黨麗萍

摘 要：民政檔案管理和一般的檔案管理工作存在差別，其要更加系統(tǒng)和綜合。當前社會不斷的發(fā)展，信息技術發(fā)展的速度也不斷提升，這也讓民政檔案的數量日益增加。另外，民政檔案中包含很多的內容，所以對其進行管理以及利用都有很大的難度。這就需要找出當前在管理及利用方面的問題，進而采取有效的措施進行解決，本文分析了新時期民政檔案信息化管理與利用問題。

關鍵詞：新時期；民政檔案；信息化管理；利用問題

以往的檔案管理方式已經無法滿足當前的發(fā)展需求，所以，在檔案管理中應用信息化，可以有效的提升檔案管理的效率和效果，利用網絡能夠快速的查詢及傳遞檔案信息，促進檔案管理利用效率的提升，還可以有效的減少管理成本。所以，在信息時代，民政部門就需要加強民政系統(tǒng)檔案的信息化建設，充分發(fā)揮出信息技術以及檔案的作用，有效的利用檔案，發(fā)揮出其價值，提升民政檔案信息化管理及利用的水平。

1 新時期民政檔案信息化管理與利用問題

1.1 對于檔案信息化建設缺乏深刻的認識

就現階段而言，很多民政檔案管理的人員對于信息化建設并不看重，他們缺乏正確、全面的認識，他們覺得信息化建設無法本質上的改變檔案管理工作，將檔案信息化建設當做一種應付上級檢查的任務[1]。在這樣的觀念影響下，管理人員對于檔案信息化建設的有關工作不夠支持以及配合。另外，檔案管理工作量比較多，任務較多，這就讓工作人員的心理壓力不斷提升，對民政檔案信息化建設的效果造成了消極的影響。

1.2 信息化民政檔案利用程度偏低

民政檔案有一定的社會功能屬性，所以，在一定程度上能夠當做民政業(yè)務的開發(fā)以及拓展的信息基礎，然而當前實際情況是民政檔案只提供給一些部門間查閱，還停留在內部，并沒有將這些信息進行公開，公眾就無法利用檔案信息，這就限制了信息化民政檔案的利用效率，讓檔案無法充分發(fā)揮出其價值。民政工作檔案有很多種類的資源且數量很多，所以，有關管理人員在開展這方面的管理和利用時，并未體現出民政檔案具有的特性以及特色，沒有為民服務。

1.3 缺乏完整的信息化檔案管理的條件與設備

要提升民政檔案信息化管理的水平，就需要確?；A設施的齊全，在信息化建設之前需要購置很多的硬件設備，對于這些設備的后期維護也需要花費較多的成本，所以，構建完善的信息化辦公系統(tǒng)，建造系統(tǒng)的民政檔案管理利用條件并非是一蹴而就的，而是不斷投入的[2]?，F階段各種環(huán)境設施以及設備還不齊全時，每個地方的民政管理系統(tǒng)中應用的硬件設備也存在差異，加上軟件系統(tǒng)是用來運載管理內容的，但是要想實現這方面的統(tǒng)一還需要很長的時間，因為各方面的因素導致信息化管理模式的發(fā)展受到了影響。除此之外，就信息化人才建設層面來看，一些工作人員不能及時的適應新鮮事物、缺乏較強的計算機技術應用意識以及操作技術，這就對檔案管理和利用信息化工作的推進造成了消極影響。

2 新時期民政檔案信息化管理與利用的有效策略

2.1 轉變管理職能，創(chuàng)設全新的服務機制

當前時代不斷發(fā)展，現階段對于檔案管理工作也提出了更高的要求，這就要求民政檔案是管理和利用需要做出改變，讓檔案管理工作是在創(chuàng)新和發(fā)展的。要想做到這一點，就需要改變管理人員，特別是從事民政檔案工作一線、基層的人員的理念，改變他們之前的檔案管理觀念，對信息化管理職能進行轉變，建立新的服務機制，變被動為主動，將檔案進行公開，給群眾提供相應的查詢服務。

