王乘

秘書工作是企業(yè)辦公室工作的重要組成部分。由于崗位的特殊性，辦公室的秘書工作在涉及商業(yè)機(jī)密、領(lǐng)導(dǎo)工作安排、企業(yè)決策安排等方面，都發(fā)揮著很重要的作用。本文結(jié)合工作實(shí)踐，對新時期企業(yè)辦公室秘書工作的要求和技巧進(jìn)行一些探討。

一、新時期對秘書工作的職業(yè)素養(yǎng)

（一）良好道德修養(yǎng)。由于新時期的企業(yè)辦公室秘書工作所涉及到的內(nèi)容大多都是企業(yè)的商業(yè)機(jī)密，所以，其對秘書自身的職業(yè)道德素養(yǎng)提出了較高的要求。作為企業(yè)辦公室秘書而言，必須在堅(jiān)定政治信念和立場的基礎(chǔ)上，具有敏銳的政治眼光、政治觸角以及政治鑒別能力，才能在面對大是大非以及誘惑時保守企業(yè)的核心機(jī)密。企業(yè)辦公室秘書在日常工作的過程中，必須嚴(yán)格的按照服務(wù)與風(fēng)險(xiǎn)的原則要求自己，將企業(yè)的發(fā)展視為奮斗的目標(biāo)，才能在促進(jìn)其社會、企業(yè)責(zé)任心穩(wěn)步提升的同時，為自身崇高理想和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，企業(yè)辦公室秘書還應(yīng)在工作過程中不斷的修身立命，規(guī)范自己的工作作風(fēng)，嚴(yán)格的按照秘書職業(yè)道德規(guī)范的要求，全身心的投入到辦公室工作中，才能發(fā)揮出其在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中的積極作用。

（二）突出的實(shí)踐能力。才干修養(yǎng)是企業(yè)對秘書工作者素質(zhì)提出的最基本的要求。企業(yè)辦公室秘書不僅要能說會寫會辦事，而且還應(yīng)具備豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、淵博的知識、清醒的頭腦以及敏捷的思維和良好的品格，才能滿足企業(yè)辦公室秘書工作的要求。文字寫作能力作為企業(yè)辦公室秘書工作者必須具備的綜合能力之一，這方面能力的高低是影響企業(yè)辦公室秘書工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵因素。此外，口頭表達(dá)能力作為企業(yè)辦公室秘書工作者必須具備的交際能力之一，優(yōu)秀的秘書工作者不僅要有好的口才，而且還應(yīng)善于表達(dá)自己的觀點(diǎn)、善于與人交流、溝通，這也就說明了，企業(yè)辦公室秘書口頭表達(dá)能力是其思維綜合能力、文字寫作能力以及理論知識水平的整體體現(xiàn)。

二、新時期企業(yè)辦公室秘書材料的書寫工作

（一）綜合素質(zhì)建設(shè)要進(jìn)一步加強(qiáng)。辦公室秘書要積極學(xué)習(xí)更新現(xiàn)有知識，將自己掌握的知識應(yīng)用于日常工作中，促進(jìn)秘書工作的實(shí)效性穩(wěn)步提升。必須在不斷完善自身知識結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，豐富和充實(shí)自己，同時積極的汲取先進(jìn)的辦公室秘書工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的有效提升，樹立創(chuàng)新和超前的藝術(shù)，才能最大限度的滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展對辦公室秘書工作者提出的要求。

