陳培紀(jì)

摘 要：在水務(wù)局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成各種各樣的文檔材料，認(rèn)真做好建設(shè)人飲安全工程檔案管理工作是非常重要的。本文歸納了針對(duì)水務(wù)局人飲安全項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和檔案的歸檔方式，并針對(duì)人飲安全工程檔案管理中存在的主要問(wèn)題提出了一些管理措施。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目;人飲安全;檔案管理

在社會(huì)主義新時(shí)期新農(nóng)村的發(fā)展要求下，農(nóng)村飲水安全成為了省市縣都頻頻關(guān)注的要點(diǎn)和著重點(diǎn)。每年針對(duì)農(nóng)村飲水安全下達(dá)的資金和項(xiàng)目都是水務(wù)局建設(shè)項(xiàng)目的重點(diǎn)，隨之而來(lái)的各式各樣的人飲安全工程資料，量大且冗雜，就要求必須形成一套完善的建設(shè)人飲安全工程管理檔案工作方案。正因?yàn)榻ㄔO(shè)人飲安全工程檔案是建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映，它記載著建設(shè)物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng)，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建設(shè)人飲安全工程檔案管理必作為建設(shè)人飲安全工程項(xiàng)目管理的一部分?；谌孙嫲踩こ虣n案管理工作在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要性。本文歸納了針對(duì)祿勸人飲安全重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)和歸檔范圍，并對(duì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題提出了一些管理措施。

一、人飲安全檔案資料的構(gòu)成

祿勸縣農(nóng)村飲水安全鞏固提升工程項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱人飲安全工程）是每年水務(wù)局的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，涉及范圍大而廣，農(nóng)村人飲安全項(xiàng)目需要解決的不安全飲水情況分為自流引水和水窖供水兩大類，共涉及16個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)，194個(gè)行政村，其中貧困村115個(gè)，建檔立卡戶數(shù)26321戶。每年在根據(jù)資金條件有限的情況下，解決一部分待解決且比較重要的項(xiàng)目。

每年的人飲安全工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括人飲安全工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件以及音像。

人飲安全工程檔案特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.建設(shè)人飲安全工程檔案具有單一獨(dú)立性、真實(shí)性、適用性等特點(diǎn)。檔案隨著人飲安全工程建設(shè)同步完成的，反映了一個(gè)獨(dú)立建設(shè)本身的整體性;檔案形成后需要人飲安全工程質(zhì)量監(jiān)督單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收，這就需要保證這些資料與人飲安全工程實(shí)體一致;讓檔案考核人飲安全工程建設(shè)、檢查工作建設(shè)，讓建設(shè)人飲安全工程檔案作為建設(shè)的永久原始記錄。

2.建設(shè)人飲安全工程檔案是建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量的反映。 人飲安全工程檔案是建設(shè)活動(dòng)的直接產(chǎn)物，全面的反映了人飲安全工程建設(shè)的全過(guò)程，對(duì)建設(shè)實(shí)體具有質(zhì)量責(zé)任監(jiān)督作用，一旦建設(shè)人飲安全工程質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題，可以從人飲安全工程項(xiàng)目資料查找原因。

3.檔案質(zhì)量管理與人飲安全工程管理相統(tǒng)一。施工單位從人飲安全工程管理出發(fā)，建立健全建設(shè)人飲安全工程檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，隨著建設(shè)人飲安全工程的進(jìn)行，資料收集工作也在進(jìn)行。防止施工單位在建設(shè)初期不注重文件材料收集，到人飲安全工程完工后，資料收集倉(cāng)促，簽字、蓋章手續(xù)不全，影響了建設(shè)單位竣工備案和交付使用。

二、人飲安全的歸檔范圍

（一）人飲安全項(xiàng)目人飲安全工程準(zhǔn)備階段文件的歸檔范圍

祿勸農(nóng)村人飲安全項(xiàng)目，在開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這一個(gè)文件積累過(guò)程從建設(shè)人飲安全工程中剔除，建設(shè)人飲安全工程檔案工作是根本無(wú)法成立，也是無(wú)法開展的。與其它項(xiàng)目的最大區(qū)別是，它一般來(lái)說(shuō)，遠(yuǎn)在人飲安全工程施工之前，人飲安全工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。

