周杰

【摘 要】 本文針對(duì)高職院校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題，提出了一系列優(yōu)化策略：健全規(guī)章制度，注重分類整理工作，提高檔案管理信息化水平，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的利用，優(yōu)化教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】 高職院校;教學(xué)檔案;管理工作;存在問題;優(yōu)化策略

一、前言

隨著高職教育的快速發(fā)展及現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，教學(xué)檔案管理工作的作用日益突出，高職院校教學(xué)檔案指的是具有利用價(jià)值的文字、聲像及光盤等不同載體的教學(xué)資料的總稱。教學(xué)檔案主要是日常教學(xué)活動(dòng)的原始記錄，是反映教學(xué)實(shí)際過程的歷史資料，也是處理問題的原始證據(jù)。通過幾年的探索，高職院校教學(xué)檔案管理工作處于良性循環(huán)狀態(tài)，不過，仍存在一系列問題亟待解決，本文從高職院校教學(xué)檔案的作用、問題等多個(gè)方面，探索高職院校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略，以期進(jìn)一步提高教學(xué)檔案管理水平。

二、認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案

1、內(nèi)涵

教學(xué)檔案指的是具有利用價(jià)值的文字、聲像、圖表及光盤等不同載體的教學(xué)資料的總稱。

2、特點(diǎn)

教學(xué)檔案作為教學(xué)管理和相關(guān)科研活動(dòng)的檔案材料，有其自身的獨(dú)特性。具體包括廣泛性、多樣性和時(shí)間性特征。（1）廣泛性。指的是內(nèi)容復(fù)雜，具體包括教師的教學(xué)活動(dòng)、學(xué)生的實(shí)習(xí)及與教學(xué)有關(guān)的文件等。（2）多樣性。即教學(xué)檔案種類非常多，不同的學(xué)科存在不一樣的教學(xué)檔案，特別在目前的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，新學(xué)科層出不窮，致使教學(xué)檔案呈現(xiàn)多樣化。（3）時(shí)間性。教學(xué)活動(dòng)在不同時(shí)期形成不同時(shí)序排列的檔案。

3、意義

（1）其廣域性決定其重要性。高職院校教學(xué)檔案是隨著教學(xué)活動(dòng)的開展而自然產(chǎn)生，它有效彌補(bǔ)其它圖書資料的局限性，可以完整而系統(tǒng)地為教學(xué)活動(dòng)提供全方位的信息服務(wù)。

（2）其原始性決定其不可替代性。就具體的教學(xué)案例而言，教師的創(chuàng)造性思維需要建立在真實(shí)的信息基礎(chǔ)上，專業(yè)課教學(xué)檔案，具體包括課件和成績(jī)單等內(nèi)容，凝聚著來源于教學(xué)實(shí)踐中最真實(shí)的信息，教師通過查閱檔案能夠直觀了解到學(xué)生掌握知識(shí)的程度，可結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展，進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整和創(chuàng)新。

三、高職院校教學(xué)檔案管理過程中存在問題分析

1、教學(xué)檔案管理制度不夠系統(tǒng)

高職院校發(fā)展時(shí)間相對(duì)較短，教學(xué)檔案來源不一，原有管理體系不同，檔案管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，致使學(xué)校的教學(xué)檔案管理制度松散，缺乏準(zhǔn)確的分類與系統(tǒng)的整合，使得部分檔案成為遺失，這給教學(xué)檔案的管理帶來極大的不便。

2、信息技術(shù)應(yīng)用程度不高

信息管理檔案能夠節(jié)約大量的人力和物力，能夠?qū)㈥惸隀n案迅速走進(jìn)現(xiàn)代人視野，不過，還有很多高職院校教學(xué)檔案管理仍沿用原始的管理方法，沒有及時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，給教學(xué)工作帶來很大的不便。

3、不能及時(shí)收集并存儲(chǔ)檔案

高職院校普遍不能及時(shí)進(jìn)行檔案收集及存儲(chǔ)工作，這對(duì)學(xué)校的教學(xué)發(fā)展難以進(jìn)行準(zhǔn)確把握，給以后的資料查詢工作帶來諸多不便。

4、宣傳力度不夠，重視程度不足

很多高職院校對(duì)教學(xué)檔案的重視不足，片面地認(rèn)為在上面花費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力不夠劃算，某些高職院校只是將教學(xué)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單地裝訂，不利于教學(xué)檔案管理工作的有序開展。

