方艷峰

[摘 要]近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化以及行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，出版社面臨的內(nèi)外部壓力明顯增大。在此背景下，除了科學(xué)把握市場(chǎng)化發(fā)展對(duì)出版業(yè)提出的新要求外，出版社還要通過不斷優(yōu)化內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作來增強(qiáng)適應(yīng)市場(chǎng)化發(fā)展的實(shí)力。本文以出版社為研究對(duì)象，對(duì)ERP系統(tǒng)在優(yōu)化單書業(yè)務(wù)流程、規(guī)范單書成本核算、單書應(yīng)收賬款管理、預(yù)防財(cái)務(wù)腐敗等方面的作用進(jìn)行探討，以增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理人員運(yùn)用ERP系統(tǒng)的信心和決心，從而最大化地發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的作用。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);出版社;財(cái)務(wù)管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.023

[中圖分類號(hào)]F232;F275[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2019）04-00-02

0 ? ? 引 言

隨著出版業(yè)發(fā)展程度的縱深化推進(jìn)，越來越多的出版社深刻認(rèn)識(shí)到技術(shù)在出版業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)方面的重要性，開始借助ERP系統(tǒng)提升內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作的效率。ERP系統(tǒng)作為出版社開展財(cái)務(wù)管理工作的一把“利器”，是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化開展、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作職能的有效技術(shù)手段。但是，從出版社應(yīng)用ERP系統(tǒng)的實(shí)際情況看，出版社普遍存在系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度滯緩、建設(shè)要求落實(shí)不達(dá)標(biāo)等問題，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)無法充分發(fā)揮在提升財(cái)務(wù)管理工作效率與效果方面的積極作用。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致這些問題的原因有很多，其中主要原因在于出版社內(nèi)部員工對(duì)ERP系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足，缺乏責(zé)任意識(shí)，部門協(xié)作不積極、不主動(dòng)。基于此，出版社有必要深入分析和把握ERP系統(tǒng)在出版社財(cái)務(wù)管理乃至整體管理工作開展方面的作用，以強(qiáng)化內(nèi)部員工加快建設(shè)ERP系統(tǒng)的信心、決心和責(zé)任心。對(duì)財(cái)務(wù)管理工作而言，ERP系統(tǒng)的作用主要體現(xiàn)在優(yōu)化單書業(yè)務(wù)流程、單書成本核算、單書應(yīng)收賬款管理以及預(yù)防腐敗等方面。

1 ? ? ERP系統(tǒng)在優(yōu)化單書業(yè)務(wù)流程方面的作用

ERP系統(tǒng)指在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為指導(dǎo)建立的信息管理平臺(tái)。在該系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)管理人員可以與編輯、校對(duì)、印制等人員進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息化溝通，并通過系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和處理。首先，在ERP系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，編輯人員通過系統(tǒng)的編輯模塊建立相應(yīng)的選題卡片，在卡片上明確圖書的頁碼、版權(quán)等基本信息，形成圖書的“身份證”。其次，在圖書出版編輯過程中，財(cái)務(wù)人員將支出的稿費(fèi)、編審費(fèi)等信息實(shí)時(shí)更新到卡片上，實(shí)現(xiàn)與編輯、校對(duì)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)信息的交流與反饋。再次，在圖書印刷出版過程中，印制人員和財(cái)務(wù)人員通過將發(fā)印單上的相關(guān)信息實(shí)時(shí)更新到系統(tǒng)中相應(yīng)的卡片上，便于調(diào)閱數(shù)據(jù)信息。最后，編輯、校對(duì)、印制等非財(cái)務(wù)人員可以通過ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)功能模塊獲取和復(fù)核圖書的預(yù)算成本信息，從而進(jìn)行單書成本的控制和監(jiān)督。

通過ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，單書出版業(yè)務(wù)的流程實(shí)現(xiàn)了信息的規(guī)范化、雙向化傳輸，即不同職能的人員通過一定的系統(tǒng)入口與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行財(cái)務(wù)相關(guān)信息方面的溝通交流。同時(shí)，通過以卡片為標(biāo)準(zhǔn)的信息管理，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理工作的目標(biāo)化管理，即相關(guān)業(yè)務(wù)人員和財(cái)務(wù)人員可以以卡片為單位對(duì)相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行管理和使用，從而實(shí)現(xiàn)單書業(yè)務(wù)流程管理的清晰化。

