王金榮 楊涵
摘要:科技不斷發(fā)展,世界日新月異,對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的企業(yè)來(lái)說(shuō),快速收集信息的能力及精準(zhǔn)分析信息數(shù)據(jù)的能力顯得尤為重要。全面預(yù)算管理作為企業(yè)內(nèi)部控制及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展的起點(diǎn),它在企業(yè)中的地位舉足輕重。文章從全面預(yù)算管理的概念和重要性入手,闡述了全面預(yù)算管理在ERP環(huán)境下比在傳統(tǒng)環(huán)境下更能發(fā)揮出其不可替代的優(yōu)勢(shì),接著通過(guò)對(duì)ERP環(huán)境下XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)的全面預(yù)算管理的研究,提出了在ERP環(huán)境下全面預(yù)算管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)及與關(guān)鍵控制點(diǎn)相應(yīng)的對(duì)策。
關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng);ERP;全面預(yù)算管理
一、全面預(yù)算管理
全面預(yù)算管理對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)并不陌生,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,全面預(yù)算所帶來(lái)的管理優(yōu)勢(shì)越來(lái)越突顯。在我國(guó),企業(yè)由最初被動(dòng)的接受國(guó)家要求實(shí)施的全面預(yù)算管理,到現(xiàn)在的主動(dòng)探索企業(yè)全面預(yù)算管理,可以看出全面預(yù)算管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。
(一)全面預(yù)算管理的概念及其重要性
古語(yǔ)云:凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢,西方將同樣的思想在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的體現(xiàn)叫做“預(yù)算”?!邦A(yù)算”起源于18世紀(jì)的英國(guó),它最開始是在政府部門推行,主要是控制國(guó)王的征稅權(quán),進(jìn)而限制政府的支出,隨后在美國(guó),預(yù)算得到了進(jìn)一步的發(fā)展?!叭骖A(yù)算管理”這個(gè)概念,是基于預(yù)算管理這一思想延伸出來(lái)的,它是對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門的各種財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行的計(jì)劃、控制、反映與考察評(píng)價(jià)等一系列活動(dòng)的總稱,它可以提高企業(yè)管理水平和管理效益。
全面預(yù)算管理是企業(yè)中所有活動(dòng)的起點(diǎn),同樣也是企業(yè)內(nèi)部控制的起點(diǎn)。全面預(yù)算管理通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)、資金、信息、人才的整合,明確企業(yè)內(nèi)部各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門適度的分權(quán)授權(quán),評(píng)價(jià)企業(yè)戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)的業(yè)績(jī)等,以此來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置并真實(shí)地反映企業(yè)的實(shí)際需要,從而對(duì)各層級(jí)、各部門之間作業(yè)的協(xié)同、企業(yè)戰(zhàn)略的貫徹、企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀與價(jià)值增長(zhǎng)等方面的最終決策提供支持。在企業(yè)中,一個(gè)有效的全面預(yù)算管理的重要性主要體現(xiàn)為以下幾點(diǎn):第一、它可以提升企業(yè)的戰(zhàn)略管理能力;第二、它能夠?qū)︻A(yù)算的執(zhí)行進(jìn)行有效的監(jiān)控并以此作為業(yè)績(jī)考核的重要依據(jù);第三、它能夠?qū)ζ髽I(yè)有限的資源進(jìn)行最佳的安排,避免資源的浪費(fèi)和低能使用;第四、它能夠發(fā)現(xiàn)企業(yè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)所在,并預(yù)先采取相應(yīng)的防范措施,達(dá)到規(guī)避和化解風(fēng)險(xiǎn)的目的;第五、它能夠通過(guò)對(duì)預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)控迫使預(yù)算執(zhí)行主體對(duì)市場(chǎng)變化及成本節(jié)約造成的影響作出迅速的有效的反映,提升企業(yè)的應(yīng)變能力。
