楊克儉 史振華

摘要：辦公室是單位行政的中心和樞紐，其工作效率和目標(biāo)達(dá)成度從側(cè)面反映了組織的狀態(tài)。本文總結(jié)了辦公室事務(wù)的四種類型，即：日常事務(wù)類、突發(fā)事務(wù)類、長(zhǎng)事務(wù)流程類、瑣碎雜事類，并從實(shí)踐的角度，以面向教師、學(xué)生、黨政事務(wù)三個(gè)維度對(duì)辦公室工作進(jìn)行二次劃分，探索性提出了高校黨政辦公室管理的工作舉措。

關(guān)鍵詞：高校；黨政辦公室；管理舉措

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）23-0007-02

無(wú)論是國(guó)家行政機(jī)關(guān)，還是事業(yè)單位或企業(yè)，都設(shè)有行政辦公室機(jī)構(gòu)。高校是以人才培養(yǎng)為根本目標(biāo)，同時(shí)以科研、社會(huì)服務(wù)為并重責(zé)任的組織機(jī)構(gòu)。學(xué)院作為高校的二級(jí)機(jī)構(gòu)，直接面向教學(xué)與科研的第一線，其黨政辦公室工作的承上啟下作用尤為重要。從筆者所在的高校黨政辦公室角度看，既要協(xié)調(diào)黨委工作，又要協(xié)調(diào)學(xué)院行政工作；既要服務(wù)教師，又要服務(wù)學(xué)生。而一個(gè)合格的辦公室員工的重要素質(zhì)就體現(xiàn)在能夠于紛繁復(fù)雜的任務(wù)中，抓住重點(diǎn)，梳理頭緒，使工作有條不紊地向前推進(jìn)。

作為單位行政的中心和樞紐，學(xué)院辦公室的工作效率和目標(biāo)達(dá)成度從側(cè)面反映了學(xué)院運(yùn)行狀態(tài)的有序性和精神風(fēng)貌。然而現(xiàn)實(shí)中，辦公室工作往往面臨著任務(wù)繁重與資源（包括人員）不足的雙重壓力，以至于辦公室常常陷入無(wú)休止的加班趕任務(wù)的狀態(tài)。由此導(dǎo)致工作人員長(zhǎng)期處于高度的壓力之下，并且工作效率下降，工作質(zhì)量欠佳。針對(duì)這一現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，筆者從自身的實(shí)踐感觸出發(fā)，提出了應(yīng)對(duì)高校黨政辦公室工作特點(diǎn)的管理舉措，以供同行參考。

一、辦公室工作的特點(diǎn)與分類

學(xué)院黨政辦公室工作雖然事無(wú)巨細(xì)，種類繁多，但是仔細(xì)歸類，仍然可以總結(jié)出其特征。一般說(shuō)來(lái)，辦公室工作可以歸為以下幾類。

1.日常事務(wù)類。這類事務(wù)是日常性的工作，具有重復(fù)性、常規(guī)性的特點(diǎn)。例如，學(xué)院黨政班子的每周例會(huì)、辦公室每周工作布置會(huì)、檢查會(huì)等。從時(shí)間特點(diǎn)看，這類事務(wù)的特點(diǎn)是具有典型的周期性重復(fù)，且占據(jù)時(shí)間均不會(huì)太長(zhǎng)。從優(yōu)先級(jí)看，這類事務(wù)屬于常規(guī)優(yōu)先級(jí)，可以有充分的準(zhǔn)備時(shí)間。

2.突發(fā)事務(wù)類。這類事務(wù)如同名字一樣，是屬于突發(fā)的情況，具有突然性、緊急性的特點(diǎn)。例如，某實(shí)驗(yàn)室突然發(fā)生盜竊、某職工突發(fā)急病等。從時(shí)間特點(diǎn)看，這類事務(wù)往往隨時(shí)可能發(fā)生，無(wú)法預(yù)知，有時(shí)可能占據(jù)時(shí)間很短，轉(zhuǎn)為常規(guī)的雜事；有時(shí)又可能需要花費(fèi)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，從而轉(zhuǎn)為一個(gè)長(zhǎng)事務(wù)。從優(yōu)先級(jí)看，這類事務(wù)往往具有較高的優(yōu)先級(jí)，需要緊急處置。在對(duì)該事務(wù)充分了解后，才能將其歸為其他的事務(wù)類型進(jìn)行處置。因此，往往要求辦公室需要在平時(shí)工作中做好各種預(yù)案工作，以免在突發(fā)情況下慌亂處置。

