龐蕾 耿婉茹

摘 要：高校畢業(yè)生檔案是大學(xué)生個人信息、學(xué)習(xí)、工作、成績、年資、思想等方面的記錄，與大學(xué)生的切身利益密切相關(guān)，也是我們?nèi)耸聶n案的重要組成部分。在大數(shù)據(jù)時代，高校畢業(yè)生檔案管理的特點(diǎn)正在逐步顯現(xiàn)。高校畢業(yè)生檔案的數(shù)量和類型不斷增加，對檔案的處理速度也提出了新的要求。因此，做好高校畢業(yè)生檔案管理工作，可以充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)，實(shí)施我國的人才戰(zhàn)略，具有十分重要的意義。本文首先闡述了大數(shù)據(jù)條件下高校畢業(yè)生檔案管理的相關(guān)概念，作為本文的理論基礎(chǔ)。其次，闡述了高校畢業(yè)生檔案管理的意義。最后，針對大數(shù)據(jù)條件下高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題，提出了一些改進(jìn)措施，以促進(jìn)高校畢業(yè)生檔案的檢索和利用，充分發(fā)揮其功能。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案工作；發(fā)展對策

在高校教學(xué)研究工作和學(xué)生管理過程中，會形成大量的檔案。這些檔案是存儲重要材料（如文本、圖表和信息資源）的重要載體。在學(xué)校的實(shí)際工作中有著不可替代的重要地位。在大數(shù)據(jù)的條件下，高校畢業(yè)生檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和發(fā)展機(jī)遇。高校檔案管理人員應(yīng)積極探索大數(shù)據(jù)條件下優(yōu)化檔案工作的措施，完善檔案管理模式，提高高校畢業(yè)生檔案管理的效率和質(zhì)量，確保高校檔案工作發(fā)揮應(yīng)有的作用。本文闡述了在大數(shù)據(jù)下，高校畢業(yè)生檔案管理的問題，作為借鑒。

1 大數(shù)據(jù)下高校畢業(yè)生檔案管理相關(guān)概述

1.1 大數(shù)據(jù)的概念

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們對大數(shù)據(jù)的認(rèn)識也逐漸加深，可分為三個層次：第一級是數(shù)據(jù)本身，第二級是大數(shù)據(jù)處理技術(shù)。第三級是大數(shù)據(jù)的概念。三者相互協(xié)調(diào)，形成完整的大數(shù)據(jù)概念。由于大數(shù)據(jù)量的特點(diǎn)和時代的要求，大數(shù)據(jù)在許多領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用。一般來說，大數(shù)據(jù)的處理過程基本相同，但由于數(shù)據(jù)來源和分析結(jié)果的不同，大數(shù)據(jù)在不同領(lǐng)域的處理過程中也存在一些特殊性。學(xué)生管理中大數(shù)據(jù)的處理過程可分為：管理數(shù)據(jù)的收集、管理數(shù)據(jù)的存儲和整理、管理數(shù)據(jù)的分析和挖掘、結(jié)果的解釋和應(yīng)用。

1.2 高校畢業(yè)生檔案的含義

高校畢業(yè)生檔案信息是社會人才信息的重要載體，是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程中真實(shí)地反映和記錄。我們可以將其分為電子的，紙質(zhì)的以及聲音圖像的檔案。目前大部分的高校學(xué)生檔案是紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括繁多，一切與學(xué)生在高校期間學(xué)習(xí)與生活的相關(guān)信息都要一一記錄下來，通過學(xué)生檔案我們可以看出一個學(xué)生的成績、專業(yè)水平、身體素質(zhì)、思想修養(yǎng)以及綜合能力。

