王淑娟

【摘要】近年來，我國土地整治規(guī)劃項(xiàng)目不斷推進(jìn)，相應(yīng)的土地整治項(xiàng)目檔案不斷更新，開展土地整治項(xiàng)目檔案管理工作，成為項(xiàng)目優(yōu)化管理的重要方法與手段，同時(shí)也是土地整治項(xiàng)目驗(yàn)收及最終評價(jià)的重要依據(jù)。因此，土地整治項(xiàng)目檔案內(nèi)容涉及范圍較為廣泛，管理起來存在一定的困難，對管理者的專業(yè)素質(zhì)水平提出了較高的要求。在此背景下，實(shí)際的土地整治項(xiàng)目檔案管理工作中，存在諸多不完善之處。

【關(guān)鍵詞】土地整治項(xiàng)目;檔案管理;項(xiàng)目歸檔

土地整治項(xiàng)目檔案的形成，涵蓋了土地整治項(xiàng)目規(guī)劃的全過程，因此所涉及的內(nèi)容范圍較為廣泛，檔案材料的數(shù)量也異常龐大。因此，做好土地整治項(xiàng)目檔案管理工作顯得非常重要，而在實(shí)際的土地整治項(xiàng)目檔案管理工作當(dāng)中，需要堅(jiān)持檔案信息的可靠性、完整性及穩(wěn)定規(guī)范性原則。

一、土地整治檔案管理的必要性分析

（一）土地整治項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目管理工作開展的重要組成。土地整治項(xiàng)目檔案材料的整理，具體是從土地整治項(xiàng)目立項(xiàng)開始，經(jīng)歷了項(xiàng)目可行性分析、項(xiàng)目整體設(shè)計(jì)、項(xiàng)目公開招投標(biāo)的過程，同時(shí)也包含了項(xiàng)目具體施工記錄、整個(gè)項(xiàng)目的預(yù)算審計(jì)及竣工驗(yàn)收等一系列環(huán)節(jié)。由此所產(chǎn)生的、具備保管價(jià)值的文字、設(shè)計(jì)圖紙、圖表數(shù)據(jù)及影像資料等多種不同形式的檔案材料。此類檔案材料，都可嚴(yán)格依照土地整治項(xiàng)目檔案管理的要求來實(shí)施有效管理，需統(tǒng)一化整理和歸檔。其項(xiàng)目的檔案材料能夠真實(shí)反映出土地整治項(xiàng)目建設(shè)的全部過程。

（二）土地整治項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目驗(yàn)收和評價(jià)的依據(jù)。結(jié)合我國土地整治項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理辦法可知，土地整治項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的內(nèi)容具體包含了項(xiàng)目預(yù)期完成情況、規(guī)劃設(shè)計(jì)及預(yù)算情況、項(xiàng)目工程建設(shè)情況、資金使用及預(yù)算管理情況、檔案材料管理及工程管理維護(hù)等舉措。而從工程竣工驗(yàn)收的程序來看，主要是業(yè)內(nèi)針對檔案資料進(jìn)行查看，業(yè)外針對工程現(xiàn)場進(jìn)行查驗(yàn)。而結(jié)合檔案資料的內(nèi)容可知，驗(yàn)收工作內(nèi)容完成與否，土地整治項(xiàng)目檔案發(fā)揮出了重要的依據(jù)作用。一般項(xiàng)目最終驗(yàn)收之后，由項(xiàng)目承擔(dān)單位進(jìn)行歸檔處理，以便今后用于評價(jià)與審查工作。