盡管有效的全面預(yù)算管理對(duì)企業(yè)是重要的,但在實(shí)踐中,怎樣發(fā)揮其管理的有效性是一個(gè)值得探討的問(wèn)題。雖然企業(yè)已經(jīng)由最初的被迫接受實(shí)施全面預(yù)算管理的要求到主動(dòng)實(shí)施全面預(yù)算,全面預(yù)算管理在企業(yè)中的應(yīng)用并沒有充分發(fā)揮出它的價(jià)值。究其原因跟其所處的環(huán)境有很大關(guān)系。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)這個(gè)大環(huán)境中,信息對(duì)企業(yè)很重要,所以信息系統(tǒng)的出現(xiàn)及其在企業(yè)中的應(yīng)用注定成為企業(yè)全面預(yù)算管理的一個(gè)轉(zhuǎn)折點(diǎn)。
(二)傳統(tǒng)環(huán)境下的全面預(yù)算管理
在信息系統(tǒng)還沒有應(yīng)用到企業(yè)管理之前,全面預(yù)算管理就處于一個(gè)傳統(tǒng)的環(huán)境。我國(guó)企業(yè)自改革開放以來(lái),全面預(yù)算管理確實(shí)發(fā)揮了一定的作用,但是企業(yè)在實(shí)施的過(guò)程中同樣也出現(xiàn)了很多的問(wèn)題,分析其原因主要有以下幾點(diǎn):一是企業(yè)管理層雖然意識(shí)到了全面預(yù)算管理的重要性,企業(yè)的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)(一般為財(cái)務(wù)部)也編制了企業(yè)的年度預(yù)算,但是在實(shí)際工作中并沒有按照預(yù)算執(zhí)行;二是一些企業(yè)缺乏專業(yè)的技術(shù)人才,預(yù)算管理機(jī)構(gòu)的人員并不清楚全面預(yù)算會(huì)給企業(yè)帶來(lái)怎樣的益處,他們只是一味地追求預(yù)算與最后結(jié)果誤差的最小化,這樣就出現(xiàn)了預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行同步開展的局面;三是企業(yè)編制的全面預(yù)算僅僅是在歷史數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上設(shè)定一個(gè)目標(biāo)百分比,沒有基于對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的一個(gè)判斷,這樣造成的結(jié)果就是全面預(yù)算管理不能對(duì)未來(lái)進(jìn)行準(zhǔn)確的預(yù)測(cè),它所設(shè)定的數(shù)值只有剛性,缺乏彈性和適應(yīng)性;最后也是最重要的一點(diǎn),企業(yè)缺少一個(gè)能夠起到信息集成、信息傳遞、信息共享的系統(tǒng),從而導(dǎo)致了企業(yè)的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)和其他業(yè)務(wù)部門的脫節(jié),造成企業(yè)內(nèi)部的“信息孤島”效應(yīng),導(dǎo)致企業(yè)的預(yù)算無(wú)法有效的執(zhí)行、控制、調(diào)整。
由此可見,在傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算管理發(fā)揮不出它充分的優(yōu)越性是必然的。全面預(yù)算管理的全面性就在于企業(yè)每個(gè)部門的每個(gè)崗位上的每位員工都應(yīng)參與進(jìn)來(lái),形成一個(gè)統(tǒng)一的集合體,這必然就要求企業(yè)內(nèi)部信息傳遞及時(shí)有效、反映內(nèi)容和傳遞范圍全面精準(zhǔn)、容量大且充分。但這些在傳統(tǒng)環(huán)境中都無(wú)法實(shí)現(xiàn)。
(三)ERP環(huán)境下的全面預(yù)算管理
ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計(jì)劃是針對(duì)物資資源管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)資源管理、信息資源管理集成一體化的企業(yè)管理軟件,它是信息系統(tǒng)的一種。ERP可以將企業(yè)所有資源進(jìn)行整合集成管理,將企業(yè)的三大流:物流、資金流、信息流進(jìn)行全面一體化管理。企業(yè)的生產(chǎn)控制管理、物流管理和財(cái)務(wù)管理是一般管理內(nèi)容,在ERP環(huán)境下這三個(gè)系統(tǒng)本身就是獨(dú)立的信息集成體,它們之間存在的接口能夠使企業(yè)的信息整合在一起,從而促進(jìn)企業(yè)提高管理效率,無(wú)疑這會(huì)大大有利于企業(yè)全面預(yù)算管理的開展。與傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算的編制借助于電子表格、大量收集各業(yè)務(wù)部門的信息相比,ERP環(huán)境下,全面預(yù)算管理所需要的信息在企業(yè)的系統(tǒng)里面可以輕松獲得,既全面又精準(zhǔn);相對(duì)于傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的弱控制,在ERP環(huán)境下,企業(yè)的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)及有適當(dāng)權(quán)限的管理者可以對(duì)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,及時(shí)調(diào)整;相對(duì)于傳統(tǒng)環(huán)境下全面預(yù)算管理中趨于平均化的資源分配和平均化的業(yè)績(jī)考評(píng),ERP環(huán)境下,全面預(yù)算管理的資源分配可以根據(jù)系統(tǒng)中各個(gè)業(yè)務(wù)部門的實(shí)時(shí)監(jiān)控、縱向精準(zhǔn)的對(duì)比來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的最優(yōu)化配置,基于ERP系統(tǒng)信息集成的特點(diǎn),也能對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門預(yù)算的完成情況進(jìn)行一個(gè)準(zhǔn)確的業(yè)績(jī)考核。
所以說(shuō),在ERP環(huán)境下,企業(yè)的全面預(yù)算管理可以發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。全面預(yù)算管理是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的具體化過(guò)程,在ERP環(huán)境下,可以起到協(xié)調(diào)企業(yè)各部門,使企業(yè)整個(gè)預(yù)算系統(tǒng)相互銜接、完整且切合實(shí)際的作用;可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的管控,尋找預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行中發(fā)生的差異,分析原因并采取必要的措施糾正差異,從而使日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)能在預(yù)算范圍之內(nèi)有效地管控;同時(shí)也可以規(guī)范企業(yè)各部門及員工日?;顒?dòng),防止差錯(cuò)舞弊的發(fā)生,為評(píng)價(jià)企業(yè)各部門的業(yè)績(jī)提供依據(jù)。
二、ERP環(huán)境下XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)全面預(yù)算管理的研究
本文以XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)為例,來(lái)研究在ERP環(huán)境下企業(yè)全面預(yù)算管理的實(shí)踐探索。
(一)XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀
XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)是一家經(jīng)營(yíng)水果、蔬菜,擁有8家子公司的企業(yè)。9家母子公司共同組成XYY集團(tuán)。XYY集團(tuán)結(jié)構(gòu)扁平化,母子公司從地理位置上來(lái)看較為分散,由此形成了跨地區(qū)采購(gòu)、銷售的局面。集團(tuán)財(cái)務(wù)采用內(nèi)部銀行結(jié)算制度,因?yàn)闇?zhǔn)備上市,急需規(guī)范企業(yè)各方面的流程以及內(nèi)部控制的建設(shè)。
通過(guò)對(duì)XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)的調(diào)研,發(fā)現(xiàn)這家公司雖有預(yù)算的意識(shí),但并未形成系統(tǒng)的全面預(yù)算管理制度。隨著管理層對(duì)全面預(yù)算管理重要性認(rèn)識(shí)的深入,于2017年企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng),以期可以規(guī)范整個(gè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時(shí)、實(shí)地的共享。
(二)ERP強(qiáng)化全面預(yù)算管理的重要環(huán)節(jié)
在全面預(yù)算管理的過(guò)程中,一個(gè)閉環(huán)的管理模式主要包括三個(gè)重要環(huán)節(jié),它們分別是預(yù)算編制環(huán)節(jié)、預(yù)算執(zhí)行的控制環(huán)節(jié)、對(duì)預(yù)算結(jié)果的考評(píng)分析環(huán)節(jié)。
