駱瑞嵐

【摘 要】當(dāng)前各高校的學(xué)術(shù)研討，校企合作，社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)日漸增多，會(huì)務(wù)活動(dòng)是其不可或缺的載體，而高校辦公室是大部分以學(xué)校名義開(kāi)展的會(huì)務(wù)活動(dòng)的具體承辦單位。如何做好會(huì)務(wù)工作是衡量高校辦公室工作水平高低的一個(gè)重要方面。本文將從會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)階段進(jìn)行分析，并結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)提出建議。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室；會(huì)議；會(huì)務(wù)工作

目前高校會(huì)務(wù)工作日漸繁雜。一項(xiàng)會(huì)議活動(dòng)開(kāi)展順暢與否取決于會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后總結(jié)三個(gè)階段的工作完成效果，這三個(gè)階段缺一不可，相輔相成，需要工作人員在各階段工作進(jìn)行周密的思考。

一、會(huì)前籌備階段

會(huì)前籌備階段工作在很大程度上決定了會(huì)議的成功與否，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，可從以下幾個(gè)方面著手準(zhǔn)備。

（一）準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)會(huì)議內(nèi)容。

會(huì)議內(nèi)容一般由組織召開(kāi)會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)決定并提出。接收會(huì)議信息的工作人員務(wù)必要做好記錄，弄清楚領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)意圖，試圖想解決哪些問(wèn)題，達(dá)到什么效果。尋找機(jī)會(huì)多與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和交流，在交流和溝通的過(guò)程中把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

（二）周密制定會(huì)議方案。

制定會(huì)議方案工作繁瑣，通常需要多人協(xié)力完成，可成立臨時(shí)工作小組，大型會(huì)議還需根據(jù)工作內(nèi)容成立多個(gè)小組協(xié)同完成，如材料組、會(huì)務(wù)組、后勤組。

會(huì)議方案的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員范圍、議程、交通食宿等。工作人員首先要提前請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)確定開(kāi)會(huì)時(shí)間，并向統(tǒng)籌管理會(huì)議室的單位或部門(mén)申請(qǐng)會(huì)議室，確認(rèn)會(huì)議室話(huà)筒、電腦、顯示屏等設(shè)備情況。再根據(jù)會(huì)議內(nèi)容初定具體的會(huì)議議程和參會(huì)人員范圍。會(huì)議議程是整個(gè)會(huì)議議題性活動(dòng)順序的總體安排，是為了使會(huì)議順利召開(kāi)所做的內(nèi)容和程序工作。制定會(huì)議議程，務(wù)必要做簡(jiǎn)明概略，一目了然。有外地人員前來(lái)參會(huì)時(shí)，需細(xì)心詢(xún)問(wèn)對(duì)方是否需要提前安排車(chē)輛接送、住宿等情況。若需要，提前聯(lián)系學(xué)校車(chē)隊(duì)安排專(zhuān)車(chē)接送，并將聯(lián)系人與電話(huà)及時(shí)發(fā)給雙方，同時(shí)，需跟學(xué)校內(nèi)外部酒店前臺(tái)確認(rèn)預(yù)留房間信息。根據(jù)機(jī)關(guān)會(huì)議管理辦法等文件，嚴(yán)格控制菜品種類(lèi)、數(shù)量和分量，安排工作餐。此外，聯(lián)系學(xué)校黨委宣傳部，請(qǐng)他們安排專(zhuān)人跟蹤拍攝、記錄、并進(jìn)行新聞報(bào)道。必要時(shí)還需聯(lián)系學(xué)校安保部門(mén)對(duì)會(huì)議室周?chē)M(jìn)行巡查，排除安全隱患。待方案初步擬定完成以后，及時(shí)報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。

（三）及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知。

會(huì)議方案經(jīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)同意以后，起草并發(fā)布會(huì)議通知。會(huì)議通知內(nèi)容包括主送單位、會(huì)議主要內(nèi)容、會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)等注意事項(xiàng)，需要參會(huì)回執(zhí)時(shí)還需附上參會(huì)回執(zhí)模版、聯(lián)系方式等信息。注意會(huì)前需確認(rèn)各相關(guān)單位及個(gè)人通知到位，如遇聯(lián)系不上對(duì)方的情況，一定要通知其他相關(guān)人員務(wù)必轉(zhuǎn)達(dá)。

（四）提前籌備會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。

會(huì)場(chǎng)籌備工作至關(guān)重要，務(wù)必要做到細(xì)致周到。查看會(huì)議室座簽座次是否安排妥當(dāng)，確保無(wú)遺漏、無(wú)失誤。檢查話(huà)筒、音響、電腦、顯示屏、播放器等設(shè)備使用情況。將會(huì)議相關(guān)資料拷貝到會(huì)議室專(zhuān)用電腦設(shè)備。打印會(huì)議相關(guān)資料，如簽到表、會(huì)議資料。確認(rèn)茶具、紙筆、會(huì)議資料等物品擺放情況。

二、會(huì)中服務(wù)階段

（一）做好報(bào)到等指引工作

在會(huì)議室門(mén)口或大廳設(shè)置報(bào)到處。提前準(zhǔn)備好簽到表，請(qǐng)前來(lái)參會(huì)的人員在簽到表上簽字，并發(fā)放會(huì)議相關(guān)材料。如需住宿，安排專(zhuān)人指引客人入住并辦理住宿手續(xù)。