1.3 高校畢業(yè)生檔案及管理的現(xiàn)狀

高校畢業(yè)生檔案管理具有以下特點(diǎn)：第一，高校畢業(yè)生檔案管理的工作量大。隨著并購擴(kuò)張戰(zhàn)略的全面實(shí)施，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生如何將貯存在學(xué)校的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移操作等，這些工作使得學(xué)校面臨的檔案管理工作壓力非常大。二是檔案管理時間相對集中。檔案管理部門負(fù)責(zé)研究過程中收到的獎懲、黨員信息和學(xué)生身份變更信息。檔案管理員必須在畢業(yè)前改變學(xué)生的檔案。這些事情必須在學(xué)生完成學(xué)業(yè)之前轉(zhuǎn)移到他們的工作單位或?qū)W校，這樣一來工作量更大，時間更緊張。三是隨著網(wǎng)絡(luò)招聘、應(yīng)聘及經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，人才資源越來越在比較信息中呈現(xiàn)出來，人才流動的數(shù)量和質(zhì)量以及去向問題會逐漸增強(qiáng)。這些零散的分布于各行業(yè)、各地域的人才信息急需在最短的時間內(nèi)在不同領(lǐng)域、不同機(jī)構(gòu)之間共享。

2 完善高校畢業(yè)生檔案管理的意義

2.1 從學(xué)生角度來看

畢業(yè)生檔案具有較高的權(quán)威性，檔案里畢業(yè)生的身體狀況、心理健康、學(xué)業(yè)成績、社會能力、社會實(shí)踐能力和綜合績效的獨(dú)特性決定了檔案與職業(yè)身份證功能的一致性，是企業(yè)和事業(yè)單位人才培養(yǎng)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案中所記錄的學(xué)生的政治觀點(diǎn)和職位影響到他們進(jìn)入公司后的職稱、薪水和對海外學(xué)習(xí)的評估。因此，學(xué)校有責(zé)任引導(dǎo)學(xué)生重視檔案的作用。為畢業(yè)生提供全面、具體和高質(zhì)量的檔案材料，將使學(xué)生具有更大的競爭優(yōu)勢。

2.2 從高校和社會角度來看

從高校的角度看，學(xué)生檔案是反映學(xué)生素質(zhì)的重要窗口，能直觀地反映畢業(yè)生的素質(zhì)。學(xué)校要獲得社會認(rèn)可，除了要培養(yǎng)高素質(zhì)、個性鮮明的學(xué)生外，還必須建立嚴(yán)格的檔案管理制度。此外，從社會的角度來看，檔案在一定程度上是學(xué)生進(jìn)入社會的敲門磚。因此，通過查看畢業(yè)生的檔案，企業(yè)可以在最短的時間內(nèi)選擇公司的員工。這就要求我們完善檔案管理制度，為一些企業(yè)提供便利的條件，最大限度地滿足人民各方面的要求。

3 高校畢業(yè)生檔案管理中存在的問題

3.1 大學(xué)畢業(yè)生對檔案重要性認(rèn)識不足

隨著就業(yè)方式和就業(yè)內(nèi)容的逐步變化，學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入私營企業(yè)或部分企事業(yè)單位，檔案不保存在工作單位。因此，許多學(xué)生不遵守檔案，學(xué)生和檔案是分開的。學(xué)校中存儲的檔案數(shù)量逐漸增加，這無疑給學(xué)校檔案的保存和處理帶來了更大的困難。另外許多大學(xué)畢業(yè)生通過包裝自我推薦的簡歷，以及他們的個人素質(zhì)和外表來找到工作，檔案的作用已被削弱。由于大多數(shù)大學(xué)畢業(yè)生沒有意識到檔案的重要性，他們對檔案的重視不夠。即使在畢業(yè)很多年后，檔案仍在學(xué)校里。

3.2 檔案管理專業(yè)人員的技術(shù)水平較低

為了保證檔案管理的有效性，必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平。目前，一些高校缺乏對檔案管理人員的專門培訓(xùn)和專業(yè)隊伍建設(shè)。輔導(dǎo)員和其他兼職畢業(yè)生檔案員經(jīng)常受雇于畢業(yè)生檔案的管理。因?yàn)樗麄冇凶约旱闹饕ぷ?，很少花時間在檔案上。而檔案的工作量很大，在檔案中必須具備一定的專業(yè)知識。因?yàn)檫@些人是兼職的，缺乏經(jīng)驗(yàn)和能力，不能真正做好檔案管理工作，現(xiàn)有的一些技術(shù)不能用來促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理的更好實(shí)施。

