楊子櫻

摘要：本文以淺談知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用為主要闡述，結(jié)合當(dāng)下知識(shí)管理和檔案管理以及知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方法為主要依據(jù)，從知識(shí)管理在檔案管理工作流程的具體使用、知識(shí)管理在檔案收集中的有效實(shí)施、知識(shí)管理在檔案管理開發(fā)和利用的使用這幾方面進(jìn)行深入探討和分析，其目的在于加強(qiáng)知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)作效率。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;檔案管理;開發(fā)和利用;信息收集

中圖分類號(hào)：G271

文獻(xiàn)識(shí)別碼：A

文章編號(hào)：1001-828X（2019）010-0071-01

引言

我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不斷提升，信息對(duì)人們生活和工作具有一定價(jià)值，對(duì)企業(yè)未來發(fā)展起著不可忽視的價(jià)值。以信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)對(duì)現(xiàn)代工作形式進(jìn)行創(chuàng)新，將其不斷應(yīng)用到企業(yè)不同領(lǐng)域和行業(yè)中，是現(xiàn)在企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容。檔案信息管理能夠通過信息技術(shù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化管理和控制，是檔案管理工作朝著信息化管理方向發(fā)展的主要依據(jù)，是對(duì)檔案價(jià)值有效升華的體現(xiàn)，也是對(duì)檔案管理有效拓展的過程，可以促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

一、知識(shí)管理和檔案管理介紹

知識(shí)管理主要以人為中心進(jìn)行，在實(shí)際管理中要針對(duì)突出的知識(shí)進(jìn)行研究和管理，融入信息技術(shù)創(chuàng)新為發(fā)展基礎(chǔ)和目標(biāo)進(jìn)行，投入全新管理理念和思想。在現(xiàn)在管理形式影響下，想要對(duì)檔案實(shí)施信息化管理，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展潮流和趨勢(shì)進(jìn)行，改進(jìn)基本措施和方法，為檔案管理創(chuàng)造有利條件。知識(shí)資源融合體系是對(duì)企業(yè)中所有數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，知識(shí)管理和檔案管理的基本功能如下：第一，準(zhǔn)確、及時(shí)，可以全面收集企業(yè)的所有相關(guān)數(shù)據(jù)和知識(shí)。第二，通過科學(xué)處理，可以將其轉(zhuǎn)化為一種統(tǒng)一格式和形式的數(shù)據(jù)，將知識(shí)和信息變得更加程序化和有序化。第三，可以將處理后的資源和信息全部有機(jī)保存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，知識(shí)資源服務(wù)體系基本功能就是對(duì)企業(yè)不同部門和人員提供可以使用的信息和知識(shí)，為其提供更加便利的信息入口和出口等，而且，也可以不斷接受和吸收外界服務(wù)反饋內(nèi)容[1]。

檔案一般是由文件和檔案組合而成，針對(duì)文件進(jìn)行合理管理，知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)進(jìn)行反復(fù)研究和分析，是文件的關(guān)鍵性工作，知識(shí)是檔案管理中重要組成部分。知識(shí)一般分為顯性和隱性兩種，顯性知識(shí)也稱之為編碼知識(shí)，人們可以依據(jù)口頭傳輸、教科書、文獻(xiàn)、多媒體以及視聽等方式獲取基本信息，在使用語言、文字和數(shù)據(jù)庫(kù)等通過編碼形式進(jìn)行合理有效傳播，便于人們學(xué)習(xí)?，F(xiàn)在檔案管理是知識(shí)管理范圍的一個(gè)重要內(nèi)容，所以可以稱之為知識(shí)管理形式。文件、檔案是檔案管理和知識(shí)管理所要面對(duì)的管理對(duì)象，由于信息技術(shù)和科學(xué)的發(fā)展，管理途徑和形式也在不斷變化和改進(jìn)，在管理中對(duì)象出現(xiàn)看重疊現(xiàn)象。

知識(shí)管理和檔案管理都屬于信息管理體系，在信息資源管理角度上分析，知識(shí)管理和檔案管理都是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更加深層次的研究和處理的過程。對(duì)信息管理進(jìn)行完善，使得信息更加全面和合理，提升信息管理模式。檔案管理主要是紙質(zhì)信息和網(wǎng)絡(luò)信息，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行有效開發(fā)和利用。紙網(wǎng)絡(luò)檔案管理主要是對(duì)檔案信息通過信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行收集、整合、保存等，使得信息可以合理有序保管起來，確保企業(yè)檔案管理更加安全。