5、教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提升

從事高職院校教學(xué)檔案管理的工作人員普遍存在業(yè)務(wù)不精，且相當(dāng)一部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作熱情不高，檔案歸檔時(shí)的隨意性較大。同時(shí)，各高職院?？己私虒W(xué)檔案管理工作時(shí)缺乏科學(xué)的考核機(jī)制，致使某些教學(xué)檔案管理人員工作效率不高，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，此外，對(duì)現(xiàn)有員工的在在職培訓(xùn)缺乏應(yīng)有的重視。

四、高職院校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化策略

1、健全規(guī)章制度

教學(xué)檔案管理具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，若想實(shí)現(xiàn)此項(xiàng)工作的長(zhǎng)效運(yùn)行，則需健全規(guī)章制度。具體而言，高職院校需做到以下兩點(diǎn)：首先，建立教學(xué)檔案管理制度。各高職院校需根據(jù)《檔案法》要求，結(jié)合本校特色，制定相對(duì)應(yīng)的教學(xué)檔案管理制度，并建立監(jiān)督機(jī)制，促使教學(xué)檔案管理工作步入科學(xué)軌道。其次，進(jìn)一步健全教學(xué)檔案管理機(jī)制。高職院校有必要對(duì)教學(xué)檔案管理實(shí)施分級(jí)管理，并出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章管理制度，完善教學(xué)檔案管理體系，健全運(yùn)行管理機(jī)制。

2、注重分類整理工作

高職院校教學(xué)檔案內(nèi)容廣泛，前期準(zhǔn)備工作繁瑣，因此需要認(rèn)真實(shí)施分類和整理，這會(huì)直接影響教學(xué)檔案管理工作的未來發(fā)展，只有認(rèn)真、專業(yè)地落實(shí)分類整理工作，才可以切實(shí)提升教學(xué)檔案管理效率。

3、提高檔案管理信息化水平

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化教學(xué)手段得以不斷運(yùn)用，隨之產(chǎn)生大量的電子檔案，檔案管理信息化已成為高職院校教學(xué)檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)，這要求各高職院校檔案管理部門需轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)形勢(shì)需要，建立健全電子檔案歸檔制度，定期檢查教學(xué)部門的電子文件歸檔工作。此外，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的在職信息培訓(xùn)，充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)并熟練使用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，從而更好地為教學(xué)服務(wù)。

4、加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的利用

主動(dòng)到各教學(xué)部門的第一線開展檔案收集工作，收集檔案不僅僅是積累和歸檔資料，還可以深入了解廣大師生對(duì)教學(xué)檔案的真實(shí)需求，從而增強(qiáng)教學(xué)檔案管理的針對(duì)性，確保服務(wù)的有效性，促使教學(xué)檔案管理更具特色，同時(shí)，做好教學(xué)檔案分類立卷，使得館藏資源更加豐富，同時(shí)激發(fā)各教學(xué)部門對(duì)教學(xué)檔案管理工作的積極性和主動(dòng)性。

5、優(yōu)化教學(xué)檔案服務(wù)質(zhì)量

各高職院校教學(xué)檔案管理部門需加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案的編研工作，系統(tǒng)整理檔案資料，編制出適合高職院校發(fā)展的檔案編研資料，進(jìn)一步提升教學(xué)檔案利用價(jià)值，并結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極構(gòu)建網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為師生檢索和查閱提供便捷，更好地提升檔案管理服務(wù)水平。

6、提高全體人員的檔案管理意識(shí)

加大檔案管理工作的宣傳力度，積極通過網(wǎng)絡(luò)、廣播等諸多途徑，落實(shí)好教學(xué)檔案管理的宣傳工作，積極營造檔案管理氛圍，切實(shí)提升教學(xué)檔案管理工作在高職院校教師心中的地位，而作為教學(xué)檔案管理人員，則應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，確保教學(xué)檔案在教學(xué)研究中發(fā)揮其應(yīng)有價(jià)值。

五、結(jié)束語

在高職院校深入發(fā)展的大背景下，教學(xué)檔案管理工作可直接反映出教學(xué)理念及教學(xué)模式的創(chuàng)新發(fā)展，因此，提高教學(xué)檔案管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，各高職院校需加強(qiáng)檔案管理的探索與研究，充分發(fā)揮其在教學(xué)實(shí)踐中的應(yīng)用價(jià)值，更好地服務(wù)于高職院校廣大師生。

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