/中國航天科工防御技術(shù)研究院物資供應(yīng)站

供應(yīng)鏈?zhǔn)菃挝挥脕碓O(shè)計、生產(chǎn)、銷售、交付以及對產(chǎn)品起輔助作用的各種活動的集合體。具體到制造業(yè)行業(yè)，其供應(yīng)鏈活動包括設(shè)計環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)以及財務(wù)環(huán)節(jié)，其中采購和銷售環(huán)節(jié)是直接創(chuàng)造并形成價值的經(jīng)營活動，通過對這2個環(huán)節(jié)實(shí)施統(tǒng)一管理即可將原材料、供應(yīng)商、用戶連成一體，形成供應(yīng)鏈。而財務(wù)環(huán)節(jié)是通過對創(chuàng)造價值的環(huán)節(jié)提供支持來增加價值，這種供應(yīng)鏈鏈條可以幫助單位透析價值創(chuàng)造的主要環(huán)節(jié)以及各環(huán)節(jié)間的聯(lián)系，進(jìn)而具備通過調(diào)整或優(yōu)化環(huán)節(jié)為單位增加價值的條件和基礎(chǔ)?；诮y(tǒng)一采購的供應(yīng)鏈審計就是對采購、銷售以及財務(wù)等3個核心鏈條進(jìn)行審計，以期能夠更好地發(fā)揮內(nèi)部審計在防范風(fēng)險、價值創(chuàng)造方面的職能，并有助于提供一整套系統(tǒng)的增值型內(nèi)部審計方法和程序。

一、面臨的形勢變化

供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)作為集信息技術(shù)與管理思想于一身的管理系統(tǒng)，主要針對單位內(nèi)部的物流、資金流、信息流進(jìn)行管理，具有集成性、完整性、開放性。通過將與供應(yīng)鏈有關(guān)的業(yè)務(wù)范圍囊括一體，實(shí)現(xiàn)所有業(yè)務(wù)的透明化與數(shù)據(jù)的一致性。

以往的內(nèi)部審計工作各環(huán)節(jié)相對封閉且不具備開放性，而供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)的主要特點(diǎn)便是開放性，即可通過一處業(yè)務(wù)聯(lián)查至其他與之相關(guān)的經(jīng)營活動。因此，在供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)下實(shí)施線上審計較以往傳統(tǒng)審計方式會發(fā)生以下3點(diǎn)變化。

一是內(nèi)部審計范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的內(nèi)部審計是對財務(wù)計量、確認(rèn)、報告、記錄方面的內(nèi)容進(jìn)行審計，關(guān)注點(diǎn)主要在事后審計。但供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)下會將業(yè)務(wù)與財務(wù)、內(nèi)控與風(fēng)險、制度與流程方面的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)與集成，實(shí)施審計時的范圍將會擴(kuò)大。

二是審計取證效率提升。在以往的審計活動中，審計人員通過記賬、憑證、報表等方式進(jìn)行手工查找，而利用信息化手段實(shí)施供應(yīng)鏈審計后，所有的經(jīng)營活動均通過系統(tǒng)程序化運(yùn)行，數(shù)據(jù)及單據(jù)傳遞方式發(fā)生變化，實(shí)施審計時的取證效率有所上升。

三是風(fēng)險審計成為審計工作的重點(diǎn)。供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)緊密融合了業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的業(yè)務(wù)，在各部門間建立高效的聯(lián)動機(jī)制，但也極有可能出現(xiàn)鏈條前端出現(xiàn)問題導(dǎo)致整個供應(yīng)鏈數(shù)據(jù)發(fā)生偏離的情況。因此，進(jìn)行線上審計時應(yīng)著重關(guān)注業(yè)務(wù)開展的風(fēng)險點(diǎn)，以確保信息系統(tǒng)狀態(tài)受控。

二、審計的理論基礎(chǔ)

綜合供應(yīng)鏈審計對象和供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)2個方面內(nèi)容，實(shí)施供應(yīng)鏈信息化審計是開展統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)內(nèi)部審計的新渠道，通過穿行測試信息系統(tǒng)、結(jié)合內(nèi)部控制關(guān)鍵要素，運(yùn)用信息手段和規(guī)范方法，檢查和評價統(tǒng)一采購過程中的業(yè)務(wù)活動、風(fēng)險管理和流程管理的有效性，揭示統(tǒng)一采購過程中存在的問題和待改進(jìn)環(huán)節(jié)，找到解決供應(yīng)鏈運(yùn)行存在的問題并提出建議。

1.審計特點(diǎn)