二、知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用方法

1.知識(shí)管理在檔案管理工作流程的具體使用

知識(shí)管理在檔案管理工作中的收集信息、整理數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)等不同步驟中得以廣泛應(yīng)用，是一種比較普及的工作內(nèi)容?，F(xiàn)在出現(xiàn)很多企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、單位、研究結(jié)構(gòu)等都在使用辦公自動(dòng)化（Office?Automation，簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)辦公工作，主要針對(duì)企業(yè)文件、會(huì)議等內(nèi)容進(jìn)行管理的一套流程，在實(shí)際工作中已經(jīng)將大部分信息和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案管理[2]。在辦公系統(tǒng)中深入管理就需要將知識(shí)管理變?yōu)楣ぷ骰韭毮埽亟M檔案為基本業(yè)務(wù)管理，對(duì)所有相關(guān)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行系統(tǒng)化整理，借助現(xiàn)代化信息對(duì)其進(jìn)行服務(wù)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理，將檔案室創(chuàng)建的更加先進(jìn)化，使用創(chuàng)新理念進(jìn)行管理，增強(qiáng)企業(yè)檔案信息利用，是將知識(shí)管理納入到檔案管理中的一個(gè)重要過程。

2.知識(shí)管理在檔案收集中有效實(shí)施

在企業(yè)檔案信息管理過程中，已經(jīng)出現(xiàn)了越來越多檔案載體，一些知識(shí)書籍、圖表、圖像、音樂、電子文檔等不同形式，使得方案形式更加新穎和創(chuàng)新，主要以動(dòng)態(tài)形式展現(xiàn)在人們面前，對(duì)不同類型和內(nèi)容的資源和信息進(jìn)行全方位收集，是檔案管理中重要組成部分[3]。文書檔案管理可以使用傳統(tǒng)形式進(jìn)行，電子檔案則需要目錄收集整理，無法脫離信息技術(shù)進(jìn)行收集和管理，通過檢索形式進(jìn)行判斷和確定查詢地質(zhì)等，依據(jù)檢索地質(zhì)在檔案資源中收集和查詢相對(duì)應(yīng)的信息和檔案內(nèi)容。

3.知識(shí)管理在檔案管理開發(fā)和利用的使用

檔案信息開發(fā)形式多種多樣，不斷提升和增多，檔案信息的整合和出現(xiàn)使得企業(yè)利用率在不斷提升。檔案信息開發(fā)服務(wù)可以將工作分為分享、獨(dú)享和共享等三種不同類型，信息共享中信息可以被廣泛使用，不需要考慮和分析信息的安全性和秘密性，可以將檔案信息通過信息技術(shù)上傳給企業(yè)中所有終端用戶。檔案分享則是指信息的分類，依據(jù)一定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則對(duì)其進(jìn)行分類處理，在對(duì)其進(jìn)行歸納和總結(jié)等，依據(jù)用戶實(shí)際需求進(jìn)行開發(fā)和研制，此部門信息不包含企業(yè)重要安全性信息內(nèi)容。

三、結(jié)語

以知識(shí)管理為基礎(chǔ)的檔案管理是現(xiàn)在檔案管理的主要形式，在管理過程中要有效使用信息技術(shù)，結(jié)合時(shí)代需求和管理能力對(duì)檔案進(jìn)行管理，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的分享和有效管理，為檔案數(shù)據(jù)模式提供有利條件。企業(yè)檔案管理要具備一定知識(shí)特點(diǎn)，為企業(yè)提供基本知識(shí)內(nèi)容和資源，對(duì)企業(yè)未來發(fā)展和檔案管理具有不可忽視的價(jià)值和作用。和處理的過程。對(duì)信息管理進(jìn)行完善，使得信息更加全面和合理，

參考文獻(xiàn)：

[1]杜克.知識(shí)管理在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].機(jī)電兵船檔案，2016（3）：10-11.

[2]徐和華.知識(shí)管理背景下企業(yè)檔案管理模式[J].中小企業(yè)管理與科技：中旬刊，2016（2）：55-55.

[3]常金玲，宋鵬杰.面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2016（23）.