鐘志陽

【摘 要】會計電算化是一種把計算機信息技術運用到會計實務工作中的應用，簡單地說，它通過會計軟件實現了會計信息的收集、整理、分析、輸出、決策。在經濟貿易全球化的今天，會計電算化對企業(yè)的重要性不言而喻，它改變了企業(yè)會計核算方式，提高會計數據處理效率，降低企業(yè)成本，無數人體會到了它在信息處理方面的快捷性和精準性。近年來，會計電算化高速發(fā)展的同時，也暴露出中小企業(yè)內部控制尚存在不少問題，如何有效利用會計電算化加強中小企業(yè)的內部控制越來越引起人們的關注。

【關鍵詞】會計電算化；內部控制；中小企業(yè)

一、會計電算化對中小企業(yè)內部控制的影響

（一）改變內部控制對象及范圍

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)會計內部控制的對象是人與計算機之間的聯系，由計算機代替人工完成前期繁瑣重復的基礎工作，數據處理的方式變成了一個人機結合的過程，大大節(jié)省了企業(yè)的人力、物力成本。企業(yè)內部控制的內容也更加復雜化，內部控制節(jié)點從單一變成雙向，即人與計算機的雙面控制，牽涉到了人員分工、職能分離、計算機的維護、會計檔案保存等；與傳統(tǒng)手工會計模式相比，電算化系統(tǒng)所控制的范圍趨于寬泛，比如新增了信息錄入控制、電腦授權控制、防止病毒控制等，會計信息已經實現了全過程無紙化，相關會計信息由傳統(tǒng)的紙質化報表、會計賬簿轉變?yōu)閮Υ嬖谟脖P里，這樣既方便保存又節(jié)約成本，使信息傳送工作更加便捷，方便中小企業(yè)內部控制的追根究底。

（二）改變內部控制重心及形式

企業(yè)會計內部控制的首要目標是合理處理相關的經濟業(yè)務，便于管理者能夠及時掌握企業(yè)的經營狀況，并制定合適的發(fā)展方針。由于電算化系統(tǒng)的特點為數據自動處理，這就要求財務人員的工作重點是對數據輸入環(huán)節(jié)嚴格把關，所以企業(yè)內部控制的重心轉變?yōu)閺哪┒讼蚯岸宿D移。憑證庫包含了一切數據，只要原始憑證信息輸入，計算機就會自動進行過賬、轉賬和編表處理，中間環(huán)節(jié)在機內自動操作，在一定范圍內減少了傳統(tǒng)工作形式下賬賬不符、賬證不符等情況的發(fā)生，本質上已經更改了企業(yè)內部控制的形式及重心。另一方面，計算機的工作質量遠遠高于人工，這有效規(guī)避了人工內部控制的主觀性引起的一系列問題，為中小企業(yè)的內部控制奠定了良好的基礎。

二、中小企業(yè)會計電算化環(huán)境下內部控制的現存問題

（一）未充分利用與開發(fā)會計電算化

我國應用會計電算化系統(tǒng)相比發(fā)達國家起步較晚，以前我國一直通過傳統(tǒng)手工來記賬、算賬，管理者和員工也都已習慣了這種工作方式。因此，有些中小企業(yè)的會計電算化使用深度還不夠，如費用報銷、發(fā)放工資、報表編制等，僅僅停留在做賬、財務核算上，還沒有全面應用到其他財務分析管理活動中；也就是說，財務軟件目前只是實現了它的會計基礎作用，管理預測和經營分析功能尚未得到充分利用與開發(fā)。部分中小企業(yè)的領導人員對電算化的了解比較有限，在他們看來，會計電算化僅僅是將電腦數據運算功能應用于會計核算工作中，進而減輕財務人員的工作強度，卻沒有真正理解到會計電算化工作的真實內涵。事實上，不同的企業(yè)都會有符合自身管理要求和內部控制的模式，如果能夠建立一套完整的會計電算化信息系統(tǒng)，科學合理地反映出企業(yè)發(fā)展狀況，使現有的會計信息能準確、有效地為企業(yè)經營管理提供服務，這對企業(yè)制定精準合理的經營戰(zhàn)略具有寶貴的參考價值。

（二）缺乏合格的會計電算化專業(yè)人才

會計電算化體系具有人機協調一致的工作特點，人是決定性的因素；但是很多中小企業(yè)內部嚴重缺乏既精通會計電算化又熟悉企業(yè)自身經營特點的復合型人才，這無疑成為了企業(yè)走向高效電算化道路的一塊絆腳石。有些財務人員年齡老化，計算機知識十分薄弱，會計電算化熟悉程度不足，只能對日常的會計核算、記賬、報賬進行處理，對財務軟件更多的高端功能掌握得不夠熟練，不能靈活運用軟件處理會計數據，進行財務信息的加工和分析，無法將工作經驗有效發(fā)揮，難以凸顯會計電算化的優(yōu)勢效應。另外，少數員工對電算化學習的熱情不夠、不積極，進而導致會計人員水平與時代發(fā)展呈現滯后效應，盡管財務軟件里包含許多研發(fā)成熟的功能，可是卻不能被充分利用，那么內部控制的措施就會沒有依附的土壤，更加無法得到落實。

