屈思彤

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的融合運(yùn)用越來越豐富，基于信息技術(shù)高效、便捷的特點(diǎn)，不少工作都出現(xiàn)了新的發(fā)展特點(diǎn)。機(jī)關(guān)檔案是涉及國(guó)家機(jī)關(guān)重要機(jī)密文件的檔案資料，是國(guó)家重要的信息資源，需要得到充分的保護(hù)，因此，機(jī)關(guān)檔案管理工作是關(guān)乎國(guó)家信息安全的重要工作。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案管理工作在享受新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著一定的信息風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 機(jī)關(guān)檔案 管理應(yīng)用

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)是時(shí)代進(jìn)步與發(fā)展的重要產(chǎn)物，給整個(gè)經(jīng)濟(jì)社會(huì)都帶來了強(qiáng)勁的發(fā)展動(dòng)力。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)具有能智能化、便捷化以及高度信息化等特點(diǎn)，有助于大大減輕人工操作活動(dòng)的工作量，使得工作效率得以大幅度提升。機(jī)關(guān)檔案管理是涉及到國(guó)家信息安全的重要工作，將計(jì)算機(jī)技術(shù)合理應(yīng)用于機(jī)關(guān)檔案管理工作，有助于實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理的無紙化操作，減輕檔案管理工作的復(fù)雜度。

一、信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)用中的意義

（一）擴(kuò)展檔案資源的范圍

機(jī)關(guān)檔案數(shù)量繁多、內(nèi)容繁雜，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作是由工作人員手動(dòng)進(jìn)行記錄、分析、歸納和整理的，工作任務(wù)較為艱巨。且傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案多為紙質(zhì)版文件，隨著時(shí)間的推移，一些文件檔案會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃、褪色等情況，容易造成檔案中記錄的信息丟失，極不利于檔案管理工作的順利開展。加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，機(jī)關(guān)檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)由紙質(zhì)版文件向電子版文件的轉(zhuǎn)變，且不同部門與不同地域的檔案管理系統(tǒng)可以相互聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)資源的互利共享，有助于極大地保存和擴(kuò)充檔案資源，使得檔案資源的數(shù)量不斷增加、內(nèi)容不斷豐富。

（二）提高機(jī)關(guān)檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)工作人員的數(shù)量需求較大，需要工作人員定期對(duì)檔案進(jìn)行分類匯總、整理查詢、并及時(shí)更新檔案中已經(jīng)產(chǎn)生變更的內(nèi)容，工作效率較為低下。且由于機(jī)關(guān)檔案多為紙質(zhì)版材料，保管相應(yīng)的檔案資料需要占據(jù)一定的空間范圍，在查找具體信息時(shí)需要工作人員根據(jù)檔案放置順序進(jìn)行逐一查找，也使得檔案管理工作的效率難以提升。使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，工作人員可以將檔案信息全部錄入電子信息系統(tǒng)，并運(yùn)用電腦操作對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、查詢和保存等，有助于大大減輕工作人員的負(fù)擔(dān)、提高其工作效率。

（三）提高檔案管理人員的科學(xué)化水平

由于計(jì)算機(jī)信息的使用使得機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率得以進(jìn)一步提升，因此檔案管理工作的人員需求量大大減少，有些機(jī)關(guān)部門甚至只需要1～2名工作人員即可，有助于提升機(jī)關(guān)部門的整體運(yùn)作效率，真正體現(xiàn)了信息技術(shù)為社會(huì)發(fā)展帶的時(shí)代紅利。雖然機(jī)關(guān)檔案管理工作的人員得以精簡(jiǎn)，但是每一名工作人員都需要不斷提高自己的計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用能力，熟練掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，不斷提升自己的科學(xué)化水平，以滿足更高的工作需求。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用面臨的主要問題

（一）難以確保檔案資源真實(shí)性

雖然網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使得檔案管理工作的效率得以大大提高，但是由于對(duì)于檔案信息的增刪修改以及查詢保存等都只需要通過電腦鼠標(biāo)進(jìn)行操作，一旦存儲(chǔ)著檔案信息的電腦被非工作人員使用，那么就有可能造成檔案信息被刪除或篡改，嚴(yán)重?fù)p害檔案信息的真實(shí)性。此外，隨著PS技術(shù)等的成熟和發(fā)展，一些不法分子甚至可以對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行相似度極高的偽造和模仿，也將嚴(yán)重破壞檔案管理的正常工作秩序。

（二）檔案資源面臨信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

事物都有兩面性，信息技術(shù)的發(fā)展同樣有利有弊。在檔案管理工作中， 雖然信息技術(shù)的發(fā)展讓檔案管理工作變得更加高效，但是一些精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)黑客們往往可以擊破嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、巧妙地繞過網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的任意信息進(jìn)行竊取和偷盜，這對(duì)檔案資源的信息安全性提出了挑戰(zhàn)。

（三）檔案資源存在保留風(fēng)險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和廣泛應(yīng)用，檔案資源信息基本上以數(shù)據(jù)的形式存儲(chǔ)于電腦中，而一旦電腦出現(xiàn)死機(jī)或斷電的現(xiàn)象而存儲(chǔ)信息沒有被成功保存，則檔案資源信息將會(huì)出現(xiàn)大面積的丟失，相關(guān)工作人員需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新錄入，這大大加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。

三、如何機(jī)關(guān)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念

檔案管理工作是關(guān)乎國(guó)家信息安全的重要工作，但由于檔案管理工作的社會(huì)熱度不高、許多人對(duì)該工作的內(nèi)容和意義并不了解，導(dǎo)致不少檔案管理人員對(duì)其工作的重視度和認(rèn)可度均不高，缺乏應(yīng)有的工作熱情，這極不利于檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變工作觀念，增強(qiáng)自己對(duì)于該工作的認(rèn)可度，并不斷提高自己的信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí)。

（二）加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)

由于當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作還面臨著信息被竊取或篡改等風(fēng)險(xiǎn)，因此檔案管理電子信息系統(tǒng)的開發(fā)者或設(shè)計(jì)者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息技術(shù)建設(shè)，不斷提高檔案管理網(wǎng)站的安全性和保密性，對(duì)登錄該網(wǎng)站的人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份核實(shí)，禁止非工作人員進(jìn)入并使用該網(wǎng)站。同時(shí)，網(wǎng)站也應(yīng)加強(qiáng)防火墻等信息檢測(cè)工具的開發(fā)與完善，增強(qiáng)其抵御不良信息侵入的能力。

（三）加強(qiáng)專項(xiàng)法規(guī)建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案管理工作是涉及國(guó)家信息安全的重要工作，國(guó)家應(yīng)當(dāng)制定并完善相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)破壞檔案管理正常工作流程以及非法竊取檔案信息的不法分子進(jìn)行嚴(yán)厲的法律打擊和制裁，維護(hù)機(jī)關(guān)檔案管理工作的尊嚴(yán)與安全。

（四）加大對(duì)內(nèi)部員工的培訓(xùn)力度

當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作對(duì)工作人員的信息技術(shù)水平要求較高，因此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大對(duì)內(nèi)部員工的培訓(xùn)力度，不斷提升工作人員的信息技術(shù)使用能力，提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)質(zhì)量。

總之，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作具有十分重要的意義。當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化建設(shè)過程中還存在一定的問題和風(fēng)險(xiǎn)，國(guó)家以及檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)采取切實(shí)有效的措施，不斷提升機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化成效。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳思音.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2017（15）：55.