劉文智

【摘 要】在企業(yè)的發(fā)展中，會議活動發(fā)揮著重要的作用，在很大程度上推動著行政工作的順利開展，是新時期社會、政治和經(jīng)濟生活中的重要活動方式。企業(yè)應(yīng)該加強對會議活動的重視，尤其是會務(wù)接待工作，并融入精益管理理念，充分發(fā)揮出精益管理理念的作用。

【Abstract】 In the development of enterprises， conference activities play an important role in promoting the smooth development of administrative work to a great extent. It is an important way of activities in social， political and economic life in the new era. Enterprises should pay more attention to conference activities， especially conference reception work， and integrate ?the lean managementconcept in it， so as ?to give full play to the role of lean management concept.

【關(guān)鍵詞】精益管理理念;企業(yè)會務(wù)接待工作;應(yīng)用

【Keywords】 lean management concept; enterprise conference reception work; application

【中圖分類號】F272.9 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）02-0144-02

1 引言

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，社會各個行業(yè)發(fā)展十分迅速，企業(yè)建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，各個企業(yè)之間的競爭越來越激烈，而會議作為企業(yè)發(fā)展中的重要活動之一，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策的過程中發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)必須加強對企業(yè)會務(wù)接待工作的重視，實行精益管理方式?；诖?，文章闡述了企業(yè)會務(wù)接待工作的相關(guān)內(nèi)容，分析了企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題，研究了精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用。

2 企業(yè)會務(wù)接待工作相關(guān)內(nèi)容

在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展過程中，會務(wù)接待工作發(fā)揮著十分重要的作用，涉及多方面的內(nèi)容，如出席會議、業(yè)務(wù)洽談、調(diào)查研究、學習交流、外事往來等公務(wù)活動，以及公務(wù)活動開展過程中的接待安排、協(xié)調(diào)和服務(wù)等。在會務(wù)接待工作中，相關(guān)人員需要遵循“精簡、節(jié)約、實效”的原則，以極大的耐心和細心明確會議全過程的要求，并將其落實到實際工作中[1]。同時，在接待、餐飲、會議服務(wù)過程中，都要保持較強的責任心，提高這些工作的綜合質(zhì)量，避免損害企業(yè)行政部門的形象，還要在企業(yè)內(nèi)部會議接待工作中融入精益管理理念，完善服務(wù)制度和相關(guān)體系，提高會議的整體效率。除此之外，企業(yè)管理人員應(yīng)該貫徹并落實管理發(fā)展理念，統(tǒng)籌企業(yè)發(fā)展各個環(huán)節(jié)的工作，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各個部門、工作人員的有效配合，提升會務(wù)工作的整體質(zhì)量，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。

3 企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題

新時期的企業(yè)會務(wù)工作中存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下方面：第一，會務(wù)準備階段的工作不完善，存在大量易遺漏的問題，在很大程度上影響著會務(wù)工作的整體質(zhì)量，例如，在會議籌備初級階段，相關(guān)部門未召集大量工作人員開展工作協(xié)調(diào)分工會，籌備工作計劃書缺乏完善性，企業(yè)工作人員的崗位職責不夠明確，導(dǎo)致企業(yè)各項工作脫節(jié)、人名與職務(wù)不對應(yīng)等現(xiàn)象，為參會人員造成了很大的影響;第二，在會議開展過程中，工作人員無法做好秩序維護和現(xiàn)場保障工作，在遇到突發(fā)問題時，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會人員入場的過程中，未安排入場引導(dǎo)人員，導(dǎo)致入場時間比較長、會場秩序性較差，影響會議的召開時間，且在會議進行過程中，出現(xiàn)設(shè)備故障、議程調(diào)整問題，工作人員無法及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題，極易引發(fā)冷場現(xiàn)象;第三，在會議結(jié)束后，各個參會人員無法及時進行交流、總結(jié)，并針對企業(yè)發(fā)展中的問題提出有效的措施，往往會草草收場，造成惡性循環(huán);第四，參會人員數(shù)量比較多，大型會務(wù)設(shè)置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來了更多的會務(wù)費用，違背了“精簡、節(jié)約、實效”的原則。

4 精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用

4.1 加強管理，做到工作分工精細化

在企業(yè)的會務(wù)接待工作中，企業(yè)應(yīng)該確保會議的及時性、準確性和安全性，并將各個部門進行有效融合，實現(xiàn)各部門之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務(wù)接待的主要管理部門，主要任務(wù)是為企業(yè)各個部門的業(yè)務(wù)接待工作提供指導(dǎo)，確定業(yè)務(wù)接待標準和業(yè)務(wù)流程，加強對會議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關(guān)部門制定相應(yīng)的方案，方案內(nèi)容主要有日程、住宿、就餐、車輛、接送、活動安排、新聞報道等，合理地安排會議中的各項資源。在實施會議接待方案的過程中，應(yīng)該明確企業(yè)各個部門的崗位職責，在遇到臨時變化的情況下，需要及時向管理人員請示其中的問題，及時地調(diào)整并完善，并通知各個部門會議變更情況。在任務(wù)結(jié)束后，會議接待部門需要準確地填寫接待清單，并落實接待清單審批程序，加強對會議費用的管理。在會議結(jié)束后，需要由專業(yè)人員評價并總結(jié)會議中的內(nèi)容，針對會議中存在的問題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，且會務(wù)組中的各個團隊應(yīng)該配合，明確與各個企業(yè)、各個部門之間的分工和合作，并在分工后明確相關(guān)部門的崗位職責，確保責任到人，這樣就能夠有效地提升工作的整體效率，豐富個人的經(jīng)驗和相關(guān)知識，提高各個人員的集群生產(chǎn)力和創(chuàng)造力。除此之外，各個部門應(yīng)該根據(jù)崗位職責進行分工，各個人員應(yīng)該加強交流和溝通，以便更好地進行合作，進而建立穩(wěn)定的協(xié)調(diào)機制。

