張佳豪

摘要：本文探討了辦公自動化的含義，分析了辦公軟件在辦公自動化中的實際應(yīng)用意義，研究了Office辦公軟件中的常用技巧。

關(guān)鍵詞：辦公軟件;應(yīng)用;辦公自動化

中圖分類號：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9416（2019）05-0235-02

1 辦公自動化的含義

辦公自動化是在日常工作中，使用互聯(lián)網(wǎng)，本著簡化工作流程的概念，以電腦為核心，使用各種實用工作設(shè)備和最新通信手段的辦公方式。它可以快速全面地收集、存儲、處理和使用信息，使相關(guān)人員迅速便捷地共享信息，高效合作。辦公自動化一反過去繁雜、冗長的純個人工作習(xí)慣，服務(wù)于復(fù)雜管理與重點決策，最終提升工作效率，改善工作質(zhì)量。辦公軟件一般是指辦公工作中的常用軟件，主要功能包括文字編輯、表格制作、PPT制作、數(shù)據(jù)庫搭建與管理等。目前，市場上的主流辦公軟件是Office、WPS、2000RedOffice、CTOP協(xié)同的OA等系列軟件，這些軟件都是由相關(guān)公司研發(fā)并提供，成為電腦用戶中廣泛使用的辦公軟件，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、會議記錄、會議展示、現(xiàn)代化辦公等領(lǐng)域普遍使用，是辦公領(lǐng)域使用范圍最廣的一些辦公軟件[1]。

2 辦公軟件在辦公自動化中的實際應(yīng)用意義

辦公自動化其自身就是一個與時俱進(jìn)的理念，它不斷利用當(dāng)代最新科技，尤其是互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)技術(shù)，將電腦軟件使用在自動化辦公中，在電腦用戶中很普及，深受大家的喜愛和推崇。由于電腦軟件在辦公自動化領(lǐng)域內(nèi)的廣泛使用，現(xiàn)代化辦公設(shè)備與這些辦公軟件高度融合，完成了由實際操作員工與設(shè)備一起構(gòu)建的人機合一信息操作理念，繼而完成公司想達(dá)到的信息自動化管理目標(biāo)，使公司經(jīng)濟(jì)效益趨向良好發(fā)展。電腦軟件在自動化辦公中的使用，絕不只是術(shù)語的革新，給企業(yè)內(nèi)部管理創(chuàng)新帶來新的發(fā)展契機，打破了傳統(tǒng)公司內(nèi)部等級森嚴(yán)的管理模式，在新型電腦軟件應(yīng)用的基礎(chǔ)上形成新的辦公自動化管理理念和模式。公司所有員工之間的關(guān)系將由一張網(wǎng)連接起來，取代過去相互之間的信息封閉，公司內(nèi)部將實現(xiàn)前所未有的快捷信息傳遞。因為電腦軟件在自動化辦公領(lǐng)域內(nèi)的應(yīng)用，公司內(nèi)部的傳統(tǒng)管理模式被徹底改變，開始走向系統(tǒng)化管理，而且它實現(xiàn)的是公司管理的制度化、實際化、簡單化，使得公司信息管理交流準(zhǔn)確而開放。此外，在多樣化通信傳遞模式的應(yīng)用基礎(chǔ)上，企業(yè)內(nèi)部自動化管理的線性管理模式被確立[2]。

隨著科技技術(shù)不斷創(chuàng)新，辦公自動化模式開始出現(xiàn)，辦公自動化也是數(shù)據(jù)化信息管理技術(shù)至關(guān)重要的保證。在我國互聯(lián)網(wǎng)科技的進(jìn)步和電腦軟件開發(fā)與實際應(yīng)用日新月異的今天，先進(jìn)的電腦軟件層出不窮。為了在如今熱火朝天的經(jīng)濟(jì)市場中立足、順應(yīng)當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，各公司相繼將電腦軟件技術(shù)應(yīng)用于自動化辦公管理模式中，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)在內(nèi)部管理中應(yīng)用辦公自動化電腦軟件成為促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)快速發(fā)展的一門全新的學(xué)科。電腦軟件的應(yīng)用，幫助公司實現(xiàn)了人、電腦和信息三位合一的合作體系，在提高公司管理水平的同時，實現(xiàn)為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展添磚加瓦。