2 ? ? ERP系統(tǒng)在優(yōu)化單書成本核算方面的作用

出版社通過圖書的單書成本核算工作進(jìn)行選題策劃、資金調(diào)配、人員考核等，同時(shí)，借助成本核算的結(jié)果進(jìn)行準(zhǔn)確的市場(chǎng)定位，從而有效提升自身的經(jīng)濟(jì)效益。因此，成本核算是影響出版社自身經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的關(guān)鍵性因素，也是財(cái)務(wù)管理工作的重點(diǎn)。ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理模塊具有強(qiáng)大的功能，可以充分滿足單書成本核算工作的要求。首先，所有工作人員以統(tǒng)一編碼的卡片為單位對(duì)圖書的各種信息進(jìn)行更新和復(fù)核，實(shí)現(xiàn)圖書信息的數(shù)字化管理。其次，工作人員結(jié)合圖書編務(wù)工作開展過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行書籍信息的復(fù)核，加強(qiáng)對(duì)圖書出版預(yù)算成本的控制。最后，財(cái)務(wù)人員通過系統(tǒng)的相應(yīng)功能開展包括作者稿酬，圖書編輯過程中產(chǎn)生的編審費(fèi)、校對(duì)費(fèi)、裝幀設(shè)計(jì)費(fèi)等費(fèi)用的更新工作，并在系統(tǒng)上生成費(fèi)用領(lǐng)取單，作為記賬的依據(jù)。

在具體的成本核算過程中，財(cái)務(wù)人員通過ERP系統(tǒng)開展圖書成本的結(jié)轉(zhuǎn)、歸集等工作。比如，在進(jìn)行成本結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)出版模塊提示的入庫單自動(dòng)生成圖書，進(jìn)行從生產(chǎn)成本到庫存完工的結(jié)轉(zhuǎn)，并產(chǎn)生相應(yīng)的銷售清單，從而完成業(yè)務(wù)成本方面的轉(zhuǎn)接。在進(jìn)行成本歸集時(shí)，財(cái)務(wù)人員主要根據(jù)編務(wù)模塊、出版模塊、圖書成本核算卡等相關(guān)系統(tǒng)功能模塊對(duì)成本進(jìn)行歸集。在圖書印刷環(huán)節(jié)，印務(wù)中心的工作人員可以在系統(tǒng)中及時(shí)錄入圖書的印刷紙張信息（包括印刷紙張類型、用紙令數(shù)、紙張單價(jià)、印刷廠信息），經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核后打印紙張出庫單，財(cái)務(wù)人員則根據(jù)印務(wù)中心人員提交的印刷費(fèi)等結(jié)算發(fā)票對(duì)印制成本進(jìn)行審核確認(rèn)。

財(cái)務(wù)人員通過應(yīng)用ERP系統(tǒng)，不僅可以進(jìn)行費(fèi)用信息的結(jié)轉(zhuǎn)、歸集，還可以獲取單書的收入、成本、利潤(rùn)等信息，并計(jì)算單書的利潤(rùn)率。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員可以通過ERP系統(tǒng)中的成本核算功能獲得相應(yīng)的信息，進(jìn)而為相關(guān)工作的開展提供指導(dǎo)。例如，編輯策劃人員可以通過系統(tǒng)自動(dòng)生成的單書利率情況得到圖書選擇方面的結(jié)果反饋，并為接下來的選題策劃工作提供較為客觀、全面的信息支持。

3 ? ? ERP系統(tǒng)在單書應(yīng)收賬款管理方面的作用

應(yīng)收賬款作為出版社出版業(yè)務(wù)開展過程中應(yīng)當(dāng)收取的款項(xiàng)，是出版社流動(dòng)性資產(chǎn)中的重要組成部分，其流動(dòng)性的強(qiáng)弱直接關(guān)系到出版社資金周轉(zhuǎn)和經(jīng)營(yíng)狀況的好壞。因此，應(yīng)收賬款管理是出版社財(cái)務(wù)管理工作的重中之重。應(yīng)收賬款管理是確保圖書出版業(yè)務(wù)賬務(wù)精細(xì)化管理目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。因此，出版社在進(jìn)行應(yīng)收賬款管理時(shí)，不僅要關(guān)注應(yīng)收賬款在發(fā)生之后的回收和壞賬的處理情況，還要預(yù)測(cè)應(yīng)收賬款發(fā)生前的情況，并對(duì)客戶的信用度進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而最大限度地減少壞賬發(fā)生的概率，降低出版社業(yè)務(wù)開展的風(fēng)險(xiǎn)。

