謝丹

一.引言

財務(wù)報銷工作作為財務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，同時也是一項重要工作，差旅費(fèi)報銷是其中重要的經(jīng)常性支出項目，也是報銷環(huán)節(jié)的難點。差旅費(fèi)是指職工因工作需要離開常住地開展公務(wù)活動而產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)和公雜費(fèi)等各項補(bǔ)助費(fèi)用。差旅費(fèi)本身的構(gòu)成非常復(fù)雜，差旅票據(jù)的獲取途徑也是多種多樣，在具體報銷過程中很容易出現(xiàn)一系列問題。規(guī)范、加強(qiáng)對差旅費(fèi)的控制和管理對提高經(jīng)費(fèi)使用效率、杜絕違規(guī)開支有很大幫助。本文結(jié)合某卷煙工業(yè)實際情況，探討了公司差旅費(fèi)報銷中存在的問題，并提出了解決問題的一些對策，希望能為差旅費(fèi)報銷制度的完善提供一些有益參考。

二.差旅費(fèi)報銷存在的問題及思考

1.報銷環(huán)節(jié)長

現(xiàn)行制度下的財務(wù)報銷環(huán)節(jié)，當(dāng)差旅人員收到出差指令必須先填寫《出差審批單》，詳細(xì)填明出差地點、出差人數(shù)、出差事由及預(yù)計天數(shù)，報送部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。待出差結(jié)束，立即前往財務(wù)核算中心報銷差旅費(fèi)。經(jīng)辦人員經(jīng)由公司OA的財務(wù)報銷系統(tǒng)詳細(xì)填寫差旅報銷單，其部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)一一審批傳送至財務(wù)報銷人員，同時實體差旅報銷單傳遞給財務(wù)核算人員核對實體差旅報銷單，依據(jù)報銷發(fā)票的合理合規(guī)合法性給予審核付款。這個報銷過程中差旅部門領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)對同一份差旅單要進(jìn)行電子單據(jù)和實體單據(jù)的審核。這種傳統(tǒng)的人工貼票、多級審核、手工審核方式無形就增加了審批時長，也意味著出差員工需要自己墊資。對行政和財務(wù)人員來說，意味著要與海量的發(fā)票打交道，對于公司領(lǐng)導(dǎo)來說，這種流程也是滋生假發(fā)票、員工灰色收入的溫床。

如何縮短報銷的簽字審批流程.重新優(yōu)化報銷規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，簡化審批環(huán)節(jié)，規(guī)定提交及審批時間是我們一直思考的。一.建立有效的費(fèi)用報銷信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票無紙化報銷。每一張發(fā)票在報銷入賬之前，除了要就發(fā)票真?zhèn)?，是否重?fù)報銷以及發(fā)票抬頭信息進(jìn)行核對外，還要對納稅人識別號進(jìn)行驗證。面對海量票據(jù)，為節(jié)省時間成本，財務(wù)對報銷單據(jù)的審核以抽查為準(zhǔn)，對員工建立信用檔案，賦予初始信用等級，并在這個基礎(chǔ)上，依據(jù)員工報銷費(fèi)用中是否違規(guī)及違規(guī)的頻率，適當(dāng)降低或增加員工的信用分?jǐn)?shù)。同時將員工的信用評級作為晉升及任免的主要參考標(biāo)準(zhǔn)。信譽(yù)做相應(yīng)記錄，根據(jù)信譽(yù)記錄確定抽查概率。二.建立跨越匯報機(jī)制，縮短報銷周期，提高審批效率，靈活配置審批流程，實現(xiàn)報銷智能流轉(zhuǎn)。

制定流程是為了減少不必要的的工作環(huán)節(jié)以此達(dá)到優(yōu)化工作效率的，而不是為了流程而流程。全面打通報銷流程實現(xiàn)一站式閉環(huán)管理，讓公司費(fèi)用更加合理可控。