二、土地整治項(xiàng)目檔案管理工作的歸檔范圍及要求

（一）土地整治項(xiàng)目檔案管理工作。具體要求在土地整治項(xiàng)目實(shí)施當(dāng)中，相應(yīng)的項(xiàng)目可行性分析人員、規(guī)劃設(shè)計(jì)人員、項(xiàng)目施工人員及項(xiàng)目監(jiān)理人員必須切實(shí)做好項(xiàng)目文件材料的歸檔管理，管理的過程涵蓋了檔案材料的形成、累積、整理及歸檔保管等，這些都屬于項(xiàng)目管理單位歸檔范圍的檔案材料類型。因此，這就要求相關(guān)單位必須堅(jiān)持保質(zhì)保量的理念來進(jìn)行項(xiàng)目材料的移交，同時(shí)相關(guān)項(xiàng)目單位必須對移交檔案材料技術(shù)人員履行好檔案材料的審定與交接流程。從檔案的歸檔時(shí)間來看，可采取分段的形式進(jìn)行歸檔處理。比如工程完工之后收集和整理、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收之后歸檔整理、或者限定一定時(shí)間周期內(nèi)完成檔案歸檔工作。同時(shí)，一些與土地整治項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的活動(dòng)，記錄項(xiàng)目建設(shè)過程的文件以及局部保存價(jià)值的載體等都屬于檔案管理的范疇。在類型上劃分為以下幾種：1.初期工作文件，項(xiàng)目的可行性分析、勘探文件、審批文件、設(shè)計(jì)、預(yù)算及項(xiàng)目招投標(biāo)文件等。2.項(xiàng)目工程監(jiān)理文件，具體指項(xiàng)目工程施工監(jiān)理當(dāng)所形成的項(xiàng)目記錄文件。3.項(xiàng)目施工記錄文件，具體指項(xiàng)目工程在實(shí)際施工當(dāng)中所形成的文件材料類型。4.竣工驗(yàn)收及檢查文件，具體是指在項(xiàng)目檢查及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，所產(chǎn)生的文件材料。5.項(xiàng)目工程的后期管理維護(hù)材料，主要指土地整治項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收、交付使用后的管護(hù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件類型。6.項(xiàng)目后期評價(jià)文件，指土地整治項(xiàng)目后期評價(jià)階段所形成的文件材料。7.土地整治項(xiàng)目歸檔范圍的參考附件。8.項(xiàng)目紙質(zhì)文件遞交后生成的電子檔案。

（二）土地整治檔案歸檔范圍及要求。結(jié)合我國檔案法規(guī)定，及土地整治項(xiàng)目驗(yàn)收規(guī)定可知，我國對于土地整治檔案歸檔質(zhì)量的要求具體表現(xiàn)為以下方面：1.要求進(jìn)行歸檔管理的文件必須為項(xiàng)目原文件。2.所要進(jìn)行歸檔操作的文檔材料，在內(nèi)容、文件形式及深度上，必須深度符合當(dāng)前我國及省級(jí)相關(guān)要求，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性分析、設(shè)計(jì)規(guī)劃、預(yù)算審計(jì)、施工監(jiān)理等多個(gè)方面必須依照相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行。3.所需歸檔的文件內(nèi)容，要求必須真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和清晰，要符合土地整治項(xiàng)目的實(shí)際情況。4.所要?dú)w檔的文件內(nèi)容要求文字表達(dá)清晰，內(nèi)附圖樣明顯、圖表數(shù)據(jù)處理整潔、各項(xiàng)手續(xù)完備等。5.所要?dú)w檔管理的文件要求能夠?qū)崿F(xiàn)長期保存的目標(biāo)，需采用耐久性強(qiáng)，且不容易褪色的材料進(jìn)行書寫與繪制，這樣才能便于計(jì)算機(jī)出圖。6.要求應(yīng)當(dāng)結(jié)合相應(yīng)的施工圖來進(jìn)行歸檔處理，通過改繪施工圖的形式來繪制竣工圖。7.所歸檔管理的聲像材料，要求應(yīng)當(dāng)注明項(xiàng)目的簡介、時(shí)間、地點(diǎn)及參與人物等必要性內(nèi)容。

三、土地整治項(xiàng)目檔案管理存在的問題

早在2012年，國土資源部就針對土地整治項(xiàng)目檔案管理工作提出了全新的要求，要求當(dāng)中明確細(xì)分了土地整治項(xiàng)目檔案所收集整理的方法、內(nèi)容、類別及其他相關(guān)規(guī)范規(guī)定等，這對于規(guī)范土地整治項(xiàng)目檔案管理工作而言，起到了良好的指導(dǎo)性作用。然而其中依然存在多方面的問題亟待解決，具體表現(xiàn)為以下方面內(nèi)容：