首先安排的是農(nóng)村飲水安全調(diào)查，一般分作16個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各自填報(bào)需要解決的項(xiàng)目，根據(jù)所報(bào)項(xiàng)目，再由單位技術(shù)負(fù)責(zé)人下到鄉(xiāng)鎮(zhèn)落實(shí)人飲安全工程地點(diǎn)，人飲安全工程上報(bào)表格形式，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)負(fù)責(zé)人簽字蓋章，所積累的即為人飲安全工程原始資料，此部分資料還需整理歸納，以便后一年核查是否有重報(bào)漏報(bào)的項(xiàng)目。

其次人飲安全立項(xiàng)文件是項(xiàng)目決策、審批、確立過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)落實(shí)和項(xiàng)目具體實(shí)施的根本依據(jù)。項(xiàng)目預(yù)算編制、項(xiàng)目概要設(shè)計(jì)、招投標(biāo)都必須以立項(xiàng)文件為依據(jù)。而同時(shí)它們又是項(xiàng)目勘察測(cè)量、詳細(xì)設(shè)計(jì)的依據(jù)。

（二）監(jiān)理文件的歸檔范圍與要求

1.監(jiān)理資料歸檔范圍：人飲安全工程項(xiàng)目監(jiān)理合同，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，監(jiān)理交底，監(jiān)理統(tǒng)一用表，必要的圖紙和聲像資料，質(zhì)量監(jiān)督部門指定的其它有關(guān)資料?？⒐を?yàn)收會(huì)議紀(jì)要或簽定書，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，人飲安全工程質(zhì)量竣工核定證書。

2.監(jiān)理資料歸檔要求：人飲安全工程建設(shè)監(jiān)理資料是項(xiàng)目監(jiān)理公司對(duì)人飲安全工程項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理過(guò)程中直接形成的，是人飲安全工程建設(shè)過(guò)程真實(shí)、全面的反映;人飲安全工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了人飲安全工程項(xiàng)目監(jiān)理公司的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。

（三）人飲安全工程施工中材料的歸檔范圍

1.在施工前，必須具有上級(jí)批準(zhǔn)進(jìn)行施工的文件，還有計(jì)劃任務(wù)書;相關(guān)政府部門對(duì)人飲安全工程開工的審批文件;人飲安全工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同等綜合性文件資料。

2.基礎(chǔ)工程及水、電、設(shè)備安裝人飲安全工程施工文件資料。在施工現(xiàn)場(chǎng)，檔案管理人員要深入施工一線，收集施工中的各項(xiàng)文件資料。如開工竣工報(bào)告，圖紙會(huì)審、變更、技術(shù)交底等材料，項(xiàng)目施工組織設(shè)計(jì)，監(jiān)理規(guī)劃，人飲安全工程會(huì)議記錄等;施工中所用原材料、半成品的質(zhì)量檢驗(yàn)證明文件和試驗(yàn)文件;混凝土、砂漿配合比及試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽人飲安全工程驗(yàn)收記錄，沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄等。要保證資料收集工作與施工進(jìn)度同步，防止施工完成后，資料收集不全、無(wú)簽字和蓋章等問(wèn)題出現(xiàn)。完善人飲安全工程實(shí)施狀態(tài)，確保質(zhì)量、進(jìn)度、安全的全面控制。如果將人飲安全工程施工文件歸檔工作也納人到人飲安全工程項(xiàng)目承包合同中，就能保證人飲安全工程施工文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（四）竣工階段歸檔范圍

人飲安全工程檔案資料中包括各種圖紙資料，如總平面布置竣工圖、室外各種管線竣工圖、建設(shè)人飲安全工程竣工圖、裝飾人飲安全工程竣工圖、結(jié)構(gòu)人飲安全工程竣工圖、給排水人飲安全工程竣工圖、空調(diào)通風(fēng)人飲安全工程竣工圖等。

