王慧娟

隨時日益發(fā)展的信息化時代的到來，辦公室工作也要充分運用信息技術手段來實現(xiàn)高效的工作。電子表格是一個很好的辦公軟件，能夠快速準確地完成數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)提取等工作，下面筆者列出四條在辦公室工作中常用的電子表格函數(shù)運用方法。

一、生日的提取

生日信息在人事檔案中非常重要，收集了身份證信息后如何從中提取生日信息用一個一個手動錄入的方式即耗時耗力又容易出錯，電子表格函數(shù)中有既快捷又準確的方法。

函數(shù)名稱：MID，主要功能：從一個文本字符串的指導位置開始，截取指定數(shù)目的字符，使用格式：MID（text，start_num，num_chars），參數(shù)說明：text代表一個文本字符串;start_num表示指定的起始位置;num_chars表示截取的數(shù)目。下面把A2中填上身份證號，在B2中輸入公式= MID（A2，7，8），就表示在身份證18位數(shù)字中從第7個數(shù)字開始提取，提取8位數(shù)，確認后既顯示出“19820505”字符。提示：公式中的逗號要用英文狀態(tài)下的“，”。得到了“19820505”，生日提取數(shù)值的單元格格式設置成“日期”即可。

如果我們要將身份證號提取的格式改成“1982-5-5”，我們將用到下面一個函數(shù)：TEXT函數(shù)，主要功能：根據(jù)指定的數(shù)值格式將相應的數(shù)字轉(zhuǎn)換為文本形式。使用格式：TEXT（value，format_text）。參數(shù)說明：value代表需要轉(zhuǎn)換的數(shù)值或應用的單元格;format_text表示指定文字形式的數(shù)字格式。下面把A2列填上身份證號，我們在B2中輸入公式=TEXT（MID（A2，7，8），"#-00-00"）就是TEXT函數(shù)中嵌套MID函數(shù)，就是從A2身份證號中提取的8位生日數(shù)字轉(zhuǎn)換成1982-5-5這個文本格式。確認后顯示如下表：

二、年齡的計算

掌握了MID函數(shù)就可以把提取生日年月日信息變成提取年信息來計算年齡。用了這個函數(shù)，每天這個工作表里面的數(shù)據(jù)就會根據(jù)辦公電腦里面的年月日來更新數(shù)據(jù)，那么就給繁雜的統(tǒng)計工作提供了一個好幫手，在每年統(tǒng)計關于年齡方面的信息時就會得心應手。關于這個年齡的公式，需要用到3個函數(shù)：IF函數(shù)、TODAY函數(shù)、DATEDIF函數(shù)。

函數(shù)名稱：IF，主要功能：根據(jù)對指定條件的邏輯判斷真假結果，返回相對的內(nèi)容。使用格式：=IF（logical，value_if_true，value_if_false），參數(shù)說明：logical代表邏輯判斷表達式;value_if_true表示當判斷條件正確時顯示的內(nèi)容，value_if_false表示當判斷條件錯誤時顯示的內(nèi)容。

函數(shù)名稱：TODAY，主要功能：顯示電腦里今天的年月日，使用格式：=TODAY（）

函數(shù)名稱：DATEDIF，主要功能：返回兩個日期之間的年＼月＼日間隔數(shù)，使用格式：=DATEDIF（start_date，end_date，unit），參數(shù)說明：Start_date為一個日期，它代表時間段內(nèi)的第一個日期或起始日期。End_date為一個日期，它代表時間段內(nèi)的最后一個日期或結束日期。Unit為所需信息的返回類型。結合這三個函數(shù)的說明，再來看看=IF（A2<>0，DATEDIF（A2，TODAY（），"Y"），0）這個公式解讀為A2數(shù)值不為0是，就返A2數(shù)值中年份與電腦年份的間隔數(shù)，否則顯示0。輸入以上公式后即可得到以下顯示。

三、性別提取

性別提取的基礎數(shù)據(jù)來源于身份證號倒數(shù)第二位，奇數(shù)為男，偶數(shù)為女，下面用到IFERROR函數(shù)、IF函數(shù)、MOD函數(shù)、MID函數(shù);IF函數(shù)和MID函數(shù)上面已經(jīng)介紹了，下面介紹一下MOD函數(shù)和IFERROR函數(shù)。

函數(shù)名稱：MOD，主要功能：MOD函數(shù)是一個求余函數(shù)，使用格式： MOD （nExp1，nExp2），即是兩個數(shù)值表達式作除法運算后的余數(shù)。MID（A2，17，1）為提取A2中身份證號第17位數(shù)，那么MOD（MID（A2，17，1），2）解讀為：求提取A2身份證號第17位數(shù)除以2求余。得到的結果是1或者0。函數(shù)名稱：IFERROR，主要功能：表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結果，否則返回value_if_error。使用格式：IFERROR（value， value_if_error），表示判斷value的正確性，如果value正確則返回正確結果，否則返回value_if_error。

那么=IFERROR（IF（MOD（MID（A2，17，1），2），"男"，"女"），""），解讀為：如果提取A2身份證第17位除以2得到1就顯示“男”，得到0顯示“女”。

以上是對身份證信息的提取和判斷，這些函數(shù)能夠應用在人事工作的信息數(shù)據(jù)中，還可以拓展到工齡計算、職稱年限計算等，MID函數(shù)和MOD函數(shù)還可以應用于生肖的提取，公式如下=MID（"鼠?；⑼谬埳唏R羊猴雞狗豬"，

MOD（MID（A2，7，4）-4，12）+1，1）。

四、匹配插入

在辦公室人事工作中時常會來自各種渠道的表要匹配數(shù)據(jù)，如A表和B表中的姓名順序不一致，又要往A表中插入B表中的相關對應信息時，那么就要用到LOOKUP函數(shù)，函數(shù)名稱：LOOKUP，主要功能：可返回一行或一列區(qū)域中或者數(shù)組中的某個值。使用格式：=LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）式中l(wèi)ookup_value-函數(shù)LOOKUP在第一個向量中所要查找的數(shù)值，它可以為數(shù)字、文本、邏輯值或包含數(shù)值的名稱或引用;lookup_vector-只包含一行或一列的區(qū)域lookup_vector的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值;result_vector-只包含一行或一列的區(qū)域其大小必須與lookup_vector相同。下面舉一個例子：A列是需要的姓名順序，現(xiàn)在要把C列對應名字的D列信息填入B列，在B列中輸入=LOOKUP（1，0/（A1=$C$1：$C$8），$D$1：$D$8）公式，A1=$C$1：$C$8表示把A列1行這個格子中的數(shù)據(jù)跟C列1行到C列8行這個區(qū)間內(nèi)的數(shù)據(jù)比較，$D$1：$D$8表示返回D列1行到D列8行中與A1名字對應的數(shù)據(jù)，B1格回車后就會得到33。

電子表格中的函數(shù)奧秘無窮，以上只是電子表格函數(shù)運用中的鳳毛麟角，但是在辦公室工作中會經(jīng)常用到，我們只有在平時的工作多運用多研究才能更好地利用信息技術手段來實現(xiàn)高效工作和輕松工作。