劉沙

吉安市中心人民醫(yī)院信息科 (江西吉安 343000)

辦公自動(dòng)化(office automation，OA)系統(tǒng)是通過運(yùn)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并將其與現(xiàn)代化的辦公方式進(jìn)行有效結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)高效、便捷辦公的一種全新方式[1]。該辦公方式是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，以及信息化技術(shù)的創(chuàng)新和進(jìn)步，共同作用而來的。該種方式促使辦公的人力成本、物力成本等得到了極大的降低，并且進(jìn)一步優(yōu)化了內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，促使辦公更加準(zhǔn)確、高效。將OA系統(tǒng)有效地運(yùn)用在醫(yī)院管理工作中，有助于不斷提升醫(yī)院的管理水平，從而推動(dòng)醫(yī)院管理工作的順利開展，促使其創(chuàng)造較大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 OA系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.1 降低運(yùn)營(yíng)成本

OA系統(tǒng)的應(yīng)用，是響應(yīng)國(guó)家醫(yī)療改革的重大實(shí)踐，有助于醫(yī)院辦公朝著無紙化、網(wǎng)絡(luò)化方向進(jìn)行。OA系統(tǒng)的有效使用，可以促使當(dāng)前的醫(yī)院信息化管理更加高效、規(guī)范，并且通過改革傳統(tǒng)的管理模式，促使醫(yī)院的管理效率得到極大提高，減少了人力、物力資源的消耗。

1.2 高效性、便捷性

OA系統(tǒng)具有管理和組織醫(yī)院文檔的作用，促使文檔信息更加系統(tǒng)化，從而有助于用戶對(duì)所需的資料進(jìn)行查詢和檢索。客戶遇到不理解或者有疑問的難題時(shí)，可以在OA系統(tǒng)中檢索問題答案，從而實(shí)現(xiàn)高效解決問題的目的。而且，該種辦公方式對(duì)于辦公場(chǎng)所和辦公時(shí)間的要求不嚴(yán)，既可以在醫(yī)院，又可以在醫(yī)院外進(jìn)行隨時(shí)辦公，更加便捷、高效。

1.3 實(shí)時(shí)通信

當(dāng)在工作過程中遇到難題時(shí)，可以利用OA系統(tǒng)，通過專家在線講解和交流，及時(shí)解答疑惑，從而促進(jìn)工作的順利進(jìn)行。OA系統(tǒng)具有知識(shí)共享的作用，可以通過人的參與和溝通，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。

1.4 實(shí)時(shí)跟進(jìn)工作進(jìn)度

對(duì)于醫(yī)院的一些業(yè)務(wù)范疇，需要各個(gè)部門和管理人員之間進(jìn)行共同溝通交流，從而解決醫(yī)院業(yè)務(wù)。OA系統(tǒng)的運(yùn)用，可以為業(yè)務(wù)的處理過程提供有力的技術(shù)支持。例如，在公文流轉(zhuǎn)的過程中，加強(qiáng)對(duì)公文的跟蹤、修改等工作，并且實(shí)時(shí)監(jiān)督工作進(jìn)展，對(duì)逾期仍未完成工作的環(huán)節(jié)，進(jìn)行及時(shí)提醒，確保醫(yī)院業(yè)務(wù)順利、按時(shí)完成。

2 OA系統(tǒng)在醫(yī)院信息化辦公中的應(yīng)用

2.1 業(yè)務(wù)工作流程平臺(tái)

OA系統(tǒng)在醫(yī)院業(yè)務(wù)管理方面的應(yīng)用，有助于明確醫(yī)院的管理重點(diǎn)和管理重心，在業(yè)務(wù)工作流程平臺(tái)上，可以制定醫(yī)院的工作流程，并且經(jīng)有關(guān)部門審批后，嚴(yán)格落實(shí)各個(gè)科室的工作范疇和責(zé)任，促使各個(gè)部門熟悉自己的工作內(nèi)容，確保完成工作的效率和質(zhì)量。針對(duì)醫(yī)院的各項(xiàng)復(fù)雜業(yè)務(wù)，OA系統(tǒng)的應(yīng)用，可保證業(yè)務(wù)的處理效果，制定系統(tǒng)、規(guī)范的工作流程，從而實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)的有效結(jié)合。此外，可以將OA系統(tǒng)與醫(yī)院的其他系統(tǒng)進(jìn)行有效融合，充分整合各個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)信息，并建立完善的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，從而落實(shí)對(duì)醫(yī)院的信息化建設(shè)和發(fā)展，促進(jìn)各個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交流工作[2]。并且通過隨時(shí)隨地、異地辦公，促使醫(yī)院的工作效率更高。在業(yè)務(wù)工作流程階段運(yùn)用OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院?jiǎn)T工的規(guī)范管理，并極大地降低了醫(yī)院的培訓(xùn)成本。協(xié)助醫(yī)院制定完善的工作制度，從而確保員工的辦事效率更高，并且可以就工作的開展情況，進(jìn)行實(shí)時(shí)追蹤和數(shù)據(jù)調(diào)查。