與傳統(tǒng)的供應(yīng)鏈審計相比，實(shí)施信息化供應(yīng)鏈審計具有以下特點(diǎn)：一是以統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)鏈條評價為核心，對所有功能點(diǎn)進(jìn)行審計有助于保證審計功能的發(fā)揮；二是有助于審計人員統(tǒng)籌識別風(fēng)險，突出審計重點(diǎn)領(lǐng)域，甄選審計手段和提出審計改進(jìn)措施，從而提升審計工作的針對性和有效性；三是實(shí)施供應(yīng)鏈審計是以信息系統(tǒng)記錄的業(yè)務(wù)活動為基礎(chǔ)，具有全流程可追溯、可跟蹤的特點(diǎn)，因此具備了以供應(yīng)鏈流程審計為基準(zhǔn)，對供應(yīng)鏈各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展流程審計的可能，從而使供應(yīng)鏈審計工作更高效、精準(zhǔn)。

開展供應(yīng)鏈內(nèi)部審計時還可以利用信息化手段延伸至供應(yīng)鏈所涉及的其他關(guān)聯(lián)單位。此時，開展信息化供應(yīng)鏈內(nèi)部審計不僅要考慮單位經(jīng)營活動對整個供應(yīng)鏈的影響，更重要的是平衡自身在供應(yīng)鏈中獲得的利益與風(fēng)險。

2.審計內(nèi)容

根據(jù)開展信息化供應(yīng)鏈審計的目標(biāo)和特點(diǎn)，實(shí)施審計時主要包括以下內(nèi)容：一是主要針對信息系統(tǒng)中供應(yīng)鏈主要業(yè)務(wù)的管理方法和績效進(jìn)行審計，評價供應(yīng)鏈運(yùn)行效益和效率，通常應(yīng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引對供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)上業(yè)務(wù)開展的準(zhǔn)確性，運(yùn)行的成本、效率、效益，系統(tǒng)使用者操作的質(zhì)量等進(jìn)行評價；二是在實(shí)施管理績效審計的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化系統(tǒng)中的功能模塊設(shè)置，有針對性、有重點(diǎn)地開展供應(yīng)鏈采購、銷售、庫存、財務(wù)等方面審計。在開展審計的過程中，圍繞供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)控制環(huán)境、信息系統(tǒng)控制活動、信息系統(tǒng)風(fēng)險評估、信息系統(tǒng)三員使用、供應(yīng)鏈基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等要素進(jìn)行審計，業(yè)務(wù)活動涵蓋供應(yīng)鏈訂單、結(jié)算、查詢、賬簿等主要功能節(jié)點(diǎn)。

三、實(shí)例分析

1.實(shí)施背景

自2009年中國航天科工防御技術(shù)研究院印發(fā)院級型號物資統(tǒng)一采購實(shí)施方案后，研究院物資采購由分散式管理轉(zhuǎn)為集中采購，物資部開始承擔(dān)研究院型號物資統(tǒng)一采購工作。為進(jìn)一步深化統(tǒng)一采購作用，滿足采購業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級要求，2015年出臺了研究院型號物資統(tǒng)一采購實(shí)施方案，要求進(jìn)一步強(qiáng)化物資統(tǒng)一采購。

實(shí)施統(tǒng)一采購政策以來，研究院物資部年均集中采購額達(dá)到16.21億元，與此同時，日益增加的業(yè)務(wù)規(guī)模不僅對物資部的管理能力提出極大挑戰(zhàn)，也對內(nèi)部審計和監(jiān)管能力提出極高要求。作為物資統(tǒng)一采購主體實(shí)施單位，物資采購的供應(yīng)鏈管理和內(nèi)部監(jiān)管涉及到眾多復(fù)雜因素，如何把戰(zhàn)略管理和供應(yīng)鏈管理與價值流結(jié)合，在信息系統(tǒng)中落實(shí)內(nèi)部控制中的關(guān)鍵點(diǎn)，確保內(nèi)部審計滿足日常業(yè)務(wù)開展和需要，是實(shí)施基于統(tǒng)一采購視角下信息化供應(yīng)鏈審計研究的初衷和基礎(chǔ)。

物資部通過以用友軟件為基準(zhǔn)自行開發(fā)的供應(yīng)鏈深化應(yīng)用系統(tǒng)與中國航天科工集團(tuán)有限公司開發(fā)的協(xié)同供應(yīng)鏈系統(tǒng)深度集成為契機(jī)，將統(tǒng)一采購鏈中所有與物資部相關(guān)的業(yè)務(wù)納入到信息化平臺進(jìn)行管理，按照制度化、流程化、閉環(huán)優(yōu)化的思路構(gòu)造信息化條件下的供應(yīng)鏈管理體系，將物資部的內(nèi)控要求、制度規(guī)定等與采購、銷售、財務(wù)流程進(jìn)行有機(jī)融合，為實(shí)施統(tǒng)一采購視角下的信息化供應(yīng)鏈審計奠定基礎(chǔ)。