（二）選擇的材料真實(shí)、有效。資料來源是除了秘書自身綜合素質(zhì)和能力外，影響企業(yè)辦公室秘書工作效率的重要因素之一。真實(shí)有效的資料不僅為秘書寫作提供了良好的素材，而且也將其所具有的感染力、先進(jìn)性以及真實(shí)性特點(diǎn)充分的體現(xiàn)出來。首先，企業(yè)辦公室秘書必須充分發(fā)揮其企業(yè)秘書的作用，在保持高度政治責(zé)任感和使命感的基礎(chǔ)上，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策積極的獻(xiàn)言獻(xiàn)策，同時深入市場進(jìn)行調(diào)查研究工作，才能確保相關(guān)資料的真實(shí)性、可靠性以及客觀性，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。其次，企業(yè)辦公室秘書必須確保其選擇素材具有典型性突出性的特點(diǎn)，才能在充分發(fā)揮典型性素材的說服力和代表性特點(diǎn)的同時，將實(shí)物的本質(zhì)、特點(diǎn)呈現(xiàn)在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)面前。

三、辦公室秘書溝通協(xié)調(diào)的技巧及要點(diǎn)

（一）要有耐心，態(tài)度溫和。辦公室秘書工作的內(nèi)容繁多，不僅不能將自己的負(fù)面情緒帶到工作中，而且還應(yīng)保持足夠的親和力和耐心，接待來訪者以及反映企業(yè)情況的基層員工。同時提醒自己工作的職責(zé)以及一言一行代表的是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層和企業(yè)的外在形象，切不可出現(xiàn)一絲的疏忽。另外，企業(yè)辦公室秘書在接待來訪者時，只有做到不慌、不急、不燥等各方面要求，才能在確保溝通協(xié)調(diào)工作順利進(jìn)行的同時，及時的解決企業(yè)發(fā)展過程中領(lǐng)導(dǎo)層與基層職工之間存在的矛盾和分歧。

（二）明確工作職能。首先，明確自己作為辦公室秘書的位置以及其日常工作的職能。在日常工作過程中與領(lǐng)導(dǎo)溝通的過程中，應(yīng)該多問多聽，切不可隨意的猜測領(lǐng)導(dǎo)的想法，只有在詳細(xì)的詢問清楚后，再進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，才能確保企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作的順利開展。其次，多聽多看也是企業(yè)辦公室秘書工作中的重要內(nèi)容之一。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層沒有充足的時間去全面的了解企業(yè)內(nèi)部各個部門的實(shí)際情況。要投入更多的時間和精力，搜集能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)內(nèi)部各個部門詳細(xì)情況的數(shù)據(jù)信息，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出正確的決策做好充分的準(zhǔn)備。

（三）掌握溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)。企業(yè)辦公室秘書要想做好各方面的協(xié)調(diào)與溝通工作，不僅要掌握企業(yè)辦公室秘書工作的技巧，同時還應(yīng)做好以下幾方面的工作。1.協(xié)調(diào)溝通時機(jī)的掌握。溝通協(xié)調(diào)工作并不是一項(xiàng)靜止不動的工作，而是一種動態(tài)的工作。這就要求辦公室秘書必須具備較強(qiáng)的時機(jī)判斷能力，才能根據(jù)實(shí)際的情況，及時的發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.協(xié)調(diào)溝通重心的明確。也就是說，只有牢牢的抓住工作的重點(diǎn)，采取各個擊破的方式才能做好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。而協(xié)調(diào)溝通工作亦是如此，辦公室秘書必須在深入的了解和掌握各方想法與意見的基礎(chǔ)上，分析各方存在的矛盾并以此為基礎(chǔ)開展具有針對性的工作。3.較強(qiáng)的隨機(jī)應(yīng)變能力。任何事情都不是絕對且一成不變的，由于辦公室秘書在協(xié)調(diào)各方矛盾的過程中，難免會出現(xiàn)這樣那樣的狀況，假如企業(yè)沒有相關(guān)的規(guī)章制度可以遵循的話，那么辦公室秘書則必須根據(jù)實(shí)際的情況，隨機(jī)應(yīng)變予以解決。

四、結(jié)語

企業(yè)辦公室秘書工作作為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)之一，現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展的過程中，必須對辦公室秘書工作的建設(shè)予以充分的重視，選擇思想品德與實(shí)踐能力較強(qiáng)的秘書人員，提升辦公室的工作效率和質(zhì)量。（作者單位：山西高河能源有限公司）