就ERP系統(tǒng)在單書應(yīng)收賬款管理方面的應(yīng)用情況看，其主要功能表現(xiàn)在應(yīng)收賬款管理流程的優(yōu)化和管理方式的技術(shù)優(yōu)化兩個(gè)方面。①在應(yīng)收賬款管理流程方面，ERP系統(tǒng)的主要作用表現(xiàn)在能夠保障賒銷制度順利執(zhí)行。對(duì)出版社的出版業(yè)務(wù)開展來說，其中有些業(yè)務(wù)是通過賒銷方式進(jìn)行的，而賒銷制度是否科學(xué)有效直接關(guān)系應(yīng)收賬款管理的最終效果。在應(yīng)用過程中，ERP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)各項(xiàng)要求自動(dòng)設(shè)置相應(yīng)的賒銷期和賒銷額，保證數(shù)據(jù)的客觀性，避免人為干擾。同時(shí)，在日常出版業(yè)務(wù)的開展過程中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)預(yù)設(shè)的條件拒絕不符合要求的操作，對(duì)超過賒銷期未回款的業(yè)務(wù)發(fā)出拒絕發(fā)貨的指令，防止風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大化。在回款之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)核對(duì)數(shù)據(jù)的發(fā)生額及余額是否符合預(yù)定的邏輯關(guān)系，并將存在異常的數(shù)據(jù)生成相應(yīng)的報(bào)告?zhèn)鬟f給財(cái)務(wù)部門，確保系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。②在應(yīng)收賬款管理功能方面，出版社的財(cái)務(wù)人員一般借助ERP系統(tǒng)查詢單書對(duì)應(yīng)的客戶信息，通過系統(tǒng)獲取客戶的折扣程度、信用額度以及來款明細(xì)等內(nèi)容，從而確定客戶與出版社存在的應(yīng)收賬款情況，為應(yīng)收賬款的結(jié)算和清繳提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息支持。而相關(guān)部門尤其是主管部門可以通過系統(tǒng)方便、快捷地獲取所需要的應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)，便于及時(shí)開展應(yīng)收賬款工作方面的內(nèi)部聯(lián)動(dòng)，提升協(xié)作度，同時(shí)，對(duì)于應(yīng)收賬款中出現(xiàn)問題的內(nèi)容，相關(guān)負(fù)責(zé)人要與財(cái)務(wù)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，確保應(yīng)收賬款信息方面的客觀和科學(xué)。

4 ? ? ERP系統(tǒng)在預(yù)防財(cái)務(wù)腐敗方面的作用

與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理相比，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息的集中化管理、共享化利用和隨時(shí)查詢功能。財(cái)務(wù)人員不僅可以通過卡片隨時(shí)管理單書某一費(fèi)用的信息，還可以以條目為單位對(duì)所有單書信息進(jìn)行篩選和使用，為財(cái)務(wù)人員深入了解圖書出版成本提供支持。例如，財(cái)務(wù)人員通過篩選某類圖書的成本，發(fā)現(xiàn)某本圖書的成本明顯高于其他同類圖書，那么該書就成為成本重點(diǎn)核算和調(diào)查的對(duì)象。同時(shí)，雖然ERP系統(tǒng)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享利用，但并不是所有系統(tǒng)使用人員都擁有修改、刪除數(shù)據(jù)的權(quán)限。擁有權(quán)限的人對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行再次處理，會(huì)留下相應(yīng)的修改痕跡，從而為后期財(cái)務(wù)核算和調(diào)查工作提供可靠的依據(jù)。通過嚴(yán)格的權(quán)限設(shè)置培養(yǎng)內(nèi)部人員的自律意識(shí)，杜絕諸如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造假、篡改財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、竊取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，從而達(dá)到規(guī)范出版社內(nèi)部員工思想和行為的目的，從根源上避免財(cái)務(wù)腐敗問題。

5 ? ? 結(jié) 語

對(duì)出版社而言，ERP系統(tǒng)在優(yōu)化單書業(yè)務(wù)流程、優(yōu)化單書成本核算、規(guī)范單書應(yīng)收賬款管理和預(yù)防財(cái)務(wù)腐敗等方面發(fā)揮了積極作用，是提升自身綜合管理能力的重要保障。基于ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理方面發(fā)揮的良好作用，出版社必須加強(qiáng)ERP系統(tǒng)建設(shè)，通過相應(yīng)的理論培訓(xùn)和實(shí)踐嘗試提高內(nèi)部員工對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)度和認(rèn)同感，推進(jìn)ERP系統(tǒng)在出版社內(nèi)部的高效應(yīng)用。

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