（二）做好會(huì)議記錄

提前安排好會(huì)議記錄人員，準(zhǔn)備好會(huì)議記錄專(zhuān)用錄音筆。記錄人員要認(rèn)真做好會(huì)議記錄，認(rèn)真研究會(huì)議精神，對(duì)會(huì)議材料進(jìn)行合理刪減，確保會(huì)議記錄的完整性，同時(shí)要做到語(yǔ)言精煉，邏輯條理清晰。

（三）做好安保工作

學(xué)校安保部門(mén)人員需全程在現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)秩序，尤其是黨代會(huì)等大型會(huì)議，安保人員務(wù)必要仔細(xì)巡查，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

（四）做好保密工作

一般保密文件或事項(xiàng)不通過(guò)會(huì)議傳達(dá)，但難免會(huì)有涉及保密的工作需要會(huì)議討論研究，因此做好保密工作也很重要，如會(huì)議中請(qǐng)參會(huì)人員將手機(jī)放入信號(hào)屏蔽柜中。

（五）做好會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作

高校辦公室一般設(shè)有會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作人員辦公室，由他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的會(huì)場(chǎng)服務(wù)。具體包括擺放茶杯與座簽、調(diào)控會(huì)場(chǎng)溫度、添加茶水等。會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作人員要注重禮儀、著統(tǒng)一制服、妝面應(yīng)安靜整潔、不披頭散發(fā)，盡量不佩戴戒指等首飾。會(huì)議中進(jìn)入會(huì)場(chǎng)添加茶水時(shí)應(yīng)注意輕拿輕放，不嬉笑打鬧，不東張西望，確保不影響會(huì)議的正常進(jìn)行。

三、會(huì)后總結(jié)階段

（一）會(huì)議紀(jì)要

會(huì)議記錄人員應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要要注意突出中心，要條理化、理論化，完成后需請(qǐng)參會(huì)人員會(huì)簽。待會(huì)議紀(jì)要正式印發(fā)后，及時(shí)分送給參會(huì)人員。

（二）反思總結(jié)

會(huì)議結(jié)束以后，盡快召集本次會(huì)議工作人員召開(kāi)總結(jié)反思會(huì)。認(rèn)真分析會(huì)議工作開(kāi)展中的失誤、不足以及遇到的難題，并提出可行性改進(jìn)方法，避免同樣的錯(cuò)誤第二次發(fā)生。對(duì)于本次會(huì)議工作中表現(xiàn)出色的人員應(yīng)當(dāng)給予肯定表?yè)P(yáng)，激勵(lì)其他工作人員。

四、提高會(huì)務(wù)能力

由于筆者在學(xué)校辦公室工作，參與了大量會(huì)務(wù)工作，現(xiàn)結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對(duì)如何提高高校會(huì)務(wù)能力提出幾點(diǎn)建議。

（一）與領(lǐng)導(dǎo)時(shí)刻保持聯(lián)系

會(huì)議根據(jù)內(nèi)容、參會(huì)人員范圍等因素可以分為不同層次和等級(jí)，雖然高校辦公室在會(huì)務(wù)工作等方面積累了很多經(jīng)驗(yàn)，但議程、具體參會(huì)人員等必須是由主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)最后敲定。如在籌辦會(huì)議和會(huì)議進(jìn)行中遇到難處，先思考如何解決，并及時(shí)逐級(jí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，尋求領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助。

（二）提高會(huì)務(wù)工作能力

現(xiàn)代科技日新月異，會(huì)務(wù)工作人員要保持工作的熱情，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，學(xué)以致用。高校辦公室可開(kāi)展多樣的業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，如參加會(huì)務(wù)工作能力培訓(xùn)班，邀請(qǐng)專(zhuān)家前來(lái)授課，邀請(qǐng)政府部門(mén)或其他高校辦公室工作人員前來(lái)進(jìn)行業(yè)務(wù)交流活動(dòng)等。同時(shí)，要注重提高突發(fā)情況的處理能力，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

（三）加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力

根據(jù)不同的工作內(nèi)容，會(huì)議工作人員一般會(huì)分為會(huì)務(wù)組、接待組、設(shè)備組等幾個(gè)組別，各組成員各司其職。團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力對(duì)于一個(gè)辦會(huì)團(tuán)隊(duì)至關(guān)重要，各組成員都要各盡所能，遇到問(wèn)題及時(shí)交流溝通，與其他組時(shí)刻保持聯(lián)系，進(jìn)一步提高工作效率。對(duì)于他人的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處，要虛心學(xué)習(xí)，不斷提升自我工作能力。

（四）注重細(xì)節(jié)，及時(shí)糾錯(cuò)補(bǔ)漏

“細(xì)節(jié)決定成敗”，會(huì)議籌備和服務(wù)階段涉及到的每一項(xiàng)事情都是細(xì)節(jié)。如何布置會(huì)場(chǎng)，如何控制會(huì)場(chǎng)溫度，會(huì)場(chǎng)燈光和電腦設(shè)備等需要工作人員細(xì)心檢查、核對(duì)。工作人員務(wù)必要不厭其煩、精益求精，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信心檢查，及時(shí)糾錯(cuò)補(bǔ)漏，確保會(huì)議不出差錯(cuò)。

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