盧寒

【摘要】本文論述了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義，分析了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)存問(wèn)題，提出了高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的具體措施。

【關(guān)鍵詞】高校;檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化

隨著科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，各行業(yè)都在不斷創(chuàng)新與改革，其中高校的檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化管理。高校檔案管理的數(shù)字化主要是將檔案素材進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換、掃描和壓縮整理并完整保存在網(wǎng)絡(luò)檔案庫(kù)中，這不僅有利于學(xué)生及教師對(duì)檔案文獻(xiàn)的借閱與學(xué)習(xí)，更能夠規(guī)范高校檔案資料，保證檔案的完整性。

一、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，各高校均開(kāi)始引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，檔案管理部門逐步摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，轉(zhuǎn)而投向辦公室檔案數(shù)字化的方向。不僅如此，目前的高校檔案管理已經(jīng)不僅僅局限于文檔和表格的保存，各種音頻、視頻和圖片均可以進(jìn)行保存，方便教師與學(xué)生隨時(shí)借閱查看。另外，各高校網(wǎng)站的建設(shè)為檔案資料信息共享提供了平臺(tái)，高校網(wǎng)站和外網(wǎng)的結(jié)合不僅可以方便各高校之間進(jìn)行信息共享與交流，更充分利用了網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)了高校網(wǎng)站信息的多元化建設(shè)。高校檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化充分利用了網(wǎng)絡(luò)科技的優(yōu)勢(shì)，不僅促進(jìn)了高校檔案管理的系統(tǒng)化建設(shè)，更為學(xué)生、教師及高校之間的科研交流與合作提供了良好的平臺(tái)，增強(qiáng)了高校檔案資料的利用率。

二、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的現(xiàn)存問(wèn)題

（一）高校檔案管理理念與具體方法不完善。在時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)之下，高校檔案管理的數(shù)字化是必然的，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的開(kāi)發(fā)和硬件設(shè)備的逐步到位證明高校的檔案管理工作已經(jīng)逐步數(shù)字化。但是，各高校目前僅僅是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下被動(dòng)完成這一創(chuàng)新，缺乏具體的管理理念和系統(tǒng)的管理方法。這導(dǎo)致目前高校檔案管理的數(shù)字化僅僅是對(duì)輔助工具的創(chuàng)新和保存載體的改革，在具體的管理方法上仍舊沿襲過(guò)去的方式，沒(méi)有對(duì)檔案管理與利用的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)和整頓，不僅沒(méi)有提高檔案管理的工作效率，還增加了檔案管理工作程序，給檔案管理工作人員增添了不必要的工作負(fù)擔(dān)。

（二）高校檔案管理數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。目前各高校雖然紛紛開(kāi)始進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化改革，但是各高校的檔案管理并沒(méi)有對(duì)數(shù)字化管理設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致各高校的檔案管理水平參差不齊，使各高校之間的檔案信息共享與交流受到影響。高校檔案管理數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的原因包含以下三點(diǎn)：第一，各高校內(nèi)部管理體制不同，高校內(nèi)各個(gè)部門對(duì)資料的保存形式與要求不同。第二，我國(guó)國(guó)土遼闊，各個(gè)地區(qū)的高校檔案管理具有“地域色彩”。第三，檔案管理數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和硬件設(shè)備均由各高校自行選擇與采購(gòu)，不同的設(shè)備之間存在差異性，直接影響了各高校檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接與信息的共享。

（三）高校檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入較少。很多高校對(duì)于檔案管理工作不夠重視，對(duì)檔案管理工作投入經(jīng)費(fèi)極少，經(jīng)費(fèi)不足以支撐管理系統(tǒng)的日常建設(shè)、維護(hù)與更新，大部分學(xué)校會(huì)直接采購(gòu)模板式管理系統(tǒng)，其對(duì)病毒的抵御能力差，保密系統(tǒng)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，容易造成檔案信息遺失或是機(jī)密檔案泄露。由于沒(méi)有專門的檔案管理經(jīng)費(fèi)，學(xué)校無(wú)法聘用專業(yè)的人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)，也不能對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的提升和培訓(xùn)。

三、高校檔案管理創(chuàng)新與數(shù)字化的具體措施

（一）完善檔案管理理念，建立健全檔案管理制度。高校檔案管理工作的創(chuàng)新與數(shù)字化改革，不僅需要對(duì)檔案保存載體進(jìn)行創(chuàng)新，更需要相關(guān)的管理理念和具體的管理制度，以此適應(yīng)新的檔案管理手段，平衡檔案保存與利用之間的關(guān)系，提高檔案管理的效率。因此，檔案管理工作人員要率先掌握檔案管理現(xiàn)代化理論，熟練應(yīng)用多媒體技術(shù)，不斷增強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)結(jié)合國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理案例，建立健全的高校檔案管理制度。

（二）將數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)信息共享。為了提高高校檔案管理數(shù)字化效果，促進(jìn)各高校之間的信息交流與合作，各高校應(yīng)致力于統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，保障檔案信息的共享力度。根據(jù)目前我國(guó)各高校面對(duì)的實(shí)際情況，我們可以從以下三點(diǎn)入手，逐步完善檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：第一，高校內(nèi)部要對(duì)各個(gè)部門的檔案資料管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，建立完善的內(nèi)部數(shù)字化信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)校內(nèi)部信息進(jìn)行初步整合，確保后續(xù)工作的有序開(kāi)展。第二，各個(gè)地區(qū)的教育部門對(duì)高校的檔案管理方法進(jìn)行協(xié)商與磨合，在最大程度上保證檔案管理具體方法的相似性。第三，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和硬件設(shè)備的關(guān)鍵參數(shù)明確具體要求，各高校在采購(gòu)硬件設(shè)備與建立信息系統(tǒng)時(shí)要保證端口的契合性，保障我國(guó)各地區(qū)高校之間的檔案信息有效交流。

（三）加大資金投入，強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理數(shù)字化對(duì)各高校的發(fā)展有著重要作用，因此，各高校要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入力度，加強(qiáng)學(xué)校內(nèi)部高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，使檔案管理工作人員能夠適應(yīng)時(shí)代的變化和工作方法的改革，滿足不同時(shí)期學(xué)校對(duì)檔案管理人才的需求。同時(shí)，要增加對(duì)信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備的采購(gòu)資金，設(shè)計(jì)健全完善的網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)字化系統(tǒng)，保證高校檔案信息的完整性和機(jī)密性。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展改變著我們的工作與生活，高校檔案管理的數(shù)字化變革已經(jīng)成為現(xiàn)階段各高校重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。檔案管理的創(chuàng)新與數(shù)字化不僅是知識(shí)載體的改變，更是相關(guān)機(jī)制與管理理念的創(chuàng)新。

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