3.長(zhǎng)事務(wù)流程類。所謂的長(zhǎng)事務(wù)，是指占據(jù)時(shí)間較長(zhǎng)，而這類事務(wù)往往具有明顯的流程性特征。例如，每年年終的學(xué)院工作總結(jié)，首先需要布置各個(gè)部門準(zhǔn)備，再收集來(lái)自各個(gè)部門的總結(jié)材料，然后進(jìn)行匯總，最后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核。在此過(guò)程中，如果某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，就可能會(huì)形成處理流程上的循環(huán)，影響整個(gè)流程最終完成。從時(shí)間特點(diǎn)看，這類事務(wù)短則幾天，長(zhǎng)則數(shù)周，甚至數(shù)月；從資源占用看，往往需要多個(gè)部門的密切配合；從優(yōu)先級(jí)看，這類事務(wù)優(yōu)先級(jí)較低，往往只需要按照流程和程序，按部就班執(zhí)行即可。

4.瑣碎雜事類。此類事務(wù)是除以上事務(wù)外的其他類事務(wù)。它們既像日常事務(wù)一樣，占據(jù)時(shí)間不長(zhǎng)，又不像日常事務(wù)類一樣具有明顯的重復(fù)性規(guī)律，從而可以預(yù)測(cè)和準(zhǔn)備；既像突發(fā)事務(wù)一樣具有突發(fā)性和偶然性，又不像突發(fā)事務(wù)一樣具有緊急性。因此，這類事務(wù)通常具有占據(jù)時(shí)間短，卻又突然和偶發(fā)的特點(diǎn)，它們的優(yōu)先級(jí)通常不高，但是遲滯不處理的話，有可能積少成多成為辦公室事務(wù)的障礙。

表1總結(jié)了四類辦公室事務(wù)的特點(diǎn)，并從5個(gè)維度進(jìn)行了比較。值得一提的是，現(xiàn)實(shí)中一個(gè)特定的事務(wù)往往很難對(duì)其精確歸類。以上各種事務(wù)可能互相包含，在適當(dāng)?shù)臈l件下甚至可以相互轉(zhuǎn)化。比如，日常事務(wù)類中，往往包含著一些雜事事務(wù)；一些突發(fā)事務(wù)一旦弄清楚其突發(fā)的原因后，可能轉(zhuǎn)化為常規(guī)的事務(wù)，也可能轉(zhuǎn)化為長(zhǎng)事務(wù)類型；而雜事也有可能就是一個(gè)長(zhǎng)事務(wù)的一個(gè)分支，也有可能轉(zhuǎn)化為一個(gè)今后的日常事務(wù)，等等。因此，從占據(jù)時(shí)間長(zhǎng)短、占用資源多少、優(yōu)先級(jí)高低等多維角度看，以上事務(wù)之間存在一定的模糊邊界，同時(shí)也存在互相轉(zhuǎn)換的可能性。

二、針對(duì)性舉措

辦公室的事務(wù)間邊界模糊，往往很難用一種既定的策略統(tǒng)一應(yīng)對(duì)，導(dǎo)致現(xiàn)實(shí)中往往對(duì)個(gè)案依據(jù)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行處理。這樣導(dǎo)致辦公室工作的個(gè)體差異性尤為突出，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)個(gè)人工作能力強(qiáng)的部門工作成效好，部門負(fù)責(zé)人組織能力強(qiáng)的工作業(yè)績(jī)特出，而反之則差的情況。因此有必要對(duì)辦公室工作進(jìn)行共性總結(jié)，以尋找其規(guī)律性，降低對(duì)個(gè)體的強(qiáng)依賴性。

針對(duì)高校工作的目標(biāo)特點(diǎn)，可以從面向教師、學(xué)生，以及黨政事務(wù)的維度對(duì)辦公室工作進(jìn)行二次劃分，結(jié)合前述的辦公室工作的5個(gè)維度特性，提出以下管理新舉措。