首先,在預(yù)算編制環(huán)節(jié), XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)沒有引入ERP系統(tǒng)軟件時(shí),該公司用的是金蝶財(cái)務(wù)軟件。根據(jù)調(diào)研發(fā)現(xiàn),XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)沒有系統(tǒng)的關(guān)于企業(yè)全面預(yù)算管理規(guī)章制度,所有的采購(gòu)項(xiàng)目都是采購(gòu)前制定一個(gè)關(guān)于該項(xiàng)目的采購(gòu)計(jì)劃書,管理層決策通過(guò)后,董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字后實(shí)施,根據(jù)實(shí)際合同價(jià)請(qǐng)款付錢。這種做法使企業(yè)缺少大局觀,很容易出現(xiàn)項(xiàng)目與資金分配的不匹配,一旦多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開展且企業(yè)銷售回款不及時(shí),企業(yè)很容易出現(xiàn)資金鏈斷裂。在引入ERP管理系統(tǒng)后,XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)的全面預(yù)算管理開始步入正軌。ERP系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行快速的傳輸和處理,能夠在企業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成和數(shù)據(jù)共享,但是它不能直接提供全面預(yù)算所需要的各種政策性數(shù)據(jù),所以在ERP的環(huán)境下,XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)仍然保留原有的財(cái)務(wù)管控軟件,實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部雙系統(tǒng)運(yùn)行,這時(shí)ERP的作用就體現(xiàn)在預(yù)算任務(wù)的細(xì)化分解及下達(dá),把預(yù)算落實(shí)到每一個(gè)作業(yè)項(xiàng)目,每一個(gè)成本項(xiàng)目,每一個(gè)部門的每一個(gè)人。全面預(yù)算編制環(huán)節(jié)需要ERP管理系統(tǒng)與原有的財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)對(duì)接,從而更好、更方便、更快捷的編制全面預(yù)算。
其次,在預(yù)算執(zhí)行的控制環(huán)節(jié), ERP環(huán)境中企業(yè)的預(yù)算管理機(jī)構(gòu)人員可以實(shí)時(shí)的觀測(cè)各個(gè)項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)信息,能夠第一時(shí)間獲得實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù),并能及時(shí)與全面預(yù)算管理系統(tǒng)中編制的全面預(yù)算進(jìn)行對(duì)比,超過(guò)預(yù)算的查明原因,合理的可以對(duì)預(yù)算進(jìn)行一定的調(diào)整,不合理的申請(qǐng)及時(shí)駁回,保證企業(yè)的資金安全。例如,在XYY集團(tuán)中,母公司對(duì)整個(gè)集團(tuán)的資金實(shí)行內(nèi)部銀行結(jié)算模式,把銷售的資金流當(dāng)天都?xì)w集在總部賬戶,再根據(jù)年度預(yù)算分解的月度預(yù)算向下屬公司撥款,ERP系統(tǒng)把具體的月度預(yù)算細(xì)化到每一個(gè)項(xiàng)目的每一個(gè)負(fù)責(zé)人,再結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng),在ERP系統(tǒng)里面實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展,資金的流轉(zhuǎn),對(duì)于超過(guò)預(yù)算的請(qǐng)款迅速查明其是否真實(shí)合理。真實(shí)合理的及時(shí)調(diào)整預(yù)算,對(duì)于超過(guò)預(yù)算的請(qǐng)款,記錄在案,用于年終考評(píng)。由此可見在XYY集團(tuán),ERP的運(yùn)用不僅可以實(shí)時(shí)的監(jiān)控企業(yè)的資金流,對(duì)比采購(gòu)項(xiàng)目之間資金分配、各個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目與月度預(yù)算的差異,而且還可以防止由于信息傳遞緩慢造成的決策失效以及信息不對(duì)稱可能出現(xiàn)的差錯(cuò)或舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。
最后,在預(yù)算考評(píng)分析環(huán)節(jié),因?yàn)樗鼌⑴c了整個(gè)預(yù)算監(jiān)控的流程,積累了大量的數(shù)據(jù),包括財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息,所以ERP系統(tǒng)中信息數(shù)據(jù)的真實(shí)可信度高,以它為依據(jù)考評(píng)各個(gè)部門的業(yè)績(jī)以及完成預(yù)算的程度也具有相當(dāng)強(qiáng)的說(shuō)服力。這樣在ERP環(huán)境下,全面預(yù)算管理不僅可以防止企業(yè)資源分配趨于平均化,也可以防止在評(píng)價(jià)下屬單位、部門、個(gè)人業(yè)績(jī)時(shí)趨于平均化情況的發(fā)生,從而更好地做到賞罰分明。由于XYY農(nóng)產(chǎn)品企業(yè)所經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的性質(zhì)特殊,以及經(jīng)營(yíng)品種的多元化,根據(jù)完成預(yù)算的情況來(lái)考評(píng)各個(gè)下屬公司,各個(gè)采購(gòu)、加工、銷售項(xiàng)目組,各個(gè)員工的業(yè)績(jī),能起到很好的管理效果。
