王鈞

【摘 要】提供檔案利用服務(wù)是工程公司檔案館的一項重要的日常工作，它是展示檔案管理水平、實現(xiàn)檔案價值服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的直接手段，在檔案工作中占有重要地位。論文從檔案數(shù)字化建設(shè)、服務(wù)模式多元化、保密與利用三個方面，積極探討和思考提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量的措施和方法。

【Abstract】Providing archives utilization service is an important daily work of archives of engineering company. It is a direct means of displaying the management level of archives， realizing the value of archives and serving the production and operation of enterprises. It occupies an important position in archives work. This paper actively discusses and considers the measures and methods to improve the service quality of archives utilization from three aspects： archives digitalization construction， diversification of service modes， confidentiality and utilization.

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化;檔案利用;保密

【Keywords】digitalization; archives utilization; confidentiality

【中圖分類號】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）06-0005-02

1 引言

中國核電工程公司檔案館依托核二院成品檔案室發(fā)展至今，有六十年歷史。館藏量大，涉及領(lǐng)域廣、專業(yè)多、種類全，涵蓋了核工程、民用工程、商用核電站相關(guān)的工程設(shè)計、商務(wù)、設(shè)備、科研、文書和會計等文件，凝聚了項目建設(shè)者和檔案工作者的智慧和心血。隨著公司總承包項目順利推進，項目現(xiàn)場對檔案利用需求量日益增加，給傳統(tǒng)的服務(wù)理念、服務(wù)模式提出了新的挑戰(zhàn)和要求，如何運用現(xiàn)代化技術(shù)提高服務(wù)質(zhì)量，促進利用手段多樣化，滿足檔案服務(wù)于總承包項目和公司各業(yè)務(wù)板塊是每個檔案工作者應(yīng)不斷思考和解決的問題。

2 加快檔案數(shù)字化進程，優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)

檔案實體可用館藏容量隨著館藏檔案數(shù)量的日益增多愈加捉襟見肘，為了保證新項目歸檔文件的存儲空間不得不將大量老工程檔案進行異地存放，這給檔案利用工作帶來不便，在保管上也存在一定的安全隱患。

為解決館藏容量不足與歸檔文件數(shù)量大之間的矛盾，避免異地保存帶來實物利用不便的問題，工程公司通過加快檔案數(shù)字化進程，積極開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，搭建檔案信息網(wǎng)平臺，實行電子文件與實體檔案雙套制管理等措施，有效釋放了館藏占用空間的壓力。

2.1 利用優(yōu)先，分階段分重點數(shù)字化

在檔案數(shù)字化過程中遵循利用優(yōu)先、分步實施的原則，對于新增項目的各類文件，堅持電子文件與紙質(zhì)文檔同時歸檔;對于早期庫存檔案，先重點對異地保存的檔案、搶救性保護的珍貴歷史檔案，以及利用率高的永久檔案進行數(shù)字化，然后再由點到面、分階段逐步實施到所有的有價值文檔資料。

2.2 實行鑒定與數(shù)字化同步

從長遠利用的角度，公司對早期庫存檔案進行數(shù)字化加工的同時，還應(yīng)分工程、分種類組織專家進行檔案價值鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果及時剔除已失去利用價值的檔案，對利用價值小的工程文檔暫緩數(shù)字化處理。實行鑒定與數(shù)字化同步不僅有利于減少數(shù)字化加工成本，加快檔案數(shù)字化進程，還能幫助優(yōu)化館藏資源結(jié)構(gòu)，提高工作效率。

3 加強檔案信息資源建設(shè)，促進服務(wù)方式多元化

信息化技術(shù)改變了傳統(tǒng)的檔案服務(wù)模式，公司以此為契機轉(zhuǎn)變觀念，加強檔案信息資源建設(shè)，如清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)、項目現(xiàn)場數(shù)據(jù)同步的PW系統(tǒng)、CIMS設(shè)計信息管理系統(tǒng)和項目文函管理平臺等，通過檔案信息網(wǎng)平臺提供電子檔案管理系統(tǒng)檢索、全文瀏覽及通知公告、業(yè)務(wù)交流、服務(wù)指南、留言板等綜合性服務(wù)，開展大事記、專題匯編，促進服務(wù)方式多元化，拓展和深化檔案利用工作。

3.1 完善各種檢索工具，提供多途徑檢索

一般企業(yè)，一個員工查找資料的平均花費時間約占其工作總時間的40%[1]，這一數(shù)據(jù)從側(cè)面反映了檔案檢索效率低是大多數(shù)企業(yè)普遍存在的問題，主要原因表現(xiàn)在兩方面：檔案檢索工具種類單一，數(shù)據(jù)著錄標(biāo)引質(zhì)量不高，難以滿足利用者多角度全方位查檔的需求;利用者檢索目的不明確，不熟悉檢索工具的使用方法，需要依賴工作人員幫助才能查找到所需文檔。

對于有些員工來館查閱文件無法清楚描述要查的文件信息時，工作人員應(yīng)發(fā)揮熟悉館藏的優(yōu)勢，為其提供咨詢建議或幫助。

3.2 以人為本效率優(yōu)先，實現(xiàn)利用效率最大化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔利用審批手續(xù)煩瑣，利用者為了查閱一份檔案可能需要往返好幾次找領(lǐng)導(dǎo)簽字，如果碰巧領(lǐng)導(dǎo)開會、出差，就不得不暫時擱置工作。為了解決這一問題，公司著手優(yōu)化檔案利用審批方式，提供檔案網(wǎng)上電子審批流程，員工通過登錄檔案網(wǎng)站提交利用權(quán)限申請，這樣即使領(lǐng)導(dǎo)在外地出差也能及時簽字審批[2]。

