彭鵬 楊博全

摘? 要：高等學?；鶎訉W院對檔案工作不重視、檔案分散保存、丟失損毀嚴重等問題突出，嚴重影響了學院重要檔案資料的完整、系統(tǒng)與安全。從基層學院歷史檔案的搶救性保護、業(yè)務檔案資料集中統(tǒng)一管理、數(shù)字化文件的全程管理等視角系統(tǒng)討論數(shù)字化校園環(huán)境下基層學院檔案管理的管理模式、管理方法和實施策略，能夠為同類單位提供有益的參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園;基層學院;檔案管理;集中管理

1 問題的提出

數(shù)字化校園建設(shè)在全國高校蓬勃發(fā)展，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件之外，數(shù)字化校園系統(tǒng)還產(chǎn)生了大量原生電子文件。由于基層學院不是立檔單位，對基層學院檔案管理工作的認識大都還停留在按時向?qū)W校檔案館歸檔移交的粗淺認識上。基層學院對檔案工作不重視，紙質(zhì)文件和電子文件混生混管、分散保存，管理模式比較混亂。這種混亂局面直接導致學院重要的歷史檔案丟失、殘缺不全、檔隨人走等問題，學院歷史支撐性材料缺失，不利于學院記憶的整體建構(gòu)。當前基層學院文檔資料集中統(tǒng)一管理的難點在于難以界定文件歸檔的范圍、對一些過程性文件的保管期限缺乏系統(tǒng)的研判、對電子文本的管理缺乏技術(shù)、方法的指導等。

從現(xiàn)有的研究看，研究者開始重視學院一級檔案工作的研究。研究的主題涉及學院檔案室建設(shè)[1]、學院歷史編研[2]、數(shù)字化管理[3]、建設(shè)對策與模式[4]等。從總體來看，基層單位根據(jù)檔案管理實際情況進行了多樣化的研究，但是對于檔案集中管理模式的構(gòu)建和運行機制缺乏系統(tǒng)的討論。本文將就基層學院檔案集中管理模式的內(nèi)涵、必要性、程序及方法等問題展開深入的討論。

2 集中管理模式

本文所指集中管理模式主要包括三個內(nèi)涵。第一，保管場所的集中，由各個職能業(yè)務部門分散保存，集中到檔案室統(tǒng)一保存;第二，組織機構(gòu)的集中，進一步明確學院辦公室作為檔案管理的組織和協(xié)調(diào)機構(gòu);第三，系統(tǒng)的集成，即檔案管理工作統(tǒng)一嵌入到學院辦公系統(tǒng)?；鶎訉W院檔案管理存在諸多問題，迫切需要對檔案工作進行統(tǒng)籌，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（1）大量反映學院歷史發(fā)展脈絡(luò)的重要支撐性材料散存、丟失。例如反映學院成立、變更、學科點獲批、重大項目或獎項、著名學者（老教授）事跡等體現(xiàn)學院歷史和文化傳承的重要檔案資料得不到系統(tǒng)梳理。（2）大量反映學院主要業(yè)務活動的檔案材料散存在個人手里，面臨著缺失、損毀的風險。例如，在人員崗位變動、業(yè)務交接、辦公場所變動等過程中，業(yè)務檔案材料得不到妥善的保存。（3）系所及學院領(lǐng)導在公務活動中形成的檔案材料大面積缺失。系所及學院在科學研究、學術(shù)交流等過程中形成了大量的重要文檔資料，由于各種原因，這些檔案材料沒有得到有效的管理。（4）檔案意識整體薄弱，檔案管理制度缺失。盡管檔案工作不是中心工作，但是對學院的發(fā)展起到了重要的支撐作用。遺憾的是，基層學院檔案意識淡薄，缺乏對檔案價值的認識;缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度;對檔案管理的流程和方法也缺乏了解。

3 基層學院文件歸檔范圍的確定

從調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作推進困難的重要原因是工作人員面對生成的大量紙質(zhì)文檔和數(shù)字文檔無從下手，缺乏文檔形成與積累的方法。其中，對于哪些文件應該集中歸檔保存認識不清。通過對學院整體工作的分析，我們對基層學院文件歸檔的范圍進行了界定。

3.1 永久保存文件。（1）反映學院發(fā)展沿革的重要支撐性材料;（2）反映學院歷史文化傳承的重要材料;（3）反映學院人才培養(yǎng)、科學研究、國際化交流、服務社會等主要業(yè)務活動的重要成果性材料;（4）反映學院重大決策的系列材料，各項規(guī)章制度匯編等;（5）歷史較為久遠的材料;（6）其它重要材料。

3.2 定期保存文件。（1）過程性文件。如一般工作通知、教學運行文件、一般性憑證文件等。（2）學生考核性材料。如開題報告、文獻報告、課題論證書、課堂作業(yè)、試卷、學位論文等。

3.3 不歸檔文件。不歸檔文件一般為過期文件或重份文件、利用率低或價值較小文件、復制件等;內(nèi)容較為重要的復制件，至少采取電子形式保存原則;文件歸檔范圍的界定應遵循總體指導原則。工作人員應根據(jù)上述原則，制定本業(yè)務部門具體的文件名稱及保管期限，作為本部門文檔工作的指導性文件。

4 檔案集中管理的流程及方法

基層學院檔案工作總體上是與基層學院核心業(yè)務相一致的。學院主要業(yè)務活動有一定的規(guī)律和特點，總體上包括教書育人、科學研究、學科建設(shè)、服務社會、國際交流、黨建行政等環(huán)節(jié)。學院檔案集中管理的流程也必須與學院中心工作相協(xié)調(diào)相配合。