2.實(shí)施概況及審計過程

根據(jù)統(tǒng)一采購實(shí)施信息化供應(yīng)鏈審計理論，結(jié)合物資部物資保障業(yè)務(wù)實(shí)際，在信息化供應(yīng)鏈審計的實(shí)施過程中主要開展以下工作。

結(jié)合信息系統(tǒng)分析物資部主要的供應(yīng)鏈流程。風(fēng)險評估、問題剖析、缺陷認(rèn)定等供應(yīng)鏈主要審計工作都需要圍繞供應(yīng)鏈核心業(yè)務(wù)流程展開，因此在審計過程中運(yùn)用關(guān)鍵崗位溝通交流、穿行測試、繪制流程圖等方法確定物資部主要供應(yīng)鏈流程。

針對供應(yīng)鏈主要流程，結(jié)合信息系統(tǒng)主要功能模塊，以風(fēng)險為導(dǎo)向開展針對性評價和內(nèi)部控制審計。根據(jù)供應(yīng)鏈審計理論，運(yùn)用專業(yè)的流程風(fēng)險分析手段對流程的主要風(fēng)險進(jìn)行分析和評估，包含透過供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)單據(jù)聯(lián)查財務(wù)記賬憑證、通過供應(yīng)鏈功能關(guān)聯(lián)單筆業(yè)務(wù)所有環(huán)節(jié)、對單據(jù)傳遞流程進(jìn)行全生命周期追溯等，具體涉及供應(yīng)鏈功能和財務(wù)會計功能2個部分，如圖1所示。

圖1 物資部供應(yīng)鏈主要流程示意圖

在對供應(yīng)鏈主要流程進(jìn)行審計的基礎(chǔ)上，以提升效率和增加價值為主要目標(biāo)開展供應(yīng)鏈管理審計。該審計是在完成上述內(nèi)部審計的基礎(chǔ)上，更側(cè)重于主要風(fēng)險領(lǐng)域的流程分析和增值評價，對日常經(jīng)營活動中存在問題的認(rèn)定，則主要以流程作業(yè)或經(jīng)營活動對物資部經(jīng)營績效的影響程度為主要評價標(biāo)準(zhǔn)。物資部基于統(tǒng)一采購視角的信息化供應(yīng)鏈審計主要流程管理缺陷及相應(yīng)的改進(jìn)建議（見表1）。

物資部通過實(shí)施信息化供應(yīng)鏈審計，逐步組建了信息化流程管理與內(nèi)控體系，通過將各項平臺、標(biāo)準(zhǔn)以及風(fēng)險控制點(diǎn)嵌入流程與信息系統(tǒng)，有效降低了經(jīng)營風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險與合規(guī)風(fēng)險。以銷售/應(yīng)收業(yè)務(wù)流程為例，通過有機(jī)協(xié)調(diào)整合業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息來規(guī)避業(yè)務(wù)風(fēng)險，如圖2所示。

物資部借助信息化審計初步實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)鏈條下的環(huán)境監(jiān)控、風(fēng)險防范、控制活動、內(nèi)部監(jiān)督、信息傳遞、流程穿刺、科目解析等，由以往的事后發(fā)現(xiàn)問題轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑耙?guī)避問題。同時還可利用信息系統(tǒng)定期對供應(yīng)鏈主要流程進(jìn)行內(nèi)控檢查，開展以改進(jìn)績效和增加價值為主要目標(biāo)的流程管理審計，此舉不僅可以實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)主要風(fēng)險領(lǐng)域進(jìn)行流程分析與增值評價的目的，而且可以把在日常經(jīng)營管理活動中對流程作業(yè)或經(jīng)營活動對績效的影響程度作為主要評價標(biāo)準(zhǔn)，為不斷優(yōu)化和改進(jìn)信息系統(tǒng)提供依據(jù)。

表1 供應(yīng)鏈流程缺陷認(rèn)定與改進(jìn)建議

圖2 信息系統(tǒng)內(nèi)部控制關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)示意圖

3.審計效果和實(shí)現(xiàn)效益

物資部根據(jù)上述審計提出的改進(jìn)建議對業(yè)務(wù)、財務(wù)以及供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)進(jìn)行了一系列調(diào)整，取得了一定經(jīng)濟(jì)效益和管理效益，在一定程度上防范了風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)了價值增值。

