許磊

摘? 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)為核心的技術(shù)革新是數(shù)字化時(shí)代的主要標(biāo)志，檔案信息的保存方式也發(fā)生著巨大變化，文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為勢(shì)不可擋的必然趨勢(shì)，電子文件必將成為未來(lái)文件的基本形態(tài)。由于電子檔案載體的特殊性，長(zhǎng)期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當(dāng)前數(shù)字時(shí)代檔案工作者需要研究和探討的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室;電子檔案;檔案管理;保存技術(shù);安全技術(shù)

數(shù)字檔案室是傳統(tǒng)檔案管理機(jī)構(gòu)在信息化時(shí)代的升級(jí)產(chǎn)物，主要管理對(duì)象是電子化檔案，綜合運(yùn)用多種電子計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等數(shù)字化技術(shù)手段，其工作內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用等。數(shù)字檔案室是單位信息化建設(shè)的主要內(nèi)容之一，也是自動(dòng)化辦公體系的重要組成部分。建立健全數(shù)字檔案與電子文件管理要求相適應(yīng)的各種制度和配套設(shè)施，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)建設(shè)和管理，以保證檔案數(shù)據(jù)的完整和安全。

1 電子檔案必將成為未來(lái)文件的基本形態(tài)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)和云計(jì)算技術(shù)的普及應(yīng)用，以計(jì)算機(jī)為核心的技術(shù)革新成為數(shù)字化時(shí)代的主要標(biāo)志。

一方面，檔案信息的保存方式發(fā)生著巨大變化，文件管理的數(shù)字轉(zhuǎn)型已成為勢(shì)不可擋的必然趨勢(shì)。在數(shù)字時(shí)代環(huán)境下，數(shù)字傳播和電子載體的出現(xiàn)，促進(jìn)了信息保護(hù)及共享技術(shù)的革新。同時(shí)，電子檔案體量的迅速增長(zhǎng)亦促進(jìn)了檔案載體由傳統(tǒng)形態(tài)向數(shù)字無(wú)紙化形態(tài)的轉(zhuǎn)化。另一方面，傳統(tǒng)檔案室的檔案管理及其所使用的管理平臺(tái)也需要逐步向電子化信息平臺(tái)過(guò)渡，亦即構(gòu)建數(shù)字化檔案室，才能適應(yīng)檔案管理方式變化的新要求，從而開拓檔案管理工作的新局面。

伴隨著電子化記錄方式的應(yīng)用，檔案信息的保存方式也在發(fā)生著變化，光電磁等新型檔案制成材料不斷涌現(xiàn)。目前，電子檔案歸檔的類型有：磁盤、光盤、數(shù)字磁帶等。數(shù)字文件在信息化時(shí)代的普及和應(yīng)用已成為大勢(shì)所趨，正在逐漸替代傳統(tǒng)文件載體成為文件保存及傳播的主要形態(tài)。檔案保護(hù)的實(shí)質(zhì)是檔案原始信息的長(zhǎng)期保存和永續(xù)利用。隨著數(shù)字時(shí)代辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和普及，在制作過(guò)程中電子文件的形成已代替文件的起草和制作。建設(shè)規(guī)范、獨(dú)立、保密和高性能檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的歸檔鑒定、整理編目、數(shù)據(jù)分析與處理、共享傳播、儲(chǔ)存管理、歸檔管理、保密管理過(guò)程中應(yīng)保證電子文件原數(shù)據(jù)和背景信息的完整性。逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化文件實(shí)時(shí)歸檔，網(wǎng)上提交。

伴隨著信息化檔案管理工作的迅速發(fā)展，大量數(shù)字化文件產(chǎn)生。在電子檔案迅速查閱利用、提高檔案工作效率的同時(shí)以及電子檔案載體的特殊性，長(zhǎng)期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當(dāng)前數(shù)字時(shí)代檔案工作者進(jìn)行研究和探討的一項(xiàng)重要課題。

2 電子檔案的保護(hù)技術(shù)與安全技術(shù)

電子檔案是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。

電子檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案是不同的，需要工作人員將紙質(zhì)的信息完整地存錄到電子化計(jì)算機(jī)設(shè)備中，以數(shù)字化形式儲(chǔ)存于磁帶、磁盤、光盤等媒介載體，再通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)讀取與處理過(guò)程，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)傳播與分享。數(shù)字化文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保護(hù)技術(shù)上有很大的差別。紙張作為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體材料的主體，檔案紙張壽命的長(zhǎng)短除與自身的耐久性有關(guān)外，檔案保護(hù)環(huán)境條件的優(yōu)劣所產(chǎn)生的影響也是十分顯著的。

