趙艷華

摘 要：本文首先闡述了現(xiàn)代意義的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用在行政管理工作中的重要性。進(jìn)一步分析了國(guó)有企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)國(guó)有企業(yè)行政管理的影響。最后，對(duì)推動(dòng)國(guó)有企業(yè)行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展進(jìn)行了分析和展望。

關(guān)鍵詞：國(guó)企；行政管理；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

1辦公自動(dòng)化理論

1.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涵義

辦公自動(dòng)化于20世紀(jì)60年代提出，隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)的不斷發(fā)展，世界各國(guó)的專家學(xué)者給出了不同的定義。到目前為止，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基本上是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和辦公管理技術(shù)，不斷將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種先進(jìn)辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備和辦公人員完成辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展

辦公自動(dòng)化自20世紀(jì)60年代以來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展，正逐步走向成熟和高速發(fā)展之路。

1.國(guó)外辦公自動(dòng)化發(fā)展史

國(guó)外辦公自動(dòng)化于20世紀(jì)60年代初在美國(guó)、日本和歐洲等發(fā)達(dá)國(guó)家興起。其中，以美國(guó)推行辦公自動(dòng)化最早，大致可以分為以下四個(gè)階段：

第一階段（1975年以前），主要是采用以計(jì)算機(jī)為中心的單機(jī)設(shè)備，主要完成單項(xiàng)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化。

第二階段（1975-1982年），主要以計(jì)算機(jī)和程控交換機(jī)為核心，建立了局部計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了關(guān)鍵部分辦公自動(dòng)化。

第三階段（1983-1992年），主要采用系統(tǒng)綜合設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)等，建立了跨地域的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。是辦公管理方式的一次重大變革，實(shí)現(xiàn)了辦公業(yè)務(wù)綜合管理自動(dòng)化。

第四階段（1993年以來(lái)），辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其它信息系統(tǒng)結(jié)合在一起，形成了一個(gè)高度自動(dòng)化、綜合化、智能化的辦公環(huán)境。

2.我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展史

我國(guó)辦公自動(dòng)化經(jīng)歷了三個(gè)階段：

第一代辦公自動(dòng)化出現(xiàn)在80年代中期到90年代中期，它以個(gè)人電腦為標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了文字的輸入和輸出功能，將辦公信息載體從原始的紙質(zhì)方式轉(zhuǎn)向電子化方式。

第二代辦公自動(dòng)化始于90年代中期。它以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動(dòng)化方式。這種方式，以E-mail、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理、群組協(xié)同工作等技術(shù)為支撐，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人、事、文檔等的自動(dòng)化管理。

第三代辦公自動(dòng)化是伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)而產(chǎn)生的。主要是融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的應(yīng)用系統(tǒng)，它將現(xiàn)有的“決策支持”發(fā)展為“決策智能系統(tǒng)”。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在行政管理工作中的重要性

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，為提高行政管理質(zhì)量和效率提供了全新的手段，為完善行政管理學(xué)理論研究提供了有效載體。在行政管理中占有十分重要的地位。

2.1從行政管理實(shí)踐的角度看

隨著企業(yè)行政理念的創(chuàng)新和職能的轉(zhuǎn)變，迫切需要新的工作方式的出現(xiàn)，使得應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和方法輔助管理和決策成為必需。辦公自動(dòng)化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用成為解決企業(yè)提高工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理和辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵。

2.2從行政管理未來(lái)發(fā)展的角度看

隨著國(guó)外信息化的快速發(fā)展，發(fā)達(dá)國(guó)家信息化發(fā)展目標(biāo)更加明晰，越來(lái)越多的發(fā)展中國(guó)家主動(dòng)迎接信息化發(fā)展帶來(lái)的新機(jī)遇，力爭(zhēng)跟上時(shí)代潮流。這就要求我們重視對(duì)辦公自動(dòng)化理論和技術(shù)應(yīng)用的研究，以便更好地幫助企業(yè)預(yù)先制定和出臺(tái)相應(yīng)的策略，也是實(shí)現(xiàn)我國(guó)行政管理跟上世界發(fā)展潮流、與國(guó)際接軌的保障。

2.3對(duì)行政管理學(xué)科而言

行政管理學(xué)是研究行政組織行使國(guó)家權(quán)力進(jìn)行行政管理活動(dòng)及其規(guī)律的科學(xué)。它既是自成體系的理論科學(xué)，又是具有重大實(shí)踐意義的應(yīng)用科學(xué)。行政管理的這種應(yīng)用性，決定了它必須與時(shí)俱進(jìn)，吸收先進(jìn)的行政管理的成果和經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)吸收來(lái)的信息進(jìn)行整理加工，使之逐步上升為理論。而要做到這一點(diǎn)，就必須在行政管理過(guò)程中，推行并實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)資源共享?？梢?jiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正成為行政管理學(xué)理論體系中不可或缺的重要組成部分。

