唐莉娟

檔案管理是社會研究機(jī)構(gòu)日常管理工作的重要環(huán)節(jié)，真實體現(xiàn)了社會研究機(jī)構(gòu)運作的方方面面，具有多重價值。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)給檔案的管理和利用帶來了新的思路。在信息化管理模式下，檔案管理效率、利用方式乃至科學(xué)研究活動都煥發(fā)出新的生命力。對此，檔案管理人員應(yīng)加深對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，以此為契機(jī)充分發(fā)揮檔案的價值，推動檔案管理的持續(xù)健康發(fā)展。

一、社會研究機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的價值

（一）提高檔案管理效率

我國長期以來都十分重視檔案管理工作，機(jī)關(guān)事業(yè)單位、高校、研究所就更是如此。社會研究機(jī)構(gòu)作為我國哲學(xué)社會科學(xué)的重要研究的單位，也擁有著較長的檔案管理歷史。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案的收集、歸檔、整理和分類等工作都要依靠人工手動完成，且檔案的保管和存儲也要有較大的空間才能夠滿足。隨著檔案管理時間的不斷延長以及我國社會研究的不斷發(fā)展與進(jìn)步，社會研究機(jī)構(gòu)檔案的種類和體量都會不斷增加，這也給檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案模式已無法解決新問題。在此背景下，檔案信息化建設(shè)成為提高檔案管理能力和管理效率的必經(jīng)之路。借助信息化建設(shè)，檔案的收集、歸檔和整理等工作能基本上實現(xiàn)半自動化，解放了大量人力，檔案的管理流程也得以簡化。同時，檔案信息化建設(shè)也推動了檔案數(shù)字化進(jìn)程的加快，以實體檔案存儲為主的管理模式正逐漸轉(zhuǎn)為電子存儲。目前我國已有部分機(jī)構(gòu)開始試點實行檔案單軌單套制管理，即檔案全部采用電子化管理方式。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，這種管理方式會逐漸成為主流，檔案管理效率將得以大大提高。

（二）檔案資源數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案資源的載體多以實物為主，如紙質(zhì)文本檔案、圖片檔案、磁帶檔案等。實物檔案一方面需要占用較多的存儲空間，另一方面其長期的保存也需要消耗大量的人力物力進(jìn)行維護(hù)。而隨著檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)，檔案資源的載體也呈現(xiàn)出鮮明的數(shù)字化特點。當(dāng)前，數(shù)字化檔案資源的載體較為多樣性，在文本方面包括Word文檔、PDF、txt等，音頻上有WMA、MP3等，影像檔案方面包括AVI、RMVD等，此外，還有3D建模等立體化、可視化的載體用于展現(xiàn)實體檔案?？梢钥闯觯?dāng)前絕大部分的實體檔案資料都能夠借助一定的手段和技術(shù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案資源。這給檔案管理帶來了以下三點優(yōu)勢：第一是占用的空間小，能夠節(jié)省出庫房等存儲空間，同時存儲的容量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過實物檔案。第二是后期維護(hù)和管理的成本較低，一般來說數(shù)字化的檔案資源只要保證存儲設(shè)備的有效期即可，其面臨的檔案損壞的風(fēng)險相對較小。第三是數(shù)字化的資源更便于實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化傳輸，給檔案資源的開發(fā)和利用提供了更多的可能性。