3.3 檔案信息化管理方法落后

近年來，隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生數(shù)量迅速增加，畢業(yè)生檔案數(shù)量也在迅速增加，學(xué)校也在努力實(shí)現(xiàn)更好的畢業(yè)生檔案管理。檔案部門的計算機(jī)，不支持檔案管理相應(yīng)的軟件。由于計算機(jī)的廣泛使用，學(xué)校沒有實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。在這種情況下，工作效率不利于畢業(yè)生檔案管理的更好發(fā)展，不能適應(yīng)現(xiàn)代高等教育的發(fā)展。另外，高校缺乏信息應(yīng)對能力，大畢業(yè)生檔案管理不足，很大程度上是由于網(wǎng)絡(luò)在實(shí)際實(shí)施過程中信息化水平低所致。隨著數(shù)據(jù)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，利用信息技術(shù)管理大畢業(yè)生檔案已成為必然趨勢。在檔案管理工作中，高校畢業(yè)生檔案管理信息準(zhǔn)備不足，相關(guān)人員也沒有對這方面進(jìn)行深入的研究。要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案管理的信息化，必須保證畢業(yè)生檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)、人才基礎(chǔ)和制度基礎(chǔ)。

3.4 檔案轉(zhuǎn)遞不夠準(zhǔn)確高效

部分高校管理人員法律意識淡薄，對高校畢業(yè)生檔案管理的重視程度較低，這可能導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案管理過程中存在較大的漏洞。這一漏洞主要體現(xiàn)在以下兩個方面。首先，檔案傳輸過程中，相關(guān)操作不規(guī)范。在傳輸過程中，如果沒有按要求發(fā)送，只注意檔案的發(fā)布，不注意檔案的收集，很可能會在傳輸過程中丟失檔案。第二，檔案中有更多的錯誤或遺漏。分發(fā)和傳輸檔案的任務(wù)相當(dāng)繁重。將大量的畢業(yè)生文獻(xiàn)送到各地是一項(xiàng)非常復(fù)雜的任務(wù)，這對檔案工作者的素質(zhì)提出了更高的要求。在高校畢業(yè)生檔案流轉(zhuǎn)過程中，難以把握高校畢業(yè)生檔案流通的實(shí)施，影響高校畢業(yè)生檔案的未來查詢和利用。

4 完善大數(shù)據(jù)下高校畢業(yè)生檔案管理的對策

4.1 提高學(xué)生自身的檔案意識

通過開展各種課外實(shí)踐活動，提高學(xué)生的檔案意識。只有這樣，學(xué)生才能對他們的檔案負(fù)責(zé)和認(rèn)真。此外，學(xué)?？梢愿鞣N方式教導(dǎo)學(xué)生尊重檔案。通過學(xué)習(xí)過程中的實(shí)踐和競爭，提高了學(xué)生豐富檔案信息的能力，逐步提高了學(xué)生的檔案意識。畢業(yè)生檔案管理的內(nèi)容包括在各種課堂實(shí)踐活動中。學(xué)校要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，在大學(xué)生畢業(yè)離校前，向?qū)W生解釋人事檔案的重要性，并告訴他們離開學(xué)校后如何向原籍地的人事部門報告。告知他們在離校后應(yīng)怎樣到生源地人事部門報到的有關(guān)事項(xiàng)，并積極協(xié)助報到地人才服務(wù)機(jī)構(gòu)做好人事檔案的轉(zhuǎn)移工作。作為高校畢業(yè)生檔案管理的人事服務(wù)機(jī)構(gòu)，學(xué)生在向?qū)W生報告時應(yīng)明確個人檔案的重要作用，并按照有關(guān)程序做好高校畢業(yè)生檔案的傳遞工作。用人單位應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定的要求，將大學(xué)生人事檔案轉(zhuǎn)移到工作場所，解決人事檔案的分離問題，便于及時補(bǔ)充檔案。

4.2 建立強(qiáng)有力的管理隊伍

為了實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的高質(zhì)量管理，學(xué)校必須為檔案管理部門配備專門的人才，培養(yǎng)相應(yīng)的理論知識，提高學(xué)生的管理水平和能力。為了滿足畢業(yè)生檔案管理崗位的要求。學(xué)校應(yīng)從以下幾個方面入手，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和能力：一是提高檔案工作者的綜合素質(zhì)和意識，嚴(yán)格限制檔案工作者在今后工作中的思維和行為。二是吸收校外專業(yè)人員，管理學(xué)校檔案。這不僅加深了學(xué)生對檔案的認(rèn)識和理解，而且加強(qiáng)了檔案工作者的責(zé)任，使他們能夠享受與其他檔案工作者同等的待遇和義務(wù)。提高員工的積極性和效率，提高員工的能力，有利于內(nèi)部穩(wěn)定。第三，在檔案管理領(lǐng)域，引進(jìn)一批專業(yè)能力強(qiáng)、信息處理能力強(qiáng)、計算機(jī)操作能力強(qiáng)的綜合性人才，為現(xiàn)代檔案管理的實(shí)現(xiàn)做好準(zhǔn)備。

