文/侯立新

檔案資料是記述、承載、反映歷史真實原貌的第一手資料，其價值和意義就在于客觀真實再現(xiàn)歷史，為現(xiàn)代社會發(fā)展提供重要信息資源。然而，檔案工作的不平衡、不充分與重保管、輕利用之間的矛盾依然存在，甚至有些煤炭企業(yè)檔案管理工作仍停留在初級階段，檔案價值得不到充分顯現(xiàn)，亦即失去了檔案保藏的意義。鑒于此，針對煤炭企業(yè)檔案管理存在的共性問題及其價值利用進行研究與探索，對于創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案信息利用的實效性，更好服務企業(yè)經濟發(fā)展具有重要意義。

一、煤炭企業(yè)檔案管理問題剖析

冀中能源峰峰集團作為國有特大型企業(yè)在檔案管理及其應用方面具有一定代表性。近年來，檔案管理工作取得了長足發(fā)展,但依然存在著諸多問題，特別在深入性、細致性及信息化管理等方面還存在不少短板。

1. 思想上認識不足，重視不夠

從當前峰峰集團檔案管理現(xiàn)狀看，集團公司機關檔案管理工作優(yōu)于基層各生產企業(yè)，各生產企業(yè)優(yōu)于地面輔助服務單位，形成這個格局的主要原因，關鍵是各層級企業(yè)領導，特別是主要領導對檔案管理工作的認識和重視程度參差不齊。究其根源是思想認識問題，沒有從思想深處認識到檔案工作的重要性和必要性，存在著重保存、輕開發(fā)，重管理、輕利用的問題。此外，館藏條件差、設備設施跟不上，人員配備不充分、開發(fā)利用力度小的情況普遍存在。

2. 基礎管理薄弱，服務質量不高

檔案基礎管理工作的強弱影響著檔案信息資源的開發(fā)利用?？茖W化、制度化、系統(tǒng)化管理機制的有效運行是提升煤炭企業(yè)檔案信息應用價值的重要前提。日常檔案管

理工作主要體現(xiàn)在“兩提供一編研”，即提供原件、復印件服務，開展檔案編研工作。然而從當前情況看，企業(yè)機關的檔案管理，多數(shù)處于歸檔和保管的較淺層面。僅僅是做到了查閱什么資料，提供什么卷宗，主動服務的意識還不夠強，更談不上較深層次的檔案開發(fā)利用和研發(fā)工作。檔案資源不能有效地開發(fā)利用，必然使有效的資源得不到充分發(fā)揮，也無法更好地適應新時代企業(yè)發(fā)展需求。

3. 管理制度不規(guī)范，機制不健全

檔案管理有關制度規(guī)定：為確保檔案保藏價值的有效性，對超過有效價值期的檔案應進行剔除銷毀。剔除銷毀檔案的過程是一個細致性工作，要對館藏檔案進行系統(tǒng)分類鑒別，去粗存精，精準無誤。但是，一些單位在檔案管理上存在不少問題。有些檔案資料已經超過規(guī)定儲藏期限，失去了保存利用價值，但由于沒有及時進行鑒定工作，致使檔案資料長期保存，造成檔案室?guī)齑婵臻g嚴重不足，新的檔案資料無空間儲存，影響了檔案管理工作正常開展。因此，夯實檔案管理基礎，形成有效的管理機制是提升檔案管理水平的必要條件。

4. 檔案分散管理，無法實現(xiàn)資源共享

煤炭企業(yè)檔案管理要遵循集中、統(tǒng)一、共享原則，需要長期保存的資料，應由煤炭企業(yè)檔案管理部門統(tǒng)一歸檔管理。這樣既能保持檔案的完整性，又能保持檔案的安全性，更能有效地提供檔案服務，從而避免檔案管理混亂，防止有價值的資料遺失。從目前某些企業(yè)管理狀況看，有些資料分散管理，甚至個人保存的現(xiàn)象不在少數(shù)，不能使資源等到整合利用。因此，檔案資料的集中管理、規(guī)范管理成為亟待解決的一個問題。