（三）豐富檔案利用方式

社會研究機(jī)構(gòu)在其職能上具備一定的社會屬性，其檔案管理工作也一定程度地面向社會。隨著我國建設(shè)服務(wù)型政府工程的不斷推進(jìn)和國民檔案意識的逐漸提高，公民和社會對于檔案利用的需求也會逐漸提高。傳統(tǒng)檔案利用模式下，檔案的利用主要以單位內(nèi)部為主且應(yīng)用的種類也較少，大多局限于基建檔案、財務(wù)檔案和人事檔案，大量的檔案資源沒有被充分的利用起來。在檔案信息化建設(shè)的背景下，檔案利用的方式得以豐富，主要表現(xiàn)在三個方面：第一是檔案利用模式變多，不再局限于檔案查詢、調(diào)閱等基礎(chǔ)性應(yīng)用，而是逐漸拓展為需求導(dǎo)向性的多元化檔案服務(wù)，如內(nèi)容查詢與識別、在線咨詢、在線調(diào)檔等服務(wù)。第二是檔案利用的渠道更加多元，包括終端、移動終端、PC端和線下等多個場景，突破了檔案利用的時空限制，大大提高了檔案的利用率和公民利用的檔案積極性。第三是檔案利用的主體更加多元，過去檔案利用的主體多以單位為主，如今由于檔案管理效率更高、檔案利用的方式更加便捷，個人檔案利用的頻率明顯提高，這也給檔案利用的創(chuàng)新提供了方向。

（四）為社會研究提供參考

社會研究機(jī)構(gòu)的主要職能就是人文社科的科研規(guī)劃和研究工作。文獻(xiàn)研究法和比較研究法等研究方法是人文社科領(lǐng)域使用的最多的研究方法，其本質(zhì)上是對各類信息資源的充分利用，在此過程中檔案就發(fā)揮著重要的作用。社會研究機(jī)構(gòu)的檔案是真實、完整、全面的記錄了社會研究機(jī)構(gòu)工作的方方面面，自然也包括其科研活動的各項環(huán)節(jié)，具有真實性的特點，同時也有憑證價值和參考價值。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案參考價值的發(fā)揮較為有限，這一方面是由于實體檔案管理效率低造成的，另一方面缺乏科學(xué)的整理和分析。在信息化建設(shè)背景下，數(shù)字化的檔案資源給檔案的整理和分析提供了基礎(chǔ)。通過大數(shù)據(jù)、云計算的分析技術(shù)和可視化的管理界面，更為直接地發(fā)揮了檔案的參考價值，為科學(xué)研究提供了參考。

二、社會研究機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的不足

（一）數(shù)字化資源建設(shè)緩慢

從上文對信息化建設(shè)價值的初步探討可以看出，無論是檔案的利用或是其參考價值的發(fā)揮其基礎(chǔ)都是數(shù)字化資源的建設(shè)?？梢哉f，數(shù)字化檔案資源是檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容支撐，同時也是信息化建設(shè)的手段和目的。但從當(dāng)前我國社會研究機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，數(shù)字化建設(shè)緩慢的情況還十分普遍，主要表現(xiàn)在以下兩個方面：一是數(shù)字檔案收集體系建設(shè)尚不完善。當(dāng)前，部分社會研究機(jī)構(gòu)在檔案收集上還未實現(xiàn)數(shù)字化采集，多以實體檔案收集加數(shù)字文件歸檔的方式為主，但其中還存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容有差別的情況，給后續(xù)的利用帶來了很大的難度；二是老舊檔案的數(shù)字化工作進(jìn)展較為緩慢。社會研究機(jī)構(gòu)存在著大量種類豐富、載體各異的檔案，對于文字檔案來說其數(shù)字化工作較為簡便，通過掃描即可，而對于其他實體檔案如照片檔案、影像檔案就存在著很多軟硬件設(shè)備兼容的問題，部分檔案管理部門存在著畏難情緒，僅對文本類檔案進(jìn)行數(shù)字化工作，其他類型的數(shù)字化進(jìn)程就較為緩慢，影響了整體的信息化建設(shè)工作。

（二）信息安全面臨挑戰(zhàn)

長期以來，我國檔案管理都處于封閉式的管理模式，這種管理模式一定程度上保證了檔案的真實性和安全性。但隨著檔案管理開放性和社會性的提高，檔案管理和利用更多地面向社會，與此同時，檔案信息化建設(shè)勢必會使檔案資源從線下轉(zhuǎn)為線上，這也給檔案的信息安全管理帶來了新的問題。與其他檔案管理部門有所區(qū)別的是，社會研究機(jī)構(gòu)的檔案包括科技檔案，作為重要的信息資源，科研檔案有著巨大價值，一旦泄露或者損壞則會造成難以估量的損失。從我國檔案管理的現(xiàn)狀來看，信息安全防護(hù)能力低的問題還普遍存在，這主要表現(xiàn)在兩個方面：一是缺乏完善的防護(hù)體系，對于病毒、木馬等信息安全威脅的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)能力不足，部分部門的電子設(shè)備沒有定期進(jìn)行篩查。二是事后補救能力不足，缺乏完善的硬件設(shè)備隔離措施和檔案備份工作，發(fā)生信息安全事件后無法挽回?fù)p失。