2.報銷發(fā)票的合法合規(guī)。

公司的業(yè)務(wù)員分布中國各個銷區(qū)，住宿和交通方面，報銷的發(fā)票除了增值稅發(fā)票，有的省份只能開具手撕定額票。財務(wù)人員在審核這類發(fā)票真實性上存在很大的困難。比如使用出租車的定額發(fā)票，財務(wù)人員無法核驗行程的真實性，會導(dǎo)致有個別業(yè)務(wù)員購買定額票來報銷。公司差旅制度修訂可以打網(wǎng)約車，根據(jù)打印的行程訂單及發(fā)票實現(xiàn)實報實銷?？墒菃栴}來了，網(wǎng)約車在大中城市普及度高確實方便可操作，但是在其余的西部城市或者小縣城呢？曾聽過業(yè)務(wù)員吐槽財務(wù)人員：你可曾感受過在天寒地凍的北方眼睜睜看空的出租車經(jīng)過卻找不到網(wǎng)約車的感受。

如何提高財務(wù)人員的辦公效率，解決業(yè)務(wù)員報銷繁瑣的問題，避免財務(wù)與業(yè)務(wù)人員互相推諉的矛盾。在交通方面是否公司可以與出租車總公司建立對接系統(tǒng)，按月生成行程數(shù)據(jù)。與網(wǎng)約車公司商定更加具體的用車計劃，如本地用車、城際用車、加班用車、接送機(jī)等多種需求。在住宿方面，公司內(nèi)部系統(tǒng)和攜程大平臺合作，根據(jù)報銷額度把能定的房間都篩選出來，直接系統(tǒng)關(guān)聯(lián)公司付款。消費(fèi)盡量由公司和供應(yīng)商直接產(chǎn)生，為企業(yè)統(tǒng)一開具發(fā)票，員工不用再索要發(fā)票、不再貼票和墊資;公司可以更好地統(tǒng)籌采購，以及后續(xù)的獲得集中的增值稅發(fā)票及賬務(wù)處理。這樣能大幅提升企業(yè)運(yùn)營效率和員工滿意度。費(fèi)用提交后，由業(yè)務(wù)經(jīng)理復(fù)核事項對應(yīng)費(fèi)用的合理性，財務(wù)人員復(fù)核賬務(wù)的合規(guī)性。財務(wù)人員對于賬務(wù)的合理性課通過統(tǒng)一檢查事項對應(yīng)的財務(wù)數(shù)據(jù)來檢查，確認(rèn)每一類事項的財務(wù)數(shù)據(jù)即可，而無需對所有的費(fèi)用一一檢查;對于合規(guī)性的檢查，更多的是通過檢查發(fā)票本身是否合規(guī)。這方面可更多的借助系統(tǒng)的校驗以及圖像識別技術(shù)來輔助甚至取代傳統(tǒng)人工的校驗方法。

3.可能會出現(xiàn)的風(fēng)險點，電子發(fā)票重復(fù)報銷

現(xiàn)行差旅報銷制度下，財務(wù)人員對出差人員的行程只能根據(jù)出差審批單來核對行程的真實合理性。因為電子發(fā)票可以無限次打印，就產(chǎn)生惡劣重復(fù)打印、重復(fù)報銷的可能性。場景一：員工A前幾個月的電子發(fā)票已經(jīng)報銷過了，這個月又打印了一次拿來報銷。這可能是故意的、有可能是無意的。場景二：員工A發(fā)生費(fèi)用取得電子發(fā)票，A報銷了一次，A又把電子發(fā)票的PDF文件發(fā)給員工B，B把電子發(fā)票打印出來，又報銷了一次。面對海量的差旅單據(jù)，發(fā)票報銷完全靠發(fā)票審核人員的主觀記憶和主觀龐端。建議由各部門每個月按照員工工號登記部門員工差旅行程，月底與賬務(wù)做一一勾對。另也可以通過軟件掃描發(fā)票二維碼，把二維碼的主要信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字，儲存在電腦里，再通過電子發(fā)票的唯一性，自動比對查重，遇到重復(fù)報銷時自動提示。

三.結(jié)束語

我們應(yīng)該謹(jǐn)記中央八項的精神規(guī)定，本著國家利益至上，人民利益至上的工作原則。在工作開展的過程中，積極有效地做好對費(fèi)用的嚴(yán)格管控，從而保障資金安全，提升管理水平。通過節(jié)省的時間，企業(yè)員工可以為公司創(chuàng)造一些高附加值的工作。