2.2 利用信息化特點，突顯民政檔案工作的特色

計算機技術的顯著特點是資源共享，所以，民政檔案管理人員就需要在信息化管理和利用中有效的發(fā)揮出這一特點，體現出工作的特色[3]。管理人員需要掃描不同類型的檔案管理，對這些做出轉換及整合，將一些能夠進行公開的檔案資源在平臺上進行公開，這就需要建設民政信息公示系統(tǒng)，在這一平臺中公開檔案資源，再利用有效的信息化管理系統(tǒng)，把這些檔案資源集合到一起，構建數據庫。信息技術人員需要對公開民政檔案數據庫中的部分資料信息做出新的劃分，依據種類進行歸納，這樣需要查閱相關資料的人就可以利用互聯(lián)網或者是收集來查看和獲取資料，滿足他們的需求。只有實現這個功能，才能真正解決民政檔案利用效率低的問題，讓其能夠有效提升社會屬性，全面的發(fā)揮出應有的價值，有效的為人民提供服務。

2.3 完善信息化基礎建設，加強投入

民政部門要想更好的進行檔案信息化管理及利用，就需要注重提升工作人員的素質，讓他們充分認識到信息化建設對檔案工作的重要作用，將檔案管理信息化加入到工作戰(zhàn)略思想中，通過采取有效的措施，提升檔案管理工作的水平，推動民政事業(yè)的發(fā)展[4]。在進行信息化建設中還需要加強對人員隊伍的控制，提升他們的技術水平，進而滿足當前崗位對工作人員提出的要求，需要組織管理工作人員進行學習和培訓，對相關方面的內容加強學習，如，計算機應用、現代管理技術、數字化等，讓他們可以及時的掌握最新的檔案管理方式、技術以及設備，有效的對技術進行操作，還需要注重學習相關的法律法規(guī)，正確的把握這一工作的要求，進而不斷提升自己滿足檔案管理工作的發(fā)展需要，在新時期更好的推動民政檔案管理工作的開展。

2.4 完善檔案信息管理體系

要想有效的進行民政檔案管理工作，還需要有健全的管理體系，所以，這就需要依據民政工作的要求以及檔案管理的法律法規(guī)，科學、合理的建設檔案信息化管理體系，還需要按照工作的實際需要，制定相關的管理制度以及規(guī)定，明確管理保障體系，為工作的實際開展提供規(guī)范以及指導，提升檔案信息數據的控制有效性。電子檔案是檔案管理中不可或缺的一部分內容，在對這些檔案進行管理的過程中，需要加強對歸檔的監(jiān)督，要正確的進行指導，進而提升管理的水平。當前要加強電子檔案管理，構建全國民政檔案大數據，實現實時共享，同時保證這些檔案資源的有效性，能夠一直可以讀取，提升檔案信息的利用率，不斷對管理制度進行優(yōu)化和健全，讓民政檔案信息化管理和利用工作能夠更好的開展，充分發(fā)揮出不同民政檔案的價值。

3 結束語

綜上所述，在民政系統(tǒng)工作中，檔案是其工作的依據和基礎，因此，民政檔案具有重要作用，是能夠讓民政工作正常運轉的保障，新時期，對于民政檔案信息化工作也提出了更高的要求，這就要通過有效的措施，有效的加強信息化建設，提升檔案信息化管理水平，提升其利用效率。

參考文獻

[1]姚洋.新時期民政檔案信息化的管理與利用[J].辦公室業(yè)務，2015（23）.

[2]田東鑫.新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].管理觀察，2016（29）.

[3]黃麗，王英.探析檔案管理模式改革的困境與出路[J].辦公室業(yè)務，2016（13）.

[4]馮錦青.檔案信息化、數字化和網絡化三者之間的關系[J].辦公室業(yè)務，2016（13）.