霍子明

摘? 要：筆者設(shè)計了一種檔案信息管理系統(tǒng)，并對其進(jìn)行描述、分析及探究。所描述的系統(tǒng)包括信息卡、讀取器、識別終端、服務(wù)器、公司檔案信息庫及用戶客戶端。本應(yīng)用系統(tǒng)能夠保障信息管理的高效性和安全性。

關(guān)鍵詞：檔案信息;管理系統(tǒng);芯片;識別終端

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式逐漸被淘汰。為了適應(yīng)信息化時代的到來，充分利用信息化管理的手段，加快檔案管理工作效率，本文提出了一種檔案信息管理系統(tǒng)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)知識對其進(jìn)行詳細(xì)的敘述與研究。

1 一種檔案信息管理系統(tǒng)的描述

背景技術(shù)。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”概念的提出，各種互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)深入人們的生活，極大地提高了人們的生活質(zhì)量，加快了人們生產(chǎn)和學(xué)習(xí)的效率?；ヂ?lián)網(wǎng)在給人們提供了極大的便利的同時，也存在一定的安全隱患，在檔案信息管理系統(tǒng)方面，雖然逐步走向計算機(jī)化，但還是缺乏一種行之有效的信息管理系統(tǒng)，更加方便、智能化、安全地給人們帶來更多的便利，為此，我們嘗試提出了本系統(tǒng)。

實現(xiàn)目的。本檔案信息管理系統(tǒng)涉及信息管理系統(tǒng)技術(shù)領(lǐng)域，目的就是為了彌補(bǔ)現(xiàn)有技術(shù)的不足，實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學(xué)化、自動化、規(guī)范化程度，提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。

2 一種檔案信息管理系統(tǒng)的效果

通過認(rèn)真分析，本檔案信息管理系統(tǒng)具備如下有益效果：

第一，提高經(jīng)濟(jì)效益。通過本系統(tǒng)的設(shè)計，在公司檔案管理工作中引入信息化技術(shù)手段，發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備的作用，加之本系統(tǒng)所需硬件設(shè)施簡單易操作，只需較少的投入，即可獲得較大的收益，節(jié)約紙張、打印、查詢等成本，可提高公司的經(jīng)濟(jì)效益。

第二，培養(yǎng)人才隊伍。通過本系統(tǒng)的提出及使用，可為公司培養(yǎng)及鍛煉有關(guān)信息化管理的管理人才、科技人才等人才隊伍，為公司推行信息化、智能化管理提供人才支撐和儲備。

第三，提升工作效率。通過將檔案信息管理中的公司檔案和個人檔案分別錄入不同的數(shù)據(jù)庫，集中到一起進(jìn)行管理，能夠有效地增加查詢、錄入和調(diào)遣檔案的功能，提高管理人員對信息的管理，節(jié)約工作時間，減少工作人員勞動強(qiáng)度，提高用戶的使用效率。

第四，保障信息安全。通過信息卡中的個人身份信息和公司身份信息都進(jìn)行了加密，只有專用讀取器才能讀取相關(guān)ID信息，使信息安全性得到極大的提升。

3 技術(shù)方案及工作原理

技術(shù)方案。本檔案信息管理系統(tǒng)，包括有信息卡、讀取器、識別終端、服務(wù)器、公司檔案信息庫、個人檔案信息庫和用戶客戶端。信息卡包括公司檔案信息卡和個人檔案信息卡并分別與讀取器信號連接;識別終端通過ID號和該ID號對應(yīng)的密鑰識別該ID號對應(yīng)的個人檔案信息;服務(wù)器分別與用戶客戶端、公司檔案信息庫和個人檔案信息庫信號連接。

讀取器設(shè)置有兩個卡槽，且兩個卡槽分別與個人檔案信息卡和公司檔案信息卡相配適。通過采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理員的工作效率。

讀取器與識別終端通過有線或無線連接，且識別終端通過網(wǎng)絡(luò)信號與服務(wù)器相連接。通過采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理系統(tǒng)的適用性以及實用性。

服務(wù)器通過有線或無線與用戶客戶端相連接，且服務(wù)器通過網(wǎng)絡(luò)信號與公司檔案信息庫和個人檔案信息庫相連接。通過采用上述技術(shù)方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高服務(wù)器的適用性，同時減輕數(shù)據(jù)較多時對數(shù)據(jù)庫造成的壓力，避免系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象。

工作原理。公司檔案信息卡插入讀取器的公司信息卡槽，讀取器通過公司檔案信息卡對應(yīng)的ID和該ID對應(yīng)的密鑰，將信息傳入識別終端。識別終端根據(jù)出入的ID和對應(yīng)的ID密鑰通過網(wǎng)絡(luò)信號傳入服務(wù)器。服務(wù)器根據(jù)ID和ID對應(yīng)的密鑰在公司檔案數(shù)據(jù)庫中將信息查找出來，反饋給服務(wù)器。服務(wù)器將查找的信息反饋給用戶客戶端。個人檔案信息卡插入讀取器的個人信息卡槽，讀取器通過個人檔案信息卡對應(yīng)的ID和該ID對應(yīng)的密鑰，將信息傳入識別終端。識別終端根據(jù)出入的ID和對應(yīng)的ID密鑰通過網(wǎng)絡(luò)信號傳入服務(wù)器。服務(wù)器根據(jù)ID和ID對應(yīng)的密鑰在個人檔案數(shù)據(jù)庫中將信息查找出來，反饋給服務(wù)器。服務(wù)器將查找的信息反饋給用戶客戶端。

將現(xiàn)代信息技術(shù)有效地融入到檔案管理中，通過公司檔案管理信息化手段，在有效保障檔案信息安全的同時，能夠降低檔案管理工作成本、節(jié)約工作時間、提升檔案管理工作效率和提高公司經(jīng)濟(jì)效益，也為培養(yǎng)和鍛煉信息化管理人才隊伍提供條件。

（作者單位：東華大學(xué)? 來稿日期：2019-04-20）