5. 庫存條件簡陋，檔案資料安全無保障

保存檔案的目的是為社會發(fā)展、企業(yè)決策和生產經營活動提供客觀有效的信息資源。從檔案管理工作實際來看，由于企業(yè)內部專項經費不足，檔案基礎設施建設不到位的問題還相當突出，有些單位硬件條件還達不到標準要求，對資料的長期保存和檔案壽命都帶來較大影響。如果發(fā)生突發(fā)問題，如水、火、盜等必將造成無法挽回的損失。

6. 檔案專業(yè)管理人才不足，專業(yè)化管理水平不高

人員更換頻繁對檔案工作帶來重大影響，這也是多數(shù)單位存在的一個共性問題。檔案管理同樣需要具有專業(yè)知識、管理能力和政治責任、工作責任、事業(yè)心很強的人才隊伍。但實際工作中，有些單位配備的檔案管理人員達不到這種要求，在實際操作過程中會因缺乏檔案管理專業(yè)知識，無法做到全面收集、規(guī)范整理、科學分類，無法保證檔案的齊全和完整，也不能很好地應用現(xiàn)代化管理手段來管理檔案，從而直接影響了檔案現(xiàn)代化管理水平的提高，影響了檔案信息價值的利用。特別是檔案人員更換頻繁，給檔案工作的連續(xù)性、持續(xù)性帶來嚴重影響。所以，培養(yǎng)建立一支穩(wěn)定的專業(yè)性現(xiàn)代檔案管理干部隊伍，成為強化檔案管理工作的首要任務。

二、做好煤炭企業(yè)檔案管理工作的方法和路徑

檔案的價值在于應用，不能有效地發(fā)揮檔案資料的應用價值，也就失去了檔案保存的意義。針對目前檔案管理工作的不足和問題，應從以下幾方面著手，不斷改進煤炭企業(yè)檔案管理工作，更好地服務企業(yè)生產經營。

1. 加強組織領導

重點要從四個方面著手：一是列入企業(yè)工作日程，與其他工作同部署、同安排。二是建立完善的檔案管理責任制，設有一名主管領導主抓檔案工作。三是重視館室硬件設施建設，保證必要的資金投入。四是加強調研指導，解決檔案工作實際問題。只要領導重視，抓住這幾方面關鍵環(huán)節(jié)，煤炭企業(yè)檔案管理工作就有了重要保障。

2. 建立管理機制

一是建立健全制度體系，按照國家檔案管理要求，結合企業(yè)實際，制定和完善適合本企業(yè)實際的管理制度，以嚴格的制度規(guī)范促進工作行為養(yǎng)成。二是建立組織機構，制定分級崗位責任制，強化工作考評考核，實施激勵政策，調動各級檔案管理人員的工作積極性。三是實行年度工作講評表彰，對于檔案工作管理好、價值利用多的單位或人員進行獎勵，激發(fā)他們的工作創(chuàng)新潛能。

3. 增強服務意識

一是要注重建設一支相對穩(wěn)定的檔案管理干部隊伍，為保持檔案工作的連續(xù)性、持續(xù)性提供人才保證。二是要注重檔案管理人員素質培養(yǎng)，提升其管理水平和業(yè)務能力。三是要不斷對檔案管理人員進行服務意識教育，增強其主動服務、熱情服務意識，提升其工作創(chuàng)新能力，最大限度為檔案的開發(fā)應用創(chuàng)造條件。

4. 搭建資源共享平臺

一是建立機關綜合檔案管理中心，將分散的機關各部室檔案資源進行整合，納入綜合檔案管理中心。二是建立檔案資源信息化數(shù)據庫，開發(fā)數(shù)字化檔案管理軟件程序，設置科學化管理系統(tǒng)，制定規(guī)范化、標準化、流程化體系。三是將煤炭企業(yè)檔案信息管理融入企業(yè)整體網絡化平臺，使檔案管理成為企業(yè)綜合管理的重要組織部分，實現(xiàn)檔案資源共享。

綜上所述，煤炭企業(yè)檔案工作要適應新時代社會經濟發(fā)展需求，就要努力創(chuàng)新檔案管理的新思路和新方法，創(chuàng)建檔案管理新模式，提升檔案信息價值利用的有效性和實效性，更好地服務于企業(yè)和社會發(fā)展，在利用中創(chuàng)造最大的經濟效益和最佳的社會效益。