摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，其在各行各業(yè)中都發(fā)揮著重要作用。對于中職院校來說，其檔案管理工作非常重要，但是縱觀其目前的管理方法已經(jīng)不能夠很好地滿足院校發(fā)展需求，因此在中職院校中進(jìn)行檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的一大趨勢。本文在進(jìn)行研究時就針對中職院校檔案管理工作提出信息化建設(shè)的策略。

關(guān)鍵詞：中職院校；信息化；檔案管理工作

信息化時代給中職院校檔案管理工作提出了更高要求，其要求將計(jì)算機(jī)技術(shù)等相關(guān)的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，從而為規(guī)范檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。但是縱觀中職院校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，大部分都存在管理不規(guī)范、紙質(zhì)文件不完善、信息不易檢索等問題。以下就針對這些問題提出信息化檔案管理工作建設(shè)策略。

一、 增強(qiáng)檔案管理人員信息化意識

為了更好地提升學(xué)校檔案管理工作，確保其規(guī)范性，檔案管理人員要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并利用多種不同的渠道對自己的工作內(nèi)容進(jìn)行宣傳，從整體上提升檔案管理人員在信息化方面的意識。例如，在向領(lǐng)導(dǎo)等人進(jìn)行資料的傳遞時，能夠主動向領(lǐng)導(dǎo)宣傳與檔案規(guī)范管理方面的內(nèi)容，這樣讓領(lǐng)導(dǎo)在日常的生活中就注重對資料進(jìn)行存檔和歸檔，這樣就會在全校范圍內(nèi)宣傳檔案管理的意識，從而促進(jìn)教師、領(lǐng)導(dǎo)等人能夠移交規(guī)范的檔案資料，同時作為檔案管理人員，在日常的工作中也要能積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備對所有的檔案進(jìn)行管理，將海量的檔案進(jìn)行分類歸檔，以便后期進(jìn)行查詢。

二、 加強(qiáng)信息化檔案管理培訓(xùn)工作

為了加強(qiáng)中職檔案管理人員的參與意識，培養(yǎng)其在進(jìn)行管理方面的能力，可以對管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，例如，通過研討、體驗(yàn)等多種不同的方式讓管理人員感受不同管理方式下的不同，從而在不同的需求下采取不同的管理方式。當(dāng)然在進(jìn)行管理工作時也可以采用多種方式組合的方法對檔案進(jìn)行管理，這樣能夠在很大程度上提升管理人員的能力。除此之外，還需要提升檔案管理人員的視野，讓其能夠認(rèn)清檔案管理工作的重要性，然后進(jìn)行情感上的升華，能夠在平凡的工作中進(jìn)行創(chuàng)新。

三、 建設(shè)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

在中職院校中進(jìn)行信息化建設(shè)，首先需要在校園內(nèi)建設(shè)具有高使用性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這樣才能夠?yàn)樾畔⒒瘷n案管理建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。同時在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)的過程中還需要對信息檢索技術(shù)進(jìn)行完善，將所有的研究重點(diǎn)都集中到信息的開發(fā)上，這樣為信息的共享奠定基礎(chǔ)。同時還可以根據(jù)所使用的服務(wù)器的不同進(jìn)行相對應(yīng)數(shù)據(jù)信息的收集，并將所收集的信息完善到電子檔案信息中。利用先進(jìn)的軟件技術(shù)，將所有檔案中的信息進(jìn)行精確分類，以便后續(xù)信息的查詢。

四、 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

在進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中，除了要進(jìn)行外在環(huán)境的建設(shè)以外，還需要加強(qiáng)對自身管理系統(tǒng)的建設(shè)。信息化在檔案管理工作中的應(yīng)用能夠?yàn)槿熒峁└鼮槿娴姆?wù)。因此作為檔案管理工作者要以對應(yīng)的管理制度為基準(zhǔn)，結(jié)合本學(xué)校自身的特色進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建。在校園內(nèi)有許多的圖片、文字等相關(guān)的信息，如果將這些信息不進(jìn)行分類就保存，這樣在以后信息查詢時就會導(dǎo)致整個查詢結(jié)果沒有針對性，雜亂無章。這就要求在進(jìn)行檔案管理工作時，首先，對所收集的資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?，然后根?jù)分類的不同進(jìn)行存放。其次，在進(jìn)行管理系統(tǒng)構(gòu)建時要制定對應(yīng)的閱覽和下載的規(guī)范。由于部分的檔案資料進(jìn)行保密，因此在對該部分資料進(jìn)行管理時要能夠?qū)λ鶠g覽人員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，只有具有對應(yīng)權(quán)限的人員才能夠進(jìn)行保密信息的瀏覽。同時對于下載的權(quán)限也要設(shè)置，這樣不僅可以避免重要信息的泄露還能夠緩解網(wǎng)絡(luò)的壓力，避免系統(tǒng)由于下載、瀏覽量過大而產(chǎn)生癱瘓現(xiàn)象。

五、 完善電子檔案內(nèi)容

對于大部分的中職院校來說，其當(dāng)前所有的檔案都屬于紙質(zhì)版的檔案，這些檔案無法進(jìn)行長時間保存，而且在以后的查詢時也很難快速找到所需資料，因此要想對這部分的檔案進(jìn)行信息化管理，就需要在實(shí)際的工作中將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并不斷收集與這些檔案相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行完善，最終形成一個完整版的電子檔案。由于該工作的任務(wù)量非常大，因此需要檔案管理部門與信息管理部門之間進(jìn)行協(xié)同合作，建立對應(yīng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫。并由專門的人員將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行對比，查找電子檔案的不足之處，并進(jìn)行完善。雖然該項(xiàng)工作任務(wù)非常大，但是對于后期的管理來說提供了巨大便利。

六、 健全檔案管理制度

俗話說：無規(guī)矩不成方圓。對于檔案管理工作來說，其要想很好地實(shí)現(xiàn)信息化管理也需要制定專門的檔案管理制度，這樣才能夠激發(fā)員工在工作過程中的積極性和主動性，讓員工能夠重視自身工作的重要性，然后在所有在校員工間進(jìn)行信息化管理工作規(guī)范性的宣傳。同時，制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作能夠讓員工在自己的崗位上發(fā)揮效能，為以后檔案資料的快速查找奠定良好基礎(chǔ)。例如，在進(jìn)行信息化建設(shè)的過程中，要求管理人員能夠?qū)Y料所涉及的范圍、資料收集的時間、格式等進(jìn)行明確，以便后期的查閱。最后還要求檔案管理人員能夠?qū)Y料進(jìn)行安全、共享，以體現(xiàn)資料的價值，但值得注意的是，對于保密性的資料要慎重保存，以保證資料的安全性。

七、 結(jié)語

總之，隨著社會的發(fā)展，中職院校中的檔案資料也在不斷的增多，這給中職院校檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，因此，在進(jìn)行管理工作中，只有進(jìn)行信息化建設(shè)才能夠更好地滿足需求。本文在進(jìn)行研究時就從增強(qiáng)檔案管理工作者信息化意識、加強(qiáng)信息化檔案管理培訓(xùn)工作、建設(shè)現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)、完善電子檔案內(nèi)容和健全中職示范校的檔案管理制度，只有這樣才能夠促使中職院校在檔案管理工作中規(guī)范化和科學(xué)化，最終提升其檔案管理效率。

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作者簡介：

王秀妮，山西省呂梁市，山西省呂梁經(jīng)濟(jì)管理學(xué)校。