（三）電算化信息系統(tǒng)缺乏安全性、可靠性

企業(yè)對于財務軟件上的數據是要求絕對保密的，這些信息和企業(yè)的生存發(fā)展息息相關。目前市場上財務軟件繁多，少許企業(yè)由于經驗不足，財力、精力有限，并不能尋找到非常適合自身情況使用的電算化系統(tǒng)，經常會碰到令人頭疼的問題。比如缺乏操作日志記錄功能，這會讓個別職業(yè)道德不良的會計人員有機可乘，以多重身份登錄系統(tǒng)，非法修改、盜用涉密數據，威脅企業(yè)財產安全；因為電算化系統(tǒng)的信息數據存儲在計算機硬盤之中，倘若承載數據的硬盤發(fā)生損壞而沒有備份，那么對于企業(yè)而言，財務數據丟失無疑是一次災難性的打擊；計算機網絡是開放、不斷升級的，大批會計信息要通過網絡通信傳輸，所以系統(tǒng)經常會面臨著被病毒侵襲、黑客攻擊的威脅。會計信息一旦被非法竊取或者篡改，就會加劇會計信息失真的風險，很大程度上降低了會計數據的安全性、可靠性，嚴重影響整個企業(yè)內部控制的工作效果。

三、加強中小企業(yè)會計電算化內部控制的具體措施

（一）建章立制，完善中小企業(yè)會計電算化的基礎工作

相關主管部門要制定完善的規(guī)章制度，督促財務部門嚴格予以執(zhí)行，操作人員的權限應該根據級別加以劃分，操作權限控制一般要采用設置口令來執(zhí)行，操作規(guī)章要明確職責、操作程序以及注意事項，并形成一部電算化系統(tǒng)文件，主要內容有建立計算機管理規(guī)章和會計管理制度，明確崗位責任制，落實機房管理規(guī)章。會計工作人員不可違反制度規(guī)定，不能逾越自身職責，必須按照規(guī)定的操作流程予以執(zhí)行和控制，會計人員記錄操作日志、處理會計業(yè)務，姓名和操作內容要詳細的記錄和存檔，一旦發(fā)現問題，可明確問責。此外，還要定期調查內部管理制度的執(zhí)行情況，為中小企業(yè)的內部控制保駕護航。

（二）加強會計電算化復合型人才培養(yǎng)

因為會計電算化是一門融合計算機技術、會計學知識為一體的綜合型應用，所以對電算化從業(yè)人員的綜合能力要求非常高，財務人員不僅應掌握并精通財務專業(yè)知識和技能，還必須要能熟練地掌握計算機操作。為了推進會計電算化的進程，中小企業(yè)務必要對財會人員進行繼續(xù)教育、定期培訓，以此提高財務人員的業(yè)務素質能力、職業(yè)道德，樹立正確的思想認識，使會計電算化的內部控制作用得到有效發(fā)揮。為了推動會計電算化的健康發(fā)展、降低風險，中小企業(yè)必須重視對財務人員的崗位培訓，強化復合型人才的培養(yǎng)力度，積極研究、探討，使培訓實之有效，以適應新形勢下的會計電算化管理工作。

（三）強化系統(tǒng)與網絡的安全控制

強化系統(tǒng)與網絡的安全控制是中小企業(yè)維持穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的必然選擇，具體強化措施包括：第一，對企業(yè)中的電腦設置操作權限、操作密碼、身份識別，使操作人員只能對規(guī)定的經濟業(yè)務進行管理，防止工作人員違規(guī)操作；第二，嚴格機房管理，注意機房的防火、防潮、防磁等，加強對系統(tǒng)的維護，并且將系統(tǒng)設置為自動在其他硬盤進行數據備份，把完整有效的數據進行轉存，確保數據不會遺失；第三，注意對軟件進行升級或補漏，定期開展病毒檢測，使用安全可靠地“防火墻”，并安裝殺毒軟件，防范外部網絡帶來的安全隱患。

四、結束語

經濟越發(fā)展，會計越重要。在市場經濟體制不斷發(fā)展完善的當下，電算化系統(tǒng)的出現是社會的需要，也是新時代的要求。中小企業(yè)要根據自身情況建立合理的內部控制體系，完善并規(guī)范公司的會計制度，緊跟時代發(fā)展趨勢，更好地適應新環(huán)境；有效地把會計電算化和內部控制進行有機結合，以電算化促進中小企業(yè)內部控制的加強，以期促進公司經濟效益增長。

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