3國(guó)有企業(yè)行政管理自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

國(guó)有企業(yè)的行政管理辦公主要是國(guó)有企業(yè)各管理部門在日常運(yùn)行中各項(xiàng)事務(wù)的處理。就目前而言，國(guó)有企業(yè)行政管理辦公自動(dòng)化以互聯(lián)網(wǎng)為平臺(tái)，利用現(xiàn)代的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等，使人們的辦公活動(dòng)由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文處理、信息雙向流動(dòng)及外部交換、辦公信息發(fā)布等，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)國(guó)有企業(yè)行政管理的影響

企業(yè)是創(chuàng)新的主體，在實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展中的地位舉足輕重，而行政管理的方式和水平直接影響著企業(yè)發(fā)展。隨著國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)改革不斷的深入，面對(duì)大集團(tuán)運(yùn)作、資本化運(yùn)營(yíng)，更需考慮將有限的資源合理、有效的配置。因此，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求、企業(yè)提高行政管理的方式和效率，其意義現(xiàn)實(shí)且深遠(yuǎn)。

（1） 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)推進(jìn)國(guó)有企業(yè)行政管理改革，提高國(guó)有企業(yè)行政效率提供了先進(jìn)的理論與實(shí)踐工具。國(guó)有企業(yè)行政管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，行政效率是行政管理的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，它貫穿在管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，也是檢驗(yàn)國(guó)有企業(yè)行政管理現(xiàn)代化、科學(xué)化水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用也將極大地提升國(guó)有企業(yè)行政效率。

（2） 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用與國(guó)有企業(yè)行政管理改革相融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新的跨越式發(fā)展。國(guó)有企業(yè)如何通過(guò)內(nèi)部管理體制的改革和創(chuàng)新，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)水平，提高自身的競(jìng)爭(zhēng)力，這就要求行政管理工作發(fā)揮重要保障作用。應(yīng)用高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將使國(guó)有企業(yè)各方面協(xié)調(diào)地運(yùn)作起來(lái)，從而保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利的開展，并能取得預(yù)期的效果。

（3） 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用滿足國(guó)有企業(yè)行政管理改革發(fā)展的內(nèi)在要求。隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)有企業(yè)外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)內(nèi)部員工素質(zhì)不斷提升，管理也需要不斷適應(yīng)國(guó)有企業(yè)內(nèi)外部變化的新形勢(shì)。應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，具備新形勢(shì)下的行政管理改革需求。

5 推進(jìn)國(guó)有企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用

（1）建立科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制。在實(shí)施國(guó)有企業(yè)行政管理的過(guò)程中，要嚴(yán)格界定行政管理崗位的職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)，要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。同時(shí)，要建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的網(wǎng)絡(luò)管理體系，加強(qiáng)各個(gè)職能部門的協(xié)作與配合，改變異步單向性的信息傳遞鏈，建立一個(gè)同步多向性的傳遞網(wǎng)。

（2）領(lǐng)導(dǎo)高度重視。在國(guó)有企業(yè)的管理工作中，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要善于調(diào)動(dòng)和激活管理人員的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性，讓他們大膽、獨(dú)立地運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開展各項(xiàng)工作。要從科學(xué)管理、積極培養(yǎng)的角度，為管理人員創(chuàng)造良好的人文環(huán)境、信息環(huán)境、工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)、高效的管理。

（3）專業(yè)化的行政管理隊(duì)伍建設(shè)。任何國(guó)有企業(yè)即使有熟練的管理者，先進(jìn)的儀器設(shè)備，如果沒(méi)有優(yōu)質(zhì)的行政管理隊(duì)伍加以組織、管理，是難以產(chǎn)生較高水平的效益的。管理者必須采取先進(jìn)的管理手段，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，才能提供高效率的管理。因此建設(shè)一支精干的、具有專業(yè)化知識(shí)的高素質(zhì)管理隊(duì)伍至關(guān)重要。

6結(jié)論

隨著我國(guó)數(shù)字化信息技術(shù)革命以及多元化步伐的加快，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)必將朝著智能化、網(wǎng)絡(luò)化等多方面邁進(jìn)，其應(yīng)用必將為國(guó)企行政管理創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

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