檔案信息網(wǎng)平臺實現(xiàn)了將館藏實體文件從有形的檔案館成功遷移到虛擬的數(shù)字檔案館，信息化技術(shù)使不同介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為可被計算機識別的信息，不僅擴大了檔案利用范圍，也滿足了員工通過查閱文字、圖像、音頻、視頻等信息全面了解文件背景的需求。檔案網(wǎng)站全天24小時提供利用服務(wù)，實現(xiàn)了利用者足不出戶隨時登錄網(wǎng)站查找檔案的需求，提高了檔案利用效率[3]。

3.3 深度挖掘檔案資源，提供檔案編研服務(wù)

充分發(fā)揮熟悉館藏的優(yōu)勢，根據(jù)利用對象、專題、時間或文種等特征深度挖掘檔案資源，為利用者提供深層次利用服務(wù)，如大事記、文件匯編、科研專題及技改專題等。

4 正確處理保密與利用的關(guān)系

很多檔案部門存在重保輕用、談秘色變的現(xiàn)象，致使大量有利用價值的檔案鎖在深閨無人識，造成檔案資源的浪費。如何正確處理檔案保密與利用之間的關(guān)系，需要檔案部門解放思想、端正態(tài)度，加強制度建設(shè)，進一步做好保密前提下的檔案開放利用。

4.1 加強檔案庫房的安全管理

檔案庫房安全管理是檔案保密工作的重點，工程公司的檔案庫房符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保閱覽室、辦公室和庫房三者分開，并配備必要的設(shè)施設(shè)備、建立健全管理制度為檔案安全提供良好的儲存環(huán)境和制度保障。同時也重視人因?qū)n案保密工作的影響，規(guī)定庫房管理員作為安全管理制度的直接貫徹者和執(zhí)行者，要加強人員、檔案出入庫管理，負責(zé)對接收入庫的文件質(zhì)量安全進行監(jiān)督，保證檔案內(nèi)容完整有序可利用;要落實每日安全巡檢，及時了解庫房設(shè)施設(shè)備的運行狀況，做好“九防”工作;要熟悉重要館藏的分布位置，掌握突發(fā)事件應(yīng)急流程和安全保密管理要求;還要通過不斷學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，掌握檔案保護技術(shù)，提高業(yè)務(wù)技能。

4.2 做好涉密檔案的安全防護

涉密檔案應(yīng)與普通檔案分開存放、單獨管理，對涉密檔案的管理應(yīng)實行分級管理、分層負責(zé)制度，設(shè)置專職涉密人員負責(zé)涉密檔案的接收、保管、提供利用和銷毀處置，做到檔案出入庫管理過程和各環(huán)節(jié)可追溯、無疏漏、不遺失、不泄密。

4.3 建立健全文檔利用管理制度，做好不同密級檔案的利用工作

依據(jù)國家、集團以及公司對文檔管理的有關(guān)規(guī)定，編制文檔利用管理規(guī)定，從利用目的、適用范圍、職責(zé)和規(guī)定等方面規(guī)范檔案利用工作內(nèi)容和流程，為公司員工、項目現(xiàn)場以及外部協(xié)作單位提供網(wǎng)上查閱、實體查閱、外借或復(fù)制四種利用方式，并分別對紙質(zhì)檔案查閱、網(wǎng)上查閱、電子文件下載及原文瀏覽等權(quán)限進行控制，以確保不同密級的文檔在使用過程中安全可控。

為最大限度滿足文檔利用需求，提供方便快捷的利用服務(wù)，公司按照文件密級規(guī)定：查閱非密檔案時，員工可選擇去閱覽室借閱紙質(zhì)檔案或登錄檔案網(wǎng)站查閱電子文件;查閱商密或內(nèi)部受限的文檔，需履行相應(yīng)的審批手續(xù)后方可提供相應(yīng)的服務(wù)。

加強涉密文件的利用權(quán)限控制，在安全保密的前提下提供利用。作為國家一級保密單位，公司要求對不同介質(zhì)、不同密級的涉密文件的利用對象、范圍進行嚴格控制，規(guī)定涉密電子文件一律不提供網(wǎng)上瀏覽和借閱服務(wù);絕密級文檔必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，在檔案涉密人員監(jiān)督下，在絕密檔案閱覽室查閱，不得摘抄、拍照;機密級文檔要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)、秘密級文檔要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后才可提供利用，如果所借文檔不是本部門產(chǎn)生的還要經(jīng)過設(shè)計院領(lǐng)導(dǎo)簽字才可提供利用。

5 結(jié)語

提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量應(yīng)該多從方便利用者的角度來開展工作;在確保檔案信息安全的前提下，積極運用現(xiàn)代化技術(shù)手段開發(fā)新型的安全高效的利用工具，最大限度地開放利用檔案。在利用過程中還要加強利用效果雙向溝通，重視利用反饋信息的統(tǒng)計分析及時調(diào)整檔案管理工作重點和服務(wù)方向，提高檔案利用效率，實現(xiàn)檔案價值造福于社會的愿望。

【參考文獻】

【1】武鉞.EPR核電工程文檔管理系統(tǒng)設(shè)計的挑戰(zhàn)、應(yīng)對及實踐[J].檔案學(xué)研究， 2014（2）：71-75.

【2】陳兆祦，和寶榮.檔案管理學(xué)基礎(chǔ)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，1986.

【3】張蔚.涉密檔案信息的合理利用[J].中國檔案，2012（4）：66-67.