孔德慧

摘 要：我國(guó)一貫以來就十分重視文書檔案，一直采用傳統(tǒng)的手段對(duì)其進(jìn)行保護(hù)和管理。隨著社會(huì)信息化程度的不斷加深，使用傳統(tǒng)的文書檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會(huì)公眾對(duì)信息資源的使用需求。因此，文書檔案的管理工作急需改革和創(chuàng)新，如何利用信息化技術(shù)提高文書檔案的歸檔效率和質(zhì)量，發(fā)揮文書檔案在我國(guó)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和社會(huì)發(fā)展中的價(jià)值和作用，是迫切需要所有文書檔案管理工作者進(jìn)行思考和鉆研的問題。

關(guān)鍵詞：信息化；文書檔案；歸檔效率質(zhì)量；原則；策略

文書檔案是記錄經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要資料和資源。我國(guó)信息化水平的飛速發(fā)展帶來龐大的信息量，使得文書檔案的復(fù)雜程度也前所未有，極易出現(xiàn)難以歸檔的現(xiàn)象。想要提高文書檔案的歸檔效率和質(zhì)量，必須在文書檔案的管理過程中充分利用信息化技術(shù)，使得文書檔案管理的整體水平得到提升，更好的發(fā)揮文書檔案在社會(huì)發(fā)展過程的價(jià)值和作用。下面就檔案的具體管理過程中如何利用信息化來提高歸檔效率和質(zhì)量進(jìn)行闡述。

1 利用信息化提高文書檔案歸檔效率和質(zhì)量的策略

1.1 改革錄入方式，提高檔案錄入效率

傳統(tǒng)的檔案入檔采用人工書寫錄入的方式，存在錄入速度緩慢、字跡潦草，難以辨認(rèn)、對(duì)錄入員精神消耗極大、工作效率低下等缺點(diǎn)，而且一旦出現(xiàn)資料不全或漏入現(xiàn)象，就得重新拆卷，將已經(jīng)歸檔的檔案全部重新編寫目錄、頁碼，使工作人員把時(shí)間和精力浪費(fèi)在重復(fù)工作上。但在信息社會(huì)，檔案的錄入已經(jīng)不限于書寫錄入，還可以采用鍵盤錄入，文檔掃描錄入、圖像掃描錄入等等。在檔案錄入工作中利用多種信息化技術(shù)進(jìn)入錄入可以避免出現(xiàn)傳統(tǒng)錄入的弊端，大大提高歸檔效率和質(zhì)量。

檔案錄入人員在工作中可以采取兩個(gè)途徑有效提高數(shù)據(jù)錄入的速度。一是明確主題標(biāo)引和分類標(biāo)引，避免對(duì)檔案主題進(jìn)行重復(fù)標(biāo)識(shí)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)在進(jìn)行檢索時(shí)，既可以按一個(gè)著錄項(xiàng)顯示，也可以結(jié)合幾個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行檢索，所以在對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)編注時(shí)，以快捷為第一原則選用最準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)項(xiàng)。比如可以按分類號(hào)準(zhǔn)確索引到的檔案，就不必再對(duì)主題進(jìn)行標(biāo)識(shí)，用以減少在檔案檢索時(shí)，顯示出來的符合檢索條件的檔案數(shù)目，同時(shí)達(dá)到減少數(shù)據(jù)錄入量的目的，提高歸檔效率，節(jié)約計(jì)算機(jī)的存貯空間。二是把使用頻率高的文件分類匯總，建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，不再對(duì)檔案文件進(jìn)行分類和主題標(biāo)識(shí)，也可以有效減少數(shù)據(jù)的錄入工作，提高錄入速度。

1.2 使用計(jì)算機(jī)信息檢索系統(tǒng)，優(yōu)化檔案調(diào)動(dòng)速度

計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)信息檢索是所用的硬件資源、系統(tǒng)軟件和檢索軟件的總合。使用該系統(tǒng)能存儲(chǔ)大量的檔案信息，綜合眾多編目方法對(duì)信息條目進(jìn)行分類、編目、編制索引，建立科學(xué)的機(jī)讀檔案目錄檢索體系，根據(jù)用戶輸入的關(guān)鍵詞從信息數(shù)據(jù)庫中抽取出所需的信息，不但能提高檔案檢索的效率，還能讓用戶根據(jù)對(duì)全部或部分信息進(jìn)行插入、修改、刪除。

在如今的信息社會(huì)絕大部分檔案是使用鍵盤錄入后利用檢索系統(tǒng)進(jìn)行分類整理的，但還有相當(dāng)一部分檔案無法實(shí)現(xiàn)電子文件前端錄入，導(dǎo)致出現(xiàn)紙質(zhì)檔案的存在。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找時(shí)，需要知道精確的時(shí)間，檔案名等等關(guān)鍵信息，才能對(duì)檔案進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，所以我們可以通過將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)換為電子版進(jìn)行分類、匯總、分析、加工等管理工作，這樣能有效提高檔案的查找和提取速度。在轉(zhuǎn)換過程中，要保證目錄、電子文檔與紙質(zhì)檔案的一致性，并且要對(duì)電子文件進(jìn)行OCR處理，方便對(duì)其進(jìn)行全文檢索，提高檔案的調(diào)用速度和精確度。