3 Office辦公軟件中的常用技巧

（1）運用Word進(jìn)行文字編輯時著重號的步驟。在使用Word軟件時，我們通常在工具欄這一區(qū)域中尋找著重號。首先需要進(jìn)行“工具——自定義”點擊操作，在“自定義”對話框中尋找相應(yīng)選項;其次，找到“類別”對話框，尋找到“所有命令”項目并點擊;再次，在“命令”對話框中找到可以按照字母升序排列的相應(yīng)選項;緊接著，尋找到ABC選項，并在上面點擊“DotAccent”選項，點擊鼠標(biāo)左鍵，然后移動至工具欄之中，同時松開鼠標(biāo)左鍵;在Word所編輯的文字段落中找到并選中需要著重標(biāo)記的句子，接著點擊“著重號”選項，完成最終的目標(biāo)。（2）Word文檔中快速拆分表格的技巧。在Word界面的表格中尋找到需要拆分的位置，然后同時按下三個鍵：Ctrl+Shift +Enter ，表格中會相應(yīng)地插入一個空行，操作完成，表格被拆分。（3）利用定位選條件單元格的步驟。在運用Excel表格時，會遇到對表格中某些數(shù)據(jù)添加格式的情況。在實際操作中，首先需要選中想要添加格式的數(shù)據(jù)，此處需要注意的是，在實際操作表格時，這些數(shù)據(jù)往往不是處于同一個行列中，而是分散分布在表格中，如果按住ctrl鍵進(jìn)行選擇時會比較麻煩。此時，可以使用Excel的定位功能，快速查找和選中想要修改格式的數(shù)據(jù)內(nèi)容，其操作步驟是：先找到“編輯”選項，選中“定位”，拉開下面的欄目，在“條件格式”選項中找到“全部”和“相同”選項，進(jìn)行相應(yīng)的選擇，選中“相同”選項，表格中的相應(yīng)數(shù)據(jù)表格部分可以被全部選中，然后可以進(jìn)行相應(yīng)的操作。（4）使用Excel表格時避免計算誤差的技巧。在使用Excel表格進(jìn)行應(yīng)用操作時，尤其是在財務(wù)報表相關(guān)操作中，時常會遇到復(fù)雜的運算操作。但是在實際應(yīng)用中，工作者經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)使用Excel表格計算出來的數(shù)據(jù)結(jié)果和計算器計算出來的數(shù)據(jù)結(jié)果有所偏差，出現(xiàn)這種結(jié)果的主要原因是使用Excel表格進(jìn)行計算時會遇到一些問題：Excel公式計算中不可以進(jìn)行四舍五入的操作。要解決這個問題，可進(jìn)行這些操作步驟：首先需要選中“工具”，然后依此選中“選項-重新計算”，接著選中“工作薄選項”，點擊“以顯示值為準(zhǔn)”對話框，點擊“確定”后退出，操作完成。此外，還能通過使用函數(shù)方法進(jìn)行操作，先是選中“round”公式，點擊“計算公式”，輸入需要使用的計算公式，然后進(jìn)行相應(yīng)的操作。（5）將Word中某一頁改為橫向頁面的技巧。在使用Word文檔時，有時會遇到調(diào)整頁面方向的問題，例如需要插入一個寬表格時，縱向的頁面需要被改為橫向。可以將鼠標(biāo)移動至表格前，在功能區(qū)找到“頁面設(shè)置”選項，選中“紙張大小”選項;接著選中“方向”選項，點擊“橫向”選項，最終應(yīng)用到文檔之中，點擊“確定”按鈕，完成所有操作，縱向的頁面被改為橫向，而該頁面前后的頁面依舊保持縱向格式。（6）在Word中快速創(chuàng)建目錄。首先需要對文檔中的標(biāo)題進(jìn)行操作，對標(biāo)題等級格式進(jìn)行相應(yīng)操作;其次需要尋找“插入”菜單欄，選中“索引和目錄”選項，點擊“目錄”選項，在“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”的選項之前點擊“√”，選中“制表符前導(dǎo)符”，在進(jìn)行“格式”相關(guān)操作時選中“來自模板”，并進(jìn)行“顯示級別”相應(yīng)的操作，點擊“選項”框，頁面會出現(xiàn)“目錄選項”，選中“標(biāo)題 2”和“標(biāo)題 3”選項，然后輸入“1”和“2”，此時，之前選中的“標(biāo)題 2”與 “標(biāo)題 3”之前區(qū)域會出現(xiàn)“√”符號，刪除標(biāo)題后的數(shù)字，點擊確定，目錄生成結(jié)束。（7）在Word中進(jìn)行大寫金額轉(zhuǎn)換的技巧。首先，在Word文檔中輸入“12345”，然后鼠標(biāo)點擊“插入”，選擇“數(shù)字”命令，接下來，在彈出的“數(shù)字”對話框“數(shù)字類型”欄中選擇中文大寫的數(shù)字版式“壹、貳、叁……”，即可完成轉(zhuǎn)換[3]。

4 結(jié)語

電腦辦公軟件的應(yīng)用使得公司對效率的追求將慢慢演變?yōu)檎w競爭能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。電腦辦公軟件功能之強大，操作之簡單、方便，效率、性價比之高是大家有目共睹的。在不久的將來，我們要不斷拓展這些辦公軟件的功能，不斷簡化操作，讓它成為大型企業(yè)提升整體競爭能力的必需品。

參考文獻(xiàn)

[1] 梁紅月.以知識管理為核心的第三代OA系統(tǒng)[J].北京郵電大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2004（2）：57-60.

[2] 鄭光.我國縣級政府辦公自動化系統(tǒng)及電子政務(wù)構(gòu)建的研究[D].昆明理工大學(xué)，2001.

[3] 國彬.基于隨機Petri網(wǎng)的企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組的理論與優(yōu)化方法研究[D].天津大學(xué)，2003.