王月成

摘 要：檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是一項(xiàng)系統(tǒng)且復(fù)雜的工作，科學(xué)合理的開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源能夠體現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮檔案職能，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。人力資源檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用是單位人力資源檔案管理工作的重要內(nèi)容，單位內(nèi)部應(yīng)該意識(shí)到人力資源檔案信息的價(jià)值，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念，認(rèn)識(shí)到人力資源單位檔案信息能夠促進(jìn)單位的發(fā)展，從而采取有效措施去開(kāi)發(fā)檔案信息，才能適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的步伐。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；開(kāi)發(fā)；利用

人力資源檔案管理內(nèi)容主要包含：人事檔案管理、培訓(xùn)檔案管理、績(jī)效檔案管理、健康檔案管理以及檔案借閱等方面內(nèi)容。做好人力資源檔案管理工作能夠維護(hù)單位人力資源檔案資料的完整，避免出現(xiàn)資料損壞或者丟失現(xiàn)象，使單位人才機(jī)密得到有效的保護(hù)。本文結(jié)合高密市人力資源管理服務(wù)單位人力資源檔案管理的具體情況分析了新形勢(shì)下開(kāi)發(fā)和利用人力資源檔案的新途徑以及新方法。

1 開(kāi)發(fā)和利用人力資源檔案的重要作用

檔案屬于單位的一項(xiàng)重要的無(wú)形資產(chǎn)，而人力資源檔案更是單位內(nèi)部的機(jī)密文件。要想更好的管理和利用單位人力資源檔案，為單位職工晉升和管理崗位任免提供有效的依據(jù)，構(gòu)建完善的人力資源檔案管理制度，樹(shù)立先進(jìn)的人力資源檔案管理理念，創(chuàng)新人力資源檔案管理工作模式，根據(jù)時(shí)代發(fā)展特征和單位人力資源檔案管理特點(diǎn)采用新的途徑和方法來(lái)提高人力資源檔案的開(kāi)放和利用效率是必不可少的。

1.1 開(kāi)發(fā)利用人力資源檔案能夠促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展

首先，能夠保護(hù)國(guó)家利益。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，世界各國(guó)交往合作與日俱增，同時(shí)這伴隨著激烈的國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)。保護(hù)國(guó)家利益非常重要。人力資源檔案記錄了國(guó)家的人才機(jī)密，最具有真實(shí)性和原始性，因此合理的開(kāi)發(fā)和利用人力資源檔案能夠有效的保護(hù)國(guó)家利益。其次，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。充分挖掘人力資源檔案信息的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人才資源優(yōu)化配置，能夠提高各個(gè)單位的綜合貢獻(xiàn)率，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1.2 開(kāi)發(fā)利用人力資源檔案信息，能夠推動(dòng)社會(huì)精神文明建設(shè)

采取各種行之有效的措施開(kāi)發(fā)人力資源檔案信息，為社會(huì)提高更多優(yōu)質(zhì)人才，從而使一些決策更加科學(xué)化和透明化，能夠推動(dòng)社會(huì)精神文明建設(shè)的步伐。

2 開(kāi)發(fā)利用人力資源檔案的新途徑以及方法

2.1 強(qiáng)化人力資源單位檔案意識(shí)

首先，檔案管理人員要樹(shù)立先進(jìn)理念。要想有效的開(kāi)發(fā)和傳遞人力資源檔案信息，需要檔案管理人員主動(dòng)融入社會(huì)，參與社會(huì)，才能了解社會(huì)對(duì)人才的需求。同時(shí)要樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的理念，在工作中要積極主動(dòng)，才能把檔案人員的作用得以全面發(fā)揮。其次，提高社會(huì)檔案意識(shí)。人力資源單位應(yīng)該定期組織職工學(xué)習(xí)和宣傳我國(guó)的《檔案法》和一些相關(guān)的法律法規(guī)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而在工作中依然治檔。要做好檔案資源的收集和管理，保證檔案開(kāi)發(fā)具備豐富的資源。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息資源組織和保障體系