1.3 利用電子存儲(chǔ)技術(shù)降低檔案信息保存的難度

傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)中大多采用紙質(zhì)材料，存在著體積龐大、使用年限短、保管條件苛刻、容易出現(xiàn)損耗、復(fù)原難度高等缺點(diǎn)，是導(dǎo)致檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量下降的主要原因。而且檔案工作人員在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，有時(shí)候?yàn)榱诉_(dá)到資料外觀整齊的要求，不得不對(duì)文書資料進(jìn)行手工裁剪，一方面浪費(fèi)了時(shí)間，降低了檔案的歸檔效率，一方面容易出現(xiàn)失誤，造成文件或人員的損傷。計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)系統(tǒng)占用空間極小，存儲(chǔ)空間大，運(yùn)算速度快，保存手段簡(jiǎn)單易學(xué)，而且理論上來說，對(duì)信息可以達(dá)到無限期的保存，所以在檔案信息的保存工作中引入信息化技術(shù)是社會(huì)發(fā)展必然的趨勢(shì)。

將檔案保存信息化需要從三點(diǎn)入手，一是準(zhǔn)備完善的硬件設(shè)施，要采用大容量的存儲(chǔ)設(shè)備和移動(dòng)存儲(chǔ)裝置，用來進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和備份。二是選擇合適的軟件系統(tǒng)，建立適合自身的數(shù)據(jù)庫和信息平臺(tái)。三是做好檔案保管人員的信息化培訓(xùn)工作，使其了解電子文件的特點(diǎn)，能夠?qū)﹄娮訖n案全程進(jìn)行規(guī)范管理，避免操作失誤導(dǎo)致的存儲(chǔ)失敗或信息丟失，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。

1.4 建立信息化管理體系，提高檔案管理質(zhì)量

檔案的信息化管理是大數(shù)據(jù)背景下社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，只有信息化管理系統(tǒng)的完整建立，才能提高檔案歸檔以及數(shù)據(jù)傳輸?shù)男屎唾|(zhì)量，通過電子郵件、文件傳真等方式實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息體系建立的基礎(chǔ)是統(tǒng)一檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，包括整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等，檔案管理各部門在日常的管理工作中必須嚴(yán)格按照行動(dòng)準(zhǔn)則進(jìn)行檔案的管理，只有這樣才能保證管理體系的完善，保證信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，保證檔案資源的共享，其次還要建立相關(guān)法律制度、電子檔案安全標(biāo)準(zhǔn)、安全評(píng)估制度和體系結(jié)構(gòu)。

2 檔案信息化管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)

2.1 堅(jiān)持規(guī)范原則

現(xiàn)代化的檔案管理工作，應(yīng)該在全程貫徹規(guī)范原則，分別針對(duì)信息的收集、錄入、匯總、編目、調(diào)用等各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立完整統(tǒng)一的管理規(guī)定，要求所有工作人員必須遵守，并且定期不定期對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，以確保檔案信息的完整性、真實(shí)性。

2.2 確保檔案安全

檔案的安全工作重點(diǎn)在存儲(chǔ)和使用兩方面，實(shí)體的存儲(chǔ)要做好庫房建設(shè)、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等工作，有條件的可以在庫房引入自動(dòng)控制系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)方面的存儲(chǔ)要做好網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)防范工作，設(shè)立防火墻、入侵防御系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)庫的安全。

在使用方面，要做好檔案信息的加密工作。數(shù)據(jù)庫的所有信息在錄入時(shí)就要進(jìn)行挑選，做好開放程度標(biāo)簽，同時(shí)對(duì)檔案管理者設(shè)立身份驗(yàn)證和權(quán)限管理，對(duì)檔案信息使用者設(shè)置訪問權(quán)限，防止重要信息檔案被泄露或惡意篡改，在保證信息共享的同時(shí)確保涉密檔案的安全。

2.3 秉承效益最大化

檔案管理信息化是一項(xiàng)龐大且持久的工程，涉及到多學(xué)科知識(shí)，需要多人、多專業(yè)配合，還需要相應(yīng)的財(cái)力、物力。在信息化管理體系建設(shè)過程中要對(duì)室藏檔案的利用和用戶需求進(jìn)行分析，把重要的和利用率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，在提高檔案服務(wù)率的同時(shí)顧及到利益最大化。

3 結(jié)語

計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)能力、計(jì)算能力以及互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，標(biāo)志著我們進(jìn)入一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們的生活和信息技術(shù)的聯(lián)系已經(jīng)越來越緊密。檔案作為一種極為重要的信息，管理工作必須緊緊跟隨時(shí)代的發(fā)展，充分利用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)功能，建立完整的信息化管理體系，摒棄傳統(tǒng)管理帶來的弊端。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門和工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，促使他們轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性和必要性，始終堅(jiān)持運(yùn)用檔案管理信息化的思想，克服信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中的困難，采取有效措施，確保檔案資料的完整與安全，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化，提高檔案的歸檔效率和質(zhì)量。

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