（三）檔案利用模式有待開發(fā)

檔案信息化建設(shè)給檔案利用帶來了新思路和新方法，但多元化的檔案利用方式需要完善的信息化建設(shè)來支撐。首先是經(jīng)費分配不均的問題，領(lǐng)導(dǎo)層較為重視檔案的日常保管工作，對于硬件管理設(shè)備、庫房建設(shè)、檔案裝訂上投入的經(jīng)費比重較大，實體檔案的保存與管理工作開展得較好。但檔案信息化建設(shè)投入不足，使大多數(shù)檔案自歸檔裝訂后就一直處于塵封狀態(tài)，一些具有較高憑證和參考價值的檔案無法得到較好的利用。其次，檔案利用對信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施也提出了較高的要求，無論是個性化服務(wù)定制、在線咨詢或者線下終端服務(wù)，都要以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息設(shè)備為基礎(chǔ)。最后，目前各部門之間的溝通機(jī)制交叉，信息壁壘存在的情況較為突出，一體化趨勢發(fā)展極為緩慢，檔案工作分散性強，這也就導(dǎo)致了各部門無法建立起良好的信息共享平臺，檔案資源的開發(fā)和利用受限，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案整合與管理創(chuàng)新面臨著重重阻礙。

（四）綜合管理能力有待提高

檔案信息化建設(shè)給檔案管理部門的管理能力提出了更高的要求。第一，檔案信息化建設(shè)拓寬了管理的范圍。在信息化建設(shè)的背景下，檔案管理的內(nèi)容變多，涉及到實體檔案管理和數(shù)字檔案資源的管理，在制度和流程上也要具有高度的包容性和靈活性。如在檔案管理平臺和服務(wù)渠道的開發(fā)上，微信和微博等平臺的開發(fā)都需要與之配套的管理，如何在有限的資源下深入掌握各個平臺的規(guī)則和資源，對檔案管理部門來說是一項全新的任務(wù)。第二，檔案信息化建設(shè)加大了檔案管理的深度，檔案信息化建設(shè)給檔案服務(wù)的開發(fā)和利用打下了良好基礎(chǔ)，拓展服務(wù)對象、豐富服務(wù)方式成為檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢。檔案管理工作的重點不再局限于保管，更多地涉及到利用，如何針對現(xiàn)有的信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，成為檔案管理部門面臨的新的挑戰(zhàn)。

三、社會研究機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)的對策

（一）加快檔案資源數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

針對檔案信息化建設(shè)中數(shù)字化資源建設(shè)緩慢的現(xiàn)狀，社會研究機(jī)構(gòu)管理層和檔案管理人員應(yīng)結(jié)合具體實際情況，采用數(shù)字檔案資源建設(shè)“兩步走”戰(zhàn)略：一是堅持“存量數(shù)字化”要求，大力推動傳統(tǒng)實體檔案的數(shù)字化工作。針對紙質(zhì)文本載體的資料，綜合采用全手工錄入、全圖像掃描、全圖文結(jié)合三種方式進(jìn)行數(shù)字化處理，其中以全圖文結(jié)合方式為佳。針對老舊照片和影像資料，在做好檔案備份的前提下，注重系統(tǒng)的兼容性，在信息化建設(shè)時充分考慮到各種載體的格式要求，完成照片和影像資料的數(shù)字化工作；二是貫徹落實“增量電子化”的策略，全面啟動電子文件的在線接受工作，開展數(shù)字化加工項目，以館藏檔案全面數(shù)字化項目帶動整合檔案信息資源。同時，按照各地的電子文件歸檔與管理辦法規(guī)范數(shù)字檔案接收工作，在移交和接收環(huán)節(jié)中，要對數(shù)字文件進(jìn)行完整性、可靠性、安全性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢測，通過檢測后方能錄入到系統(tǒng)中，保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范統(tǒng)一。

