(zhì)輸出的，運用云服務，可以另存為電子文檔上傳存儲或者下載，降低成本、節(jié)約資源的同時提高工作效率和師生滿意度。

三是文印信息化，體現(xiàn)在流程信息化：充分利用現(xiàn)有的OA智能辦公系統(tǒng)，完成文印服務的申請、審批、查詢、統(tǒng)計等功能，實現(xiàn)文印信息化，教職工不要培訓即可使用。

通過網(wǎng)絡協(xié)同工作，不再受時間、地點的限制，教職工、部門或分管領導、文印管理員可以隨時隨地上傳、審批文檔，減少送稿環(huán)節(jié)和審批時間，同時在計算機或手機上隨時查詢流程進度，印刷完成后直接取件，減少等待時間。文印管理信息化流程：1.新建工作流：申請人根據(jù)實際需要填寫OA底單，如主題、份數(shù)、用途、緊急情況等信息，然后上傳相關附件，便于部門領導和文印管理員在用最短的時間查閱和完成印刷作業(yè)，提高工作效率。2.部門、分管領導審批：各領導根據(jù)權限審核申請人的申請。3.及時印刷、實時反饋：文印管理員依據(jù)有關規(guī)定，對審核通過的文件按緊急程度有條不紊的完成不同程序的作業(yè)，并及時把作業(yè)結果反饋到流程上，廣大教職工可以登錄OA隨時了解流程執(zhí)行狀態(tài)。

以上規(guī)范化流程針對重要的公文、特殊材料、科研申報材料等文件，若常規(guī)的教學材料可以通過電子郵件流轉(zhuǎn)，并抄送部門或分管領導告知文印情況，這樣節(jié)約時間。

再者工作方式智能化，比如公文排版，根據(jù)系統(tǒng)分析和設計，運用合適的排版軟件，減少重復性工作；身份認證、電子簽章、電子簽名等電子化，方便上傳查閱，減少紙質(zhì)打印輸出。

四是無紙化辦公，從根本上節(jié)約成本?，F(xiàn)在是信息化時代，除了使用信息化流程審批打印，最終還是要盡量實行無紙化辦公，例如，計劃財務處使用云財務報銷智能系統(tǒng)，不用紙質(zhì)報批，包括立項、合同審批、支付審批、會議審批等，充分利用網(wǎng)絡平臺，每個人專門設置一個簽名字帖，審批完形成存檔材料后再通過網(wǎng)絡平臺存檔，減少紙張費用，也可以更好的形成電子檔案，更不容易丟失材料，隨時可以查閱資料，也保證消防安全。通過無紙化辦公，不僅降低紙質(zhì)等庫存成本，又可以減少人工成本，還可以提高工作效率，還可以避免人工簽字的找不到領導的工作現(xiàn)象，隨時隨地可以審批，讓“數(shù)據(jù)多跑路，廣大職工少走路”，節(jié)約時間成本。

信息化促進辦公無紙化，協(xié)同創(chuàng)新，節(jié)約資源、節(jié)省預算資金，符合十九大提出的生態(tài)文明建設理念，推進綠色發(fā)展、循環(huán)發(fā)展、低碳發(fā)展，建設綠色智慧校園。

（三）人才是第一資源，提高師生的信息化應用能力，培養(yǎng)師生對信息技術和信息應用的興趣和意識，提高獲取和應用信息的能力，提高數(shù)字素養(yǎng)，提高師生的綜合素質(zhì)，促使教育信息化，教職工的幸福感和存在感也越來越強烈。

學院可以搭建終身學習教育平臺和培訓體系，教職工應積極溝通學習，參加技能培訓，營造共創(chuàng)共享的智慧教育新生態(tài)。

四、結束語

5G元年，人工智能、云計算、大數(shù)據(jù)時代，辦公也趨向現(xiàn)代化、智能化、信息化，學院師生、廣大教職工應主動適應信息化、人工智能等新技術變革，不忘初心，創(chuàng)新發(fā)展，提升信息技術應用能力，未來發(fā)展方向就是加速高校信息化發(fā)展，實現(xiàn)教育信息化，那么從細微處入手，文印室作為全院的文印服務的窗口，服務信息化，順應綠色化、數(shù)字化、智能化發(fā)展，將為全校師生的健康營造了安全、綠色的校園環(huán)境，理念具有創(chuàng)新性，具有重大意義。