（一）土地整治項(xiàng)目檔案的管理制度不健全。在土地整治項(xiàng)目檔案管理當(dāng)中，部分單位并未制定出專門的、規(guī)范的土地整治項(xiàng)目檔案管理制度，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的管理較為隨意，主要表現(xiàn)為相關(guān)管理人員本身缺乏相應(yīng)的工作責(zé)任感，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理松散，管理效率低下，影響項(xiàng)目檔案管理使用效果，降低檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

（二）土地整治項(xiàng)目檔案歸檔不規(guī)范。這種不規(guī)范的問題主要表現(xiàn)為土地整治項(xiàng)目檔案的材料收集歸納不全，歸檔整理不夠及時(shí)、材料內(nèi)容缺漏情況明顯，檔案中對于圖片材料的編制不重視，整體欠完整。大多數(shù)檔案材料直接采用復(fù)印件來替代原件進(jìn)行存檔處理，從而出現(xiàn)蓋章簽字不全的情況。再加上一些招標(biāo)、施工及監(jiān)理單位對資料收集的格式差異明顯，缺乏統(tǒng)一化的內(nèi)容格式，像一些施工、監(jiān)理的記錄材料所采用的處理格式就不一致，且具體使用上并未明確突出項(xiàng)目本身的特點(diǎn)，整體內(nèi)容不夠完整。同時(shí)存在較為混亂的情況，比如單位資質(zhì)過期、工作總結(jié)不足、標(biāo)準(zhǔn)不明等等。再加上有的項(xiàng)目檔案出現(xiàn)標(biāo)明的附件非附件、合同管理不規(guī)范、檔案記錄矛盾等一系列的問題。

（三）土地整治檔案管理者本身專業(yè)素質(zhì)水平低。相關(guān)單位用人門檻低、人員能力素質(zhì)低下。單位內(nèi)部缺乏對職工的組織培訓(xùn)，導(dǎo)致員工在實(shí)際工作當(dāng)中缺乏專業(yè)能力的支持，對土地整治項(xiàng)目檔案管理工作造成明顯的影響。

四、土地整治項(xiàng)目檔案管理工作完善舉措

（一）構(gòu)建完善的管理制度，實(shí)現(xiàn)專人專管。土地整治項(xiàng)目檔案管理工作本身屬于專業(yè)、系統(tǒng)及技術(shù)性的工作類型，并且此項(xiàng)工作歷經(jīng)時(shí)間較長，所涉及的材料較為繁復(fù)，內(nèi)容非常廣泛，因此很有必要建立相應(yīng)的專人專管責(zé)任制度。這就要求檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛本職工作，并且真正熟悉和掌握實(shí)際項(xiàng)目情況及所藏檔案情況等，能夠在此背景下嫻熟操作相關(guān)檢索工作，以查閱所需的材料文件。

（二）各個(gè)單位部門各司其職，相互配合。針對土地整治項(xiàng)目資料及管理的各方面工作，要切實(shí)各環(huán)節(jié)歸檔整理。同時(shí)對檔案管理人員提出更高要求，要求不但要切實(shí)做好本職工作，同時(shí)也需明確自身定位，需要同步做好項(xiàng)目承擔(dān)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、施工及招投標(biāo)代理等技術(shù)人員工作內(nèi)容，特別是施工單位和建立單位的檔案人員，必須專門負(fù)責(zé)管好相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱備份工作。

（三）加強(qiáng)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收材料管理質(zhì)量。具體需要切實(shí)做好日常文件材料的歸檔和整理，并結(jié)合土地整治項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況來合理安排竣工材料驗(yàn)收工作，從而保障項(xiàng)目建設(shè)與材料歸檔管理的同步進(jìn)行。在此檔案管理形式下，檔案的真實(shí)性、完整性及準(zhǔn)確性都將獲得保障。

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