1.面向教師的服務(wù)。教師是學(xué)院工作的核心支持力和生力軍。教師的工作主要圍繞授課、科研、個(gè)人發(fā)展等方面展開(kāi)，學(xué)院辦公室的工作也應(yīng)該配合教師在這三方面提供服務(wù)。由于教師有自身的組織支撐，如以系、研究所、中心等為支撐的組織單元。因此，辦公室的工作應(yīng)該起到“膠水”的作用，協(xié)調(diào)學(xué)院與教師組織單元的關(guān)系，從學(xué)院層面為教師解決支撐單元無(wú)法解決的后顧之憂。面向教師的服務(wù)以日常事務(wù)與瑣事雜事類居多。如前分析，日常事務(wù)的規(guī)律性較強(qiáng)，因此辦公室應(yīng)該制定針對(duì)性的制度，將事務(wù)工作規(guī)范化，使老師們通曉學(xué)院的政策，降低對(duì)個(gè)人的依賴性。教師的瑣事雜事往往較為急迫，應(yīng)該置為優(yōu)先的位置，避免對(duì)教師的工作造成影響。

2.面向?qū)W生的服務(wù)。由于學(xué)院對(duì)學(xué)生配備有專門的輔導(dǎo)員，因此，辦公室對(duì)學(xué)生的服務(wù)工作主要通過(guò)輔導(dǎo)員完成。面向?qū)W生的服務(wù)工作，一方面需要圍繞人才培養(yǎng)的主線，為學(xué)生工作提供各種便利的條件，另一方面則要調(diào)動(dòng)學(xué)生的自治能力，并在辦公室提供給學(xué)生一定的輔助崗位，為學(xué)生創(chuàng)造實(shí)踐的機(jī)會(huì)。學(xué)生工作存在寒暑假的明顯時(shí)間特征，因此，可以將一些與學(xué)生工作有關(guān)的長(zhǎng)事務(wù)類工作安排在假期進(jìn)行，以集中各種資源達(dá)成目標(biāo)。同時(shí)，也可以發(fā)動(dòng)學(xué)生參與其中，以鍛煉待人接物和組織協(xié)調(diào)的綜合能力。學(xué)生工作的另一個(gè)特點(diǎn)是隨時(shí)準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。因此，辦公室應(yīng)該針對(duì)突發(fā)事件的類型，做好各種預(yù)案，在事發(fā)時(shí)積極配合學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和輔導(dǎo)員開(kāi)展工作，以最短的時(shí)間和最好的結(jié)果完成處理，維持學(xué)院的穩(wěn)定與和諧。

3.面向黨政事務(wù)的服務(wù)。學(xué)院辦公室的黨政事務(wù)服務(wù)是工作的重點(diǎn)。一方面要落實(shí)學(xué)校的各種任務(wù)在學(xué)院一級(jí)得到貫徹落實(shí)，另一方面要做好黨政領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的輔助材料，并貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，確保在學(xué)院的實(shí)施。面向黨政事務(wù)的服務(wù)要求辦公人員具有較強(qiáng)的政策觀念，同時(shí)具有較好的個(gè)人素養(yǎng)。因此，辦公室應(yīng)將對(duì)人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)作為工作的一部分，利用高校具備寒暑假的特點(diǎn)，安排職工進(jìn)行分批輪訓(xùn)，搞好能力儲(chǔ)備。

三、總結(jié)

本文通過(guò)對(duì)辦公室事務(wù)性質(zhì)的分析，總結(jié)出辦公室工作具有責(zé)任重大和事務(wù)繁雜的特點(diǎn)。這些事務(wù)總體看，可以劃分為四類，即：日常事務(wù)類、突發(fā)事務(wù)類、長(zhǎng)事務(wù)類、瑣碎雜事類。針對(duì)高校學(xué)院黨政辦公室工作的特點(diǎn)，本文從實(shí)踐的角度，以面向教師、學(xué)生，以及黨政事務(wù)3個(gè)維度對(duì)辦公室工作進(jìn)行二次劃分，結(jié)合辦公室工作的5個(gè)維度特性，提出辦公室管理的新舉措。

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