在業(yè)務(wù)管理方面，通過對供應(yīng)鏈流程缺陷進(jìn)行認(rèn)定并調(diào)整信息系統(tǒng)，可以掌握準(zhǔn)確的物資變更信息以及動態(tài)的預(yù)警信息。通過系統(tǒng)處理后，采購計劃自動生成，使采購信息能夠動態(tài)、即時地反映在整個業(yè)務(wù)鏈條。同時結(jié)合統(tǒng)一采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以訂單類型為基礎(chǔ)，以流程審批、控制為核心，以內(nèi)部控制要求為關(guān)鍵點(diǎn)，在流程統(tǒng)一的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)自動規(guī)范管理，強(qiáng)化業(yè)務(wù)的監(jiān)督執(zhí)行，信息化條件下的體系運(yùn)行效果良好。

在財務(wù)管理方面，通過實(shí)施審計進(jìn)一步規(guī)范了供應(yīng)鏈信息系統(tǒng)管理流程，并簡化了單據(jù)流轉(zhuǎn)過程，將物流、資金流、控制流有效結(jié)合，為資金合理使用提供有力支持；同時將財務(wù)管理與合同、結(jié)算單據(jù)、存貨相結(jié)合，既可以了解合同與結(jié)算單據(jù)的執(zhí)行狀況，為資金分配提供依據(jù)，也可以及時了解物資入庫驗(yàn)收、發(fā)放情況，便于獲得庫存資金的準(zhǔn)確占用信息，簡化料單的稽核工作，提高工作效率。

實(shí)施審計后，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源信息共享，在減少大量重復(fù)性勞動基礎(chǔ)上，各類問題的處理周期由原有的7天減至1.5天；財務(wù)核算結(jié)賬用時大幅縮短，效率提升且風(fēng)險降低，通過減少財務(wù)人員大量手工計算處理，核算及結(jié)賬工作量由原有的5個工作日變?yōu)?個工作日，按照小時費(fèi)率進(jìn)行測算，一年節(jié)約管理成本552萬元。

與此同時，“共享化”與“精準(zhǔn)化”是實(shí)施供應(yīng)鏈審計后取得的管理效益，其中“共享化”指所有的系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)均為一次輸入，只讓有權(quán)限的人“通透”地共享，合理規(guī)范了物資采購的各個流程，對物流、資金流、信息流強(qiáng)化監(jiān)督控制，以計劃為主線，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)唯一，數(shù)據(jù)共享，減少了大量的重復(fù)性操作；“精準(zhǔn)化”則指所有的原始數(shù)據(jù)一經(jīng)輸入，且不可以手工更改，只能在系統(tǒng)中通過逆流程等操作修正，通過計算機(jī)控制，留下操作痕跡，以規(guī)范各類人員的操作。

四、啟示及后續(xù)發(fā)展

在信息化條件下開展統(tǒng)一采購的供應(yīng)鏈內(nèi)部審計是隨著供應(yīng)鏈管理方式的持續(xù)調(diào)整和不斷深入而逐漸發(fā)展變化的。通過物資部實(shí)施信息化供應(yīng)鏈審計的案例，可以得出以下結(jié)論：審計在風(fēng)險分析與問題評估的前提下開展風(fēng)險管理和內(nèi)控評價，重點(diǎn)內(nèi)容在于風(fēng)險識別、問題評估和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管控。供應(yīng)鏈審計不僅強(qiáng)調(diào)監(jiān)督，更關(guān)注評價和控制，強(qiáng)調(diào)審計的有效性。在執(zhí)行以信息化手段為重點(diǎn)的供應(yīng)鏈審計時，應(yīng)著重關(guān)注與供應(yīng)鏈相關(guān)的業(yè)務(wù)活動和其他關(guān)聯(lián)管理活動的合理性，針對供應(yīng)鏈路中存在的風(fēng)險點(diǎn)提出改進(jìn)措施和有效建議，以保障業(yè)務(wù)活動開展的效益及效果。

隨著統(tǒng)一采購工作不斷深入，供應(yīng)鏈管理的顆粒度也將日趨精細(xì)。類似物資部這種三地協(xié)同辦公的單位內(nèi)部垂直分工越來越普遍，同時伴隨著企業(yè)資源計劃系統(tǒng)物資領(lǐng)域投入使用，越來越多的單位將意識到信息化供應(yīng)鏈審計的重要性。因此，后續(xù)要有效管理新形勢下的供應(yīng)鏈就必須對鏈條上的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行評價，并應(yīng)用更加科學(xué)、高效的方法，才能保障供應(yīng)鏈更有效地運(yùn)行，同時降低時間、人力資源與協(xié)調(diào)溝通成本，使信息化條件下的供應(yīng)鏈審計運(yùn)用范圍越來越廣泛。