三、ERP系統(tǒng)與全面預(yù)算管理融合的關(guān)鍵控制點(diǎn)及對(duì)策
在ERP環(huán)境下,全面預(yù)算管理確實(shí)能充分的發(fā)揮出它的優(yōu)越性,但是還存在一些需要關(guān)注的關(guān)鍵控制點(diǎn)。例如,全面預(yù)算管理的目標(biāo)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略是否相符;ERP信息系統(tǒng)開發(fā)人員是否對(duì)企業(yè)需求理解存在偏差;ERP信息系統(tǒng)開發(fā)中是否存在 “堆?!爆F(xiàn)象,以及其嚴(yán)重程度;ERP信息系統(tǒng)開發(fā)人員是否重編程、輕規(guī)劃、輕分析等。這些關(guān)鍵點(diǎn)若未實(shí)施相應(yīng)的控制措施則會(huì)導(dǎo)致企業(yè)全面預(yù)算管理的失效,所以對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō),針對(duì)上述的關(guān)鍵控制點(diǎn),主要有以下三點(diǎn)對(duì)策。
(一)建立符合公司經(jīng)營(yíng)方向和戰(zhàn)略規(guī)劃的預(yù)算制度
企業(yè)一定要明白自己的主業(yè)所在,認(rèn)真制定企業(yè)乃至集團(tuán)的經(jīng)營(yíng)方向及總體戰(zhàn)略規(guī)劃,使企業(yè)的一切行為都符合企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。在全面預(yù)算管理方面,要建立符合公司發(fā)展的預(yù)算政策和流程,并且要足夠詳細(xì)和切實(shí)可行,確保預(yù)算編制有章可循,確保預(yù)算能有效實(shí)施。
(二)加強(qiáng)各層次管理人員與ERP開發(fā)人員的溝通
由于全面預(yù)算管理的準(zhǔn)確有效性一定要建立在一個(gè)可靠的信息系統(tǒng)平臺(tái)上,信息系統(tǒng)也需要根據(jù)不同企業(yè)的不同情況而設(shè)計(jì),ERP系統(tǒng)的開發(fā)過(guò)程是各層次管理人員即系統(tǒng)的最終用戶提出信息處理需求,系統(tǒng)分析員在充分理解管理層需求之后進(jìn)行系統(tǒng)分析,產(chǎn)生邏輯結(jié)構(gòu),進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)的,所以企業(yè)在構(gòu)建ERP系統(tǒng)時(shí),一定要選擇專業(yè)的人員,在加強(qiáng)溝通的基礎(chǔ)上一起設(shè)計(jì)?,F(xiàn)在的企業(yè)建立ERP系統(tǒng)時(shí)最大的問(wèn)題就是系統(tǒng)開發(fā)人員不懂財(cái)務(wù)、不了解企業(yè)的情況,而企業(yè)的各級(jí)管理人員也不懂系統(tǒng)設(shè)計(jì),所以就易造成設(shè)計(jì)出來(lái)的系統(tǒng)存在偏差,另外要警惕“堆?!爆F(xiàn)象,盡量減少系統(tǒng)分階段開發(fā)時(shí)錯(cuò)誤的導(dǎo)入。
(三)加強(qiáng)企業(yè)全面預(yù)算管理知識(shí)的培訓(xùn)工作
加強(qiáng)企業(yè)全面預(yù)算管理知識(shí)的培訓(xùn),是做好全面預(yù)算管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)。一些企業(yè),不管是管理人員還是員工都存在這樣的誤解:他們認(rèn)為全面預(yù)算是財(cái)務(wù)部的工作,跟他們沒有關(guān)系。對(duì)此企業(yè)一定要正視全面預(yù)算管理的全面性,加強(qiáng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部所有員工的培訓(xùn)。對(duì)于預(yù)算管理機(jī)構(gòu)(一般是財(cái)務(wù)部)的人員,要加強(qiáng)專業(yè)技能方面的培訓(xùn),使他們切實(shí)理解和掌握預(yù)算編制的要求,建立預(yù)算執(zhí)行制度;對(duì)于企業(yè)的下屬單位、各個(gè)事業(yè)部門、各個(gè)員工,要普及全面預(yù)算的重要性,讓大家了解預(yù)算是要落實(shí)到各個(gè)部門、各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)崗位上的,一定要保證預(yù)算得到嚴(yán)格的執(zhí)行。
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[4]企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范及配套指引案例講解[M].立信會(huì)計(jì)出版社,2017.
[5]企業(yè)內(nèi)部控制編審委員會(huì).企業(yè)內(nèi)部控制主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、關(guān)鍵控制點(diǎn)與案例講解[M].立信會(huì)計(jì)出版社,2017.
(作者單位:遼寧師范大學(xué))