歐陽小弟 冷水江市自然資源局

政府機(jī)構(gòu)的大幅改革給檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)，不僅在原有的完整性、準(zhǔn)確性上提出了更為嚴(yán)格的要求，更是要求檔案管理跟上信息化時代的腳步，為政府工作、人員流動以及群眾辦事提供便利。因此，研究信息化背景下檔案管理存在的問題及解決措施具有很強(qiáng)的現(xiàn)實意義，是中國社會正常發(fā)展的必需。

一、信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)代化的發(fā)展為人民生活帶來了便利，也為檔案管理工作提供了新的方式，辦公自動化、無紙化便是其中之一。這種變化為檔案的收集、整理與傳遞提供了很大的便利，但目前仍存在以下幾個主要問題，這些問題的出現(xiàn)極大阻礙了信息化時代檔案管理工作的發(fā)展。

(一)檔案管理軟件缺乏規(guī)范性

中國各個省市發(fā)展程度有所不同，信息化程度也有所區(qū)別。①管理軟件不統(tǒng)一。各個省份的檔案部門使用的計算機(jī)型號不統(tǒng)一，所開發(fā)使用的軟件也不盡相同，并且缺乏一個能完美統(tǒng)籌信息搜索與信息管理的軟件，使得在日常工作中，許多事項必須要求本人到檔案所在地辦理，無法遠(yuǎn)程調(diào)取。并且信息管理工作無法全程用電腦完成，使工作進(jìn)程較為緩慢。②檔案管理工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案館館藏文件存在缺失的情況，對于缺失文件的記載或處理暫缺統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，并且各類檔案的錄入細(xì)則在各個地區(qū)之間缺乏統(tǒng)一明細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，再加上各個省份之間的交流密切程度不一樣，比如長株潭城市群、長三角城市群的城市群內(nèi)部之間交流可能比較頻繁，這些城市之間的細(xì)則可能會相對一致。但是對于稍遠(yuǎn)的城市，比如新疆等與其他省份之間的交流相對較少，在檔案整理方面與其他地區(qū)可能存在較大區(qū)別。這種情況加重了全國檔案管理無法統(tǒng)一協(xié)調(diào)的問題，制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

(二)檔案管理人員缺乏專業(yè)性

檔案信息化要求信息化人才?，F(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，對檔案管理人員的專業(yè)水平提出了更高的要求。同時人民群眾對于檔案信息的多樣化需求也在日益增加，截至2018年底，中國網(wǎng)民規(guī)模達(dá)到了8.29億，互聯(lián)網(wǎng)普及率達(dá)到了59.6%，再加上《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施為人民群眾賦予了更多的知情權(quán)。這要求管理人員具有高知識層次與高技術(shù)，站在信息技術(shù)前沿，為公眾提供更好更專業(yè)的服務(wù)，而不能僅僅了解計算機(jī)基礎(chǔ)知識。

二、信息化背景下檔案管理對策建議

為了促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，提高工作效率，保證群眾辦事只跑一趟，針對上文分析的檔案管理存在的兩個主要問題，在信息化背景下可以從以下幾個方面對檔案管理工作做出改進(jìn)。

(一)規(guī)范檔案管理細(xì)則

出臺全國統(tǒng)一規(guī)范，對于缺失檔案的處理與記載、檔案的歸類做出統(tǒng)一的規(guī)定，并定時組織各地檔案管理工作人員進(jìn)行統(tǒng)一學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)會上對于管理細(xì)則進(jìn)行詳細(xì)解釋，保證工作人員對于管理細(xì)則有充分了解。同時鼓勵工作人員之間的交流學(xué)習(xí)，可以總結(jié)本省的工作經(jīng)驗在學(xué)習(xí)會上報告，以供大家統(tǒng)一學(xué)習(xí)，并及時匯報工作中存在的問題，在學(xué)習(xí)會上集思廣益，爭取盡快解決問題，上級部門對于匯報上來的問題應(yīng)及時做出答復(fù)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化，為檔案的全國統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

(二)改進(jìn)檔案保管方式

截止至2018年底，中國人口已接近14 億，其中廣東省與山東省的人口均已超過1 億，在人口如此龐大的國家要做好檔案管理是一項艱巨的任務(wù)，尤其是檔案保管方式有嚴(yán)格的要求。不僅要能有充分的空間保存所有實體形式保存的檔案，更要選擇一個能長久保存的地方，這就對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施提出了高要求。因此必須提高檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，由檔案工作主管部門帶頭，積極請示當(dāng)?shù)卣?，請求?jīng)費支持用于檔案管理的工作環(huán)境與設(shè)備，確保辦公室、檔案室、接待室實現(xiàn)三分開[1]。同時要建立滿足信息化要求的環(huán)境，保證中國檔案管理的先進(jìn)性與長久性，并能與國際化接軌。

(三)提升管理人員素質(zhì)

做好崗前培訓(xùn)，不僅要確保入職人員對于檔案管理工作流程的了解，保證工作的順利進(jìn)行，更要確保新入職人員對于檔案管理工作的認(rèn)同感、自豪感[2]，減少人員流失。堅持崗中培養(yǎng)，由于信息化技術(shù)一直在更新，因此要確保工作人員能及時了解新技術(shù)，必須定時組織技術(shù)學(xué)習(xí)活動。對于不太了解信息化技術(shù)的工作人員，要鼓勵同事之間的互相交流，同時采取激勵機(jī)制，對于主動學(xué)習(xí)的人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會。貫徹學(xué)習(xí)《檔案法》以及《檔案管理辦法》，讓檔案管理從業(yè)人員深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)。

(四)升級檔案管理軟件

各省市之間檔案不互通的很大一部分原因是他們所使用軟件之間的不兼容，因此必須開發(fā)出一個全國通用的檔案管理軟件，為檔案信息的全國互通提供基礎(chǔ)。同時對于檔案管理軟件本身也有要求，要做出一個集信息收集、信息處理、信息搜索與應(yīng)用于一體的多功能軟件[3]。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)與智能手機(jī)普及的現(xiàn)在，要讓檔案管理軟件與人民群眾的需求相結(jié)合，比如讓人民群眾在家就能做到信息的上傳與驗證，軟件后臺則能將人們上傳的信息進(jìn)行分析處理以及儲存與歸類，方便后續(xù)的搜索與應(yīng)用，讓政府、企業(yè)與個人在信息的使用上沒有障礙。

三、結(jié)論

本文針對信息化背景下檔案管理存在的主要問題提出對策建議，對于檔案管理體系健康發(fā)展與社會和諧進(jìn)步具有促進(jìn)作用。檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的重要組成部分之一，是社會運行的基石，在信息化時代，檔案管理顯得更為重要。檔案伴隨著我們的一生，記錄了我們的一生，更記錄了社會發(fā)展。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理制度具有現(xiàn)實意義，也具有歷史意義。