【摘要】隨著信息技術(shù)的發(fā)展，新聞行業(yè)得到了快速的發(fā)展，使報(bào)社在內(nèi)部的新聞檔案數(shù)量上得到大幅度上升，加快了信息化的步伐。本文主要介紹了信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用的意義及對(duì)分析，并闡述了信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用的注意事項(xiàng)，保證報(bào)社檔案的工作能夠順利的開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù) ?報(bào)社 ?檔案管理

隨著新聞行業(yè)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)今報(bào)社檔案管理工作發(fā)展的需要，通過(guò)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，保證報(bào)社檔案管理的工作質(zhì)量，采取有效的措施將信息化技術(shù)應(yīng)用到報(bào)社的檔案管理工作中是至關(guān)重要的，有利于提高報(bào)社檔案管理的工作效率。

一、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用的意義

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)得到大幅的提高，將信息化技術(shù)應(yīng)用到報(bào)社的檔案管理中具有重要的意義，具體包括以下幾點(diǎn)：

第一，有利于提高檔案管理的工作效率。報(bào)社的工作主要包括收集、整理、采訪、統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的工作中，報(bào)社的工作人員能夠根據(jù)自身工作的需要搜索相應(yīng)的資料進(jìn)行參考，比如，幫助記者將新聞進(jìn)行錄入，對(duì)新聞消息進(jìn)行查閱，同時(shí)記者可以通過(guò)信息化技術(shù)新聞進(jìn)行修改，并通過(guò)服務(wù)器對(duì)資料進(jìn)行打印，也可以根據(jù)自身工作的需要將檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分類，在一定程度上提高了檔案管理的工作效率。

第二，有利于檔案的保存。通過(guò)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理的保存方式，將紙質(zhì)版的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，避免出現(xiàn)檔案丟失或者破損的問(wèn)題。通過(guò)信息化度檔案進(jìn)行保存，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行保存和備份，不僅能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，也能夠保證檔案的準(zhǔn)確性，從而延長(zhǎng)了檔案保存的周期。

第三，有利于加強(qiáng)檔案的安全性。檔案管理人員通過(guò)設(shè)置檔案管理權(quán)限，以保證檔案的安全，也能夠?qū)n案的信息進(jìn)行保密，避免檔案信息發(fā)生泄漏。

第四，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的資源共享。將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，加強(qiáng)了報(bào)社部門(mén)之間的聯(lián)系，能夠?qū)n案的信息進(jìn)行及時(shí)的交流，保證檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享的效果，從而提高報(bào)社對(duì)檔案的使用效率，推動(dòng)報(bào)社檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理的資源進(jìn)行共享是將報(bào)社內(nèi)的信息進(jìn)行整合的過(guò)程，不僅有利于加強(qiáng)報(bào)社員工之間的交流，也能夠提高報(bào)社的工作效率。通過(guò)檔案資源的共享，使檔案本身的價(jià)值得到大幅的提升，報(bào)社工作人員能夠根據(jù)自身的需要對(duì)檔案資源進(jìn)行搜索，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

二、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用分析

（一）加強(qiáng)檔案信息的管理

在報(bào)社的檔案管理工作中，涉及的范圍較廣，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的工作中，有利于保證檔案管理的工作順利開(kāi)展。強(qiáng)化檔案的管理流程在檔案信息管理的工作中占有重要的位置，檔案管理人員對(duì)不同部門(mén)的工作人員設(shè)定相應(yīng)的用戶名和密碼，使工作人員通過(guò)用戶名和密碼就能夠?qū)π侣勑畔⑦M(jìn)行收集、修改等工作，提高工作的效率。此外，在對(duì)新聞的信息進(jìn)行上傳之后，主編也能夠通過(guò)系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行分析，用戶能夠?qū)π侣勥M(jìn)行查看，但是不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改，從而保證新聞的真實(shí)、有效。

（二）提升檔案的查閱速度

在傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程中，以紙質(zhì)版檔案為主，并且分散在各個(gè)部門(mén)，對(duì)檔案的使用率偏低，不利于檔案的保存。將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，利用電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，報(bào)社信息涉及范圍廣，數(shù)量大，將信息化應(yīng)用于其中，加快了信息的錄入，對(duì)于需要查找的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行搜索，節(jié)約了搜索的時(shí)間，在提高查閱速度的同時(shí)，使檔案自身的價(jià)值得到體現(xiàn)。}

三、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用的措施

（一）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)不安全也同樣存在，其中不安全的因素主要包括以下幾個(gè)方面，第一是計(jì)算機(jī)本身存在的問(wèn)題，第二是人為的因素。在信息傳輸時(shí)，導(dǎo)致信息受到傳輸?shù)挠绊憽４送?，網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性，不利于檔案信息的安全，導(dǎo)致檔案信息泄露的情況時(shí)有發(fā)生。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全是檔案管理信息化的保證，因此，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，從而促進(jìn)報(bào)社檔案管理工作能夠有序的進(jìn)行。

（二）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件。傳統(tǒng)的檔案管理的工作人員已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化檔案管理的需要，在將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中時(shí)，需要培養(yǎng)高素質(zhì)的人才，才能夠保證檔案信息化工作的實(shí)現(xiàn)。但是，在實(shí)際的報(bào)社檔案管理工作中，檔案管理人員的素質(zhì)偏低，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握不全面，導(dǎo)致工作效率降低。因此提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)是有必要的，報(bào)社在工作中不僅要培養(yǎng)工作人員具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，從而提高檔案的自身價(jià)值，使管理人員的綜合素養(yǎng)能夠適應(yīng)報(bào)社檔案管理工作的需要，提高檔案管理的工作效率，促進(jìn)報(bào)社檔案管理工作的發(fā)展。

（三）對(duì)檔案管理工作進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)

在信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的過(guò)程中，受外界因素的影響或者是在編寫(xiě)的過(guò)程中出現(xiàn)偏差，在運(yùn)行的過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，需要找相應(yīng)的技術(shù)人員對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的解決，保證檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

（四）加強(qiáng)電子檔案的規(guī)范化

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理的數(shù)量不斷增加，通過(guò)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，為檔案管理工作在整理、收集、利用等方面提供了一定的便利，進(jìn)一步保證了檔案的真實(shí)、有效。通過(guò)部門(mén)對(duì)新聞的關(guān)注以及工作的重點(diǎn)來(lái)提供檔案的信息，并對(duì)電子檔案進(jìn)行分類，提高檔案管理的水平。此外，通過(guò)對(duì)檔案管理制度的規(guī)范，使電子檔案的管理趨于規(guī)范化。

四、結(jié)論

綜上所述，信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用，不僅能夠適應(yīng)新時(shí)期報(bào)社檔案管理工作的需要，也能夠增強(qiáng)檔案的使用價(jià)值。因此，在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)是有必要的，有利于提高檔案管理工作的效率，也能夠促進(jìn)報(bào)社檔案管理工作的順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林劍平.淺談信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用[J].新聞傳播，2018，（03）.

作者簡(jiǎn)介：蒲大洲（1975-），男，山東平度人，工作單位：濰坊日?qǐng)?bào)社，學(xué)歷：大學(xué)，畢業(yè)中央廣播電視大學(xué)。現(xiàn)有職稱：初級(jí)檔案。