4.2 熱情服務(wù)，冷靜處理分歧

在會議活動開展過程中，企業(yè)相關(guān)部門應(yīng)該保持熱情的服務(wù)，在遇到分歧的情況下，應(yīng)該冷靜地進行處理，提高統(tǒng)籌的整體效率，避免出現(xiàn)“擁堵現(xiàn)象”。并且，會務(wù)接待人員應(yīng)該掌握好冷熱之間的度，實現(xiàn)各項工作的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。在會議活動過程中，存在大量瑣碎、繁雜的事情，針對企業(yè)各個部門和相關(guān)企業(yè)都要熱情服務(wù)、真情相待，尤其在與下級單位交流的過程中，必須互相尊重、互相商量，這樣就能夠得到下級單位的支持，提高企業(yè)的整體效率。除此之外，在會議活動開展過程中，企業(yè)和部門的數(shù)量往往比較多，這就使得各個企業(yè)、各個部門掌握的信息量、思考問題的角度存在很大的差異，極易出現(xiàn)分歧。為了有效地解決這些問題，相關(guān)人員需要深入分析問題產(chǎn)生的原因，保持冷靜的心態(tài)，找到雙方產(chǎn)生分歧的問題，并尋找兩者的共同點，進而有效地解決這一問題。例如，在基層企業(yè)舉辦會議活動的過程中，會議接待人員需要做好前期溝通和協(xié)商工作，及時告知對方會議活動中的細節(jié)，避免在會議活動開展過程中出現(xiàn)一系列問題。

4.3 注重學習，不斷提升會務(wù)接待水平

企業(yè)在會務(wù)接待的過程中，需要做到務(wù)實節(jié)儉、對口接待，并實行節(jié)約、統(tǒng)一、規(guī)范的方法。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)該加大先進技術(shù)的應(yīng)用力度，將信息化管理模式應(yīng)用到會議現(xiàn)場管理過程中。目前，很多企業(yè)在會議活動的登記、入場過程中，不再實行紙質(zhì)的簽名形式，普遍使用會展信息系統(tǒng)整合參會人員的信息，并進行存檔，進而將這些信息應(yīng)用到了會議活動開展的全過程中。同時，在進行接待住宿安排工作的過程中，各個接待部門需要在系統(tǒng)內(nèi)部場所、協(xié)議酒店中，避免出現(xiàn)安排超過標準接待住房的問題，且住房內(nèi)不能夠放置豪華設(shè)施、貴重物品等。并且，在接待用餐的過程中，需要安排在企業(yè)內(nèi)部的場所內(nèi)，在需要在外用餐的情況下，往往會選擇企業(yè)簽約的餐廳，嚴禁選擇私人場所、高消費的餐飲場所。除此之外，接待迎送，不張貼懸掛標語橫幅，不設(shè)歡迎屏，不獻鮮花，不鋪迎賓地毯，不安排接待人員在機場、車站、高速路口接送，在有需要的情況下，應(yīng)由其他工作人員接送。業(yè)務(wù)接待應(yīng)遵循保密原則，針對來賓個人信息、日程安排等，做好保密工作;針對涉及國家或公司保密級內(nèi)容的信息，必須按照公司保密工作有關(guān)制度執(zhí)行。同時，企業(yè)應(yīng)加強對會務(wù)接待經(jīng)費的預(yù)算管理，年度預(yù)算應(yīng)當綜合考慮上年度預(yù)算編制和執(zhí)行情況，滿足企業(yè)的實際發(fā)展和經(jīng)營需求，在履行預(yù)算審批程序后具體執(zhí)行。

5 結(jié)語

綜上所述，在新形勢下的發(fā)展中，各個企業(yè)的建設(shè)規(guī)模在不斷擴大，企業(yè)的會務(wù)接待工作越來越完善。精益管理理念作為一種新型的理念，在企業(yè)會務(wù)接待工作中發(fā)揮著十分重要的作用，企業(yè)應(yīng)該深入考慮精益管理理念的細節(jié)和涵義，將精益管理理念應(yīng)用到企業(yè)會務(wù)接待工作中，這樣就能夠充分發(fā)揮出其精益管理理念的規(guī)范和指導(dǎo)作用，推動企業(yè)會務(wù)接待活動的順利開展，為企業(yè)的不斷完善和發(fā)展提供保障。

【參考文獻】

【1】孫婷婷.精益管理理念在企業(yè)會務(wù)接待工作中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2018（08）：11+14.