4.1 梳理業(yè)務工作流程。對主要業(yè)務工作進行梳理，將本職工作進行類別劃分。一般可劃分為常規(guī)工作、創(chuàng)新性工作以及項目化工作。對業(yè)務部門的崗位分析、工作分析有利于厘清在業(yè)務活動中形成的各類原始記錄。在進行業(yè)務流程梳理過程中，應重點考慮各項業(yè)務活動中會形成哪些文件，有沒有保存價值，應保存多久等問題。將上述問題固定化形成文件分類編碼表。

文件分類編碼表是指導業(yè)務人員開展文檔工作的重要綱領(lǐng)性文件。一般應包含序號、業(yè)務類型、文件名稱、保存期限等。以文件分類編碼表作為依據(jù)，業(yè)務人員就會有針對性地根據(jù)文件分類編碼表中的文件名稱有意識地形成和積累相關(guān)的文件。同時，文件分類編碼表也可作為考核的重要標準。

4.2 整理現(xiàn)有文件。（1）編制分類方案。在文件分類編碼表的基礎(chǔ)上，學院辦公室應編制學院檔案整體的分類方案。分類方案的主要功能在于實現(xiàn)檔案分類、整理、編目、檢索的標準化和規(guī)范化，便于檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地為領(lǐng)導決策和各項工作服務。檔案分類方案的編制一般依據(jù)來源分類法，按照學院的職能部門劃分，既要考慮檔案的來源屬性，同時還要根據(jù)實際情況，考慮實際利用的需要。

（2）價值核查和質(zhì)量核查。價值核查的主要目的是判定檔案的保存價值，根據(jù)保存價值來科學劃分其保管期限。價值核查除了以檔案內(nèi)容來判定其價值以外，還應考慮檔案材料的長遠利用需求、典型性、稀缺性、歷史性等主要指標。質(zhì)量核查主要是對檔案材料的完整性、系統(tǒng)性、安全性進行檢查。對于保管狀況較差的老舊文件應考慮數(shù)字化保護;對于缺失嚴重的文件應進行征集補充。

（3）定向征集。定向征集的重點有如下幾個：一是退休的老教師和老領(lǐng)導，征集他們手中重要的文件及影像資料，有必要錄制訪談資料，為學院歷史記憶的構(gòu)建起到有效補充作用。二是各系所，征集各系所在學術(shù)交流、科學研究等活動中形成的重要文檔資料。三是領(lǐng)導干部在公務活動中形成對本學院有重要價值的資料。四是面向廣大院友，征集歷年畢業(yè)照、老照片等影像資料。

（4）特殊問題處理。為了迎接上級部門評估，學院部分科室如專業(yè)學位教育、本科教學部門已經(jīng)對本部門檔案進行了系統(tǒng)整理，對于已經(jīng)整理好的檔案材料不必另行整理，整體移交檔案室保存即可。除了業(yè)務文件之外，學院還保管大量學生檔案，學生檔案屬于流動檔案，應按規(guī)定接收，單獨存放，按規(guī)定及時補充材料，學生畢業(yè)后按規(guī)定轉(zhuǎn)出。

4.3 標識管理。在檔案組卷與排架工作中，統(tǒng)一標識是非常重要的一項內(nèi)容。檔案標識主要涉及統(tǒng)一檔案裝具、檔案脊背標簽、檔案編號、檔案柜標識等。檔案標識是學院文化的重要組成部分，對于宣傳、展示學院文化、檔案工作成果有重要的意義。

5 實施對策及建議

5.1 建立健全學院檔案管理規(guī)范。應從總體上構(gòu)建學院檔案管理制度體系。既包括宏觀的檔案管理辦法，還應該涉及文件的形成與積累、整理與歸檔、庫房管理、安全與利用等具體實施環(huán)節(jié)。更為重要的是要對檔案管理過程中的工具性表格，例如檔案文件分類編碼表、檔案案卷目錄、檔案備考表、檔案歸檔交接記錄單、檔案借閱單等有具體明確的規(guī)定。從而形成從宏觀到微觀的檔案管理規(guī)范，使檔案工作有據(jù)可依。

5.2 完善機構(gòu)及人員的工作機制。首先應確定學院辦公室作為檔案工作的具體實施部門，由學院主要領(lǐng)導負責檔案工作。辦公室應設(shè)專人分管文書。同時應成立檔案決策機構(gòu)，負責檔案的鑒定和銷毀等工作，減少檔案的冗余，提高工作效率。

5.3 加強對檔案工作的考核評價。將檔案的系統(tǒng)、真實、準確、完整、安全的要求納入工作計劃、納入工作績效考核、納入有關(guān)人員的崗位責任制。同時，明確檔案工作完成計劃，有明確的時間表和考核指標，確保檔案工作落到實處。

隨著數(shù)字化建設(shè)的不斷推進，學院在具體業(yè)務活動中還產(chǎn)生了大量的電子文件。盡管目前學院還沒有建立電子檔案管理系統(tǒng)，但對電子文件的管理也應該加強規(guī)劃設(shè)計，盡早出臺電子文件的管理辦法，確保電子檔案的科學化和規(guī)范化管理，更好地為學院各項工作服務。

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（作者單位：吉林大學管理學院? ? 來稿日期：2019-03-21）