2.2 內(nèi)部郵件平臺(tái)

將OA系統(tǒng)運(yùn)用在醫(yī)院的辦公工作中，可以促使其創(chuàng)建自身的內(nèi)部郵件工作平臺(tái)，從而有助于內(nèi)部員工發(fā)送、接收、應(yīng)答其他科室郵件，完成領(lǐng)導(dǎo)所規(guī)定的工作任務(wù)。該種自動(dòng)化郵件處理方式更加信息化、科學(xué)化，有效地避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的弊端，減少了對(duì)紙張的浪費(fèi)，并且降低了成本，提高了郵件傳送效率。而且該種方式有助于規(guī)避各種網(wǎng)絡(luò)垃圾郵件，防止內(nèi)部信息被披露，保證醫(yī)院內(nèi)部信息更加規(guī)范、安全。

2.3 醫(yī)院主頁新聞平臺(tái)

為了活躍醫(yī)院氛圍，為醫(yī)務(wù)工作者提供一個(gè)更加和諧、積極、多樣的工作環(huán)境，需根據(jù)醫(yī)院各個(gè)科室的特點(diǎn)和要求，在OA系統(tǒng)內(nèi)制定信息版塊，為其設(shè)置相應(yīng)的人事、業(yè)務(wù)、行政等方面的新聞消息，并且開通用戶分享和用戶評(píng)論、轉(zhuǎn)發(fā)等功能，從而有助于醫(yī)院工作人員及時(shí)了解醫(yī)院動(dòng)態(tài)。

2.4 公文管理平臺(tái)

醫(yī)院的OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的規(guī)范管理，通過為其創(chuàng)建專門的公文管理平臺(tái)，并且設(shè)置對(duì)應(yīng)的管理模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的接收、傳閱、發(fā)送等工作，并且避免了大量的等待時(shí)間，有助于醫(yī)院?jiǎn)T工更加方便、快速地查詢和歸檔文件[3]。在管理醫(yī)院公文時(shí)，可以為其設(shè)置規(guī)范的公文流轉(zhuǎn)流程，并且不斷完善各種文檔上傳、Word控件、批注、修改等功能。在收到公文文件時(shí)，需對(duì)其進(jìn)行登記、批注、分送、歸檔等。在發(fā)送公文文件時(shí)，醫(yī)院需擬定稿子、審核稿子、對(duì)稿、最后簽發(fā)，然后打印整理等，將其發(fā)送到醫(yī)院各個(gè)部門和管理人員。對(duì)于發(fā)文的流程和表單管理，可以自行定義，并且不限數(shù)量。統(tǒng)一管理發(fā)文的文號(hào)、流程、模塊等，并促使它們相互關(guān)聯(lián)且聯(lián)系緊密。根據(jù)用戶辦理公文作用和特點(diǎn)的不同，需不斷完善OA系統(tǒng)的功能，并且加大對(duì)發(fā)文流程的跟蹤和管理，完善系統(tǒng)對(duì)錯(cuò)誤文件的修改、重發(fā)、補(bǔ)發(fā)等功能，從而促使發(fā)文程序更加規(guī)范化、安全化。

3 OA系統(tǒng)在醫(yī)院中的運(yùn)用效果分析

OA系統(tǒng)在醫(yī)院信息化辦公過程中的有效運(yùn)用和發(fā)展，具有極其重要的意義，有助于醫(yī)院更好的生存和發(fā)展。(1)OA系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)資源的整合和管理，促使其相互促進(jìn)、相互配合，共同為醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行服務(wù)，如醫(yī)院的文化資源、人力資源、制度資源、客戶資源等[4]。(2)通過OA系統(tǒng)為醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)制定一個(gè)規(guī)范的工作制度和標(biāo)準(zhǔn)，從而促使醫(yī)院的辦公流程更加系統(tǒng)、規(guī)范[4]。(3)OA系統(tǒng)的運(yùn)用，促使信息發(fā)送和傳輸更加快捷，并且沒有任何中間過程的干擾和阻攔[5]。(4)OA系統(tǒng)有效地促進(jìn)了各個(gè)科室和部門之間的溝通和交流，促使他們共同協(xié)作辦公，從而極大地提高了工作效率。

綜上所述，OA系統(tǒng)在醫(yī)院中的有效運(yùn)用，可以極大地簡(jiǎn)化工作流程，提升辦公效率，從而促使醫(yī)院的信息管理工作更加系統(tǒng)、高效。此外，醫(yī)院通過加強(qiáng)對(duì)管理制度的完善和管理，有助于不斷提升醫(yī)院的執(zhí)行效力，從而促使其保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，不斷提升自身的綜合實(shí)力。總之，OA系統(tǒng)的引進(jìn)和發(fā)展，規(guī)范了醫(yī)院的辦公流程，極大地提高了醫(yī)院信息化辦公中的信息水平、知識(shí)水平、工作水平等，促使醫(yī)院的辦公效率逐漸增強(qiáng)，并且為醫(yī)院的工作人員營(yíng)造了一個(gè)良好的工作氛圍，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展注入了發(fā)展動(dòng)力。