確定檔案的保護(hù)條件及影響檔案保存的不利因素的防治方法，以延長(zhǎng)檔案的壽命，是檔案保護(hù)技術(shù)的任務(wù)之一。在檔案保存和利用的過(guò)程中，檔案紙張?jiān)谕庥^、結(jié)構(gòu)和性質(zhì)諸方面逐漸發(fā)生著不可逆的變化，人們稱之為“老化”或“惡化”。檔案室?guī)旆繎?yīng)遠(yuǎn)離污染、潮濕、陰暗的地方，并達(dá)到嚴(yán)格的安全要求：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防污染、防鼠、防蟲。高溫高濕容易使檔案文件上滋生霉菌，檔案文件長(zhǎng)期暴露在光下，紙張會(huì)不同程度地發(fā)黃發(fā)脆，嚴(yán)重地?fù)p害檔案壽命。保存紙質(zhì)檔案的溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度控制在45%～60%。

歸檔電子文件的保管除應(yīng)當(dāng)符合紙質(zhì)檔案的要求，電子檔案的保管更為嚴(yán)格，受到不安全因素干擾也較大，對(duì)溫度、濕度、空氣質(zhì)量、磁場(chǎng)、清潔環(huán)境等都有著更為嚴(yán)苛的要求。數(shù)字檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并隔離有害空氣，安裝溫濕度調(diào)控系統(tǒng)以及消毒、殺菌、空氣凈化系統(tǒng)，一旦電子檔案儲(chǔ)存媒介遭到損毀，將會(huì)導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的丟失。數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)溫度應(yīng)控制在16℃～20℃，相對(duì)濕度應(yīng)控制在40%±5%，選擇電子檔案裝具如防磁柜等。

電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的可保存年限遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介，制作材料的老化及變質(zhì)、磁場(chǎng)的影響都可能損壞磁性介質(zhì)上儲(chǔ)存的電子數(shù)據(jù)。因此，一是要多做備份，一式三套作為封存、利用及異地保存所用;二是每隔一定的時(shí)間段規(guī)律地對(duì)原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行拷貝備份，使其保持常新狀態(tài)，防止電子信息丟失;三是嚴(yán)格查閱程序，提供利用的電子檔案為只讀文件。

就電子檔案而言，電子文件中數(shù)字信息與特定存儲(chǔ)載體的可分離性使數(shù)字化信息隨時(shí)面臨著被增刪、盜竊甚至被毀損的風(fēng)險(xiǎn)。建立一個(gè)安全可靠的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)是保證數(shù)字化電子檔案信息安全的重要基礎(chǔ)，將內(nèi)部數(shù)據(jù)服務(wù)器和內(nèi)部用戶設(shè)置在高級(jí)別的安全網(wǎng)段，網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)段設(shè)計(jì)可采用虛擬網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和專門的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)網(wǎng)上用戶的權(quán)限設(shè)定嚴(yán)格管理，配備防火墻、入侵檢測(cè)等相應(yīng)技術(shù)設(shè)備。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)用戶進(jìn)行操作權(quán)的限制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法確保檔案數(shù)據(jù)的安全與完整，杜絕網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)上的數(shù)字化電子數(shù)據(jù)丟失、被篡改、泄露或系統(tǒng)破壞等事故發(fā)生。

建設(shè)數(shù)字化檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)字化升級(jí)和數(shù)字化換代，是將我國(guó)建成檔案管理強(qiáng)國(guó)的一項(xiàng)迫切任務(wù)和重要內(nèi)容。這要求檔案工作者具備較高的資源信息處理能力，熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在計(jì)算機(jī)上對(duì)電子化檔案信息進(jìn)行處理和后加工，從數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)和檢索相關(guān)信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理及開發(fā)。

科學(xué)地進(jìn)行管理已成為檔案工作者須要履行的職責(zé)，隨著現(xiàn)代化技術(shù)的迅速發(fā)展，挖掘數(shù)字化檔案的潛在價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化數(shù)字管理已成為必然發(fā)展趨勢(shì)。較多的檔案使用者對(duì)電子檔案的要求越來(lái)越高，數(shù)字化檔案動(dòng)態(tài)和全面的獨(dú)特優(yōu)點(diǎn)，在很大程度上滿足了檔案管理者及使用者逐漸多樣化的需求。數(shù)字化檔案的管理和利用應(yīng)該立足于實(shí)踐需求，建立并完善電子檔案在存檔、保管以及利用等方面的管理體系，順應(yīng)時(shí)代及技術(shù)發(fā)展規(guī)律，強(qiáng)化科學(xué)管理，使其在現(xiàn)代檔案的管理中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位： 山東濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院? ? ?來(lái)稿日期：2019-04-20）