（二）提高信息安全防護(hù)能力

提高信息安全防護(hù)能力要從三個方面開展：一是提高信息安全防護(hù)意識。管理層和基層管理人員要把信息安全防護(hù)工作視為信息化建設(shè)的重要保障性工作之一。管理層應(yīng)定期開展信息安全主題講座和交流會，派遣基層員工參加信息安全技能培訓(xùn)工作。同時，培養(yǎng)工作人員良好的工作習(xí)慣，在實際工作中不斷養(yǎng)成信息安全意識。二是提高管理能力，對信息化建設(shè)過程中和檔案數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)的信息安全外部問題和內(nèi)部問題進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，根據(jù)梳理結(jié)果進(jìn)行破壞力分析、可行性分析，通過事先的工作預(yù)防潛在的信息安全風(fēng)險。三是，綜合運用各種防護(hù)技術(shù)。在實體檔案方面，要運用三種技術(shù)，分別是建筑保護(hù)法、裝幀保護(hù)法、驅(qū)蟲保護(hù)法，以保障實體檔案的完好無損，增加其保存期限。在數(shù)字檔案方面要重點防護(hù)，科技檔案管理中心要注重系統(tǒng)安全技術(shù)、數(shù)據(jù)安全技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的構(gòu)建。系統(tǒng)方面要定期維護(hù)，查缺補漏，不斷測試系統(tǒng)的穩(wěn)定性和漏洞，以提前做好應(yīng)對；數(shù)據(jù)安全方面要運用數(shù)據(jù)加密、應(yīng)急處理和備份技術(shù)，對價值高的科技檔案進(jìn)行保護(hù)。

（三）建立良好協(xié)作機(jī)制，豐富檔案利用方式

針對檔案利用存在的問題，社會研究機(jī)構(gòu)檔案管理部門應(yīng)依托信息化建設(shè)不斷提高檔案利用水平和服務(wù)能力。第一，打造完善的檔案利用體系，推動各部門之間的信息交流與溝通，以信息資源共享平臺為基礎(chǔ)打造高效、通暢、互利共贏的溝通機(jī)制，為檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)和利用打下良好基礎(chǔ)。第二，推動信息化建設(shè)的平衡發(fā)展。由于檔案利用是一項需要多個主體參與及配合的工作，因此在信息化建設(shè)要實現(xiàn)相對的同步，針對各部門之間信息化建設(shè)落差較大的情況，要制定差異化的發(fā)展策略，明確各自分工，檔案管理部門應(yīng)起到主導(dǎo)作用，在基礎(chǔ)通信設(shè)施的建設(shè)上加大投入，其他相關(guān)部門則以內(nèi)容建設(shè)為主，探究檔案資源的整合與分析。第三，優(yōu)化檔案使用流程，在保證檔案保密性的基礎(chǔ)上進(jìn)一步簡化使用流程，將檔案使用流程網(wǎng)絡(luò)化，拓寬檔案利用的場景，進(jìn)一步提高檔案的利用率。

（四）提升管理水平，提高服務(wù)能力

檔案管理水平的提高主要從兩個方面進(jìn)行：第一，在管理層完善規(guī)章制度。根據(jù)檔案信息化的特點、難點以及未來發(fā)展趨勢，進(jìn)行完善的制度設(shè)計。同時，注重流程化思維的培養(yǎng)，將制度融入到管理工作的方方面面，讓信息化建設(shè)能夠在完善的框架下運行，保障檔案信息化建設(shè)的方向性正確。第二，以強化管理來提高檔案服務(wù)能力。在信息化建設(shè)中要將服務(wù)意識和服務(wù)觀念融入日常工作，根據(jù)各類檔案利用與服務(wù)的特點制定服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以提高服務(wù)能力。