人力資源單位需要擴(kuò)大信息資源的接受范圍，盡量使信息征收工作更加詳細(xì)，結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建信息分類(lèi)全面、數(shù)量多、內(nèi)容豐富、存儲(chǔ)合理的檔案資源管理機(jī)制。其一，加強(qiáng)檔案室方面的工作。檔案室應(yīng)該把一些分散的檔案資源重新分類(lèi)整理，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理室和綜合管理分離方案，促使檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及合理。其二，強(qiáng)化檔案館方面的工作。進(jìn)行館藏檔案資源的時(shí)候需要保證收集的檔案信息數(shù)量多，種類(lèi)豐富，質(zhì)量高。因?yàn)?，人力資源檔案管理工作想要與時(shí)俱進(jìn)，就必須要保證檔案收藏豐富和高效。所以，必須要加快收藏檔案資料的判斷能力，同時(shí)拓寬收藏范圍和存儲(chǔ)，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)。其三，構(gòu)建完善的檔案信息工作內(nèi)容。人力資源單位檔案關(guān)系到人才機(jī)密，因此必須要保證檔案信息真實(shí)、有效以及可開(kāi)發(fā)和利用。檔案管理人員在編研信息的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)人才信息特點(diǎn)合理分類(lèi)歸檔，改變傳統(tǒng)的檔案信息存在方式，積極使用現(xiàn)代化技術(shù)，使人們查閱資料更加方便和快捷。同時(shí)，需要妥善保管單位原檔案。單位應(yīng)該根據(jù)其發(fā)展情況為其提高相適應(yīng)的檔案信息，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

2.3 創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)以及利用方法

處于快速發(fā)展的新時(shí)期，檔案信息的使用率較高，傳統(tǒng)單位的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的需求，因此，人力資源檔案管理部門(mén)應(yīng)該不斷創(chuàng)新檔案利用和開(kāi)發(fā)模式，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案開(kāi)發(fā)和利用效率。首先，構(gòu)建科學(xué)的檢索機(jī)制。先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，例如電子文件、電子檔案管理等的出現(xiàn)為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。因此，必須加對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用力度，推動(dòng)檔案管理朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。目前，多數(shù)單位檔案管理部門(mén)存在一個(gè)普遍現(xiàn)象就是檔案信息檢索工作較為落后，致使查找信息速度較慢，搜索效率不高等。因此，人力資源單位應(yīng)該重視檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)檢索工具機(jī)制，根據(jù)科學(xué)技術(shù)特點(diǎn)來(lái)促使檢索工具的開(kāi)發(fā)更加標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，真正的把服務(wù)人民、市場(chǎng)理念、合作競(jìng)爭(zhēng)、創(chuàng)新發(fā)展等思想付諸于檔案資源管理當(dāng)中。其次，其次，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系。隨著檔案數(shù)量的增多，檔案人員工作量增大，面對(duì)龐大的館藏信息，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行編碼分類(lèi)，能夠有效的提高檔案人員的工作效率。

2.4 提高檔案開(kāi)發(fā)人員的綜合素養(yǎng)

檔案開(kāi)發(fā)工作和開(kāi)發(fā)人員的綜合素養(yǎng)密切相關(guān)，檔案管理工作人員必須具備良好的綜合素養(yǎng)，才能理解檔案事業(yè)未來(lái)的發(fā)展方向，在工作中才能堅(jiān)持科學(xué)性、服務(wù)性、創(chuàng)新性的原則來(lái)積極收集和管理檔案。因此，必須要保證檔案開(kāi)發(fā)人員具備豐富的知識(shí)體系，較強(qiáng)的工作能力，較高的思想政治覺(jué)悟，良好的職業(yè)道德感才能提高檔案開(kāi)發(fā)工作質(zhì)量和效率。

人力資源檔案管理部門(mén)必須以豐富的館藏和優(yōu)化的結(jié)構(gòu)為前提，強(qiáng)化單位檔案意識(shí)，構(gòu)建完善的檔案信息資源組織和保障體系，創(chuàng)新檔案開(kāi)發(fā)以及利用方法，提高檔案開(kāi)發(fā)人員的綜合素養(yǎng)，才能使檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用滿足新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

[1]王紅梅.新時(shí)期檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用研究[J].城建檔案， 2016.4.

[2]劉遠(yuǎn)怡.人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及其相關(guān)措施[J].民營(yíng)科技，2016.3.

[3]張桂英.淺談人力資源檔案管理存在的問(wèn)題及措施[J].人力資源管理，2017.11.