4.3 提升畢業(yè)生檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)就業(yè)促進(jìn)作用

信息共享是大數(shù)據(jù)時代對信息資源的戰(zhàn)略規(guī)劃，而這一規(guī)劃是高校畢業(yè)生檔案信息適應(yīng)這一時代，完成共享戰(zhàn)略遠(yuǎn)景和目標(biāo)的過程。這些畢業(yè)生檔案信息資源跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)、跨行業(yè)的應(yīng)用，必須進(jìn)行全局化的統(tǒng)籌管理，學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)時代信息資源共享時帶來的機(jī)遇和風(fēng)險。

高校應(yīng)提高檔案管理的技術(shù)能力和網(wǎng)絡(luò)水平，以適應(yīng)信息時代的發(fā)展趨勢和大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的需要。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有檢索速度快、檢索簡單、可靠性高、存儲容量大、成本低、易丟失等優(yōu)點(diǎn)。將電子技術(shù)引入畢業(yè)生檔案管理，可以減輕管理人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。通過檢查，基本上可以避免紙質(zhì)檔案和錯誤的丟失。通過建立招生機(jī)制，合格的用人單位可以使用檔案管理平臺賬戶，及時、快速地查找應(yīng)聘者的檔案信息，增加畢業(yè)生的就業(yè)機(jī)會。通過建立檔案管理平臺，高?？梢愿櫘厴I(yè)生的就業(yè)情況，畢業(yè)生和用人單位可以及時反饋就業(yè)信息。通過對高校的分析，可以充分了解人才的市場需求，完善人才培養(yǎng)模式，為大學(xué)生就業(yè)提供更好的幫助。

4.4 嚴(yán)格執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，創(chuàng)新工作方式方法

首先，要區(qū)分畢業(yè)生派遣單位的性質(zhì)和檔案管理資格。根據(jù)現(xiàn)行的國家檔案管理制度，明確畢業(yè)生提供的就業(yè)單位是否具備人事檔案管理權(quán)限。如私營企業(yè)和外商投資企業(yè)，應(yīng)通知畢業(yè)生查詢其原籍的人才交流中心或人力資源和社會保障局的地址，并與他們聯(lián)系，確認(rèn)是否可以保存人事檔案。管理人員應(yīng)當(dāng)及時更新檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，并在專門的檔案管理平臺以供畢業(yè)生登陸查詢，賬號注冊時核實(shí)學(xué)生的學(xué)號及身份證號信息，以確保學(xué)生檔案信息的安全性。

5 結(jié)束語

高校畢業(yè)生檔案管理不僅是人事管理的重要組成部分，也是學(xué)生、企業(yè)和社會的一項(xiàng)工作。在大數(shù)據(jù)時代，高校應(yīng)利用信息技術(shù)的手段，以現(xiàn)有技術(shù)為支撐，通過對高校畢業(yè)生檔案的開發(fā)和應(yīng)用，對大學(xué)生進(jìn)行綜合管理。對高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了總體規(guī)劃和設(shè)計，初步形成了大畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的框架。加強(qiáng)檔案部門管理體制建設(shè)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化資源配置，全面培養(yǎng)和吸收大畢業(yè)生檔案管理人才，提高檔案服務(wù)質(zhì)量和水平。我相信，在嚴(yán)格的控制和密切的合作下，高校畢業(yè)生的檔案管理將實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理、實(shí)質(zhì)性的發(fā)展，并在社會生活的各個方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者簡介

龐蕾，山東理工大學(xué)檔案館，副研究館員，主要從事檔案管理與史志編研工作。

耿婉茹，濟(jì)南大學(xué)數(shù)學(xué)科學(xué)學(xué)院，助教，主要從事輔導(dǎo)員工作。