三、人飲安全工程檔案存在的問(wèn)題

1.忽視對(duì)檔案資料的使用。檔案管理部門忽視了檔案資料利用的宣傳工作，當(dāng)建設(shè)出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題后，很少利用人飲安全工程檔案查找原因，失去了檔案資料的作用。

2.忽視了檔案資料對(duì)相似人飲安全工程的作用。對(duì)待相似人飲安全工程，管理者沒有充分發(fā)揮檔案資料的參考作用。

3.檔案編制人員專業(yè)技能欠缺，沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成人飲安全工程檔案編制工作，造成檔案資料收集不規(guī)范，缺乏必要的真實(shí)性，不能達(dá)到檔案利用的效果。

4.檔案管理人員對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)資料收集不夠重視。檔案管理人員對(duì)工作不負(fù)責(zé)任，不現(xiàn)場(chǎng)了解一手施工資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，對(duì)施工決預(yù)算有一定影響。

5.檔案管理人員收集資料倉(cāng)促，整理、歸檔和移交過(guò)程不夠流暢，不能及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門。

四、人飲安全項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題的解決辦法

（一）建立健全檔案管理制度

為了加強(qiáng)對(duì)人飲安全工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，施工單位必須根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工情況建立健全檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等人飲安全工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在人飲安全工程檔案形成過(guò)程中應(yīng)該明確自己的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理工作，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)要完成文件資料驗(yàn)收工作，建設(shè)遺留問(wèn)題，保證歸檔質(zhì)量。

（二）進(jìn)行施工現(xiàn)場(chǎng)辦公工作

檔案管理人員必須跟著施工進(jìn)度進(jìn)行資料收集，在人飲安全工程施工，尤其是關(guān)鍵工序和隱蔽人飲安全工程施工中，必須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，了解工程進(jìn)展情況，并做好詳細(xì)記錄，使得檔案管理工作走向良性循環(huán)的軌道上來(lái)。

（三）建立檔案檢索系統(tǒng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理部門建立了現(xiàn)代化的檔案管理方法，開發(fā)了檔案檢索系統(tǒng)，將圖像檔案、影像檔案、電子文件檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，加大了檔案收藏的信息量，同時(shí)提高了檔案管理部門協(xié)調(diào)工作能力，方便了檔案利用效率。

（四）及時(shí)做好傳遞和變更記錄

在施工過(guò)程中，時(shí)常會(huì)遇到設(shè)計(jì)不符實(shí)際而無(wú)法進(jìn)行施工，必須進(jìn)行變更原設(shè)計(jì)的情況，這就需要檔案管理人員及時(shí)收集補(bǔ)充變更資料，保證檔案的完整、準(zhǔn)確、有效，只有充分了解人飲安全工程中的變化情況，才能防止這些資料的缺失和遺漏。

（五）嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收質(zhì)量關(guān)

嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使人飲安全工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用?？⒐を?yàn)收時(shí)，建設(shè)單位應(yīng)該按照國(guó)家檔案局重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目整體驗(yàn)收的組織原則，對(duì)人飲安全工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求。檔案驗(yàn)收的重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目前期文件、隱蔽人飲安全工程材料和竣工圖的編制，必須將人飲安全工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步，保證建設(shè)人飲安全工程檔案符合移交要求。

（六）提高檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，讓他們了解檔案收集和管理過(guò)程中會(huì)形成那些類型的文件，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案，使得檔案管理人員成為有理論、業(yè)務(wù)精、觀念新、認(rèn)識(shí)高，在工作中靈活應(yīng)對(duì)，由被動(dòng)變主動(dòng)，提高檔案管理水平，更好的服務(wù)于人飲安全工程檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

人飲安全工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是人飲安全工程建設(shè)的真實(shí)記錄和質(zhì)量鑒定的重要依據(jù)，是一項(xiàng)非常寶貴的資源和財(cái)富。做好人飲安全工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，不僅僅是促進(jìn)了重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的管理，同時(shí)可以更好的保證工程建設(shè)的自身質(zhì)量。

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